Kontor Budsjett: Betydning, Viktighet og Begrensninger av Kontor Budsjett

Les denne artikkelen for å lære om betydningen, betydningen, begrensningene, typene og forberedelsen av kontobudget.

Betydningen av Office Budsjett:

Et kontorbudsjett kan defineres som "en enhet bestående av et ordnet arrangement av data bestemt av beregnede gjetninger og dekker alle faser av bedriften i en bestemt fremtidig periode".

Budsjettkontroll er prosessen med å bruke budsjettet ved å sammenligne faktiske resultater med beregnede gjetninger for å korrigere enten metoden eller teknikken som resultatene sammenlignes med de forventede utgifts-, inntekts- og produksjonsmålene.

Fra de to ovennevnte, dvs. budsjettet og budsjettkontrollen, er disse to forholdene ikke bare sammenhengende, men også gjensidig avhengige. Fra ledelsesmessig synspunkt er den ene uten den andre ubrukelig og er en sløsingstrening.

Viktigheten av bruk av Office Budsjett:

Bruk av kontorbudsjett på kontoret er viktig på grunn av følgende faktorer:

1. Planlegging og kontroll:

Planlegging er en viktig funksjon i ledelsen. Det er bare gjennom budsjettkontrollen at planleggingsfunksjonen får en riktig form. En annen viktig funksjon i ledelsen er kontroll. Budsjettkontroll er et kraftig våpen for å kontrollere. Det bidrar til å kontrollere ytelser.

2. Hjelper i beslutningsprosesser:

Budsjett gir en stor hjelp til et medlem av ledelsen i beslutningsprosessen. Han får den faktiske informasjonen om mål og respektive prestasjoner vist av budsjettet.

3. Balansering:

Budsjettkontroll fremmer et overordnet synspunkt. Et budsjett hjelper kontoransvarlig ved å oppmuntre til ønsket balanse mellom de ulike kontoraktivitetene.

4. Å avsløre svakheten i kontorstrukturen:

Bruken av et budsjett bidrar til å avdekke svakhet i kontorets organisasjonsstruktur. Enhetene, avdelingene eller divisjonene som har for høye utgifter, kan merkes for ledelsesmessig oppmerksomhet.

Begrensning av budsjettkontroll:

Budsjettkontroll, som en enhet for å kontrollere kontorkostnaden, har sine egne begrensninger, hvorav viktigste er:

1. Begrensning som til prognosens nøyaktighet:

Budsjettene er begrenset av prognosens nøyaktighet. For å oppnå dette, ville det være bedre å vurdere hver måned eller tre måneder slik at utviklingen eller endringen av forholdene reflekteres i budsjettet.

2. Bare et ledelsesverktøy:

Budsjett er et verktøy. Det er ikke ledelsen av seg selv. Et budsjett er ikke automatisk i driften. Det er derfor nødvendig å ta stor forsiktighet i forberedelsen. Det er også viktig å tolke dataene riktig.

3. Begrensning til tid:

Bruk av et budsjett trenger tid. Nåværende sykdommer blir ikke kurert over natten med budsjettet. Det er ikke mulig å haste gjennom korreksjon eller eliminering av de uønskede forholdene. Budsjettkontroll tar sin egen tid til å bli brukt.

Typer av Office Budsjett:

Det er mulig å utarbeide et eget budsjett for enhver avdeling eller oppdeling av virksomheten vår. Ofte er egne budsjetter forberedt på salg, kjøp, produksjon, økonomi, arbeidskraft og generelle utgifter. En slik type budsjett kalles avdelingsbudsjettet eller divisjonsbudsjettet. Det kan også være forberedt på kontoret i vår organisasjon, hvor kontor er en viktig del av organisasjonen.

Budsjetter er vanligvis forberedt i form av penger, men i dag er det anerkjent som en nyttig praksis for å forberede budsjettet i fysiske termer også. De fysiske ressursene som trengs for å oppnå de fysiske målstallene i budsjettet. Budsjettet kan dermed være et pengebudget og det fysiske budsjettet.

Deretter er det et annet godt budsjett. Formålet med denne typen budsjett er å forhåndsbestille handlingen som skal tas hvis en variasjon fra estimatmålet oppstår. Dette budsjettet viser godtgjørelsene på et bestemt aktivitetsnivå og også godtgjørelsen på ulike nivåer. I praksis estimeres avvikene fra kvoten for det etablerte målet.

Utarbeidelse av Office Budsjett:

Kontorets budsjett kan bare tjene sin formål, hvis den er forberedt på riktig måte. For å gjøre det, er det ønskelig å følge de følgende prinsippene for utarbeidelse av kontorbudsjett i sikte. Riktig forsiktighet bør tas for å forberede kontorbudsjettet; det innebærer penger, tid og mye individuell innsats for å forberede et budsjett. Allerede forberedt budsjett er ubrukelig og kostbar trening.

For å oppnå målet om et budsjett, skal følgende tiltak tas for å forberede budsjettet:

1. Klassifisering av kontorkostnader:

Hvor kontorutgifter er en viktig del av et organisatorisk oppsett, ville det være riktig å definere dem riktig.

Generelt sett kan kontorutgifter klassifiseres som:

(a) Fasttidsleie, Leie,

(b) Semi-variabler-lignende tilsyn, og

2. Allokering av kontorkostnader:

Kontorbudsjettet må tilordne kontorutgifter til ulike avdelinger nøye.

Det er to typer kontorkostnader:

(a) Direkte som kan belastes direkte til driftsavdelingen, f.eks. Avskrivning på maskin og utstyr og lønn til ansatte som utelukkende brukes til en bestemt avdeling

(b) Indirekte - som kan belastes direkte til driftsavdelingene, men som er fordelt på disse avdelingene på en forsvarlig basis, f.eks. Utgifter for sentralisert fyllingssystem, sentralisert O & M etc.

3. Rådgivning til staben:

Veiledere blir konsultert om de ulike aspektene av budsjettet. Tidligere prestasjoner av hver avdeling vurderes, og målet for videre ytelse er lagt ned på grunnlag av mål og mål for organisasjonen.

4. Tilpasning til hovedbudsjettet:

Det fullførte kontorbudsjettet må innlemmes i hovedbudsjettet. Kontoradministratoren skal sørge for at integrasjonen av kontobudget i hovedbudsjettet er riktig. Kontorlederen bør ikke være egoistisk. Han bør være villig til å foreta passende justeringer i budsjettet dersom organisatoriske behov krever det.

5. Skrive budsjettet:

Det neste trinnet i budsjettering er å skrive budsjettet. Budsjettet bør skrives med forsiktighet. Egnede forklaringer, hvor det er nødvendig, skal gis.

6. Sende budsjettet:

Dette er det siste og viktigste trinnet i budsjettering. Budsjettet må sendes til alle avdelinger og ledere som antar å implementere det. Kopiene av deler av budsjettet bør også sendes til ledere som har ansvaret for gjennomføringen av en bestemt del av et budsjett.