Kontorskostnadskontroll: Reduksjon, problem og implementering

Les denne artikkelen for å lære om reduksjon, problem og implementering av kontostyringskontroll.

Reduksjon av kontorets utgifter etter kostnadskontroll:

Kostnadskontroll kan defineres som kontroll av alle utgiftsposter ved hyppige og regelmessige sammenligninger av faktiske utgifter med forutbestemt budsjettstandard, slik at uønskede trender bort fra standard kan oppdages og korrigeres i et tidlig stadium.

Kostnadskontroll innebærer derfor følgende trinn:

1. Bestemmelse av kostnadsstandard for hvert element eller element.

2. Finn ut variasjonen i kostnaden fra standardsettet.

3. Ta korrigerende skritt for å sikre at faktiske kostnader er de samme som standardkostnaden i fremtiden.

Hvert aspekt av kontorstyring handler direkte eller indirekte med kostnadskontroll. Imidlertid trenger effektiv styring av driften av kontoret et planlagt program for kostnadskontroll. Et slikt program inkluderer bestemmelse av enhetskostnad for alle mulige aspekter ved kontoroperasjon.

Det forsøker å bestemme hvor mye hver operasjonsenhet koster og hvor mye hver skal koste. Den identifiserer de forskjellige driftsenhetene slik at disse kostnadene kan belastes produksjonsfunksjonene som faktisk bruker disse spesifikke kontorer som tjener i stedet for overhead.

Problem med Office Cost Control:

Kostnadskontroll på kontoret er et forvirrende forslag, selv om det er så viktig. Kostnadsdata for kontoroperasjon er nødvendig for å fastsette prisene på selskapets produkt og å analysere selskapets produktlinje for å avgjøre når produktene ikke er gunstige for den generelle driften.

Kontorskostnadskontroll utgjør en rekke problemer, hvorav viktigste er:

1. Problemer med variasjon og kvalitet på Office-kostnadene:

Kontoret har et stort utvalg av aktiviteter, og det er derfor ikke lett å etablere stive klassifikasjoner og enhetskostnader. Disse aktivitetene består av mange faktorer, hvorav noen er ubetydelige. Mange på kontoret jobber på ulike ansvarsnivåer. Disse detaljer og variasjoner gjør koster et svært komplekst problem fordi det ikke kan gjøres på grunnlag av spesifikt identifiserbar enhet for kontoroperasjon.

2. Problemer med bruk av systemet:

Selv om et detaljert kontorskostnadssystem er mulig, er det et stort problem å avgjøre om systemet er praktisk. Et faktum å bli husket er at kostnadsanalyser på kontoret er et stort problem siden kontostyrene er små gjenstander, og en detaljert analyse er ofte dyrere enn besparelsene realisert, og derfor er det ikke praktisk.

3. Problemer med operasjonen som skal kostes osv.

Siden kostnadene kan oppnås på alle typer kontoroperasjoner, er det vanskelig å bestemme hvilken operasjon som skal være ansvarlig. Hva skal være nøyaktighetsnivået? Avgjørelsen avhenger av kostnadene ved analysen, mulige økonomier på grunn av analyse, og bruken av dataene.

Implementering av Office Cost Control:

For å gjennomføre kostnadskontroll på kontoret skal følgende punkter noteres:

Klassifisering av kostnader:

Kontorkostnader er hentet fra lønnsposter, arbeidspapirer, kjøp og salgsfakturaer, regnskap og andre poster.

I noen av de ledende landene som Storbritannia, Frankrike, Tyskland og USA er den vanlige klassifiseringen:

(a) Lønn, ytelses- og kostnadsregnskap for kontoransatte og veiledere 60% -70%

(b) Materialer som forsyninger, stationeries, porto, telefoner, telegrammer, telex og massasjertjeneste 15% -20%

I den indiske konteksten eller, for den saks skyld, i et utviklingslands sammenheng, må disse prosentene endres slik at de passer til de forholdene virksomheten driver. Disse prosentene skal bestemmes på grunnlag av tidligere rekord. For de fleste indiske bedrifter er andelen lønn, lønn, ytelser pålagt å dekke 50% til 60%.

Kontorskostnadene kan videre deles inn i typisk kostnadsregnskapssystem og klassifisering, som er:

(a) Direkte Materiale:

Det er en del av kontorproduktet, det vil si skjemaer, brevhoder og porto.

(b) Indirekte materialer:

Som ikke er en del av kontorproduktet, men som er nødvendig for å utføre arbeidet, f.eks. Viskelær, blyant, gummi, frimerker, skrivemaskinbånd etc.,

(c) Direkte arbeidskraft:

Som brukes på kontorproduktet av typist, kontorist, stenografer og maskinoperatørene.

(d) Indirekte arbeidskraft:

Som ikke brukes direkte på kontorproduktet, for eksempel arbeidet fra vedlikeholdspersonalet eller OM-avdelingen.

(e) Overheads:

Det gjelder ikke spesielt for noen del av kontorproduktet og -tjenesten, for eksempel lys, varme, leie og skatt, telefon, veileder etc.