Kontor Funksjoner: 4 Hovedtyper Office Funksjoner

Denne artikkelen kaster lys over de fire hovedtyper av funksjoner på et kontor. Funksjonene er: 1. Kommunisere 2. Computing 3. Innspilling 4. Space Managing.

Kontorfunksjon # 1. Kommunisere:

Hver organisasjon trenger et kontor. Organiseringsarbeid betyr å komme i kontakt med folket. En organisasjonsstruktur er bygget av mennesker. Kommunikasjon er prosessen der kontakter kan etableres. Kommunikasjon betyr utveksling av ideer og det er en toveis trafikk. Informasjon må mottas og informasjon må også sendes ut. Dette er kollektivt kjent som kommunikasjon.

(1) Kommunikasjon er av to typer:

Ekstern og intern,

(a) Eksternt:

En organisasjon må etablere kontakter og relasjoner med utenforstående - kundene, debitorene, kreditorene, leverandørene, andre organisasjoner, regjeringen og til slutt allmennheten. Selv kommunikasjon med medlemmene i en organisasjon kan kalles ekstern kommunikasjon fordi medlemmer bor på forskjellige steder.

Ekstern kommunikasjon er en forseggjort og utvoksende prosess. Det er så mange typer mekaniske enheter for å etablere bredere og raskere kontakter. For eksempel, en telefon, telegrafapparatet, telexapparatet etc.

Ekstern kommunikasjon kan oppnås ved å holde møter, konferanser, etc. der folk fra avstand kan delta. Korrespondanse er den vanligste og mest hensiktsmessige prosessen med ekstern kommunikasjon, spiller ingen rolle hva er avstanden.

(b) Internt:

Kommunikasjon er nødvendig blant de som jobber på kontoret i ulike avdelinger. Slik kommunikasjon er en kontinuerlig affære. Ved hvert trinn av hver aktivitet er det nødvendig. Det mellom overordnet og underordnede som kan kalles vertikal kommunikasjon. Det er horisontal kommunikasjon blant folket på samme nivå eller rang kalt jevnaldrende.

I store kontorer er det omfattende arrangement for samtrafikk (populært kalt inter-com. System) ved hjelp av mekanisk utstyr. Møter, konferanser, etc., holdes også blant medarbeiderne. Utvalgsformasjoner, gruppediskusjoner, etc., er også svært populære i dag.

(2) Kommunikasjon kan klassifiseres i tre typer fra en annen vinkel:

(a) Muntlig:

Dette er et ansikt til ansiktskommunikasjon mellom to eller flere personer. En person kan snakke med en eller en gruppe personer. Dette er for det meste for intern kommunikasjon ved hjelp av inter-com, enhet, diktafon, etc. Langdistanse muntlig kommunikasjon er mulig over telefon. Å holde et intervju er en eksklusiv form for muntlig kommunikasjon,

(b) Skrevet:

Dette er i form av brev, rapporter, merknader, rundskrivelser, notater, etc. Dette kalles ellers korrespondanse. Det er mer vanlig for fjern kommunikasjon. Skrivemaskin, dupliseringsmaskiner, etc., brukes til å forberede teksten. Den største fordelen ved skriftlig kommunikasjon er at samtidig rekord kan opprettholdes. Selvfølgelig kan muntlig kommunikasjon også tas opp via en kassettopptaker.

Skriftlig kommunikasjon kan sendes til et stort antall personer om gangen i nøyaktig samme form ved bruk av duplikeringsmaskiner eller trykkpress. Korrespondanse er kanskje den viktigste funksjonen til et kontor. Sekretæren skal være ekspert i dette arbeidet.

(c) Gestural:

Dette er en kommunikasjonsmetode gjennom signaler og tegn, vifter av hender, patting på ryggen, etc. Det gjøres innenfor en svært nær sfære og i de fleste tilfeller er det av uformell karakter. Det er med rette sagt at øynene kan si mer enn hva ord kan gjøre. Gestural kommunikasjon eller bruk av "språk i kroppen" er internasjonal da det ikke er noen språkbarriere.

Kommunikasjon kan også være visuell ved hjelp av fotografier, bilder etc. og ved å signalere f.eks. En summer, et rødt lys etc.

Ekstern kommunikasjon er for det meste skrevet og delvis muntlig mens intern kommunikasjon er stort sett muntlig, delvis skriftlig og ofte gestural.

Kontor Funksjon # 2. Computer :

Informasjon samlet gjennom kommunikasjon og fra poster blir analysert, sammenlignet og diskutert, og samtidig beregnes beregninger ved hjelp av tilgjengelige data og statistikk for å ta avgjørelser. Beslutninger følges av handlinger.

Begrepet beregning betyr beregning. Faktisk er det noe mer enn bare beregning. I moderne store kontorer benyttes datamaskiner. En slik maskin er en elektronisk enhet for databehandling som hjelper beslutningsprosessen.

I små bekymringer beregnes arbeid med mental arbeidskraft. Høyrangerte og høyt lønnede lederoffiserer sitter på kontoret for å gjøre slik beslutningstaking. De store beslutningene tas av folket på toppnivå, som styremedlemmer i et selskap. Sekretæren hjelper ofte toppnivået folk i beslutningsprosessen.

Statistiske diagrammer og diagrammer er utarbeidet for formålet. Undersøkelser utføres for videre informasjon og utarbeidet derpå. Informasjon om erfaringer fra andre i samme linje kan være svært nyttig.

Kontorfunksjon # 3. Innspilling :

Tilsynelatende er dette hovedkontorets funksjon. Opptak betyr bevaring av informasjon og arrangementer av alle slag. Opptak er en kontinuerlig prosess og til og med automatisk. Innspillingen begynner med å kommunisere, spesielt når kommunikasjon er skrevet. Uansett informasjon er mottatt og hva som er sendt, registreres.

Rekordene holdes av forskjellige beregninger og analyser i beslutningsprosessen. Beslutninger registreres også. Store beslutninger blir ofte tatt i form av vedtak på møter som er registrert i minuttbøker. En stor del av kontormedarbeidet er engasjert for opptak av arbeid.

(1) Opptak har to aspekter:

(a) Forberedelse av poster:

Rekordene må være forberedt først. Det er ulike regler for å forberede poster. For eksempel må regnskapsoppgavene utarbeides i henhold til det dobbelte bokføringssystemet. Det finnes forskjellige former som skal brukes. For eksempel har balansen til et selskap sin spesifikke form som angitt i selskapsloven Schedule VI.

(b) Bevaring av poster:

Rekordene må bevare seg. Records har flere verktøy. De er forberedt på bevis ^ referanse og fremtidig veiledning, og de må derfor bevare seg. Arkivering er en kunst for å bevare poster. Det finnes ulike typer utstyr, som et arkivskap, til formålet.

(2) Records er av to typer:

(a) Finansiell:

Ulike typer kontobøker gjør den økonomiske regnskapet. Forskjellige statistiske diagrammer er også nødvendige for formålet.

(b) Ikke-økonomisk:

Bokstaver, rapporter, møtemøter, etc., gjør ikke-finansielle rekord. Begge typer poster er like viktige for en organisasjon. Noen poster må sirkuleres. For eksempel må styreberetning (ikke-finansiell rekord) og resultatregnskap og balanse (finansregnskap) sirkuleres blant medlemmene av et selskap. Sekretæren har et vitalt ansvar for å overvåke og kontrollere forberedelse og bevaring av registre.

Kontor Funksjon # 4. Plassstyring:

Noen er av den oppfatning at riktig utnyttelse av rommet eller boligen på kontoret er en annen funksjon av kontoret. Plassen er knappe og kostbare, og det er derfor nødvendig for maksimal utnyttelse av det uten å trengte. Alt avhenger av det vitenskapelige oppsettet slik at maksimal arbeidsflyt sikres.

For hver type kontorfunksjon er spesialister nødvendig, og det må derfor gjøres meget nøye med rekruttering av personell. Separat opplæring kan overføres til dem til formålet. Sekretæren må ha praktisk kunnskap om hver type funksjon ellers kan han ikke kontrollere personalet.