Kontor Layout: Valg, Faktorer, Viktighet og Prinsipper

Les denne artikkelen for å lære om valg, faktorer, viktighet, prinsipper, typer og fordeler av kontoroppsett.

Valg av Office Layout:

Ledelsen på hvert kontor må ta en stor beslutning om hvorvidt kontorets plassering skal være i byområdet eller i et forstadsområde, som ligger i en avstand fra byen. Når man ser på denne faktoren, har man et kontor som ligger i en avstand fra byen, man må også ta hensyn til om det er forbundet med transport eller ikke.

I de vestlige landene, i dag, har det vært en økende tendens til å finne kontoret vekk fra byen, si i forstedene.

Årsakene til en slik tendens er:

1. Høy pris:

I byen er kostnaden per kvadratmeter av en innkvartering svært høy, mens i forstadsområdet er lav.

2. Overbefolkning og overgrep:

Byen er overfylt og hustler og travle med aktiviteter hele tiden. Dette er ikke tilfellet med forstaden. Noen ganger er ikke nødvendig plass til å kjøre kontoret også tilgjengelig i byen.

3. Voksende transportfasiliteter:

Veksten i modus og transportmiddel gjennom årene har hjulpet mange bedrifter til å ha kontoret langt unna byen.

4. Kommunikasjonsmidler:

Nå har kommunikasjonsfasilitetene som mobiltelefoner, internett, faksmaskiner osv., I tillegg til lave kostnader for vedlikehold av kontorer i forstedene, tvunget mange gode kontorer til å skifte base fra byområdet til forstedet.

Bankene og forsikringsselskapene fungerer nå mer effektivt i byområder på grunn av befolkningens tetthet, gode individuelle inntekter, bedre trafikkflyt og mer fremtredende et nettsted. Men i den endelige analysen er det kostnadsfaktoren som påvirker valget.

Tvert imot ligger næringene og deres kontorer i forsteder, og i noen tilfeller blir de flyttet til forstedene. Dette betyr også at en del av kontoret må gå til forstedene sammen med produksjonsenhetene.

Faktorer som påvirker Office Layout:

Når en beslutning er truffet der hvor man skal finne kontoret, vil det være ønskelig å vurdere følgende faktorer for å velge kontorbygningen:

1. Å få nødvendig plass:

Før du endelig bestemmer stedet, vil det være viktig å finne ut om minimumskravene er tilgjengelige på et gitt sted.

2. Skattefaktoren:

Skattene spiller en avgjørende rolle for å bestemme kontorets virksomhet. Selskapsskatten og vannskatten for kontoret og den sentrale salgsskatten, statsomsetningsskatten og avgiftsskatten har betydning for det produserte produktet, og det har følgelig betydning for kontorets virksomhet.

3. Effekt av lokalisering:

Hvis kontoret befinner seg på et sted der de andre enhetene på kontoret engasjert i lignende virksomhet, ligger, vil det sikre en bedre kundeservice og et omdømme. Men dette kan ikke være en ledende faktor. Faktisk det siste tiåret eller så har det vært en tendens mot denne typen konsentrasjon i vårt land på grunn av bedre kommunikasjonsmidler og forbedrede transportmuligheter.

4. Status Quo av omgivelser:

Det ville være ideelt å finne en kontorbygning på et sted der omgivelsene er sunnere. Støy, røyk og overbelastning i et område har dårlig innvirkning på helse og miljø i kontorarbeidet.

5. Tilgjengelighet av ulike tjenestetilbud:

Disse fasilitetene som bank, forsikringsselskaper, postkontor, veitransportkontor, butikk og restauranter sikrer økt effektivitet i virksomheten, siden de skal brukes av personalet og virksomheten.

6. Tilgjengelighet av transport:

Kontoret bør være plassert slik at effektive transportmidler er tilgjengelige for både ansatte og kunder. Dette vil sikre at kontoret fungerer jevnt. Beliggenhet i nærheten av jernbanestasjonen, inter-state bussterminalen eller flyplassen har stor fordel for visse typer virksomheter.

Office Space Planning eller Office Layout:

Etter å ha diskutert om de faktorer som skal tas i betraktning, er det neste trinnet som skal tas, planlegging av plass eller layout på kontoret. Kontorlayout er definert som "Arrangementet av alle fysiske komponenter innenfor ledig gulvplass for å gi maksimal effektivitet og koordinering av disse komponentene til en effektiv eller en attraktiv enhet."

Med andre ord kan det beskrives som arrangement av ulike avdelinger, utstyr og menn innenfor en gitt tilgjengelig gulvplass med sikte på optimal utnyttelse av plass og sikre maksimal effektivitet på kontoret.

Betydningen av plassoppsett i et kontor:

Betydningen av plassoppsett kan måles fra det faktum at:

1. Det sikrer riktig utnyttelse av gulvplass:

For å sikre at gulvplassen er tilstrekkelig til å plassere møbler etc., er det nødvendig med riktig utnyttelse av gulvplass.

2. For å sikre en jevn flyt av arbeid:

For å sørge for at kontorsjobbet beveger seg uten forsinkelse og manuell avbrudd, er et riktig oppsett viktig for å sikre en jevn arbeidsflyt, slik at administrasjonskostnaden reduseres.

3. Å lette tilsynet:

En riktig oppfølging av kontorarbeid er viktig for riktig drift av kontoret. Layout letter oppdraget med tilsyn og det reduserer kostnadene.

4. Å skape en innvirkning på besøkende og kunden:

Velvære til en moderne bedriftsorganisasjon avhenger mye av den gode viljen til sine besøkende og kundene. Kontoret er et slikt middel for å projisere bildet av organisasjonen. Derfor er viktigheten av kontoroppsett å oppnå dette målet.

5. Å lette kommunikasjonen:

Å kjøre et kontor jevnt og for å være godt kjent med kontorets hendelser, er en tilstrekkelig interkommunikasjon nødvendig. Dette tilrettelegges av et godt kontoroppsett.

6. For å sikre komfort og fremme moral for arbeidstakere:

Betydningen av et skikkelig kontoroppsett skyldes også at arbeiderne må føle seg komfortable mens de er på jobben, slik at deres moral er god. Et godt kontoroppsett har som mål å gi den beste arbeidsforhold.

7. For å sikre bedre bruk av kontorutstyr:

For å redusere kostnadene per innbygger for å kjøre kontoret, er det nødvendig at kontormaskiner og kontorutstyr settes så godt som mulig. Dette er mulig hvis kontormiljøet er riktig. Det hjelper med å sentralisere visse kontormaskiner, som Xerox-maskiner, mens andre som typeskriverne er flyttbare og desentraliserte.

Prinsipper for Office Layout:

Det er ingen vanskelig og rask regel om hva som kan være veien for kontoroppsett og hvordan skal det være. Det vil imidlertid være bedre å ha et riktig kontoroppsett etter visse prinsipper.

Et forsøk er gjort her og oppregnes:

1. God ventilasjon:

Det tillater strøm av sollys fra toppen ved siden av utflod av dårlig og forurenset luft.

2. Arbeid:

Strømmen av arbeidet skal være veldig glatt. Uansett avdelingens form, bør bevegelsen av papirene og folket være minimum.

3. Belysning:

Maksimal plass og arbeid og hjørnet av gulvet skal motta sterke lys, uansett om det kommer sollys som passerer gjennom ventilatorer, eller fra lamper, pærer og rørlys.

4. Bevegelse og observasjon:

Mens du legger på et kontor og velger plassen, bør begrepet bevegelse av folket holdes i tankene. Det letter bevegelsen av filer etc.

5. Møbler Arrangement:

Møbler bør ordnes på en måte som de møter på samme måte i henhold til en standardplan. På denne måten ser ikke bare kontoret mer effektivt ut, men tilsynet blir også lettere.

6. Tilsyn:

Oppsettet skal være slik at det skal hjelpe og legge til rette for riktig tilsyn.

7. Plassering av utstyr:

Visse utstyr som stativer, arkivskap etc. har stor plass, og dette utstyret brukes ofte av kontormedarbeideren. Derfor bør planlegging av kontoroppsett være slik at den passer til disse.

8. Fleksibilitet:

Oppsettet bør være slik at det skal tillate visse endringer for fremtiden fordi kontoret ikke er statisk. Det endres med tidskifte, og det utvides - om nødvendig.

9. Kostnad:

Kontorplassen bør utnyttes til full kapasitet, slik at teppet koster, dvs. kostnaden for brukt plass, er alltid minimum; Men mens du gjør det, bør du huske på at maksimal frihet til å tillate hver arbeidstaker å flytte, bør være prinsippet i tankene, for da er arbeidets effektivitet holdt konstant.

10. Balansebegrensning:

Dette er nødvendig ettersom balansen gir en følelse av ansvar og et godt utseende på kontoret tiltrekker seg flere og flere kunder og dermed forbedrer bildene av bedriften.

Typer av Office Layout:

Det finnes to typer layout basert på aktivitetene som utføres på et kontor:

1. Gruppelayout:

I denne typen kontoroppsett er arbeidere og personer som utfører lignende aktiviteter engasjert sammen. For eksempel legges alle maskinskrivere i skrivebassenget og alle regnskapsførere plasseres i ett rom.

2. Prosessoppsett:

I denne prosessen er et oppsett plassert på en slik måte at mennene og maskinene er anordnet på grunnlag av operasjonssekvenser, for eksempel kan arkiveringsdelen plasseres ved siden av forsendelsesdelen, og så videre.

I praksis kan ingen av disse to typer layout brukes utelukkende. Men begge disse typene av layout skal kombineres for å oppnå ønsket arbeidsflyt og effektivitet. For eksempel kan typografen plasseres i det sentraliserte skrivebassenget, men noen av dem kan plasseres ved siden av de viktige lederne.

Fordeler med et godt kontoroppsett:

1. Bedre Goodwill:

Et bedre planlagt oppsett prosjekterer et bilde av effektiviteten til den besøkende. Dette resulterer i større goodwill i tankene til de som håndterer kontoret.

2. Økonomisk stabilisering:

Det gjelder reduksjon av kontorkostnaden. Et godt kontoroppsett tar sikte på å få mest mulig økonomisk og effektiv bruk av ledig gulvplass.

3. Bedre moral:

Et godt planlagt kontoroppsett øker arbeidernes moral og komfort. Det bidrar til bedre produktivitet; Tvert imot har et dårlig planlagt kontor en effekt på arbeidstakerens sinn.

4. Fremmer effektivitet:

Effektiviteten forbedres automatisk dersom et kontor er lagt riktig ut. Veien til dokumentene beveger seg på en måte som man vil da å bevege seg effektivt for å ta godt konstruktivt arbeid.

5. Reduksjon av kostnadene ved vedlikehold av kontorer:

Belysningen, kjøling, oppvarming og klimakostnadene er montert dag for dag. Et riktig lagt ut kontor reduserer kostnadene for faste inventar og utstyr. Dessuten reduseres vedlikehold og driftskostnader for disse systemene.

6. Forbedrer kvaliteten på tilsynet:

Et godt kontoroppsett gjør tilsynet mer effektivt. Faktisk vil mengden tilsyn som trengs, bli redusert til minimum, belastningen på tilsynet blir redusert og det er en besparelse i kostnadene for tilsyn.

7. Hastighet av interdepartementet Kommunikasjon:

På et kontor, som er lagt ut tilstrekkelig, med tanke på samspillet som det ville ha å gjøre med sine ulike avdelinger, blir kommunikasjonssystemet raskere. Det er fordi de ulike enhetene på kontoret og avdelingene er plassert i en sekvens. Interkommunikasjonen følger den korteste ruten.

8. Optimal bruk av maskiner og utstyr:

Hvert kontor benytter ulike maskiner og utstyr, og derfor sørger layoutet for felles bruk av utstyr og maskiner. Dette reduserer for øvrig mengden investering i dem.