Office Layout og Space Management

Til å begynne med et klart bilde av målene, å henvise fritt til de generelle prinsippene for oppsettplanlegging, som er tilgjengelig for å vurdere nøye den spesielle plassbehovet til firmaet, og å følge en solid trinnvis tilnærming til å faktisk planlegge oppsettet.

Kontoroppsett kan defineres som arrangement av utstyr innenfor ledig gulvplass. Space management Kan betraktes som å gi plass som vil gi maksimal produktivitet og effektivitet til laveste pris.

Kontoroppsettet er viktig på grunn av effekten på arbeidsflyt, økonomi på gulvplass og utstyr, på arbeidstakerens komfort og tilfredshet, og på inntrykk gitt til besøkende. Layoutplanlegging kan utføres mest effektivt dersom det inngår i planleggingen av en ny bygning.

Muligheter er gitt på en slik tid for nøye å studere plassbehov. Et nært samarbeid mellom byggarkitekten og selskapets ledere kan sikre tilgjengeligheten av plass i typer og mengder som vil gjøre det lettere å utføre arbeidet i organisasjonen. Jo mer vanlige problemet er imidlertid at man må legge ut kontorfasilitetene i en bygning som ikke var skreddersydd for å passe behovene til de enkelte bedriftene. Plassen er ofte begrenset, og enhetene må monteres i en slik plass som er tilgjengelig.

I begge situasjoner er den grunnleggende tilnærmingen til planleggingsoppsettet det samme. Det er klokt å begynne med et klart bilde av målene, for å henvise fritt til de generelle prinsippene for oppsettplanlegging som er tilgjengelig for å vurdere nøye områdets spesielle plassbehov, og å følge en solid trinnvis tilnærming ved å faktisk planlegge oppsett. Disse fasene vil nå bli vurdert i den presenterte sekvensen.

Mål for Office Layout:

De generelle målene med kontoroppsettet inkluderer:

1. Effektiv arbeidsflyt

2. Plass som er rikelig og godt utnyttet

3. Medarbeider komfort og tilfredshet

4. Enkel veiledning

5. Gunstig inntrykk på kunder og besøkende

6. Rikelig fleksibilitet for varierende behov

7. Balansert kapasitet på utstyr og personell på hvert trinn i arbeidsflyten

Ledelsen til et gitt firma må avgjøre hvilke av disse målene - eller andre - er viktigst for suksessen til operasjonen. Av spesiell betydning er målet om god arbeidsflyt. Utstyr skal ordnes slik at arbeidet følger en rettlinjestrøm så nært som mulig, slik at forsinkelser holdes til et minimum. I fravær av en planlagt arbeidsflyt er det ikke uvanlig å finne arbeid som flyter i alle retninger fremover, bakover og krysser forrige ruter, med det resultat at papirene håndteres overdrevet og at personell må engasjere seg i unødvendig reise.

Et typisk eksempel er i håndtering av ordrer. Hvis arbeidsflyten er effektiv, vil bestillingen stammer fra postrommet og deretter strømme direkte til lagerstyringskontoret, prissettingsenheten ordreavdelingen og til andre enheter som må håndtere bestillingen før den er fullført. Hvis arbeidsflyten er ineffektiv, kan bestillingen reise unødvendig store avstander, gå tilbake i vei, krysse forrige ruter og bli avbrutt på forskjellige punkter.

Følgende tester av arbeidsflyt har blitt funnet effektive for de fleste organisasjoner:

1. Kontroller backtracking og kryssing ved å kartlegge oppsett og spore arbeidsflyt.

2. Lag prosessdiagrammer av dominerende prosedyrer som er involvert i gulvområdet under studien, og kontroller spesielt avstandene som tilbys og tidspunktet for forsinkelser mellom operasjonene. En alternativ tilnærming kan være timing produktive trinn i prosedyren og finne forskjellen.

3. Kontroller flaskehalser ved å måle total produksjonskapasitet for arbeidere og utstyr som er tildelt hver enkelt operasjon i en prosedyre, og sammenlign deretter. En enkel "nakkekart, " kan "vise ubalanseforhold og vise at totalhastigheten er begrenset av operasjonen med den minste kapasiteten.

4. Vær oppmerksom på om noen arbeidere presses konstant, mens andre ofte går tom for arbeid.

5. Vær oppmerksom på om en svært stor prosentdel av arbeidstakerne er konstant på føttene. Et gjennomsnitt på 10 prosent regnes som et passende maksimum for effektivitet i mange kontorer.

Rommet skal være tilstrekkelig og godt egnet til jobb og ansattes behov. Kostnads- og arbeidsflytskonsekvenser dikterer at tilgjengelig plass skal utnyttes godt. Medarbeiderkomfort og tilfredsstillelse kan være sterkt påvirket av layout, Un-crowded forhold, bekvemmelighet til ansatte service fasiliteter, og egnet beliggenhet med henvisning til lyskilder er noen av behovene i denne kategorien.

Enkel veiledning kan påvirkes av veilederens plassering i forhold til ansatte, ved konsentrasjon eller spredning av de ansatte, ved tilgjengelighet til relaterte avdelinger og av andre layoutfaktorer.

Et gunstig inntrykk på kunder og besøkende er ekstremt viktig hvor utenforstående ser deler eller hele kontorområdet. En effektiv utforming og bruk av moderne utstyr og møbler kan gjøre mye for å skape et effektivt og attraktivt kontor, og dermed forbedre det offentlige bildet av firmaet. Fleksibilitet bør være tilstrekkelig til å tillate lett å endre oppsettet når det er begrunnet av arbeidsbehov, Variasjoner i volum; endring i vekt i kundeservice, og normal vekst er noen grunner til at fleksibilitet er nødvendig.

Viktige prinsipper for Office Layout:

Kontorledere kan gi et stort bidrag til driftseffektivitet. Of mye hjelp kan være mer detaljerte uttalelser av oppsettprinsipper; Disse oppsummerer erfaringene fra mange bedrifter og gir spesifikke guider for layoutplanleggeren.

Hovedverdien av en slik principerklæring ligger i bruken som en sjekkliste i forbindelse med en faktisk situasjon.

En uttalelse av utvalgte prinsipper følger:

1. Arbeidet skal strømme kontinuerlig fremover, så nært som mulig i en rett linje.

2. Avdelinger og avdelinger som har lignende og tilhørende funksjoner, bør plasseres nær hverandre for å redusere reisetiden.

3. Sentrale tjenestegrupper, som stenografiske bassenger, filrom og databehandlingsenheter, bør være beleilig plassert i nærheten av avdelingene og de ansatte som bruker dem.

4. Møbler og utstyr skal ordnes i rettlinjersymmetri, med en hvilken som helst vinkelplassering av bord og stoler reservert for tilsynspersonell.

5. Rettigheter bør være tilstrekkelig for arbeidsbehov og arbeidstakerkomfort,

6. Møbler og utstyr av ensartet størrelse gir større fleksibilitet og mer ensartet utseende.

7. Gangene skal være brede nok slik at personer som går, ikke børter mot skrivebordet til de ansatte. Det bør være en uhindret midtgang fra skrivebordet til drikkefontene, hvileromene, osv. Rett adgang til utganger og brannfluer skal gis av sikkerhetsmessige årsaker.

8. Ansatte bør vanligvis møte i samme retning, med veiledere plassert på baksiden av arbeidsgrupper.

9. Skrivebord skal ordnes slik at ingen ansatt er tvunget til å møte en angrerlig lyskilde. Når det er mulig bør belysningen strekke arbeidstakerens arbeidsområde ovenfra og "litt bak, medarbeiderne.

10. Enheter som bruker støyende utstyr, som for eksempel databehandlingsmaskiner, må kanskje deles av for å unngå å forstyrre andre enheter.

11. Ansatte hvis arbeid krever nær konsentrasjon kan rettferdiggjøre partielle eller full lengde partisjoner.

12. Enheter som har mye kontakt med publikum, bør være plassert slik at de er lett tilgjengelige for publikum uten å forstyrre andre avdelinger.

13. Store, rektangulære blokker av plass forenkler arbeidsflyten og gir større fleksibilitet.

14. Hold fra offentlige visningsavdelinger der arbeidet nødvendigvis er ryddig.

15. Gi passende lys og klimaanlegg til alle ansatte.

16. Finn nødvendige private kontorer der de forstyrrer minst.

17. Vurdere personell og utstyrsbehov, både nåtid og fremtid.

Legge ut kontoret hvem og hvem?

Hvem skal håndtere arbeidet med å legge ut kontoret? Hvis firmaet har en administrativ leder, vil han sannsynligvis samordne oppsettplaner for organisasjonen, og han kan gjøre en stor del av den detaljerte planleggingen. Hvis det er en planleggings- eller metodeavdeling, vil det detaljerte arbeidet med layoutplanlegging sannsynligvis bli henvist til en eller flere personalespesialister som er tilgjengelige for å hjelpe generell ledere og avdelingshoder når det er nødvendig.

Hvis det ikke er noen spesialister, kan arbeidet med oppsettplanlegging delegeres til noen som har den nødvendige interessen og tid til å gjøre rettferdighet til denne viktige forpliktelsen. Under alle omstendigheter er det en god ide å diskutere nåværende og foreslåtte planer med avdelingsleder og involverte medarbeidere. Dette kan gi noen gode forslag, og det er nesten sikkert å resultere i en høyere grad av samarbeid enn det som ville oppnås ellers.

Når skal kontorets layout bli studert? Når en situasjon er sett som krever en endring i oppsettet. Spesielt bør oppsettplanen studeres når det er endringer i prosedyrer, økninger eller reduksjoner i antall nødvendige personell eller mangler i dagens rom.

Endringer i prosedyren er et signal for å gjennomgå kontoroppsettet på grunn av gjensidig avhengighet av prosedyrer og kontorarrangement. Hvis det for eksempel er bestemt å installere en regnskapsmaskin som vil endre ulike fakturerings- og posteringsprosedyrer på kontoret, vil det være nødvendig å omorganisere kontoret for å finne maskinen riktig og ta vare på endringene i arbeidsoppgavene til de ansatte påvirket av installasjonen av maskinen.

Økninger og nedgang i personell i givne enheter er et signal for å gjennomgå kontoroppsettet, siden planleggingsplanen i stor grad styres av antall ansatte i kontoret. Hvis det for eksempel er besluttet å overføre kontorreproduksjonsfunksjoner til en sentral organisasjon, vil det være nødvendig å omorganisere kontoret for å absorbere rom som tidligere var okkupert av produksjonsutstyret og personell.

Utilstrekkelighet av gjeldende plass er også en kø for å se på kontoroppsettet. Det kan oppdages at mangelfullheten skyldes et dårlig arrangement, som lett kan endres, eller det kan oppdages at det ikke er nok plass til kontoret, og at en forespørsel om ekstra plass skal gjøres til ledelsen.

I tillegg bør hvert kontor følge en plan for å gjennomgå kontorets layout periodisk. Denne vurderingen, som skal gjøres hvert annet eller tre år, er viktig. Faktisk er det en utbredt oppfatning at et kontoroppsett som ikke har blitt vurdert i tre år, sannsynligvis er feil, kontoret er et dynamisk og skiftende enhet; Det progressive kontoret gjør endringer jevnlig og som de trengs for å møte de endrede kravene.

Før man gjennomfører et stort layoutprogram, bør administrerende direktør rådføre seg med toppledelsen og nå en avtale om standarder som skal overholdes ved tildeling av plass til ulike nivåer av ansatte. Slike standarder vil vise seg å være en nyttig veiledning i planlegging og vil danne grunnlag for enhetlighet i romoppgaver gjennom organisasjonen. Det er også en god ide å lære av toppledelsen hvilke planer som finnes for å utvide eller bygge opp kontorets størrelse. For eksempel er det godt å vite om det er planlagt å desentralisere noen av de nåværende funksjonene som nå utføres.

I tillegg er det godt å finne ut så mye som kan, bli lært om volumet av forventet salgs- og tjenestevirksomhet, siden arbeidsvolumet vil bestemme antall ansatte som trengs og størrelsen på plassen som kreves. Hvis for eksempel et firma driver en sterk reklamekampanje som forventes å øke omsetningen med en tredjedel, bør man forsøke å konvertere forventet salg til tilsvarende plassbehov for det nye personellet som vil være nødvendig for å håndtere disse ordrene.

Det bør også nås enighet om slike saker som skrivebordsstørrelser som skal leveres til ansatte; typer og størrelser av arkivskap; om partielle, flyttbare partisjoner skal brukes i stedet for fulle, permanente partisjoner i å sette opp korridorer og private kontorer; og om modulære og seksjonale møbler skal brukes i stedet for standard stiler på kontormøbler.

Verktøy for planlegging:

I mange organisasjoner er hovedoppsettverktøyet en grov skisse som viser formen og størrelsen på gulvplassen tilgjengelig. Selv om grovt skisse kan være tilstrekkelig, vil flere verktøy tillate mer presis, planlegging av oppsettet. I mange tilfeller vil det være nyttig å ha en tegning av det tilgjengelige området, en tegning av gulvplass og maler eller modeller av slike fysiske egenskaper som skrivebord, stoler og filer. Disse verktøyene for planlegging av kontoroppsett er omtalt kort i de følgende avsnittene.

Utskrift av tilgjengelig område:

Dette vil være nyttig for å gi nøyaktige målinger og for å bestemme nøyaktig plassering av anlegg i det aktuelle rommet. Blåkopien vil også gi informasjon som vil være nødvendig med hensyn til plassering av stikkontakter og elektriske og telefonledninger.

En skala tegning av gulvplassen:

Oppsettet skal tegnes på denne tegningen, helst på grunnlag av en fjerdedel tommer til foten. I tillegg skal plasseringen av hvilerom, trapper, haller, vinduer, stikkontakter, dørsvingninger, varmeelementer og alle permanente partisjoner, vises. Det skal henvises til tegningen for å sikre nøyaktighet i alle mål. Denne tegningen gir en grafisk oversikt over kontorområdet og dets fasiliteter og tillater så effektiv en studie av hele områdene som om man skulle gå gjennom selve rommet.

Maler eller modeller av fysiske gjenstander som skal brukes i rommet:

Maler er papirformer, skåret i målestørrelse, som representerer plassen som kreves av hvert element av møbler og utstyr på kontoret. Maler kan kjøpes i pakker eller kan gjøres for hånd. Modeller er bare tredimensjonale figurer av tre eller plast som representerer, skrivebord, filer og andre deler av utstyret. Disse modellene, som kan kjøpes i størrelse til skala, er verdifulle for å fremskynde planleggingen av oppsettet. Bruken av 'modeller og maler gjør det mulig å forestille seg nøyaktig hvordan en bestemt planløsning vil vises.

Flowprosessdiagrammer og flytdiagrammer:

De er ekstremt hjelpsomme i planleggingsplanleggingen, særlig i fokusering på avstandsreise, forsinkelsestider og uregelmessige arbeidsflyter som kryssing og backtracking.

Trinn i å legge ut kontoret:

Det er viktig at personen som er utpekt til å håndtere utleggelse av et kontor, er kjent med organisasjonsplanen og hovedprosedyrene. Han bør også sørge for at arbeidsmiljøforenklinger har blitt utforsket slik at dagens prosedyrer er like planlagte og så effektive som mulig.

Deretter skal han samle de nødvendige layoutverktøyene og følge disse trinnene når han planlegger kontoroppsettet:

1. Diskuter med hver veileder og avdelingsleder nåværende og fremtidige rombehov, og retning og plan for arbeidsflyt på alle operasjoner på kontoret. Dette er viktig ikke bare for å gi den enkelte en nærmere oversikt over arbeidsoperasjoner, men også for å oppfylle kravet om at veiledere og ledende ansatte skal konsulteres når endringer eller innovasjoner overveies.

2. Se på tegningen, og utarbeide en tegning på skalaen av det aktuelle rommet, og viser plasseringen av slike elementer som vinduer, dører og kolonner.

3. Formuler en foreløpig plan for kontoroppsett ved å arrangere maler eller modeller på skalaen som er gjort. Følg prinsippene for god utforming. Ethvert kompromiss på visse prinsipper bør være avhengig av den relative betydningen av firmaet med forskjellige mål. Det kan ta en betydelig mengde oppfinnsomhet og tid å ordne og omorganisere malene eller modellene til riktig planløsning er funnet. Få endelig godkjenning fra alt personell som er direkte berørt.

4. Identifiser alle utstyrsutstyr i layoutplanen, merk deretter deler av utstyr for å korrespondere, og gjør det faktiske trekket på et tidspunkt da forvirring blir minimert.

Romkrav i Office Layout:

Mellomromskravene varierer betydelig, avhengig av størrelsen på møbler og utstyrsprodukter som skal brukes i rommet, formen på gulvplassen, og plasseringen av faste anlegg som heiser, trapper, vinduer, hvilerom og utganger . Følgende liste over foreslåtte plassgebyr vil bli funnet nyttig i de fleste situasjoner:

Disse tallene er selvsagt bare guider; Det som vil være best for et gitt kontor vil avhenge av omstendighetene. Som det fremgår, gjelder en viktig faktor i ethvert program for romutnyttelse størrelsen på skrivebordene som brukes, og hvordan skrivebord og filer er arrangert. Skrivebordene kommer i mange forskjellige størrelser.

For det meste er skrivebord 54 til 32 tommer gitt for kontorarbeidere, skrivebord 60 til 34 tommer er tilgjengelig for ansatte på høyere nivå, og arbeidsplassene 66 ved 36 tommer og 76 tommer 36 tommer er gitt for toppledere. Det er viktig å planlegge et nytt kontor for å ta en beslutning om bordstørrelsen som vil bli brukt i hele organisasjonen for ulike nivåer av ansatte.

Skrivebordsarrangement er en viktig faktor for å beregne plassbehov. Betraktelig mer plass kreves dersom hvert skrivebord er sentrert og omgitt av midtgangen enn hvis arbeidsplassene er gruppert til slutt i enheter på to og tre skrivebord.

Private kontorer:

I hvilken utstrekning private kontorer blir gitt til ansatte, vil avhenger av ledelsens ønsker og skjønn. Hvert tilfelle må kanskje håndteres separat. I noen organisasjoner opprettes en grad av personvern ved å gi ledelsespersonell et lavt rekkverk rundt skrivebordet. Et slikt arrangement gir imidlertid ikke individet frihet fra distraksjon og støy som er et hovedmål for et privat kontor.

Blant de spørsmålene som kan stilles til å avgjøre om en ansatt skal gi et privatkontor eller ikke, er følgende:

1. Har han en stilling med tilstrekkelig prestisje for å rettferdiggjøre at han har et privat kontor?

2. Trenger hans arbeid et konsentrasjonsnivå som best kan leveres av et privat kontor?

3. Ville hans arbeid forstyrre andres arbeid?

4. Er hans arbeid involvert i aktiviteter, av fortrolig karakter, eller er det "ofte å gi råd til andre, om saker som best kan håndteres, i privatlivet til et privat kontor?

Det virker lite spørsmål om at private kontorer skal gis for de fleste toppledere.

Det er imidlertid godt å veie nøye ulempene med private kontorer:

1. Overordnet personell har ikke den nære kontakten som er mulig, i et åpent område.

2. Mer gulvplass forbrukes.

3. Jevn og uavbrutt arbeidsflyt er vanskeligere å oppnå.

4. Problemer med klimaanlegg og belysning er kompliserte.

5. Private kontorer er dyrere å bygge og vedlikeholde.

Av slike grunner er det en utbredt trend å gi store, åpne områder for kontorvirksomhet, og å plassere førsteklasses veiledere og noen ganger høyere ledere som superintendenter og avdelingshoder - med de ansatte som er under tilsyn. Eventuelt behov for fullstendig Personvern kan møtes tilfredsstillende ved å tilby et eller flere konferanserom. En trend mot mindre private kontorer er også tydelig.

Hvor begrenset personvern er ønsket for tilsynspersonell eller for ansatte hvis arbeid krever nær konsentrasjon, kan dwarfed partisjoner eller modulære enheter gjøre en utmerket jobb med å kombinere privatliv med romøkonomi. Utstyr av denne typen vil bli beskrevet i en følgende seksjon.

Maksimal utnyttelse av kontorplass:

Maksimal utnyttelse av kontorlokaler har blitt et stadig viktigere kriterium for ledelsen, i lys av økende romkostnader. I kroneformet produksjon kompenserer det delvis for økte kontorkostnader; Således kan noe bidrag som bedre romforvaltning kan gjøre for klare produktivitet, reflekteres direkte.

Gjennomsnittskursene for kontorlokaler har steget raskt de siste årene. Faktorer som påvirker disse økte kostnadene er høyere etterspørsel etter kontorlokaler forbedrede arbeidsforhold - belysning, air condition og dekorasjon - og økte byggekostnader. Økte strukturkostnader er nødvendig delvis av de større og tyngre maskiner som brukes i mange kontorer i dag.

De fleste databehandlingsanlegg krever spesielt forsterket gulv samt spesielle klimaanlegg og ledninger for kabler. Som en generell tommelfingerregel er kontormonteringsplanlegging en halv enkel aritmetisk og halvdomsbedømmelse fra ledelsens side. Den aritmetiske delen kommer fra å multiplisere de foreslåtte plassutgiftene ved antall personer i hver kategori.

Dommen kommer i det fysiske arrangementet av inventar og møbler og i utformingen av kontormiljøets miljø. JJ Murphy har utviklet fem grunnleggende prinsipper for maksimal utnyttelse av kontorlokaler for å veilede dommedelen av kontorlayoutdesign. Disse prinsippene er kombinert nedenfor med noen prinsipper utviklet av Duffy, Inc., en New York-romplanlegging og designorganisasjon.

1. Gi tilstrekkelig belysning. Fifty til åtti fots lysstråler foreslås for å redusere premien som er plassert på plass ved siden av vinduer. The Illuminating Engineering Society fremmer mer lys rundt på kontoret, gjennomsnittlig omtrent tre ganger så mye som nåværende akseptable standarder. Samfunnet hevder at den økte belysningen reduserer ansattens tretthet betydelig.

2. Gi akustisk lydisolering. Dette er viktig for å holde støynivået innenfor akseptable grenser, særlig i lys av økt bruk av kontormaskiner. Et stort forsikringsselskap installerte akustiske materialer i hovedkontoret, og støynivået falt om lag 15 prosent. Det resulterte i reduksjoner i antall typefeil og omsetning og fravær.

3. Sørg for tilstrekkelig ventilasjon. Altfor ofte blir klimaanlegg og luftbehandling utilstrekkelig ettersom arbeidsstyrkenes størrelse vokser. Spesiell innsats er nødvendig for å opprettholde tilstrekkelig luftbehandling for maksimal ansattes effektivitet.

4. Gjør minimum bruk av permanente og halvfaste partisjoner. Dette tillater maksimal fleksibilitet i design, tar ikke opp så mye gulvplass, og hindrer ikke belysning og klimaanlegg. Faktisk, så mange vegger og dører som mulig bør elimineres, for en dør bruker omtrent atten kvadratmeter kontorlokaler, og en vegg opptar omtrent seks inches av ess-plass.

5. Maksimere bruken av modulære møbler. Dette bidrar til å minimere midtgangen og arbeidsplassen samtidig som det gir personvern for mange ansatte.

6. Bruk "øvre plass." Dette innebærer å bruke områdene over arkivskapene for lagringshylle. Denne plassen kan i mange tilfeller eliminere ett eller flere private rom som brukes til lagring og diverse aktiviteter. Noen estimater viser at over $ 1000 per år er lagret i utleie alene for et privat kontor 12 ved 15 fot.

7. Bruk plass i nærheten av heiser og innganger for mottak og visning. Resepsjonstjenesten kan være like effektiv hvis den er etablert ved siden av inngangen, i stedet for i arbeidsområdet på kontoret.

8. Eliminer private rom for sekretærer. Sekretærer kan enkelt og enkelt plasseres, enten individuelt eller i små grupper, i foyer eller korridorer utenfor verksteder, med store besparelser i gulvplass.

9. Send døde eller inaktive filer til et privat lager for lagring. Selskaps-eide og opererte varehus er ganske dyre, i gjennomsnitt over $ 5 per kvadratmeter.

10. Legg vekt på fleksibilitet. Kanskje den viktigste faktoren i bruk av kontorlokaler er fleksibilitet. Kontorets skiftende natur og struktur - utvidet stab, økt forretningsvirksomhet - i tillegg til fortsatt utvikling i automatisering og elektronikk, og en økning i antall langsiktige leieavtaler, har alle krevd fleksible anlegg som kan tilpasses disse endringene. Nye modulære design tillater nesten uendelige layoutendringer ved bare å skifte en partisjon-dverg eller full størrelse. Fleksibilitet kan også oppnås ved å leie kontorlokaler med bestemmelser for vekst eller nedgang, ettersom behovet kan være.

Det er ingen panaceas for kontoroppsett. Overveielse av de enkle guider som nevnt ovenfor, bør imidlertid gi maksimal produktivitet med eksisterende kontorlokaler. Man vet aldri før de nødvendige endringene og revidert oppsett er forsøkt - men i lys av økende plasskostnader er behovet for oppmerksomhet til romvirkningsgrad sterkt understreket. En betydelig mengde enkel vurdering er nødvendig for å oppnå effektiv og maksimal bruk av kontorlokaler.

Nye utviklinger i layout:

Flyttbare partisjoner:

Mange moderne kontorsbygninger bruker bevegelige partisjoner nesten utelukkende i å sette tips private kontorer. Disse partisjonene, laget av metall, tre, plast eller glass, gir attraktive separasjoner mellom kontorer og gir ledere den prestisje og privatliv de trenger. Disse partisjonene kan enkelt og rimelig flyttes etter behov. Bevegbare partisjoner kan oppnås som er lydkondisjonerte og som gir beboerne fullstendig privatliv. Kostnaden er mye mindre enn den vanlige faste partisjoner.

Movable, dwarfed partisjoner, fra 4 til 6 fot og høyere, gir ansatte de fleste fordelene med personvern og prestisje uten de medfølgende ulempene med komplette partisjoner. Når man bruker lave partisjoner, kan kontorer oppvarmes, ventileres og tennes ved bruk av standardutstyr; separate belysningsarmaturer og varmekanaler er unødvendige.

Modulære enheter:

En av de mest betydningsfulle nyere utviklingen innen kontoroppsett er modulære enheter, disse enhetene består vanligvis av et kombinert skrivebord og arkivskap med en arbeidsflate på toppen av hver og dvergede, flyttbare partisjoner. Disse enhetene kombinerer effektivt personvern, enkel tilgang til arbeidsmateriale og romøkonomi. Unitizing er også en populær enhet for å spare plass og samtidig gi ansatte et element av personvern.

En systemtilnærming til Office Layout:

Det som kan vise seg å være en revolusjonerende tilnærming til kontoroppsett, er "system" eller "kontorlandskap" -prosedyren utviklet i 1960 av Quickborner Team for Planning and Organization, et tysk ledelseskonsulentfirma. Brukt i flere nye kontorbygg i Europa de siste årene, begynner denne tilnærmingen å tiltrekke seg stor oppmerksomhet i USA.

Ifølge fortalerne til systemtilnærmingen til kontordesign er det tradisjonelle kontoret designet bakover: Det er bygget rundt organisasjonshierarkiet som reflektert i organisasjonsdiagrammet, ikke rundt informasjonsflyt og papir gjennom kontoret. Akkurat som et produksjonsanlegg er organisert rundt strømmen av materiale, bør kontoret utformes i henhold til informasjonsflyten.

Dermed begynner systemtilnærming til kontoroppsett med en analyse av dokumentflyten og strømmen av muntlig kommunikasjon i en organisasjon. Når disse to kommunikasjonsstrømmene er identifisert og beskrevet, er et kontoroppsett som tillater optimal effektivitet i hvordan informasjon kan bestemmes.

Et typisk kontor utformet i henhold til kommunikasjonsflyten som foregår i arbeidsområdet. Merk at de normale firkantede eller rektangulære kontormodulene er eliminert og erstattet med krøllete ordninger.

Teoretisk sett tillater et slikt design, mens det virker disorganisert og tilfeldig til den uformelle observatøren, optimal effektivitet i informasjonsflyten og øker dermed den samlede organisatoriske effektiviteten. Et av de fremtredende trekkene ved kontorlandskapet eller systemtilnærmingen er bruken av åpen plass; Kontorområdene er fordelt med så få faste vegger som mulig. Atmosfæren er et av åpne rom og frihet.

Ifølge utviklerne av denne tilnærmingen krever tilrettelegging av kommunikasjon og arbeidsflyt at alle enheter, seksjoner og avdelinger som arbeider sammen, befinner seg så nært som mulig og separeres av så få permanente vegger som mulig.

For å gi personvern eller å skille kontorområder fra hverandre, brukes arkivskap, lagringsenheter, planter og skjermer i stedet for vegger; Dermed er ikke bare kommunikasjonsflyten forbedret ved å fjerne hindringer for den frie utvekslingen av informasjon, men også ekstrem fleksibilitet i kontorarrangementet er nesten umiddelbart tilgjengelig for å korrespondere med endringer i arbeidsflyten. For å oppnå "En slik fleksibilitet er likhet i belysning, klimaanlegg og akustikk helt avgjørende.

Feil i layout:

Enkelte typer feil i kontoroppsettet virker så vanlige at de rettferdiggjør spesielt omtale:

1. Det er en tendens til å ærliggjøre det opprinnelige oppsettet. Selv om arbeidskravene kan endres drastisk, og selv hvor kontoret kan ha flyttet til nye kvartaler, kan den gamle planen for layout fortsette rett og slett på grunn av presedens.

2. Det er fortsatt en tendens til å planlegge kontorer i mer eller mindre permanent form som adskiller de forskjellige kontorer og korridorer med tunge, innebygde partisjoner. Som en konsekvens er det vanskelig og dyrt å gjøre endringer selv om ledelsen ønsker å gjøre dem.

3. Det er en tendens til at flere vokale ledere får mer plass til sine avdelinger og ansatte enn det er gitt til andre avdelinger. Avsluttende beslutninger om allokering av plass og utforming skal gjøres av noen som har et overordnet synspunkt og tilstrekkelig myndighet til å sikre rettferdig og rettferdig plassallokering.

4. Det er en tendens til å tillate avdelingsledere og veiledere å planlegge egne, oppsett uten teknisk assistanse fra gruppen, metoder eller prosedyrer. Hvor layouts er planlagt av de som ikke har spesialisert kunnskap om de grunnleggende involverte, er det generelle resultatet bortkastet plass, ineffektivitet etc.

Flytte kontoret:

De fleste kontororganisasjoner beveger seg på et tidspunkt under deres eksistens. Dette kan være en smertefull og forstyrrende opplevelse, men det trenger ikke å være planlagt riktig. Et godt planlagt kontorflytt har flere viktige elementer.

Disse er kort diskutert nedenfor:

1. Informer ansatte og kunder i god tid før flyttingen. Ansatte motstår naturlig forandring, og de er spesielt tilbøyelige til å være tvilsomme om å flytte til, en ny plassering. Spørsmål som trenger å svare er: Hvilken etasje skal de jobbe med, hva slags dekorasjon og innredning; om det er vinduer på det nye stedet; hva slags spisesteder, parkering for privatbiler og offentlig transport; hvor andre avdelinger vil bli plassert i det nye oppsettet, og mange andre.

Medarbeiderne skal gjøres så kjent som mulig med den nye plasseringen før flyttingen. Små gruppemøter er gode midler for ledere til å svare på slike spørsmål og for å forklare flyttingen personlig. Medarbeiderens interesse for flyttingen skal utvikles og vedlikeholdes gjennom effektiv bruk av firmapublikasjoner og personlige brev. Kunder bør også inkluderes i utdanningsprogrammet og inviteres til å besøke de nye fasilitetene. Enkelte forvirringer vil herske under farten, men tilstrekkelig informasjonsarbeid vil minimere den.

2. Detaljer om den nye utformingen bør studeres nøye. Avdelingsoppgaver skal være godt etablert, samt enhetslokaler, individuelle arbeidsplasser og diverse utstyr. Hvis det er mulig, skal de ansatte vise det nye oppsettet, med alle individuelle steder angitt. Detaljerte planer bør omfatte plasseringen av telefon og stikkontakter.

Tillatelse bør gjøres for fremtidige plassbehov prosent er en allment akseptert guide; Imidlertid må godtgjørelsen gjøres i lys av det enkelte selskaps forventede vekst eller ekspansjon. I planleggingsplanlegging bør tungt utstyr og filer plasseres langs yttervegger eller over strukturelle tverrsnitt for å unngå overbelastning av gulvet.

3. Planlegg flyttingen over en helg eller i løpet av en liten periode i arbeidsvolumet. Produktiviteten vil være lav i kort tid etter flyttingen mens de ansatte blir tilpasset til sine nye omgivelser og til endrede krav til arbeidsflyt pålagt av de nye og ulike arrangementene av organisasjonsenheter, men det vil bli bedre ettersom ansatte blir tilpasset de mer moderne eller romslig miljø.

4. Merk og nummer alle møbler, inventar og utstyr. Hvert stykke eiendom skal merkes for å identifisere enheten og avdelingen som den tilhører, og den nøyaktige plasseringen i det nye oppsettet. Ulike fargerte merker kan brukes til hvert rom, avdeling eller gulv.

Planleggingen av flyttingen kan da planlegges rundt identifikasjonskodene; Det er først å bli flyttet, er avdeling A 1, røde tagger, gulv-, rom-, gå til gulvet, rom-. Dette tillater en ordnet bevegelse i planlagt, kontrollert rekkefølge. Utstyret som går til det fjerneste hjørnet bør flyttes først, og det som går ved siden av inngangen, sist.

5. Visse ansatte bør tildeles bestemt ansvar både på gamle og nye steder. Disse ansatte kan gi verdifull hjelp til å koordinere flyttingen, bidra til å lede trafikk og svare på mange spørsmål.

6. Få den nødvendige støtten og hjelpen fra den lokale trafikkavdelingen for å legge til rette for lasting og lossing av varebiler.