Office Management og det er viktig

Office Management og det er viktig!

Kontoradministrasjon er teknikken for planlegging, organisering, koordinering og kontroll av kontoraktiviteter med sikte på å oppnå forretningsmål og er opptatt av effektiv og effektiv ytelse av kontorarbeidet. Suksessen til en bedrift avhenger av effektiviteten av sitt kontor. Mengden papirarbeid i kontorer har økt manifold i disse dager på grunn av industrialisering, befolkningseksplosjon, regjeringskontroll og anvendelse av ulike skatte- og arbeidslover til enhver bedrift. Effektivitet og effektivitet som er nøkkelord i ledelsen, oppnås bare gjennom riktig planlegging og kontroll av aktiviteter, reduksjon av kontorkostnader og koordinering av alle aktiviteter i virksomheten.

"Kontoradministrasjon kan defineres som en oppgave å planlegge, koordinere, motivere andres innsats mot de spesifikke målene på kontoret."

"Kontoradministrasjon, som en funksjon, er den filialen og ledelsens vitenskap, som er opptatt av effektiv ytelse av kontorarbeid når og hvor dette arbeidet skal gjøres." - William If. Leffingwell og Edwin M. Rot.

"Kontoradministrasjon er manipulering og kontroll av menn, metoder, maskin og materiale for å oppnå best mulig resultat-resultater av høyest mulig kvalitet med utgiftene med minst mulig effekt og kostnad på kortest mulig tid og på en måte som er akseptabel for toppledelse. "- Harry H. Wylie.

Denne definisjonen understreker bruken av ressurser av virksomheten som materiale, metoder etc. for å oppnå målene og resultatene på best mulig og billigeste måte og på en minimal mulig tid.

"Kontoradministrasjon er kunsten å lede personell på kontoret ved bruk av midler som er hensiktsmessige for miljøet for å oppnå sitt spesifiserte formål." - Mills og Standinhford.

I henhold til denne definisjonen er det nødvendig med en ordentlig forståelse av det objektive formål, slik at alle anstrengelser og aktiviteter er rettet mot prestasjonen. Miljø hvor kontorarbeid skal utføres, leveres av ledelsen etter riktig planlegging. Miljø betyr omgivelser hvor ansatte i et foretak opererer. Det inkluderer fysiske faktorer som plassering, oppsett, belysningstemperatur, ventilasjon, renslighet etc. Ulike forretningslov, tollpraksis etc. må også gjøres kjent for de ansatte.

I denne definisjonen har forfatteren behandlet kontorstyring som en kunst for å veilede og lede personell eller ansatte i organisasjonen ved bruk av ulike midler som maskinutstyr, kontorskjemaer, manualer, metoder etc. Definisjonen vektlegger utvikling av personer i kontor og ikke retning av ting. Kontoradministrasjon må forstå atferdsmannens oppførsel og behov for å motivere ham til å arbeide ved å påvirke ham og ved å gi incentiver slik at målet for organisasjonen oppnås.

I enkle ord kan kontoradministrasjon defineres som "en klar prosess med planlegging, organisering, bemanning, styring, koordinering og kontroll av kontor for å lette oppnåelse av mål for enhver bedrift" definisjonen viser lederfunksjoner av en administrativ leder. Følgende diagram angir ulike elementer eller funksjoner i prosessen med kontorstyring.

Viktigheten av Office Management:

Følgende punkter understreker viktigheten av kontorstyring:

(i) Hjelper i oppnåelse av mål:

Mål eller mål er kvantitative resultater som skal oppnås på en gitt tid. Ledelsen gjør at folk innser målene og styrer deres innsats for å nå disse målene.

(ii) Optimal bruk av ressurser:

Ledelsen bidrar effektivt til ressursutnyttelse. Skarpe ressurser skal brukes optimistisk av ledere. Ledere gir koordinering og integrering av ulike ressurser. Det er ledelse som styrer personellet på kontoret i ressursbruken.

(iii) Minimering av kostnader:

Kontorkostnader kan kun reduseres under veiledning og kontroll av effektiv styring. Kontoradministrasjon er opptatt av å gjøre kontoraktiviteten på best og billigste måte. Kostnadsreduksjon er et ledelsesobjekt som kan oppnås gjennom arbeidets forenkling og mekanisering. Gjennom bedre planlegging, god organisering og effektiv kontroll, gjør ledelsen en bekymring for å redusere kostnadene og forberede et foretak på konkurranse med ansiktskutt i halsen.

(iv) jevn flyt av arbeid:

Uavbrutt arbeidsflyt er bare mulig hvis det er riktig planlegging og kontroll. Ledelsen sikrer effektiv og jevn arbeidsflyt.

(v) Hjelper med å opprettholde Office Effektivitet:

Ledelsen bidrar til å opprettholde effektivitet på et kontor. En leder utfører ikke bare resultater og produserer resultater, men gjør det også på den mest effektive måten for å bidra til profittgenerering.

(vi) Håndtere overlevelse og vekst:

Ledelsen må spille en viktig rolle for å holde organisasjonen i live. Endring i teknologi og metoder må forventes og tilpasses for overlevelse og vekst. Det er bare ledelse som kan gjøre det og forme bedriften i et slikt skiftende miljø.

(vii) Gir innovasjon:

Innovasjon er å finne en ny, annen og bedre metode for å gjøre eksisterende arbeid. For å planlegge og styre innovasjon, må ledelsen spille en viktig rolle. Forslag fra kunder, informasjon fra selgere, tett på konkurrentens aktiviteter, gir kilde til innovasjon.

(viii) Hjelper med å beholde talenter og inkludere følelse av lojalitet i kontorspersonalet:

Effektiv styring bidrar til å beholde talentfulle og hardt arbeidende medarbeidere ved å gi dem et komfortabelt arbeidsmiljø. Leder må motivere sine ansatte ved å gjenkjenne og sette pris på sine talenter.

(ix) Gir ledelse:

Ledelsen gir ledelse ved å påvirke og lede kontorpersonell. Ledere påvirker sine underordnede til å jobbe villig for å oppnå organisatoriske mål.

(x) Administrere endring:

Viktigheten av kontorstyring er at den hjelper til med å planlegge forandringen og introdusere den til rett tid og på riktig måte. På grunn av endring i teknologimetoder må arbeidsprosedyrer etc. forandres for effektivitet og økonomi. Folk motstår endring på grunn av manglende forståelse av årsakene til endring og mangel på trening i nye metoder. Ledelsen bidrar til å minimere motstand fra mennesker og fungerer som forandringsmiddel.

(xi) Opprettholde PR:

Kontoradministrasjon bidrar til å forbedre PR og øke goodwill i et foretak ved å håndtere klager fra forbrukere og allmennheten.

(xii) Sosiale fordeler:

Ledelsen er gunstig, ikke bare for næringslivet, men også for de ulike segmentene av samfunnet. Det gir og opprettholder lenke med ulike typer leverandører, banker, forsikringsselskaper, myndigheter, og allmennheten. Det fordeler samfunnet som helhet ved å tilby sine tjenester.

(xiii) Tilrettelegger koordinering og kontroll av ulike kontorfunksjoner:

Kontoradministrasjon hjelper til med å harmonisere alle kontoraktiviteter. Den letter kontrollen ved å påvirke hendelsesadferdene for å sikre at de overholder planen.