Kontorhåndbok: Betydning, Viktighet og Innhold

Kontorhåndbok: Betydning, betydning og innhold!

Betydning:

Et kontor, som er avgjørende for enhver form for organisasjon, er et sted der ulike typer aktiviteter som kommunikasjon, databehandling og opptak utføres. Hver jobb har sin egen metode for best ytelse og består av flere trinn som skal følges av personell og ved hjelp av ulike typer utstyr. Begrepet 'manuell' betyr en håndbok bestående av noen 'foreskrevne bevegelser'. Enhver som ønsker å gjøre en jobb effektivt, må vite trinnene eller de foreskrevne bevegelsene som er ment for sin beste ytelse.

En kontorhåndbok er en slags håndbok som inneholder standardpraksis, samt organisasjonspolitikken for å gi effekt på de rutinene som er ment for et kontor. Det er en veiledning for medarbeiderne. Den beskriver retningslinjene som jobber må utføres på. Det er en konstant kilde til informasjon hvor kontorpersonalet er beleilig og automatisk instruert.

Betydning:

På et kontor utføres ulike typer arbeid. Det er kontoransvarets ansvar å se at maksimalt arbeid gjøres med effektivitet i løpet av kontortiden. For at kontorpersonalet trenger instruksjoner samt tilsyn. Det er verken ønskelig eller praktisk at instruksjoner utstedes ved hvert trinn og hver gang.

Kontorarbeid består av både rutinemessig eller programmert arbeid og ikke-programmert arbeid. Det er helt sant at for ikke-programmert arbeid skal det utstedes spesifikke instruksjoner, men for rutinemessig eller programmert arbeid må en standard praksis følges.

For slikt arbeid utarbeides en kontorhåndbok som inneholder instruksjonene for standard praksis og en kopi av håndboken overleveres til hvert medlem av personalet som en veiledning. Ved slik praksis er det sparing av tid, så vel som spredning av alle slags unngås. Det fører til kontinuerlig flyt av arbeid og økonomi. Betydningen av kontorhåndboken er derfor veldig bra. Bortsett fra dette kan betydningen av kontorhåndbok følges fra andre sider også.

For det første, når en person er tildelt en eller annen jobb, kan han også forstå arten av sin autoritet og ansvar gjennom detaljene i jobben gitt i kontorhåndboken.

For det andre tilbyr den en automatisk kontroll. Når en person kjenner sin jobb godt, blir det hans ansvar å utføre jobben så perfekt som mulig. En kontorhåndbok sørger derfor for selvkontroll.

Generelt sett etableres en komité med lederne av de ulike funksjonelle avdelinger på kontoret for å utarbeide kontorhåndboken slik at en perfekt koordinering opprettholdes blant de forskjellige aktivitetene som er beskrevet i håndboken. Det kan sies at betydningen av en kontorhåndbok er ytterligere begrunnet da den fremmer samordning.

Innhold:

En offisiell håndbok inneholder variasjoner av informasjon om organisasjonen, arbeidsplassen (dvs. kontoret), arbeidet og arbeidstakeren. Alle disse må ordnes systematisk og på en klassifisert måte for å gjøre dem klart forståelige.

Arrangementet skal være som følger:

(A) Om organisasjonen:

Generelt sett er en kort beskrivelse av organisasjonen som helhet forsynt med sine hovedmål og bred politikk. En detaljert konto må gis om sine produkter eller tjenester, fordi mye avhenger av arten av produktene eller tjenestene. Ved å gå gjennom dem kan hver medarbeider innse hvilken del han må spille innenfor hele rammen.

(B) Om kontoret :

Et kontor selv har sin beliggenhet, innkvartering, organisasjonsstruktur og myndighetsforhold. Organisasjonsstrukturen med vertikale og horisontale divisjoner er en viktig funksjon, de vertikale delene er basert på myndighetsnivåer og de horisontale delene er funksjonelle eller avdelinger. En slik struktur skal aldri være stiv, men den endres med vekst og utvidelse av organisasjonen og dets kontor. En kontorhåndbok skal derfor bli endret med de endrede situasjonene.

Til og med utformingen av kontoret som helhet må gjøres kjent for personellene for bedre intern kommunikasjon. En ansatt må ha kunnskap om plasseringen av enkelte vanlige funksjonelle avdelinger som kontanteravdelingen, forsendelsesavdelingen mv og til og med kantinen eller det medisinske rommet

(C) Om arbeidet :

(1) Standard arbeid:

De fleste av instruksjonene eller retningslinjene er relatert til standard eller rutinearbeid som lett kan følges under noen omstendigheter. Standardarbeidet innebærer håndtering av post, arkivering etc. Håndboken skal angi trinnene som skal følges og utstyret som skal brukes til formålet. Her kommer viktigheten av bruk av maskiner og skjemaer.

En ansatt må ha grundig kjennskap til maskinene og apparatene, hvis noen, som skal brukes av ham, samt de former som er nært forbundet med maskiner. Det handler om en generell politikk i en organisasjon om og hvor langt maskiner og apparater skal brukes. Et stort kontor har et eget O & M-avdeling for forbedring av kontormetode og praksis. I så fall skal håndboken angi at det skal stå fast at eventuelle vedtak som er vedtatt må følges.

(2) Ikke-standard arbeid :

Ikke-standard arbeid på et kontor er ikke mindre viktig, men kan ikke være vanlig eller gjentatte ganger, for eksempel håndtering av utenlandsk korrespondanse. Med mindre det er et import / eksport hus, er utenlandsk korrespondanse ikke vanlig. Håndboken skal angi hvilke trinn som skal følges, hvem som skal kontaktes for instruksjoner, etc. under en slik situasjon.

(D) Om ansatte:

I utgangspunktet er det to typer personer i et kontor-utøvende og operativt. Den tidligere typen har større myndighet i beslutningsprosesser og styrer samt kontrollerer enn den sistnevnte gruppen. Men for hver type er det Regler og forskrifter.

Kontorregler er opptatt av:

(a) Rekrutteringstilstanden;

(b) vilkårene for avtale med hensyn til kompensasjon, incitamenter, frie fordeler, blader osv .;

(c) Forskjellige perquisites, fasiliteter, velferdstiltak. etc.;

(d) Kontortid og oppmøte; etc.

Hvert medlem av personalet må være oppmerksom på disse ellers unødvendige komplikasjoner eller misforståelser vil oppstå som fører til misnøye og uro som er skadelig for ledelsen og den forvaltede. Hvert medlem av personalet i det minste for egen interesse må kjenne reglene.

Kontorpersonalet kan også klassifiseres i: eksisterende medlemmer og nye aktører. For den sistnevnte kategorien kan det være spesielle bestemmelser for opplæring, selv om opplæring av eksisterende ansatte ikke er uvanlig. Håndboken skal nevne hvilke treningsfasiliteter som er tilgjengelige, enten på jobben eller utenfor jobben. Opplæring av nye aktører blir uunngåelig der et kontor bruker maskiner og spesielt sofistikerte. Det er plikt til en veileder eller den nærmeste sjefen til en ny aktør å opplyse ham om håndboken.

(E) Andre :

Det finnes ulike andre instruksjoner som kan fås fra en kontorhåndbok. For eksempel - hvilke tiltak som skal tas i tilfelle av en fysisk nødsituasjon som brann, ulykke osv .; generell kunnskap om de vanlige kontormaskiner og deres vedlikehold; grunnloven og funksjonene til de fagforeninger, rekreasjonsfasiliteter mv.