Kontor: Betydning, Viktighet, Organisering av et kontor og dets prinsipper

Les denne artikkelen for å lære om betydningen, betydningen, organisering av et kontor og prinsipper knyttet til prosessprosessen.

Betydning av Office:

Det har vært mange definisjoner for å definere et kontor. Men på et enkelt språk kan det beskrives som "et sted hvor virksomheten blir videreført". Dette er imidlertid en utilstrekkelig definisjon fordi denne definisjonen ikke tar hensyn til den kontorlige jobben som er hjertet av kontoraktiviteten.

Betydningen av et kontor må klart forstås i vanlig språk. I det øyeblikket du staver 'kontor' forstås det at forretningsaktiviteten, ansvarligheten og dens funksjon, og de administrative aktiviteter går i handling side om side.

Derfor tar du hensyn til alle disse funksjonene, en riktig definisjon av kontoret kan innrammes. Et kontor kan defineres som "ethvert sted der informasjon på papir konvergerer og dokumenteres, bevart og brukes til nåværende og fremtidig drift av virksomheten".

Informasjonen kan relatere til produksjon, markedsføring og diverse andre aktiviteter i en bedrift. Riktig registrering av mottak og utførelse av ordrer, innkjøp av innkjøp, lagring og kjøp, og betalingen som skyldes organisasjonen og på grunn av organisasjonen, er noen av postene som kontoret må vedlikeholde.

Viktigheten av et kontor:

Betydningen av et kontor ligger i det faktum at det ikke bare fungerer for vedlikehold av sin virksomhet, dets merkenavn og dets egenkapital i markedet, men i det faktum at det i svært lang tid skal være ansvarlig for å opprettholde dets ansatte og å beholde dem i svært lang tid, ikke på beholders basis, men på permanent basis.

Betydningen ligger på to fakta. Den første er de ansatte som ikke har en omsetning, eller en svært lav, desimalt antall omsetninger av arbeidstaker er det man bør sikte på. Det andre og det viktigere faktum er at omsetningen av virksomheten skal rulles over på en konstant basis hvert år, i stedet for å være over turbulent og hjerteslagende i ett år og kjedelig og drastisk et år.

Ta eksemplet med AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; basert på Anand, Gujarat. Siden de siste tjueårene har deres interne forretningsomsetning på nettoresultatet økt med 4 prosent hvert år, og derfor var virksomheten ved utgangen av 1998 verdt Rs. 156 crores. Dette er et glimrende eksempel på en konstant økning i Amuls kontorvirksomhet, og det er viktigheten av kontorer.

Mer over de siste 20 årene, unntatt de ansatte som oppnådde pensjonsalderen, hadde ingen ansatte forlatt denne organisasjonen, ikke av noen grunn. Dette snakker også om viktigheten av kontoret i å beholde sine ansatte.

Betydningen av kontor og suksess ligger på følgende faktorer:

(a) Planlegging,

(b) Organisering,

(d) Bemanning,

(e) Kontroll og koordinering,

(f) Kontorkorrespondanse,

(g) Rekruttering,

(h) Budsjettering

Men i tilfelle av enhver bedrift, må alle hendelser planlegges. Planleggingen må utføres. Utførelser trenger retninger, tilsyn, kontroll og samordning. Hvis hver av disse elementene er synkronisert ordentlig, møtes de målene som er lagt opp, og viktigheten av at kontoret får et bilde ved siden av en egen retning.

Dermed er dette viktigheten av kontoret. Det er visse faktorer som et kontor får sin andel av og sin betydning.

Disse er oppført som:

1. Informasjonssenter :

Kontor er et informasjonssenter eller en databank med all informasjon, hvor virksomheten det gjør, blir båret. Alle nåværende og tidligere tall for virksomheten som den gjør, bør være på kontoret. Basert på denne informasjonen planlegger kontoret, prognoser og kontrollerer driften, operasjonsområdet.

2. Kontoret tjener som kommunikasjons kanal:

Det er tydelig at kontoret bare ikke kan fungere uten kommunikasjon, og det kan ikke tjene sin hensikt. Hver kommunikasjon, spesielt den skriftlige kommunikasjonen, flyter fra topp til bunn, og rapporteringen må strømme fra bunn til topp. Kontoret ville falle hvis kommunikasjonen ikke flyter ofte, og rapportene ikke blir gjort tilgjengelige, eller presentert til de høyere myndigheter innen fastsatt tid.

3. Aids i samordning:

Målene for et hvilket som helst kontor vil ikke bli oppfylt dersom det ikke er riktig samordning mellom arbeidstakerne. Arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og medarbeiderforholdet må være bra hvis en effektiv samordning skal bygges opp.

En effektiv koordinering knytter opp arbeidets ånd, strammer enhet og styrker moralen til hver medarbeider som arbeider i organisasjonen. Støtte til det, nødvendig informasjon og sikkerhetskopiering fra toppnivå er nødvendig for å fremme koordinering.

4. Viktighet i forhold til regjeringen og allmennheten:

I dag, for hver bedrift å eksistere, må den følge visse retningslinjer, regler og forskrifter som formulert av regjeringen. Hver forretningsenhet i dag regnes som inntektsgenererende samt et sosialt institutt. Hvert kontor har en vinge, og det er en sammenheng mellom samfunnet og regjeringen.

Det er også en sammenheng mellom mennesker og regjeringen. Derfor må et kontor skape en skikkelig type bilde i folks sinn for å bygge et skikkelig merkebilde og et bedriftsbilde.

5. Støtte i lederkontroll:

Kontroll er en kombinasjon av korrigerende og måle teknikker for ytelsen til underordinene for å sikre at målet for et foretak oppnås og oppnås. Kontroll krever å etablere "standarder" og deretter måle standarder innen fastsatt tid og innenfor ressursene.

Det måler faktisk:

(i) Om standarden settes opp, og

(ii) Hvis ikke oppnådd, hva var avviket og hva prosentandelen av avviket var. Når disse bestemmes, er de forskjellige kontrollmidlene utformet for å sette kontoret eller et foretak på rett spor.

6. Viktighet i forhold til kunder:

Den faktiske betydningen av ethvert kontor er dets forhold til kunden. Det er kunden som bringer virksomheten til kontoret, og dermed er en kunde kongen. Bortsett fra regjeringskontoret, er alle andre virksomhetsorganisasjoner avhengig av kunden for sin virksomhet for å generere inntektene. Derfor er viktigheten av kontor i forhold til kunden av stor betydning - "kunde", nå er "keiseren".

Med dette i betraktning, blir bestillingene mottatt av kunden, deres henvendelser og deres klager tatt vare på av kontoret gjennom direkte og personlige kontakter. Nå har det moderne kontoret en svært viktig person - Guest Attending Officer [GAO] som deltar alle kundene og informerer dem alt direkte, personlig, eller på telefon, om selskapet, dets aktiviteter og om virksomheten.

7. Viktighet til aksjonær:

Hvert kontor tjener en viktig sammenheng mellom aksjonæren på den ene side og selskapet på den annen side. Utstedelse av utbytte på aksjene, overdragelse av aksjene, utstedelse av innkalling til selskapets møter og besvare alle spørsmål til aksjonæren er av stor betydning, og disse kan ikke oppnås eller oppnås uten å etablere et riktig kontor .

8. Betydningen av arbeideren :

For å opprettholde en god arbeidsstyrke, et godt miljø, fri for offisiell politikk, fri for partiskhet og et effektivt forhold, i form av arbeidstaker-arbeidsgiver og arbeidsgiver-ansatt; et forhold er nødvendig.

Betaling av lønn i tid, betaling av lønn i tid, utarbeidelse av lønnsliste, opprettholdelse av oppmøte, slik at arbeidstakere kan benytte permisjon under nødtiden, er noen av de viktige funksjonene som skal utføres av kontoret. Derfor er disse de få punktene som må noteres, praktiseres og generaliseres i alle kontorer, slik at kontoret fungerer jevnt og briljant.

Organisere et kontor:

Organisering refererer til etablering av en struktur av oppgaver og funksjoner for å nå bedriftens mål.

Urwick har definert organisasjon som "aktiviteter som er nødvendige for noe formål eller plan og arrangere dem i grupper som kan tildeles enkeltpersoner".

Kontoret skal organiseres, og oppgavene og funksjonene skal defineres for å bestemme forholdet mellom aktivitet og myndighet, slik at kontoret fungerer jevnt.

Organisasjonens struktur burde ha følgende egenskaper imbibed i den:

1. Den må skildre og reflektere planene og karakteristikken til kontoret.

2. Det må gjenspeile myndigheten som er tilgjengelig for bedriftsledelsen.

3. Det må gjenspeile sitt miljø.

4. Det må bemannes med utdannet personell.

Organisasjonsprosessen skal brukes på alle avdelinger i bedriften, inkludert kontoret. Det er visse skritt som kontoret må ta, eller man må ta vare på hvis man må strukturere organisasjonen.

Trinnene som er involvert i prosessen er:

1. Etablering av bedriftens mål.

2. Formulering av derivater, objekter, planer og retningslinjer.

3. Bestemmelse av aktivitetene som er nødvendige for å oppnå disse målene, planene og retningslinjene.

4. Gruppering av disse aktivitetene i lys av menneskelige og materielle ressurser som er tilgjengelige og den beste måten å bruke dem på.

5. Gruppering av disse aktivitetene og delegering av dem til de respektive lederne av hver gruppe med myndighet som er nødvendig for å utføre aktiviteten.

6. Tynger disse gruppene sammen vertikalt og horisontalt gjennom autoritetsforhold og informasjonssystem.

Disse prinsippene er oppført som:

1. Prinsipper for enhetens mål:

Alle deler av organisasjonen, inkludert kontoret, arbeider for å nå bedriftens mål.

2. Effektivitetsprinsipper :

Effektivitet er et grunnleggende prinsipp. Målet må oppnås til minimumskostnaden for organisasjonen og samfunnet.