Kontormekanisering: Mål og prinsipper

La oss gjøre en grundig studie av målsettingene og prinsippene for kontormekanisering.

Målsettinger for mekanisering på kontoret:

Mekanisering på kontoret har følgende mål:

1. Tolkning av data:

Maskiner som datamaskiner tolker og lagrer fakta og data for beslutningstaking og kontroll.

2. Arbeidsbesparelse:

Mekanisering tar sikte på å spare arbeid på en av to måter, enten det kan redusere total lønnsregning eller samme medarbeider utføre et større arbeidsvolum.

3. mindre svindel:

Maskiner minimerer svindel i kontorarbeid.

4. Tidsbesparelse:

Lagring av tid er et annet mål med mekanisering. Arbeidet som skulle ta timer kan gjøres på kort tid med maskin.

5. Nøyaktighet:

Arbeidet som utføres av en maskin er langt mer nøyaktig, og derfor kan et hovedmål være å øke nøyaktigheten.

6. Standardisering:

Et standardarbeid kan bare oppnås når maskinene drives best mulig.

7. Eliminering av kjedsomhet og monotoni:

Repeterende prosesser er monotont, og kontormaskinen tar sikte på å eliminere monotonen til disse repeterende prosessene.

Prinsipper for mekanisering og utstyrsvalg i kontoret:

La oss anta at et kontor som kjører i full damp, har bestemt seg for å kjøpe bestemte kontormaskiner for å øke ikke bare produksjonen av arbeidet, men samtidig ta hensyn til kvaliteten, men det vil også spare tid og opprettholde produktivitetsøkonomien på et visst nivå .

Så hva kan være visse faktorer som bør tas i betraktning for å velge og kjøpe kontormaskiner? Betraktningen og prinsippene for å kjøpe kontormaskiner varierer fra organisasjon til organisasjon, men det er visse felles prinsipper som generelt følges av hver organisasjon:

1. Prinsipp av rom:

Det er viktig og nødvendig at maskinen skal oppta minst etasje, dør eller hylleplass. Stor og tung maskin opptar mer plass og det legger opp til kostprisen, slik at det blir en indirekte utgift på den totale kostnaden for organisasjonen.

2. Standardisering:

Standardisering når det gjelder kontorutstyr og kjøpet refererer til å kjøpe de samme maskinene som ville oppfylle spesifikasjonen til maskinen som er nødvendig for å bære arbeidet på et kontor. For eksempel, hvis kontorjobben skal ta ut fotokopier i reduksjon eller forstørrelse, må kopimaskinen som skal kjøpes, ha et zoomobjektivanlegg, da dette bidrar til reduksjon og utvidelse av kopiene.

3. Tilstrekkelig kjøp:

Hvis det er behov for en bestemt type maskin av hver avdeling, skal det kjøpes samme antall maskiner.

4. Bruk:

Utnyttelsen av maskinen som er kjøpt, skal være 100%, dvs. den skal brukes til full eller størst mulig bruk. Faktisk, på kjøpstidspunktet, må bruksmengden i forhold til kostnaden bestemmes. En maskin som må brukes sjelden, bør ikke kjøpes samtidig, og bruke mye penger.

5. Holdbarhet:

Alt som er kjøpt må være holdbart. Det kan ikke bare ha lang levetid, men det bør være fri for hyppige sammenbrudd etc.

6. Prinsipper for kostnad:

En balanse bør opprettholdes mens du kjøper et kontorutstyr og pengene brukt på det for å kjøpe det. Hver maskin har tre forskjellige kostnader involvert i den. De er kjøpesummen, driftskostnaden og tomgangskostnaden.

Hvis kapitalkostnaden til en maskin er høyere, men driftskostnaden er lav, det kan foretrekkes en maskin hvis kjøpsomkostning er svært lav, eller faktisk lav, og driftskostnaden er høy. Men man bør alltid huske på at kvaliteten ikke skal ofres for kostnadens skyld.

7. Tilpasningsevne:

Maskinen som kjøpes, skal være slik at alle som bruker den, ikke bare tilpasser seg maskinen, men maskinen skal tiltrekke seg andre til å tilpasse seg selv. Maskinens drift bør med andre ord være enkelt og enkelt for andre å forstå det, og bruke det, i stedet for å være ordinert og tungvint å tilpasse seg det.

8. Kvalitetsprinsipper:

Maskiner kjøpt må være av god kvalitet, slik at kvaliteten på arbeidet som utføres av dem, er av ønsket standard.

9. Fordeler:

Man bør ta hensyn til konseptet og prinsippene for fordelene før man kjøper en maskin. Som en kostnad er involvert i å kjøpe maskinen, bør fordelene være multifaceted.

10. Egnethet:

Kontormaskinen bør være egnet for prosessen som den skal kjøpes for. Det bør ikke bare kjøpes som et status symbol.