Kontorrekord og korrespondanse

Les denne artikkelen for å lære om kontorsrekord og korrespondanse.

Betydning av Office Correspondence:

Mye kommunikasjon som foregår i en organisasjon er skriftlig. Korrespondanse er således definert som "skriftlig kommunikasjon om emne av gjensidig interesse, enten i organisasjonen eller med en outsider".

Korrespondanse i organisasjonen gir en mening om definisjonen til selskapets politikk og praksis, fremmer forståelse mellom medlemmer og avdelinger organisasjonen.

Korrespondanser med outsider fremmer bilde av organisasjonen, forklarer sin politikk, holder sin juridiske enhet intakt og fortsetter sin virksomhet.

Formålet med Office Correspondence:

Det kan være, og det er mange grunner til kontorsammenheng.

Kontorkorrespondanse kan skyldes følgende grunner:

1. Betjening til kontorpersonalet.

2. Betjening til den enkelte personen.

3. Betjener en bestilling enten til hele avdelingen eller til den enkelte medarbeider på kontoret.

4. Betjener en instruksjon enten til instituttet eller til en person som arbeider i avdelingen.

Betjener en instruksjon eller et varsel til kontoret som ligger utenfor kontorlokaler. Det kan være mange andre grunner til å utføre og betjene en instruksjon som er en del av kontorkorrespondansen, men korrespondanseens natur er avhengig av situasjonen som oppstår på kontoret som en varsel må betjene.

Prinsipper for Office Correspondence:

Det er visse korrespondanseprinsipper som må følges av hvert kontor. Et kontoroppslag eller en kontorbestilling kan ikke utstedes av hver Tom, Dick og Harry. Anta at et avdelingshode ønsker å utstede et varselbrev til en av medarbeiderne. Han kan bare ikke utstede det samme på hans lunger og fantasi.

Han må først henvise til kontorhåndboken hvor det vil være klart for ham om kontoret har gitt myndighetskonsulenten til å utstede slike brev.

Hvis ja, da kan han, under rammen av administrasjonshåndboken, utstede brevet. Hvis ikke, må han vende tilbake til organisasjonshodet, forklare situasjonen og søke hans tillatelse og godkjenning for å utstede slik ordre, før han betjener et slikt advarselsbrev. En kopi av dette brevet skal sendes til kontorets organisasjonshode for hans informasjon.

Det største prinsippet om enhver offisiell korrespondanse er at offisielle brev utstedt, servert eller sendt til noen, burde ha en gyldig, betydelig grunn som burde utvise en fast beslutningsfull handling.

Et annet prinsipp i det offisielle brevet er, med mindre og til det trengs, det skal være kort, høflig og skal skrives på en måte at den som leser den, skal foreta en gunstig handling. På et hvilket som helst tidspunkt skal det offisielle brev som er servert eller skrevet, være hardt, uhøflig og rustet. Det devaluerer derfor betydningen av brevet og personen som skriver den.

Vedlikehold av offisiell korrespondanse:

Vedlikehold av kontorkorrespondansen starter enten ved å motta den offisielle bokstaven og arkivere dem i den riktige filen, eller sende et brev ut av kontoret, eller sende et brev til en annen avdeling, og opprettholde en kopi av den i filen.

Dette er best forklart således:

Innkommende brev er også kjent som innkommende mails og utgående brev er kjent som utgående mails. Vi skal diskutere prosedyren for håndtering av innkommende mails og utgående mails.

Prosedyre for håndtering av innkommende post i Office-korrespondanse:

Innvendig post danner grunnlaget for organisasjonen som fungerer og eksisterer. Mye av effektiviteten til organisasjonen er reflektert gjennom en skikkelig håndtering av innkommende post.

Oppført er prosedyren for å håndtere en innvendig post:

1. Motta og samle inn postene:

En vanlig "dak" eller "mail" blir hentet på kontoret enten av en kurér eller av en postmann en eller to ganger om dagen i de fleste av våre byer i India. På samme tid skal antall mottatte brev telles. Et kontor, som det er, vil motta rundt 25 til 30 bokstaver om dagen og kan være 10-12 bokstaver av gangen.

Alle slike brev etter mottak skal stemples. Et godt eksempel på frimerke er vist:

Her reflekterer stempel navnet på kontoret. Det er kontor på Kolkata. Frimerket reflekterer annen informasjon som brevnummer, mottaksdato, og retningen til brevet til hvem den skal leveres. Anta at dette er den tiende bokstaven som kontoret har mottatt 10./10, da skal tallet 10 og datoen 10/10/10 bli lagt ut på det aktuelle stedet.

Til slutt, hvis brevet er merket til kontoavdelingen, skal "kontoer" skrives på riktig sted. Dette trinnet vil imidlertid bare skje etter at posten er åpnet.

2. Åpen post:

Bokstaver kan åpnes enten for hånd eller ved brevåpningsmaskiner. Å åpne bokstaver for hånd ved hjelp av en papirkniv er den vanligste metoden for å åpne brev selv i en meget stor organisasjon.

Etter at brevet er åpnet, bør det noteres om innholdet i brevet som er skrevet, er på en enkelt side, eller mer enn en side. Hvis det er mer enn én side, skal hele sidene nummereres.

Etter å ha nummerert sidene, bør innholdet i brevet leses og det legges større vekt på brevet.

Det er emnet som forteller oss om hele innholdet.

Nå er det her at "brevet omtales" kommer inn i forspill som er skrevet på stempelet. Når hele brevet er lest, vil man bli kjent med avdelingen der brevet skal rettes. Det skal skrives på det oppgitte rommet.

3. Opptak av posten:

De fleste av organisasjonene liker å holde permanent rekord for all innkommende post. For dette formålet opprettholdes "innkommende postregister", "dak mottatt register" eller "brev mottatt bok". Dette registeret registrerer alle opplysninger om mottatt brev. Det er bedre å ha et slikt register i nesten alle kontorer for å sjekke registreringen av mottatt brev og også kontrollere om et brev har blitt returnert for innlevering.

Et eksempel på hvordan innkommende postregister skal være, er best illustrert:

4. Sortering og distribusjon av innkommende post:

Når hele stempling og hele opptaket er over, skal bokstavene sorteres ut. For eksempel må alle bokstaver som sendes til kontoer, skilles og grupperes slik at alle bokstaver som tilhører kontoavdelingen, sendes til kontoer.

På samme måte kan hvert brev rettet til administrasjon sendes til Administrasjonsavdelingen. Dermed blir prosessen med å sette alle bokstavene som tilhører kontofører, sendt til regnskapet. På samme måte kan hvert brev rettet til administrasjon sendes til Administrasjon.

Denne prosessen med å sette alle bokstavene til en avdeling, i serie og lede den til den aktuelle avdelingen for handling, kalles "sortering". Når bokstavene er sortert og registrert, sendes brevene til de respektive avdelingene for å motta. Denne prosessen er kjent som distribusjon.

5. Oppfølging:

Effektivt svar tilbake til innkommende korrespondanse er indeksen for effektiviteten til organisasjonen og for å forbedre sitt bilde. Ledere og de ulike avdelingshoder skal sørge for at brev mottatt i løpet av dagene blir deltatt på samme dag, og svarene utarbeides samme dag, og deretter kopieres de dupliserte eksemplarene på riktig måte.

De opprinnelige bokstavene skal gis filnavnet og skal sendes riktig.

Utgående eller utgående post i Office-korrespondanse:

Mails sendes utenfor av hver avdeling, av alle organisasjoner.

Det er en prosedyre for å sende ut posten:

1. Les hele innholdet i brevet som må sendes ut.

2. Ta ut filen der den andre kopien av brevet skal arkiveres. Filen vil ha et filnummer. Dette filnummeret må gis til brevet.

3. Se i utregisteret hva serienummeret til siste bokstaven er. Neste nummer vil være serienummeret til dette brevet.

4. Legg inn datoen for forsendelse på brevet. Samme dato må legges på brevet.

5. Etter å ha skrevet alle oppføringene i brevet i det utvendige takregisteret, send brevene til forsendelsesdelen. Forsendelsesseksjonen vil feste frimerkerne osv., Vil skrive adressen på konvolutten og deretter legge inn bokstaven som gjør en oppføring i registret opprettholdt av dem. Dette er den enkleste og enkleste metoden for å sende et brev fra kontoret.

Filings og metode for arkivering i Office Correspondence:

Metoden for å arkivere kontorposten om innkommende eller utgående er forskjellig fra kontor til kontor og prosedyrer for innlevering er for ulik som forskjellige kontorer, har forskjellige normer, prosedyrer osv. Disse er nyttige for arkivering.

Innkallingsprosessen starter umiddelbart etter at opptaket av det utgående brev er over. Anta at et brev har kommet inn på kontoret der det ikke skal gis svar, da er dette brevet lest, notert og arkivert. Men hvis et innkommende brev krever å svare, må det innkommende brev definitivt bli arkivert, men før det må svaret utarbeides.

Når svaret er utarbeidet, notert, kodet og sendt til forsendelsesdelen, for videre prosess, må brevet bli arkivert.

Det er prosedyrer for innlevering i kontorprofil:

1. Først går du gjennom innkommende brev og noter hvor brevet har kommet, hva er innholdet i brevet og hva vil brevet ha. Hvis brevet ikke garanterer svar, må du legge inn brevet i tilsvarende fil.

2. Anta at innkommende brev garanterer et svar, og finn ut hvor brevet har kommet.

Det vil fremgå av brevet siden du vil vite hvor det er kommet, noter innholdet i brevet, emnet osv. ... dette vil gi deg en ide om filen der brevet skal arkiveres, hent den filen .

3. Ramme et utkast for svar umiddelbart. Få den godkjent av den kompetente myndigheten. Etter å ha fått godkjenningen, få brevet skrevet og få det godkjent av den kompetente myndighet.

4. Når brevet er godkjent, gi det et riktig filnummer, serienummer og dato. Når det er ferdig, send det til forsendelseslederen for godkjenning.

5. Legg inn brevet og svarbrevet i den tilhørende filen, og nummerene som er arkivert serielt. Dette er en kort og en kort metode for forklaring om arkivering. Imidlertid må det gjøres en innsats for å forklare om ulike typer filer og arkivering, og hvordan man kan gi en indeks eller et kodenummer til en fil.