Office Standardisering: Objekter, Områder og Fordeler

Les denne artikkelen for å lære om objektene, områdene, fordelene, effekten og trinnene i kontorstandardisering.

Standardiseringens objekter i Office:

Det kan være mange gjenstander av standardisering på kontoret, hvor sluttpunktet kan være effektivitet og økonomi.

De viktigste gjenstandene for standardisering på kontoret kan oppsummeres som:

1. Vedlikehold av utstyr og maskiner:

Standardisering sikrer økonomisk bruk av kostbart utstyr og maskiner. Derfor vil vedlikeholdskostnaden være lavere fordi vedlikehold av maskiner av samme type, reservedeler og servicekontrakten kan være billigere.

2. Lavere utgifter til opplæring:

Den totale kostnaden for treningen er begrenset til at materialet, utstyret, forsyningene og maskinene er standardiserte. Dette sikrer også utskiftbarhet av staben for å oppfylle topplastkravet.

3. Økonomi i kjøp:

Et annet mål med standardiseringer er å ha en økonomi ved kjøp av leverandør, møbler, utstyr og maskiner. Å kjøpe i store mengder kan føre til lavere kjøpesum.

4. Fastsetting av ytelsesstandarder:

Standardisering er nødvendig for å fikse ytelsesstandard.

Standardiseringsområder i Office:

Følgende er området der standardisering av kontormetoder kan være spesielt nyttig:

(a) Menneskelige aktiviteter

(b) Kommunikasjon

(c) Skjemaer og poster

(d) Utstyr og maskiner

(e) Møbler

(f) Forbruksartikler

(g) Space Allotment

(h) Arbeidsmiljø

Vi vil diskutere følgende kort:

(a) Menneskelige aktiviteter:

Menneskelige aktiviteter kan standardiseres på kontoret. Den beste metoden i et eksempel kan bestemmes. Denne metoden kan følges av andre kontoransatte med selvfølgelig den nødvendige forandringen som trengs for å passe til en individuell jobb eller en personlig ansatt.

(b) Kommunikasjon :

Kommunikasjonsmåten og metoden kan standardiseres for å redusere kostnadene. Dette er svært viktig når det gjelder organisasjoner hvor kontorer ligger bredt fra hverandre.

(c) Skjemaer og opptak:

Standardisering av skjemaer vil resultere i færre former og også mindre lange former. Deretter kan det være standardisering av tidsperiode under hvilke poster må holdes og deretter ødelagt.

(d) Utstyr og maskiner:

Standardisering innebærer bruk av lignende utstyr og maskiner.

(e) Møbler:

Standardisering av arbeidsbord, stoler etc. er gjort for å sikre økonomi og utskiftbarhet.

(f) Forbruksartikler:

Det innebærer at det finnes en standardisering av forskjellige forsyninger som papir, karbon, blekk, stifter, gummi etc.

(g) Space Allotment:

Også romfordeling er standardisert. Dette skal være basert på jobbtyper samt jobbnivå.

(h) Arbeidsmiljø :

Arbeidsmiljøet skal standardiseres - mengden lys som trengs for ulike jobber, tillatt støynivå, fuktighet etc. for å få bedre ytelse.

Fordeler med standardisering:

1. økonomi:

Standardisering betyr større økonomi i nesten alle aktivitetene. Standardiserte forsyninger, utstyr og maskiner kan bringes i større mengder og til lavere priser. Utveksling av utstyr og maskiner resulterer dessuten i mer økonomisk bruk og lavere kapital- og reparasjonskostnader.

2. Større egnethet til oppgave:

Standardisering betyr riktig type forsyninger, utstyr, maskiner, skjemaer, kommunikasjon, møbler og arbeidsmiljø for en gitt oppgave.

3. Enkelhet i administrasjon:

Standardisering tar seg av rutinearbeid, mens ledelsen takler de viktigste oppgavene.

4. Egnethetsmetoder:

Større bruk av datamaskiner og mini-datamaskiner gjør standardiseringer obligatoriske. Dermed er standardisering en nødvendighet i det moderne kontoret.

5. Bedre kontroll:

Ytelsesstandard kan ikke løses uten standardisering. De er interrelaterte. Ytelsesstandarder må fastsettes for kontroll av kontoraktivitet.

6. Hjelpe i forberedelse av budsjett:

Hvor standard arbeidsmetoder har blitt utviklet, kan kontorkostnaden bestemmes med større nøyaktighet. Dermed kan kontorbudsjettet utarbeides med lette og større nøyaktighet siden kostnadene for ulike aktiviteter er kjent. Disse fordelene fører dermed ledelsen til å velge standardisering.

Effekt av standardisering på ansatte:

Selv om standardisering har blitt en nødvendig funksjon av alt moderne kontor, kan det likevel ikke påvirkes på ansatte. De ansatte blir mest behandlet som en maskin, og det var Taylors vitenskapelige ledelse der arbeidsverktøy og arbeidsmetoder ble standardisert.

Dette betyr at hans arbeid er mer kjedelig og dermed forårsaker mer tretthet og kjedsomhet. Derfor er det nødvendig for ledelsen å ta seg av dette aspektet mens standardisering blir satt i bruk.

Standardiseringstrinn i kontoret:

Hver progressiv organisasjon må ha en systemavdeling som er ansvarlig for standardisering. I praksis er kontoroperasjonen og dens metoder imidlertid så varierte at det ville være nyttig å ha en standardkomité i organisasjonen, som er en stående komité.

Uansett hva arrangementet er, foreslås følgende trinn for å få en standardisering av en metode:

(a) Bestem formålene med operasjonen

(b) Bestem behovene som skal oppfylles

(c) Bestem de forskjellige alternative metoder for å utføre operasjonene

(d) Sammenlign de alternative metodene som tjener samme formål i forhold til kostnadsfaktoren

(e) Den beste metoden bør velges ut fra ulike alternativer

(f) For å gi en konkret form å tenke, ville det være nødvendig å standardisere og forberede skriftlige spesifikasjoner.

forenkling:

Forenkling refererer til prosessen med å forenkle eller gjøre en ting ser veldig enkelt ut.

For eksempel, bare løse denne aritmetikken:

Vi har kommet til løsningen som er 23/73. Nå ser vi på dette problemet, det vi ser er det mange braketter, dvs. forstyrrelser, og vi har funnet ut en løsning ved å fjerne brakettene eller avbruddene en etter en før vi kom ut med løsningen.

På samme måte, i en organisasjon, kan det være mange en brakett, eller problemer involvert, og man må finne en løsning for det. Man må løse problemene i alle mellommenneskelige trinn før man kommer til en løsning.

På et kontor eller en organisasjon er det ikke mulig for Chief Manager, eller Office Manager å håndtere alt.

Han kan bare håndtere ikke klare alt. Han må finne ut en løsning i hvert trinn for å redusere byrden og arbeidet hans, slik at han fokuserer og konsentrerer seg om de viktige, kritiske og store problemene for å foreta en gunstig handling i hvert trinn, og la mellommennene få problemer for folket på hvert nivå, under ham for å løse problemene.

Rapporteringen må selvfølgelig alltid sendes til de høyere myndighetene. Dette er et eksempel og en forenklingsprosess. Forenkling reduserer byrden av den kompetente myndighet og gjør hans oppgave lettere for å fremskynde sin jobb for å ta en god beslutning på grunnlag av løsninger gitt til ham.

Det gir også ansvar for å bli tatt av mellommennene på hvert nivå for å håndtere en situasjon og gi best mulig løsning til overordnede.