Kontorstasjon: Betydning, Typer, Innkjøp og Lager | Kontorledelse

Les denne artikkelen for å lære mer om betydningen, typene, kjøp, lagring og utstedelse av kontorpapir.

Betydningen av Office Stationery:

Et brevpapir, nettopp kontorstasjonen, er en gruppe av varer som er vant til, eller som er nødvendig for å gjøre kontorjobben for å fullføre kontorjobben, i henhold til kravet og spesifikasjonen.

Hvert kontor har å opprettholde visse poster, både i form av arkiver, og i måten og metoden for informasjonsteknologi.

Disse postene som må arkiveres over lengre tid, må skrives og bevares i lengre tid. Dette føder, eller oppstår dermed behovet for kontorstasjonerier.

Kontorstasjonerier, i stor grad, kan deles inn i tre kategorier:

Som det fremgår av diagrammet, er elementene, der enkelte eksempler er oppgitt, klassifisert i varige forbruksvarer og limklasser.

Her er en kort studie og introduksjon nødvendig for å skille mellom varige og forbruksvarer. Elementer som pin, klipp er forbruksvarer, og innen kort tid blir disse forbruket, men det er ikke sikkert og kjent når hele pakken med klistremerker er innkjøpt, og på hvilket tidspunkt vil det bli konsumert.

Derfor, til det øyeblikk det ikke forbrukes, forblir det som det er - det faller inn i forbruksgruppen. Definisjonen ville gjøre forståelsen av emnet veldig klart.

Forbruksvarer er de elementene som brukes av kontoret veldig raskt, på svært kort tid, og som ikke kan brukes på nytt.

Varige varer er de elementene som finner konstant bruk og som forblir i form, form og størrelse i en lengre periode. Disse elementene kan gjenbrukes eller disse brukes ofte.

Lim er de elementene som brukes til å holde fast, lime inn eller fikse noe. Disse elementene er vanligvis kjemikalier eller laget av kjemikalier som brukes på en bestemt overflate for å feste eller feste eller legge inn en vare.

Derfor definerer og definerer definisjonene hvilke typer kontorstasjoneries som brukes på kontoret på daglig basis.

Typer og skjemaer for Office Stationeries:

Etter å ha diskutert de tre kategoriene av stationeries nevnt ovenfor, la oss studere typen stationeries og de ulike stasjonsformene.

For eksempel, la oss ta papir. Papirene er av følgende typer:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Dette er følgende fire typer papirer som iblant og hovedsakelig brukes på ethvert kontor. A4 er mindre enn A3 og A3 er mindre enn A2 papirstørrelse; B4 er mindre enn B3 og B3 er mindre enn B2.

A4 og A3 papir brukes hovedsakelig av alle kontorer og ligger i India. Disse papirene er produsert og levert av Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers etc.

Disse papirene er spesielt brukt av regjeringsavdelingene for typing etc. A3-papirer brukes til å skrive de store dokumentene som kan være et uttalelseskart etc.

B3 og B4 papirene er litt lengre og bredere enn A4 og A3 papir. Disse er tykkere og litt tykkere sammenlignet med A3- og A4-papir. Disse brukes i utgangspunktet for Xerox og med det formål å duplisere etc.

sjablonger:

Stencils er av to typer:

(a) Bakdekselet stencils

(b) Uten frontdeksel stencils papir

Bakdekselet stencilen har et deksel på baksiden. Den har hovedpapiret, der visse dimensjoner er innskrevet på forsiden, og støttes av et karbonpapir i midten. Hvis noen ting må dupliseres, legges stencilen inn i typeskriveren for å skrive. Mens du skriver, hvis det er feil i ord som har skjedd, kan det korrigeres med et korrektionsfluid og stavemåten eller ordene kan korrigeres enkelt.

Når hele saken er skrevet, blir bakdekselet slått av og stencilen settes inn eller satt inn i duplikatoren for å få dupliserte kopier. Den andre form av sjablongpapir er uten forsidenstensil. I dette er ikke frontdekselet overhodet, og et karbonpapir er festet til bakdekselet.

Dette settes inn i en skanningsmaskin for å skanne spørsmålet om duplisering, slik at saken som skal dupliseres, ses på papiret. Etter at saken er skannet, blir karbonpapiret satt inn i dupliseringsmaskinen, slik at de dupliserende forholdene er i vår hånd. Bakdekselet her er revet av før du setter papiret i dupliseringsmaskinene.

karboner:

Disse er i utgangspunktet et papir som er svart i farge eller blå i farge på den ene siden og et sølvskjermbildende lag i den andre siden. Sølvskjermsiden av papiret settes inn i skrivemaskinen, vendt mot skrivemaskinens tegn, sammen med papiret der man får inntrykk av typeskriveren eller saken som skal skrives ut.

Tegnskriverens karakter i skjermen og inntrykket dannet på karbonet skrives ut på papiret. Kuller i India er produsert av GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD for å nevne noen.

viskelær:

Erasers er oppnådd i to former:

1. Fluider for korreksjon

2. Whiteners for å dekke stavemåten eller ordene.

Væsker er væsker, laget av kjemikalier, som sprøytes over stencils, mens du skriver et spørsmål om stencils duplisering.

Væsken som brukes over en stavemåte eller et ord som er skrevet ved en feil, danner et meget tynt lag av skjerm og laget er mikroskopisk. Dette kan ikke ses av et vanlig øye.

Etter at væsken tørker opp, tørker skjermen som brukes på ordet eller stavemåten, feilaktig, også opp. Deretter skrives de riktige ordene som er skrevet på skjermen. Slik hjelper væsken til å korrigere et stencilpapir.

Whiteners er vanligvis kjent som "Erax". Disse kommer sammen med en tynnere, som brukes til likviditet hvithåren, hvis den størkner når den er i kontakt med luften.

Whiteners er spredt på tegnene feilaktig skrevet, eller på stavemåten feilaktig skrevet, og det er lov å tørke. Når du er tørket, tilbakestilles samme plass i skrivemaskinen for å skrive inn ordene eller tegnet på riktig måte.

goder:

På varer som varer, varer som stiftemaskin, stansemaskiner, papirvekter etc. trenger hverken noen beskrivelse eller noen introduksjon.

Disse råvarene, hvis de er sett en gang, er gode nok til å forstå hva de er og hva er mekanismen.

Disse varene lagres, brukes og vedlikeholdes for en meget lengre tid, og dermed er de kjent som varige forbruksvarer.

lim:

Lim er elementer som bånd, hurtigretting, etc. Disse er også laget av kjemikalier og de brukes på kontoret for å fikse visse konvolutter, pakker etc. som må gå ut av kontoret.

Innkjøp av Office Stationeries:

Et kjøp av stationeries gjøres vanligvis ved to metoder:

(1) Sentralisert kjøp eller

(2) Decentralisert kjøp.

La oss forstå hva som er først, det sentrale kjøpssystemet:

Anta nå hovedkontoret til selskapet, sier TOMCO, ligger i Mumbai. Den kjøper stationeries fra hovedkontoret, som ligger i Mumbai, og den leverer disse stationeries til alle kontorer, dvs. Zonal Office og Area Office under Zonal Office.

Dette systemet for kjøp av stationeries av hovedkontoret alene, for hele kontoret under det, og levering av stationeries til de forskjellige kontorer under det er kjent som sentralisert innkjøp.

Dette kjøpssystemet finner ikke fordel nå til dags, for å kjøpe varer som stationeries osv. Hovedsakskontoret, som også kalles hovedkontoret, gir viss kraft til Zonal Office og Area Office under Zonal Office, for å kjøpe Stationeries, når som helst, under bestemt beløp, som vi kaller et "takbeløp".

Et takbeløp er beløpet fastsatt av hovedkontoret, som innebærer at kjøperen ikke skal kjøpe noe over beløpet som er fastsatt for utgifter på det aktuelle hode for det aktuelle elementet. Denne kjøpsmetoden, hvor visse grenser er fastsatt av hovedkontoret for kontorer under dem for å kjøpe bestemte varer eller varer til kontorbruk, kalles det "desentraliserte" kjøpssystemet.

Vanligvis over hele landet blir innkjøp av stationeries gjort av SYSTEMET AV DECENTRALISERTE kjøp.

Typer kjøp av Office Stationeries:

Innkjøp av papirvarer på kontoret eller organisasjonen gjøres ved hjelp av følgende metoder:

2. Kjøp etter priskontrakt

3. Innkjøp av DGS & D-systemet

4. Innkjøp etter tilbud.

Dette kan representeres:

Vi skal beskrive hver metode i detaljer:

1. Lokalt kjøp:

Denne typen kjøp skjer i lokalområdet, det vil si arealet innenfor grensen til kommuneforetaket i byen, byen eller distriktet. Disse finner sted umiddelbart eller umiddelbart når det er et presserende krav til en bestemt vare av rutinemessig natur.

Et innrykk heves for at varen skal kjøpes og etter at den har fått godkjenning fra den kompetente myndighet på kontoret, er materialet kjøpt. Denne typen kjøp er egnet for varer som er av rutinemessig art og hvor kostnaden er mindre eller bare minimum.

2. Rate kontrakt:

Denne typen eller dette systemet har fått betydning i de offentlige sektorene, og regjeringens sektorer.

Her presenterer noen organisasjoner på avisen, eller de kommer direkte i kontakt med leverandørene direkte, ved de gule sidene etc., om de elementene som skal kjøpes.

Leverandørene blir bedt om å sitere sine egne priser sammen med informasjonen om skatter etc. for de elementene de kan levere.

I takstkontraktssystemet må leverandøren som får kontrakten levere materialene til samme pris over en periode, si 12 måneder, uansett om prisene blir revidert, endret, eskalert, gått høyt etc.

Denne typen kjøp er nyttig fordi organisasjonen har noen leverandører til å levere råvarene til dem, når som helst.

3. Innkjøp av DGS og D System:

Generaldirektoratet for forsyninger og avhending (DGS og D) ble etablert i 1961 av sentralregeringen for å fastsette prisen på varer som spenner fra stift til kjøretøy, for å muliggjøre og hjelpe statens sektorer til å kjøpe materiale i henhold til de fastsatte prisene av regjeringen, fra leverandørene.

I dette tilfellet må en Leveringsskattedeklarasjonsskjema (STDF) leveres eller leveres av kjøperen, som kjøper, til leverandøren som selger. Dette systemet gjør det mulig for en skattemessig reduksjon eller en skattemessig fradrag på bare 4% av selgeren når han hever en regning eller en faktura på kjøperen. Dette systemet sparer mye penger på skatt for kjøperen.

I DGS- og D-satsene er prisene bindende for leverandørene i en periode på ett år. Etter ett år, hvis de samme råvarene tas under sin fold av DGS og D, vil en ny rente bli fastsatt, med tanke på de ulike forretningsforholdene.

4. Ved tilbud:

Et bud er et varsel fra en kjøper, enten i dagbøker eller ved kommunikasjonsmetode, om kravet om å kjøpe bestemte varer, av kjøperen fra leverandørene i det åpne markedet under visse betingelser, vilkår og tidspunkt for leverandører til å levere bestemte varer til kjøperen.

En som ønsker å delta i anbudet må oppfylle alle forpliktelsene kreves av kjøperen. Kjøperen må åpne anbudet på en bestemt dato, foran kjøpere og må deklarere prisene og annen informasjon som oppgitt av de ulike leverandørene.

Når materialet er levert, blir materialene sjekket, inspisert av kjøperen før aksept og betalingene frigjøres i henhold til vilkårene fastsatt av kjøperne.

Lagring av Office Stationeries:

Papirvarer til ethvert kontor holdes og lagres i almirahs. Hver almirah har rom, sammen med et skap. Viktige ting som Stansemaskiner, Stiftere, Papirvekter, etc. som er kostbare og har svært lang bruk, kan lagres i Almirah-skapet. Varer som penn, påfyll, etc. skal lagres i skapet.

Rutinemessige ting som pins, klipp, papirer etc. kan holdes i forskjellige rom i almirahene. Stationeries bør være under kontroll av Chief Administrative Manager, i Administrasjonsavdelingen, og den skal utstedes av nevnte avdeling. En behørig oversikt over kvitteringen og utstedelsen av stationeries-elementene skal opprettholdes på kontoret med henblikk på revisjon.

Problemer med Office Stationery:

Stationeries-elementene kan utstedes i utgangspunktet ved to forskjellige metoder:

I rekvisitionsavdelingen utsteder instituttleder et rundskriv til alle ansatte som arbeider i avdelingen for å oppgi en liste over stationeriene, i antall eller i enheter, som kreves av hver ansatt.

Kravet til stationeries av alle ansatte er sendt til problemavdelingen. En bestemt ansatt i hver avdeling får ansvaret av avdelingshode for å ta ansvaret for stationeriene og opprettholde en oversikt over spørsmålet om det samme.

Den andre metoden er Rekvisisjon-Individuelt. I denne metoden blir hver medarbeider bedt om å fremlegge uttalelsen av de brevvarer som de ville bruke i hver måned. Listen er samlet av den som utsteder stationeries, og en rekord opprettholdes av dem av stationeries utstedt av dem.