Office System: Behov, Viktighet, Planlegging og Fordeler

Les denne artikkelen for å lære om behovet, egenskaper, viktighet, planlegging, fordeler og ulemper ved kontorsystemet.

Behov for systemet på et kontor:

Hvert kontor er satt for å oppnå noe mål. For å oppnå det må en rekke oppgaver utføres på hvert trinn.

Dette stiller stor etterspørsel på ledelsen, fordi når bedriften øker, står det for en tøff konkurranse.

Hvis det er en feil begått når du utfører en oppgave, er det på grunn av mangel på et system da det blir en kostbar affære å rette opp oppgaven, sette den i orden og igjen for å fortsette med det.

I enkle ord, når det er etablert et system og over tid hvis alle på kontoret følger systemet, blir det en prosedyre på kontoret. "Kontorprosedyrer er dermed en rekke tiltak for å gjøre et bestemt arbeid på kontoret som i kontorsystemene." For eksempel skal rekruttering av kontormedarbeidere gjøres på grunnlag av et planlagt system.

Egenskaper for Office System:

Dette er følgende karakteristikk for et godt kontorsystem:

1. Kontorsystemer er interrelaterte deler som opererer i en sekvens og de er ikke isolerte handlinger.

2. Kontorsystemer er opptatt av arbeidsmetoden på kontoret.

3. De tar sikte på å nå målet om et foretak.

4. De er opptatt av stedet og tidspunktet for arbeidets ytelse på kontoret eller deler av bedriften.

Viktigheten av Office System:

1. Hvis kontorpersonalet må trimmes tilstrekkelig, er det viktig å ha et godt kontorsystem.

2. En vanlig feil forårsaket av en ansatt kan reduseres i stor grad hvis systemet er riktig og etablert på kontoret.

3. Frustrasjon, forsinkelser og blokkering av kontorarbeidet reduseres dersom det er et godt kontorsystem.

4. For å sikre at det er riktig koordinering, kontroll og tilsyn på et kontor, er det nødvendig å ha et veldig godt kontorsystem.

5. Siden det er en metode involvert i systemet, hjelper det en jobb å bevege seg raskere ettersom personalet på kontoret vet og følger systemet.

6. En sparing i arbeidskraft og overhead oppstår hvis et riktig system er etablert.

Planlegging eller utforming av Office System:

Det er toppledelsens jobb å bli involvert, og å dele ansvaret, for å vise en entusiasme og en iver for å designe et kontorsystem. Som alle andre aktiviteter, må et system være ordentlig planlagt og nøye utformet. Et system, planlagt, utformet og godkjent av ledelsen, og innstiftet i en organisasjon, er bundet til å resultere i et fungerende kontor og for å oppnå et godt resultat.

Organisasjon for systemdesign:

Et system kan etableres, settes eller formuleres på en av disse måtene:

1. Utenfor konsulenter: Disse konsulentene kan bli kalt til å foreta en spesiell undersøkelse av kontoret for å lage system og prosedyrer slik at rådene blir innført.

2. Toppledelsen utpeker et systemkomité for å vurdere hvert aspekt av systemet og foreta passende forslag.

3. En egen avdeling eller seksjon bestående av systemanalyse er opprettet for å utvikle et system og foreslå visse metoder og prosedyrer.

4. Hvis et kontor er svært lite, blir kontorsjefen tildelt oppgaven med systemanalyse og forslag til å bli gjort for deres institusjon.

Trinn for planlegging av systemer:

Arbeidet med å planlegge systemet kan deles inn i:

1. Etablere mål og retningslinjer:

Det er en grunnleggende nødvendighet for ethvert system. Det er oppgave av toppledelsen.

Noen av de viktige aspektene ved å etablere mål er:

(i) Hva er informasjonen som skal leveres og til hvem?

(ii) Er det et tilfelle for å redusere dagens pris?

(iii) Hva er omfanget av konkurranse slik at systemet etableres?

(iv) Hva skal være omfanget av mekanisering?

(v) Hvis systemet er etablert, hva ville prosentandelen for å følge den, og hva ville hastigheten av veksten i systemet?

2. Definere begrensning av systemene:

Dette også kjent som "vet hva rammen av systemet er". Når grensene er kjent, blir det lett å betjene systemet. Når målene er angitt, er grensene eller rammene enkle å designe, og deretter kan et sett av prinsipper og politikker settes inn i rammen for at systemet skal ha en konkret form.

3. Innsamling av data:

En metode må følges for å samle dataene. Irrelevante, utilstrekkelige eller søppelfulle data samlet ikke vil tjene formålet med å danne eller formulere et system. Her må bare de dataene som er nyttige for systemet samles inn eller samles inn.

Når dataene samles inn, må følgende punkter tas i bruk:

(i) Type data samlet

(ii) Kilden hvor dataene samles inn

(iii) Tiden da dataene samles inn

(iv) Tilnærmingen som skal vedtas ved innsamling av dataene.

Kilder til datainnsamling:

1. Organisasjonshåndbøker og diagrammer:

Organisasjonsdiagrammer og håndbøker gir også litt sketchy detaljer. Men når de blir brukt med organisasjonsmanualer, indikerer de hvordan aktivitetene grupperes, og hva er handlingen som bør tas i hvert trinn, slik at oppgavene blir gjort. Det ville være svært nødvendig å utarbeide en liste over oppgavene som ble utført fordi den identifiserer arbeidet, hvor det er gjort og om duplisering etc.

2. Informasjonsflyt og system:

Alle relevante filer skal brukes til å trekke ut data om informasjonssystemet. De indikerer hvordan arbeidet fungerer - fortid og dagens. Dessuten indikerer de preferanse av de ulike lederne.

3. Business Machines Produsent:

Noen av maskinvareprodusentene kan bistå med systemdesign. Selv om dette er en vanlig praksis i industrielt avanserte land, er det likevel ganske uvanlig i vårt land, kanskje med unntak av datamaskiner, duplisering og Xerox-maskiner. Å snakke med overordnede, veiledere og operative ansatte hjelper.

Personene som er involvert i en prosess, kan levere de beste dataene med det formål å designe systemet. De er i stand til å gi svar på mange ubesvarte spørsmål. Det vil derfor være tilrådelig å intervjue veiledere og ansatte bare mot slutten av datainnsamlingsprosessen, fordi de spørsmålene som svarene søkte på er da kjent.

4. Observere arbeidet:

Observasjonen av arbeidet er pålitelig og bør alltid brukes. Pålideligheten av dataene som allerede er samlet gjennom andre kilder, kan kontrolleres med hjelpen. En riktig observasjon krever imidlertid tilstrekkelig opplæring på en del av observatøren.

5. studere regnskapsdata

Regnskapsdata viser kostnadene og den økonomiske regnskapskontrollen og systemene og metodene for hvordan de fungerer. Det er sannsynlig at det i noen tilfeller er ufullstendig, delvis eller avvist system for regnskapsvirksomhet som kan bidra til å løse noen av problemene i systemdesign.

Etablering av systemlokaler:

Trinnene som allerede er skissert for systemdesign danner utgangspunktet for hvilke systemlokaler som skal etableres. Informasjonen samlet om dagens prosedyrer og system gir fakta om kvaliteten og kvantiteten av arbeidet som allerede er utført. Nå må et system utformes som må ta hensyn til fakta som det er viktig å ta hensyn til fremtidige muligheter for å bygge opp systemet.

Med andre ord, systemet bør ha innebygd fleksibilitet. Selv om ingen del av et system kan forbli det samme over en periode, men for praktiske formål må vi påta seg noe statisk konsept for å designe et system. Og som tilstanden endres over en periode, kan systemet endres.

Gjennomføring av systemet:

Når systemene er planlagt, er det nødvendig å kommunisere dem til ansatte på alle nivåer. Mange tidssystemer foreslår endringer i den eksisterende arbeidsformen og øker mekaniseringen. Det kan således være nødvendig å utdanne eller trene ansatte om nye arbeidsmetoder, eller kjøpe nye maskiner og sørge for trening eller rekruttering av ansatte til å kjøre disse maskinene. Et system kan ikke utformes eller implementeres på riktig måte med mindre det er systemintegrasjon.

Fordeler med Office System:

1. Befrielse av ledelsen:

Den eneste fordelen er av største betydning. Et godt system gir sjefen fri til å gjøre det han bare må gjøre, han kan planlegge, innføre ønskelig handling, undersøke resultatet av denne handlingen, evaluere ytelsen, instituttets forbedring, delegere med tillit, forutsatt at han vil bruke systemet til å gjøre alt arbeidet som ikke krever hans oppmerksomhet.

2. Unngå forsinkelse og flaskehals:

Godt system sikrer jevn drift av kontoret og dermed unngås alle slags forsinkelser og flaskehals. Arbeidet fortsetter jevnt.

3. Eliminering av feil:

Siden et system er basert på all riktig analyse, elimineres sjansene for feil eller i det minste minimeres. Dette legger videre til effektiviteten til maskinen.

4. Bedre hastighet:

Hastig forsendelse av arbeid er mulig da et system er basert på arbeidsmetoden og ikke bare på en lunefull arbeidstaker eller en leder.

5. Opplæring til staben:

Kontorsystem gjør opplæringen av personalet bedre og dermed forbedrer arbeidstakerens effektivitet på kontoret. Noen få velutdannede arbeidere er bedre enn en hær av uutdannede arbeidere.

6. Bedre kontroll:

Systemet sikrer bedre kontroll over arbeidet og bidrar til å eliminere svindel.

7. Bedre samordning:

Riktig koordinering er et hovedmål for systemet. Bedre koordinering er mulig gjennom innføring av et system. Dette resulterer i større kohesjon og effektivitet. Flaskehalsen fjernes.

8. Økonomi:

Et godt system sparer også på overheadutgifter og direkte arbeidskraft fordi arbeidsmetoden er basert på riktig analyse og de endres fra tid til annen for å møte det forandrede forretningsmiljøet.

9. Bedre form Design og Form Control:

Et godt system tar sikte på en bedre formutforming og styring, og øker arbeidets effektivitet og unødvendig reduserer unødvendigheten. Dette fører til større effektivitet i alle avdelingene i bedriften.

Begrensninger av Office System:

Vår diskusjon av og på kontorsystemet vil forbli ufullstendig med mindre vi tar hensyn til begrensningene der de opererer. For å få størst mulig nytte av systemet, kan det være viktig å studere sine begrensninger.

De er summered som:

1. Begrensning av integrasjon:

Systemet må integreres for å oppnå målsystemet. Systemintegrasjon er en formidabel oppgave og pålegger dermed en begrensning på systemet som opererer i ulike avdelinger. Enkelte systemer må modifiseres, slik at etterspørselen av andre systemer som opererer i organisasjonen.

2. Begrensning av planlegging:

Planlegging av systemet pålegger stor begrensning. Et system vil ikke produsere resultater med mindre riktig planlegging går inn i installasjonen.

3. Begrensning av kostnadene:

Kostnadsfaktoren er en av de viktige faktorene mens man bestemmer seg for formuleringen og opptaket av systemet. Et system må vurderes i planleggingsstadiet for å bedømme effektiviteten slik at det kan medføre økonomi på kontoret i stedet for å øke overhead og direkte lønnskostnad.

4. Begrensning av gjentatt bruk:

Hvis et system brukes repetitivt og gjentatte ganger, mister det effektiviteten i stor grad. Det blir en stor selvbeherskelse på kontoret. Endring i systemet må gjøres fra tid til annen på grunnlag av nåværende behov, noe som medfører store utgifter til organisasjonen.

5. Begrensning av streng overholdelse:

Streng overholdelse av systemet hele tiden gjør et system ubøyelig og ubøyelig. Det er derfor viktig at et system skal legge noe til skjønn og vurdering av lederen, veileder og underordnede.