Organisering og evaluering av informasjon i et kontor

Les denne artikkelen for å lære om å organisere og evaluere informasjon på et kontor.

Organisere informasjon i et kontor:

Etter at dataene er samlet, samlet, arrangert i en serie, må de plasseres på papiret slik at fakta og figurer kommer ut av dem.

Disse dataene må ordnes på en måte som de lett kan forstå.

Den grafiske presentasjonen eller presentasjonen av dataene i rader og kolonner avhenger av dataene som samles inn og formålet som systemet eller prosedyrene må formuleres for. Den grafiske representasjonen av dataene vil inkludere flytdiagram, prosessdiagram, operasjonskart og arbeidsfordelingsdiagrammet.

Fakta kan organiseres på flere måter:

1. På grunnlag av problemer:

Under prosessen med innsamling av data oppdages visse store problemer eller klager. Det er imidlertid nødvendig å bare inkludere de ekte klager og problemer og de som er av stor betydning.

2. På grunnlag av mål:

Fakta kan organiseres på grunnlag av mål som de relaterer seg til. Det er imidlertid ikke lett å definere målene, og det er heller ikke alltid mulig å gi en klar og tydelig deling av informasjonen.

3. På grunnlag av prosess betyr:

Denne metoden avslører nåværende status for dataene som behandles og følges. Det avslører også bruken av maskinene og typen av informasjonen som er innhentet.

4. På grunnlag av organisasjonen:

Fakta kan organiseres på grunnlag av organisasjonsenhetene og deres respektive personell. Dermed blir data-strømmen avslørt. Dessuten gir konsernet et effektivt og inkluderende system ved å konsolidere ulike typer informasjon til et enkelt bilde for hele virksomheten.

5. På grunnlag for innganger og utganger:

Denne tilnærmingen er enkel og er veldig nyttig der eksisterende systemer skal forbedres. Dette grunnlaget er vanskelig å bruke der et system skal innføres for første gang.

Evaluering av informasjon i et kontor:

For å evaluere data, ville det være bra å uttrykke generelle setninger i kvantitative termer.

For evaluering bør følgende punkter noteres:

1. En kostnadsfordelingsanalyse bør gjennomføres fordi systemet utformet i siste instans skal være praktisk samt kostnadsbesparende.

2. Det er mulig å oppnå nøyaktige data om kostnad og ansattes produktivitet i kvantitative termer. Dataene som allerede er oppnådd på disse aspektene, bør kontrolleres gjennom prøvetaking for å fastslå nøyaktigheten av kildedokumenter og pålitelighet av rapporter og poster.

3. Systemer utviklet for å drive en organisasjon jevnt, påvirkes også sterkt av faktorer som opererer utenfor en organisasjon, for eksempel systemene i import- og eksportkontorene til organisasjonen.

4. Noen evalueringer til en viss grad avhenger av individets dømmekraft og tro. Dette er fordi noen informasjon alltid består av menneskelig målbart element.