Organisering: Betydning, prosess, prinsipp og betydning

Les denne artikkelen for å lære om betydningen, prosessen, prinsippet og betydningen av ledelsesmessig funksjon av å organisere.

Betydning og prosess for organisering:

Organisering kan defineres som følger:

Organisering er den ledelsesmessige prosessen som søker å definere hver enkelt persons rolle (leder og operatør) i forhold til oppnåelse av bedriftens mål; med behørig hensyn til å etablere myndighetsansvarlige forhold blant alle; og sørger for koordinering i bedriften - som en innebygd enhet for å skaffe seg harmonisk gruppehandling.

Som en ledelse av ledelsen er organisering en prosess; stort sett bestående av følgende trinn:

(i) Bestemmelse av total arbeidsbelastning:

Det aller første skrittet i organisasjonsprosessen er å bestemme alle aktivitetene som er nødvendige for å oppnå bedriftens mål. Dette organiseringstrinnet er faktisk bare en estimering av den totale arbeidsbelastningen som må gjøres for å realisere mål.

(ii) Gruppering og undergruppering av aktiviteter, dvs. opprettelse av avdeling:

Samlede aktiviteter som er bestemt for å oppnå bedriftens mål må klassifiseres, dvs. å sette lignende eller beslektede aktiviteter på ett sted i form av en gruppe eller en undergruppe. Dette trinnet med å organisere direkte fører til prosessen med å skape avdelinger. Hvis et foretak er sammenlignet med en bygning; opprettelsen av avdelinger innenfor det ville utgjøre bygging av rom i bygningen hvert rom ment for et spesifisert spesialmål.

(iii) Opprettelse av leder-skip gjennom delegasjon av myndighet:

Etter at avdelingsordningen er avsluttet neste trinn i organisasjonsprosessen vil være å overlate ansvaret for hvordan hver avdeling fungerer, til en tydelig leder. Opprettelse av leder-skip, på denne måten, krever en nødvendig delegering av myndighet til hver leder for å gjøre det mulig for lederen å ta seg av jobben som er tildelt ham.

(iv) Arbeidsdeling innenfor institusjonell oppsett-menneskelig organisasjon:

Siden ingen enkeltperson kan gjennomføre utførelsen av hele arbeidet tildelt en avdeling; blir det nødvendig å ty til arbeidsdeling som tildeler hver person kun en del av den totale jobben. Som et resultat av å foreta arbeidsdeling for alle avdelinger; Det oppstår en menneskelig organisasjon i bedriften.

(v) Tilrettelegging av fysisk utstyr til personell i instituttets opprettelsesorgan:

Hver enkelt av bedriften, som jobber uansett kapasitet, i en hvilken som helst avdeling, må trenge de grunnleggende fysiske anleggene - råmaterialer, maskiner og verktøy, teknologi og andre innganger - for riktig utførelse av den tildelte oppgaven. Når fysiske anlegg blir gjort tilgjengelig for alle ansatte i alle avdelinger; Det oppstår en materiell organisasjon (eller en fysisk-teknisk organisasjon) i bedriften.

(vi) Definisjon og etablering av autorisasjonsrelaterte forhold;

Etter å ha opprettet lederskip og en menneskelig organisasjon i bedriften blir det nødvendig å utforme et system som sørger for å definere og etablere myndighetsansvarlige forhold blant alle personellledere og operatører. Faktisk må slike relasjoner defineres og etableres i hele bedriften både horisontalt og vertikalt.

Kommentarer:

Noen av de notatverdige kommentarene til beskrivelsen av ledelsesfunksjonen i organisasjonen er som følger:

(a) Som et resultat av å gjennomføre organisasjonsprosessen, oppstår en struktur, kalt organisasjonsstrukturen (eller bare organisasjonen). Faktisk er organisering en lederprosess; En organisasjon er resultatet av det.

(b) Under utformingen av organisasjonsstrukturen må ledelsen planlegge og sørge for koordinering gjennom organisasjonen både horisontalt og vertikalt. Faktisk er koordinering en innebygd enhet for å sikre harmonisk, effektiv og økonomisk organisatorisk funksjon.

(c) Spørsmålet om et rettmessig kompromiss mellom sentralisering og desentralisering av myndighet må også avgjøres, i hvert fall i første omgang på organisasjonsbehandlingsstadiet. Faktisk, når du delegerer myndighet til avdelingshoder og underordnede ledere på midterste og nedre nivåer i organisasjonen, bør toppledelsen avgjøre om spørsmålet om å utstyre små ledere med flere beslutningsbeføyelser eller mindre av det.

Følgende er noen populære definisjoner av organisering:

1. "Organisering er etablering av autoritetsforhold med bestemmelser for samordning mellom dem, både vertikalt og horisontalt i bedriftsstrukturen".

-Koontz og O 'Donnell

2. "Organisering er prosessen med å identifisere og gruppere arbeidet som skal utføres, definere og delegere ansvaret og autoriteten og etablere et mønster av forhold for å gjøre det mulig for folk å arbeide mest effektivt for å oppnå målet".

- Louis A. Allen.

Organisasjonsprinsipper:

Organisasjonsprinsipper, for klarhet i diskusjon og en bedre forståelse av disse, er klassifisert på følgende måte:

(I) Generelle prinsipper:

(i) Formålet med enhetens prinsipp

(ii) Prinsipp for enkelhet

(iii) fleksibilitet

(II) Strukturelle prinsipper:

iv) prinsipp for arbeidsdeling

(v) Prinsippet om funksjonell definisjon

(vi) Princip for optimal avdeling

(vii) Prinsipp for enhetens retning

(viii) Spekter av styringsprinsipp

(III) Driftsprinsipper:

(ix) Prinsipp for tilstrekkelig delegering

(x) skalar kjede prinsippet

(xi) Prinsipp for enhet av kommentar

(xii) Autoritetsnivåprinsipp

Følgende er en kort kommentar til hvert av de ovenfor angitte prinsippene for organisering under aktuelle kategorier:

(I) Generelle prinsipper:

Under denne klassifiseringen er noen av de grunnleggende organisasjonsprinsippene inkludert, dvs. prinsipper som er helt avgjørende for en effektiv og logisk funksjon av organisasjonen.

En kort forklaring av prinsippene i denne kategorien er som følger:

(i) Formålet med enhetens prinsipp:

Svært enkelt sagt, dette prinsippet krever at individuelle og avdelingsmål i hele bedriften må være perfekt harmonisert; og at alle mål må være gjensidig støttende og kollektivt bidra til overordnede felles mål.

(ii) Prinsipp for enkelhet:

Overholdelsen av dette prinsippet krever at ledelsen skal, så langt som mulig, utforme en enkel organisasjonsstruktur. En enkel struktur letter en bedre forståelse av overordnede underordnede forhold; og gir bakgrunn for bedre samarbeid mellom mennesker.

(iii) fleksibilitet:

Under utformingen av organisasjonsstrukturen må ledelsen sørge for innebygde enheter innenfor selve strukturen; som ville legge til rette for endringer i organisasjonsstrukturen som skal gjennomføres når og når miljøfaktorer - intern og / eller ekstern - krever det.

(II) Strukturelle prinsipper:

Strukturelle prinsipper for organisering vedrører de aspekter av organisasjonen som har betydning for organisasjonens strukturering (eller utvikling); dens grunnleggende design og form.

Noen av de viktige prinsippene, i denne sammenheng, kan være følgende:

iv) prinsipp for arbeidsdeling:

Siden det samlede arbeidet i bedriften ikke kan utføres av bare én person; det er viktig at slikt arbeid fordeles hensiktsmessig mellom en rekke personer. Faktisk bør det samlede lederarbeidet deles mellom en rekke ledere; og det totale operasjonelle arbeidet er delt mellom en rekke driftspersonell.

(v) Prinsipper for funksjonell definisjon:

Ovennevnte prinsipp innebærer at rollen (eller jobben) til hver enkelt og hver av avdelingene i bedriften må defineres hensiktsmessig med hensyn til arbeidets innhold, myndighet og fasiliteter som kreves for jobbprestasjon og forholdet til jobben med de av andre, i bedriften.

(vi) Princip for optimal avdeling:

Det er mange måter og grunnlag for å skape avdelinger i en organisasjon. I henhold til prinsippet om optimal avdeling må avdelinger i en organisasjon være så opprettet og opprettholdt som for å lette best mulig oppnåelse av bedriftens felles mål.

(vii) Retningsretningens prinsipp:

Prinsippet innebærer at hver gruppe aktiviteter som har samme mål, kun skal ha ett overordnet hode og kun en samlet eller masterplan. Som et organisasjonsprinsipp må dette begrepet retningsretning være så innebygd i utformingen av organisasjonsstrukturen at det for hver gruppe av lignende aktiviteter er en bestemmelse for bare én overordnet hodeautomat over alt personell som utfører samme funksjon, hvor som helst, i organisasjonen.

(viii) Spekter av styringsprinsipp:

Spekteret av styringsprinsipp kalles på ulike måter som kontrollpanelet eller spekteret av tilsyn. Uttrykket "ledelse" er imidlertid den bredeste; inkludert også forestillingene om kontroll og kontroll. Spekteret av styringsprinsipp innebærer at det er en grense for antall underordnede; hvis arbeid kunne håndteres effektivt (kontrollert eller overvåket) av en overordnet.

Kommentarer:

Visse nyttige observasjoner i sammenheng med styringsprinsippet kan gjøres som under:

(a) Det er kun en grense for effektiv styring; for ineffektiv eller ineffektiv styring, vel, det er ingen grense. Derfor er spekteret av styringsprinsippet gyldig, bare i sammenheng med effektiv styring. Et eksempel vil illustrere betydningen av denne ideen.

For eksempel i skolen eller høyskole klasserom, må antall studenter være begrenset; som ingen lærer, uansett kompetent, kunne effektivt gi lærdom til et ubestemt antall elever.

I motsetning til denne situasjonen, ta saken til en offentlig høyttaler som godt kunne adressere en gigantisk samling av publikum; for det betyr det ikke noe om hvorvidt og hvor langt publikum er mottakelig for taleren til taleren eller hvor effektiv kommunikasjonsprosessen mellom høyttaler og publikum er. I sistnevnte tilfelle er prinsippet om forvaltningsprinsippet ikke gyldig eller gjeldende.

(b) Det som er eller må være antall underordnede er mindre enn en overordnet, kan ikke påberopes med presisjon eller sikkerhet. som spekteret av styringsprinsippet er situasjonelt. Det er ikke noe hardt og raskt antall underordnede som bestemmer et optimalt ledelsesnivå under alle ledelsesmessige situasjoner.

Blant annet er overordnetes kompetanse og evner, ferdigheter og krav til underordnede, de mest dominerende faktorene, som sannsynligvis vil bestemme ledelsen i en bestemt lederstilstand.

(c) Ledelsens prinsipp forklarer raison d'eter for organisasjonens struktur; I tilfelle ellers kan en enkelt leder være i stand til å håndtere og administrere arbeidet til alle underordnede; og det ville ikke være behov for en strukturert organisasjonsstruktur.

(d) Styringsprinsippets spenning må ha å gjøre med formen på organisasjonsstrukturen; dvs. om det ville være en høy eller flatt organisasjonsstruktur. Dette er begrepet implisert bak konseptene smale versus brede spenner av ledelsen.

Et smalt ledelsesnivå er en hvor en overordnet kan håndtere et mindre antall underordnede; mens i et bredt spekter av ledelse er antall underordnede "større" enn overkommelige under et smalt ledelsesnivå.

Følgelig vil et smalt ledelsesnivå resultere i en noe høyere form for organisasjonen; og et bredt spekter av ledelse vil føre til en forholdsvis "flat" organisasjonsstruktur. La oss ta et hypotetisk eksempel for å illustrere hvordan en "høy" eller en "flat" organisasjonsstruktur vil forme seg - avhengig av om det er et smalt eller bredt spekter av ledelse.

Anta at i et foretak er det 10 underordnede som forvaltes av ledelsen. Videre anta at ledelsen er også 10. I denne situasjonen vil bare leder være pålagt å håndtere og styre arbeidet til alle de ti underordnede.

Organisasjonsstrukturen ser ut som følger:

Nå, anta at ledelsen er bare 5. I dette tilfellet vil lederen være assistert av to assisterende ledere; og kontrollerer 10 underordnede via to assistenter - hver assistent leder leder arbeidet med 5 underordnede.

Organisasjonsstrukturen i dette tilfellet vil se ut som noe høyere enn dens motpart under bredt spekter; og vil ha flere lag av organisasjonen. Følgende diagram illustrerer dette konseptet.

Uten å gå inn i detaljene i diskusjonen, ville det være nok å si at formen på organisasjonsstrukturen - høy eller flat - har implikasjoner for organisasjonseffektivitet på grunnlag av administrasjonskostnader, effektivitet av kommunikasjon og anlegg i samordning.

(III) Driftsprinsipper:

Operasjonelle prinsipper for organisasjon kan foreslås å være de som har betydning for driften av organisasjonen.

Noen viktige prinsipper, under denne kategorien, er som følger:

(ix) Prinsipp for tilstrekkelig delegering:

Med prinsippet om tilstrekkelig delegering mener vi at hver lederstilling skal være tilstrekkelig (eller nødvendig eller nødvendig) autoritet - for å gjøre det mulig for innehaveren av stillingen, dvs. lederen å klare seg med kravene til jobben sin.

(x) skalar kjede prinsippet:

Skalerkjede innebærer en kjede av overordnede, alt fra høyeste rang til laveste rangering i en organisasjon. Skalerkjeden danner grunnlaget for autoritetsansvarlige forhold mellom ledere og underordnede, i organisasjonen; og dermed fremme gjensidig forståelse blant overordnede og underordnede på ulike nivåer i organisasjonen.

Som et prinsipp for organisering krever scalar-kjedeprinsippet sin innlemmelse i organisasjonens utforming for å sikre en jevn drift av bedriftens liv.

(xi) Kommandoenhetens prinsipp:

Ovennevnte prinsipp innebærer at en ansatt må motta bestillinger og instruksjoner, bare fra en overordnet, om gangen. Overholdelsen av dette prinsippet er ønskelig av hensyn til å fjerne tvil og forvirring fra de ansattees tanker; og for å legge til rette for nøyaktig fiksering av ansvar på enkeltpersoner for de forventede resultatene av dem.

(xii) Autoritetsnivå prinsipp:

Forvaltningsnivåprinsippet innebærer at ledere på bestemte nivåer i ledelseshierarkiet må avgjøre bare de saker som faller innenfor tilsynet med myndigheten som er i ledende stillinger.

En naturlig utvidelse av dette prinsippet er at hvis en leder på et hvilket som helst nivå i ledelseshierarkiet kommer over et spørsmål som ikke er omfattet av hans myndighet; saken må enten refereres oppover i hierarkiet eller skyve ned hierarkiet på riktig nivå for beslutning.

Viktigheten (eller fordelene) til organisasjonen:

Betydningen av organisasjonen kan bli fremhevet med henvisning til hvilken rolle det spiller i virksomhetslivet, vurderes på følgende analytiske måte:

(i) Organisasjonens grunnleggende rolle

(ii) Andre aspekter av rollen

La oss vurdere organisasjonens roller som planlagt ovenfor:

(i) Organisasjonens grunnleggende rolle:

Organisasjonens grunnleggende rolle kan uttrykkes ved å sammenligne den med et kjøretøy; som er utformet og designet for å oppnå bedriftens mål.

Akkurat som ved hjelp av et kjøretøy er en person i stand til å nå opp til sitt reisemål; På samme måte blir en gruppe personer (består av bedriften) i stand til å nå målet, dvs. oppnåelse av felles mål via organisasjonens kjøretøy.

Faktisk, for å oppnå bedriftens mål, er det nødvendig med handlinger fra enkeltpersoner som inngår i en gruppeaktivitet; og tilrettelegging av slike tiltak blir lettere i en planlagt og systematisk leder av organisasjonsstrukturen, dvs. organisasjonen.

(II) Andre aspekter av rollen:

Noen viktige aspekter ved organisasjonens rolle kan fremgå som følger:

(i) Tilrettelegger spesialisering:

En organisasjon eksisterer i utgangspunktet for å ta vare på og implementere arbeidsdeling av ulike typer - blant ledere, underordnede og operatører. Slike arbeidsdeling, som fører til spesialisering på ulike områder, er medvirkende til å øke menneskelig effektivitet i organisasjonens funksjon.

Kommentarpunkt:

Arbeidsdeling gjør det ikke bare mulig for et foretak å dra fordel av spesialisering, i ledelsesmessig og operasjonelt arbeid; det gjør også ordre og system, i organisasjonens funksjon.

(ii) Unngår utelatelser, overlappende og duplisering av innsats:

Mens det deles arbeid mellom avdelinger og enkeltpersoner, under organisasjonsprosessen, utøves omsorg av ledelsen for å se at:

(a) Ingen del av arbeidet, som er nødvendig for å oppnå mål, går tapt

(b) Det er ingen overlapping eller duplisering av aktiviteter og innsats, samtidig som arbeid til enkeltpersoner og avdelinger tildeles.

På den måten fører organisasjonen til en økonomisk, effektiv og effektiv drift av bedriften.

(iii) Definerer (eller klargjør) myndighetsansvarrelasjoner:

En organisasjonsstruktur definerer og klargjør, myndighetsansvarlige relasjoner mellom ledere og underordnede i bedriften gjennom horisontalt og vertikalt. Slike klargjøring av myndighetsansvarrelasjoner betyr ikke bare en jevn fungerende organisasjonsliv; men fremmer også gode menneskelige relasjoner, i organisasjonen gjennom å legge til rette for gjensidig forståelse av hverandre.

(iv) Tilrettelegger bemanning:

Organisasjonsstrukturen er et godt hjelpemiddel for effektiv bemanning. Det ved å tydelig definere ulike organisatoriske stillinger, ledelsesmessige og operative, peker ikke bare på behovet for passende personell som må bemanne disse stillingene; men spesifiserer også kravene til etterspørsel i ulike personell med hensyn til evner og ferdigheter som trengs for å utføre disse jobbene.

Kommentarpunkt:

En veldefinert organisasjonsstruktur letter personellutvikling, spesielt av ledere, ved å tillate jobbrotasjonssystem. Toppledelsen kan ty til jobrotasjonsteknikk, da kravene til jobber definert i strukturen indikerer muligheten eller på annen måte for å ta en passende beslutning om saker som skal skiftes mellom ulike stillinger.

(v) sørger for koordinering:

En organisasjon letter koordinering; som sistnevnte er gitt i organisasjonsstrukturen som en innebygd enhet. Det er unødvendig å si at en godt utformet og definert organisasjonsstruktur sørger for grundig koordinering - horisontalt og vertikalt. og gjør det mulig for ledelsen å nyte essensen av leder-skipet og ta bedriften til suksesshøyder.

(vi) Etablerer kanaler for kommunikasjon:

Kommunikasjon blant personell i bedriften er ikke bare grunnlaget for organisasjonens operasjonelle livstid; men er også medvirkende til å fremme gode menneskelige relasjoner - ved å skape en base for gjensidig forståelse. En organisasjonsstruktur bidrar til å etablere ulike kommunikasjons kanaler; relaterer folk til hverandre gjennom skalar kjeden og andre organisatoriske lenker.

Men for organisasjonen kan kommunikasjon bare være tilfeldig, uregelmessig og minst autentisk, eller det kan være en situasjon for et absolutt kommunikasjonsgap.

(vii) Tilrettelegger 'Management by Exception':

Forvaltning ved unntak er en filosofi der toppledelsen kun vil konsentrere seg om eksepsjonelle eller kritiske forhold (som strategiformulering, policyutvikling, styring av vesentlige avvik i ytelse av personell etc.); forlater resten av rutinemessige og operasjonelle saker til underordnede i hele virksomheten.

Et slikt styringssystem, dvs. ledelse ved unntak, kunne ikke initieres og installeres i bedriften, bare tilfeldig eller plutselig; heller en god organisasjonsstruktur baner veien og skaper et miljø for innføring av denne filosofien på en gradvis og systematisk måte.

Faktisk er ledelsen ved unntak å merke seg, men den høyeste tilstanden av desentralisering av myndighet; og sistnevnte kunne gis for mens utforming og strukturering av organisasjonen.

(viii) Klarer med miljøendringer:

Miljøendringer som reflekteres i forhold som super raskt skiftende teknologi, fremhevet konkurranse, nye sosiale og kulturelle verdier, utvide statlig regulering av næringslivet etc., tas godt vare på av en god organisasjon.

Organisasjonen kan selvfølgelig møte slike utfordringer ved å benytte seg av endringer i systemene for styringsstiler, omorganisering av avdelinger, å tilby anlegg for forskning og utvikling og gjennomføre forbedringer i driftslivet og gjennomføre andre som tiltak.

(ix) fører til vekst og ekspansjon:

En god organisasjon leder et selskap langs vekstlinjer. Vekst og utvidelse av bedriften, som er viktig for å overleve i en svært dynamisk økonomi, blir mye lettere av organisasjonen gjennom å skape flere avdelinger, utvide eksisterende avdelinger, utvide ledelsen, sørge for bedre og mer effektiv samordning og kommunikasjon enheter og alt dette foregår innenfor eksisterende system, struktur og funksjon av bedriften.

(x) Produserer synergisme:

En god organisasjon gjennom å sikre effektiv integrasjon av avdelingsfunksjonen, hjelper bedriften til å utnytte synergiefunksjonen i forretningssystemet. Jo mer kompakt og ansvarlig er organisasjonsstrukturen; jo flere ville være fordelene med synergieffekten.