Kjøpsavdeling og sentral innkjøp

Kjøpskontrollen dekker kontroll over alle aspekter ved kjøp. Innkjøp skjer av kjøpsavdelingen.

Innkjøpsavdeling:

Kjøpsavdelingen spiller en svært viktig rolle i en organisasjon fordi innkjøp har betydning for alle viktige faktorer knyttet til produksjon, kvalitet, kostnadseffektivitet og rask levering av varer til kunder. Funksjonen er å skaffe materialer, forsyninger, tjenester, maskiner og verktøy på de gunstigste vilkårene i samsvar med å opprettholde ønsket kvalitetskvalitet.

Innkjøp er den viktigste funksjonen til materialadministrasjon som det øyeblikket en ordre er plassert for kjøp av materialer, er en betydelig del av selskapets økonomi forpliktet som påvirker selskapets kontantstrømsposisjon.

Således, hvis størrelsen på en forretningsvirksomhet tillater det, bør det være en egen innkjøpsavdeling, og ansvaret for å kjøpe alle typer materialer skal overlates til denne avdelingen. Hodet på denne avdelingen er vanligvis kjent som innkjøpssjef eller forsyningsjef eller hovedkjøper.

Følgende er de grunnleggende målene bak å etablere en egen innkjøpsavdeling:

1. Å gjøre kontinuerlig tilgjengelighet av materialer slik at det kan være uavbrutt strøm av materialer til produksjon;

2. Å foreta kjøp konkurransedyktig og klokt til de mest økonomiske prisene;

3. Å foreta kjøp i rimelige mengder for å holde investeringer i materialer på minimum

4. Å kjøpe riktig materialkvalitet for å ha et minimum mulig spild av materialer og tap i produksjonen;

5. Å utvikle gode leverandørforhold som vil sikre de beste vilkårene for tilførsel av materialer;

6. Å utvikle alternative forsyningskilder slik at materialer kan kjøpes fra de alternative kildene dersom en bestemt leverandør ikke leverer materialene;

7. Å vedta den mest fordelaktige kjøpsmetoden for å sikre jevn levering av materialer fra leverandører og for å unngå risikoen for tvister eller økonomisk tap; og

8. Å fungere som et informasjonssenter om materialkunnskap knyttet til priser, forsyningskilder, spesifikasjoner, leveringsmåte etc.

Samlet sett er det grunnleggende målet med å opprette en egen innkjøpsavdeling å sikre kontinuerlig tilgjengelighet av nødvendig materialkvalitet, for å unngå å holde opp med produksjon og tap i produksjonen og samtidig redusere den endelige prisen på ferdigvaren.

Sentralisert innkjøp :

Kjøpsavdelingen kan være sentralisert eller desentralisert. Sentralisert kjøpsavdeling innebærer at alle kjøpsfunksjonene blir rutet gjennom en avdeling. Innkjøp skal sentraliseres, dvs. alle kjøp skal gjøres av innkjøpsavdelingen for å unngå duplisering, overlapping og ujevn oppkjøp.

Alle de andre avdelingene som krever materialer, forsyninger, tjenester, maskiner og verktøy, skal sende innspill eller kjøpe rekvisisjoner til den sentraliserte innkjøpsavdelingen for å foreta rettidige og egnede kjøp.

Fordeler med sentralisert innkjøp:

1. Når man kjøper materialer, kan man få gunstige vilkår, f.eks. Mer handelsrabatt eller transportøkonomi fordi den involverte mengden vil være stor.

2. Innkjøpsavdelingen kan bemannes med høyt betalte tjenestemenn som er eksperter innen innkjøp av materialene. Spesialisert kunnskap og ferdigheter hos disse personene kan benyttes.

3. Bedre kontroll på innkjøp er mulig. Det er sjanser for hensynsløs kjøp når flere personer har fullmakt til å kjøpe sine krav.

4. Alle oppføringer med hensyn til kjøp holdes på ett sted under tilsyn av kjøperen. Dette resulterer i økonomi, både i kompilering og konsultasjon av poster.

5. Sentralisert innkjøp bidrar til følgende enhetlige innkjøpspolitikker, praksis og prosedyrer.

6. Det unngår duplisering av innsats og er nyttig i å oppnå produktstandarder.

7. Forbindelsen med produksjons- og tjenestedepartementene blir lettere ved sentralisert innkjøp fordi alle avdelinger skal nærme seg innkjøpsavdelingen for deres krav til materialer, forsyninger, tjenester og verktøy.

8. Sentralisert innkjøp resulterer i økonomi til en leverandør fordi det kun er én kjøperoffiser som skal behandles i stedet for mange personer under desentralisert innkjøp.

Ulemper med sentralisert innkjøp:

1. Sentralisert innkjøp vil føre til forsinkelse fordi grener på forskjellige steder vil sende sine krav til innkjøpsavdelingen, og innkjøpsavdelingen vil da se på deres krav og plassere bestillingen for kjøp av materialer.

2. Ved sentralisert innkjøp, kan grener på forskjellige steder ikke utnytte lokalisert innkjøp.

3. Det er sjansene for misforståelse mellom avdelingen som krever materialene og innkjøpsavdelingen med det resultat at feilkjøp av materialer kan gjøres.

4. Det vil føre til høy startkostnad fordi en egen innkjøpsavdeling for kjøp av materialer skal settes opp.

Det kan konkluderes med at produksjonsproblemet som driver flere grener eller fabrikker på forskjellige steder og produserer forskjellige produkter som krever ulike typer materialer, kan ha desentralisert innkjøp og ulike fabrikker kan oppfylle deres krav ved å foreta kjøp på deres lokale markeder. Det er fordelaktig å ha sentralisert innkjøp dersom grenene eller fabrikkene som ligger på forskjellige steder, har samme type materialer.