Kjøpsfunksjonen

Denne artikkelen gir en bred oversikt over innkjøpsfunksjonen i materialhåndtering.

Innkjøpsfunksjon:

Kjøpsfunksjonen pleide å være en del av produksjonsfunksjonen og hadde svært liten status i organisasjonen.

I løpet av de siste tiårene har innkjøpsaktiviteten imidlertid vokst i vekst gjennom anerkjennelse av bidraget til suksess for enhver bedrift, og det er nå anerkjent som en egen funksjon i seg selv.

1. Det er interessant å vurdere den enorme effektive innkjøp (eller innkjøp som det ofte kalles) har på bekostning av en organisasjon. Ved rasjonell kjøp kan innkjøpsavdelingen generere fortjeneste umiddelbart.

Det store ansvaret som faller på de som er interessert i innkjøp, er derfor tydelig synlig. Dette har skjedd på grunn av den økende størrelsen på organisasjoner, den økende kompleksiteten av materialer og komponenter og den ekstreme konkurransen møttes i det moderne markedet.

2. Kjøpsfunksjonen er forskjellig fra de fleste andre fordi de som utfører dette arbeidet i stor grad er knyttet til sin egen industri. Det er imidlertid mange aktiviteter innenfor innkjøpsfunksjonen som er felles for mange næringer og andre typer virksomheter.

Vanlige innkjøpsaktiviteter:

Aktiviteter som er felles for de fleste næringer er:

(a) Alle kjøpere må ha bred kunnskap om markedene som de må foreta sine kjøp, uansett om de er råvarer, produserte komponenter eller som i ferdigvarer i engros og detaljhandel. Kunnskapen vil strekke seg til hvordan leverandørene utfører med hensyn til pålitelighet og leveranseevne.

(b) I de fleste industrisektorer må kjøpere samhandle tett med produksjonsavdelingen for å fastslå deres presise krav. I detaljhandelen har kjøperen en nøkkelrolle i bedriftens suksess ved at han (eller hun) må følge nøye med forbrukeradferd og opprettholde sin smak og etterspørsel.

(c) Selv om lagerstyring kanskje er ikke ansvarlig for innkjøpssjef, er han primært ansvarlig for å sikre at tilstrekkelige forsyninger av materialer eller komponenter er tilgjengelige for å opprettholde kontinuitet i produksjon eller salg. Kjøperen kan gjøre dette ved kontrakter med leverandører for regelmessige leveranser eller ved å bygge opp lagre som skal brukes etter behov.

Den førstnevnte holder et minimum av kapital knyttet opp i butikken, men det er alltid risiko for at leverandørene ikke holder til leveringsforetak. Leverandørene prøver i sin tur å sikre at materialer eller komponenter er lett tilgjengelige.

(d) I de fleste organisasjoner er innkjøpsavdelingen ansvarlig for å forhandle kjøpesum og kredittvilkår.

(e) Innkjøp er også generelt ansvarlig for at varene som bestilles og faktureres, faktisk mottas, og at prisen er de som er oppgitt. For å begrense risikoen, må nødvendige kontroller utføres av personer som ikke er direkte involvert i å legge ordrene.

(f) Innkjøp vil kontinuerlig overvåke forventede leveranser for å sikre at leverandørene oppfyller sine forpliktelser angående kvalitets- og leveringsdatoer.

(g) Innkjøp vil kontinuerlig undersøke markedet

(i) Å søke bedre produkter, priser, vilkår eller leveranser;

(ii) For å finne ut alternative leverandører for å sikre kontinuitet i leveranser dersom hovedkilden plutselig svikter av en eller annen grunn.

Innkjøpsrelasjoner med andre funksjoner:

1. Innkjøpsavdelingen har sannsynligvis direkte relasjoner til flere funksjonelle avdelinger i hele organisasjonen enn noen annen enkelt avdeling.

2. Dens primære forhold i industri og lignende industrielle foretak er med de tre aspektene av produksjonsingeniør, produksjonsplanlegging og produksjonskontroll. Den serverer produksjonsteknikk ved å gi råd om tilgjengelighet og kostnader for både utstyr og materialer.

Kjøpsavdelingen har ved sin konstante etterforskning i alle aktuelle forsyningskilder en bred kunnskap og erfaring som kan gi råd om disse viktige forholdene. En lignende tjeneste er gitt for produksjonsplanlegging hvor informasjon om tilgjengelighet og kontinuitet i forsyninger er viktig hvis produksjonen skal planlegges effektivt.

På samme måte har produksjonskontrollen fordelene fra innkjøpsavdelingenes aktiviteter siden denne avdelingen er opptatt av å overvåke leveranseresultatene til leverandører og finne ut alternative forsyningskilder dersom forsinkelser eller nedbrytinger i hovedkildene til forsyning oppstår eller sannsynligvis vil oppstå i nær fremtid.

3. Innkjøpsavdelingen har også et direkte forhold til markedsføringsfunksjonen. Det er fordi kundenes kommentarer og klager, særlig med hensyn til materialkvalitet, har direkte betydning for hva som er kjøpt og, noen ganger, hvor.

4. Innkjøp er også veldig mye å gjøre med økonomi: Kjøpsavdelingen er en stor spender i enhver organisasjon. Koblingen med regnskapsavdelingen er derfor åpenbar. Kredittvilkår i forbindelse med betalingstider og kontantrabatter er like viktige som de faktiske kjøpesummen.

Igjen kan riktig timing av kjøp ha en positiv effekt på arbeidskapital. Hvis for eksempel kredittbetingelser gjelder for betaling ved slutten av måneden etter leveransen, tillater bestillinger for levering i den første uken i en måned to måneder før betalingen forfaller.

Mange slike enheter benyttes også av innkjøpsavdelingen til fordel for organisasjonens økonomiske aspekt. For eksempel kan kjøperen for eksempel få en god handel for organisasjonen, og en effektiv innkjøpssjef er en som alltid er våken og er i stand til å benytte seg av slike gunstige tilbud.

På den annen side må forsiktighet alltid seire i denne sammenhengen, da kostnadene ved lagring lett kan absorbere, kan besparelser oppnås med gunstige priser.

Innkjøpspolitikk:

Som med andre funksjoner, må det være en klar policy for innkjøp avlagt. Dette er selvfølgelig til slutt toppansvarets ansvar, men innkjøpssjef vil ha mye råd å gi i denne saken:

1. Kanskje det første elementet i innkjøpspolitikken som skal vurderes, er nivået på aksjer som skal gjennomføres. Leverandørens normale leveringsmønster kan avgjøre dette. Hvis forsyninger er generelt konstant, kan påliteligheten plasseres på en vedvarende kvittering av varer som er bestilt, men hvis de er uregelmessige, kan det være mer forsiktig å etablere et lager for å sikre regelmessig innsats til produksjonen.

Kostnader for å holde butikker, kvantumrabatter, mulige økonomiske konsekvenser av produksjonsstopp, og sårbarhet for forverring og tyveri, vil alle være med på å ta denne beslutningen.

2. For det andre er visse råvarer utsatt for store prisfluktuasjoner. Så det kan være både rasjonelt og lønnsomt å kjøpe store mengder når de blir tilgjengelige til lave priser. Det er to fordeler ved å gjøre dette. For det første får produksjonsavdelingen fordelene ved lave priser, noe som vil føre til lavere salgspriser.

Dette vil gi sluttproduktene en konkurransedyktig priskvalitet. Alternativt kan lavere kostnader gi en mulighet til å oppnå høyere fortjeneste hvis det er et marked for selskapets produkt. For det andre, når råvareprisene stiger, kan organisasjonen kunne disponere over overskuddslagrene med fortjeneste og dermed få en gevinst bare ved å holde aksjene.

3. For det tredje inngår kort- eller langsiktige kontrakter om kjøp av materialer som en del av innkjøpspolitikken, eller skal det være politikken å gå på markedet når og når materialene faktisk er påkrevd? Når prisene generelt stiger, eller når forsyninger er vanskelige eller usikre, er en slik praksis attraktiv.

På den annen side, å være forpliktet til en leverandør til faste priser kan være skadelig dersom prisene faller plutselig, eller leveranser fra entreprenøren mislykkes av en eller annen grunn.

Mål for effektiv innkjøp:

Målene for effektiv innkjøp kan angis i de "sju rettighetene" som kan uttrykkes for å kjøpe:

en. HØYRE varer

b. til RIGHT pris

c. i riktig mengde

d. av RIGHT kvalitet

e. på riktig tidspunkt

f. leveres til RIGHT sted

g. på høyre side

Disse de sju aspektene ved effektiv innkjøp-er selvforklarende og inngår i alle kjøpsoperasjoner.

Lagerstyring:

1. Spørsmålet om hvorvidt lager av materialer og komponenter skal være ansvarlig for innkjøpsfunksjonen, har ikke noe universelt svar. Noen foretak har slike lager under kontroll av produksjon på grunnlag av at den fysiske tilgjengeligheten av disse elementene er en del av produksjonsfunksjonen.

Andre sier at ettersom innkjøpsavdelingen er ansvarlig for innkjøp, er det denne avdelingens ansvar å kontrollere og regnskap for aksjer. Mange andre mener at lagring og lagerkontroll bør være en avdeling som er skilt fra hverandre, særlig fordi den økonomiske verdien av aksjer som holdes, er vanligvis svært betydelig.

2. Disse tre synspunktene er kun relevante når operasjoner utføres på ett sted eller på et svært lite antall nærliggende steder, og er i stor grad knyttet til produksjonsaktiviteter. Andre næringer og aktiviteter som byggekonstruksjon hvor operasjoner utføres på steder har besvart spørsmålet for dem. Hvert byggeplass og hvert anleggsarbeidssted må for eksempel ha materialer og komponenter til stede under direkte kontroll av nettstedssjefen (uansett navn han er kjent med).

3. Hovedmålene med lagerbeholdning og lagerkontroll er å sikre en tilstrekkelig strøm av materialer og komponenter som kreves for organisasjonens drift, for å beholde minimumsbeholdninger som står i forhold til operasjonelle krav for å sikre god holdbar fysisk tilstand og sikkerhet og å redusere muligheter for bedrageri og tyveri så mye som mulig.

Prosedyrene som kreves for å gjennomføre disse målene vil variere i henhold til hvilke typer butikker som holdes), deres fysiske disposisjon og brukshastighetene.

4. Til slutt ser det ut til at det ikke er vanlig bruk av ordene lager og butikker, og de brukes i samme grad mesteparten av tiden.