Rolle av PR og publisitet som kommunikasjonsverktøy for en organisasjon

Rolle av PR og publisitet som kommunikasjonsverktøy for en organisasjon!

PR (PR), et meget allsidig kommunikasjonsverktøy, og brukes i dag av omtrent alle typer organisasjoner, enten det er en veldedighet, et politisk parti eller et kommersielt firma.

Det er opptatt av strategisk styring av informasjon for å sikre at firmaet oppnår spesifikke kommunikasjonsmål. Det er ikke alltid slik at positiv publisitet er utfallet av et formelt administrert PR-program, fordi det ofte er umulig å oppnå et netto positivt utfall.

Ofte brukes PR for å redusere eller redusere effekten av ugunstig publisitet, og det er et viktig og svært fleksibelt marked for kommunikasjon. Det kan brukes både innenfor og utenfor organisasjonen, selv om mange føler at det er et eksternt markedsføringsverktøy, med firmaet som prøver å kommunisere med en rekke eksterne publikasjoner for å skape et positivt inntrykk i folks sinn.

Men vi bør også anerkjenne den enorme verdien som et internt kommunikasjonsverktøy for markedsføring. Effektiv intern markedsføring, dvs. skape den riktige ånden i bedrifter og overtale alle ansatte til å trekke i samme retning når det gjelder markedsføringsarbeid, er en viktig forutsetning for vellykket ekstern markedsføring.

Dette er spesielt viktig for markedsføringspolitikk basert på konseptene for langsiktig relasjonsmarkedsføring. PR har en sentral rolle i å bidra til å skape en effektiv intern markedsføringskultur innenfor firmaet. I denne forstand har det vært en realisering i de senere år av betydning som et strategisk internt kommunikasjonsverktøy, samt et eksternt verktøy.

PR har en spesielt viktig rolle i håndteringen av ugunstig publisitet som følge av uønskede hendelser eller krisestyringsscenarier. Hvor det har skjedd en krise, særlig hvor folk har blitt skadet eller mistet livet, er det ofte et tilfelle av skadebegrensning, en rettferdig og balansert konto av hendelser fremover for allmennheten og minimalisering av krisens negative virkninger for organisasjonen involvert eller ansvarlig.

publikum:

For å forstå hva PR er, må vi først se hva som betyr Offentlig. Offentlig er enhver gruppe som har en faktisk eller potensiell interesse for eller innvirkning på selskapets evne til å nå sine mål. Så, PR involverer en rekke programmer som er utformet for å fremme eller beskytte selskapets image eller dets individuelle produkter.

Ideen om offentliggjøring er sentral for kunnskapen om administrert PR. PR-eksperten skal forvalte publisiteten fra hendelser, som gjelder alle offentlige organisasjoner som har kontakt med. Dette er fordi for å eksistere, lykkes og overlever en organisasjon, avhenger mange mennesker og grupper av mennesker.

Selv i distribusjonen av produkter, for eksempel, må en produsent kommunisere med selgere, leveransepersonell, servicepersonale, grossister, postordrehus, agenter, importører, eksportører, utenlandske agenter og mange forskjellige typer forhandlere, inkludert kjedeforretninger, kooperativer, varehus, supermarkeder og mindre uavhengige butikker.

Det er mange andre personer eller grupper som kan påvirke suksess eller fiasko i et firma. Disse inkluderer skrivere, emballasjeprodusenter, transportentreprenører, medieeiere og reklameagenter. For disse kan vi legge til andre som journalister som kan skrive om produktene eller firmaet, tv-produsenter av forbruksprogrammer og tekniske programmer.

Bedriftsanalytikere, faglige organer, fagforeninger, myndigheter og andre organisasjoner er også viktige publikum. PR omfatter alle forsøk fra et firma å forutse, spore, vurdere og muligens påvirke eller kontrollere typen publisitet, enten direkte eller indirekte, til ulike deler av publikum.

Ved å gjøre dette håper firmaet å kunne skape og opprettholde et positivt bedriftsbilde. Faktisk er den strategiske styringen av publisitet gjennom bruk av PR ofte omtalt som bedriftskommunikasjon. PR er opptatt av å kommunisere til en rekke publikum og ikke bare til de umiddelbare kundene.

De 8 grunnleggende publics for PR er:

Jeg. Samfunnet generelt

ii. medarbeidere

iii. Kunder - fortid, nåtid og fremtid

iv. Leverandører av råvarer og tjenester, bortsett fra finansielle

v. pengemarkedet

vi. distributører

vii. Potensielle ansatte

viii. Opinjonsledere

Definere PR:

Oppgavene med å definere PR-presisjonens natur er vanskelig. Ganske mange definisjoner er tilgjengelige i lærebøkene og andre steder, hver fokuserer på en litt annen fasett, og hver forsøker å produsere en enkel, til en viss og nøyaktig definisjon. Problemet med å utlede en enkelt akseptabel definisjon skyldes kompleksiteten og mangfoldet i yrket. Institutt for PR (IPR) i Storbritannia sier:

"PR-praksis er en bevisst, planlagt og vedvarende innsats for å etablere og opprettholde goodwill og gjensidig forståelse mellom en organisasjon og dets publikum."

PR innebærer å bygge gode relasjoner med selskapets ulike publikasjoner ved å skaffe seg gunstig publisitet, utforme programmer for å fremme og / eller beskytte selskapets image eller produktets produkter, inkludert produktlitteratur, utstillinger og artikler om organisasjoners produkter i profesjonell eller internt nyhetsbrev og håndtering eller overskrift av ugunstige rykter, historier og hendelser.

Egenskapene er:

Jeg. Høy troverdighet.

Nyhetshistorier og funksjoner er mer autentiske og troverdige for lesere enn annonser.

ii. dramatisering:

PR har potensial for å dramatisere et selskap eller et produkt.

iii. Evne til å fange bestemte kjøpere:

PR kan nå til de potensielle kunder som foretrekker å unngå selgere eller ikke merker annonser nøye.

En PR-strategi må derfor baseres på beslutninger i tre områder:

Jeg. Omfanget og frekvensen av kommunikasjonen med det offentlige

ii. Graden av betydning knyttet til kommunikasjonen når det gjelder deres evne til å skade eller hjelpe organisasjonen

iii. Effektiviteten av disse kommunikasjonene i å nå målene

3 hovedtyper av offentlige henvist til i definisjonen er:

Jeg. Interne publikasjoner:

De inkluderer alle de som tilhører selskapet, for eksempel ansatte.

ii. Eksterne publikum:

Disse inkluderer de som allerede kjøper en organisasjons produkter (f.eks. Nåværende kunder), de som kanskje kan kjøpe i fremtiden (f.eks. Prospekter), og de som kan endre det juridiske ramverket som organisasjonen for tiden driver (f.eks. Lovgivere).

iii. Tidsbudsførere:

De er de som er ansvarlige for å presentere og tolke informasjon til eksterne publikum. De inkluderer de som jobber i media (f.eks. Journalister) og i andre informasjonsbehandlingsroller i samfunnet (f.eks. Lærere). Slike mennesker vil være gjengjeld i et forsøk på å manipulere dem. Derfor må relasjoner med mellomstore publikum utvikles på lang sikt, og med integritet, hvis de skal lykkes.

Hovedaspektet av definisjonen ovenfor er at PR-praksis skal være målrettet, planlagt og vedvarende. Det skal ikke være tilfeldig og gjensidig forståelse kreves for å sikre at e-kommunikasjon mellom organisasjonen og dens publikum er tydelig, dvs. mottakeren oppfatter samme mening som avsenderen har til hensikt. Som vi sier er det mer utførlige definisjoner, men denne tjener vår hensikt.

De 10 forskjellene mellom reklame og PR er:

TABELL 23.2: Forskjellene mellom reklame og PR

Det er normalt 2 hovedmål for PR å oppnå for en organisasjon, som er:

Jeg. Genererer høy bevissthet om en organisasjon og sine produkter blant sine nåværende og fremtidige kunder

ii. Bygg et godt omdømme og høy grad av goodwill for en organisasjon og sine produkter og aktiviteter blant sine ulike publikasjoner

For å oppnå de ovennevnte målene utfører PR 5 funksjoner

Jeg. Pressrelasjoner:

Det innebærer å presentere nyheter og informasjon om organisasjonen i det mest positive lyset

ii. Produktpublikasjon:

Det støtter innsats for å publisere bestemte produkter

iii. Selskapskommunikasjon:

Dette fremmer forståelse av organisasjonen gjennom ekstern og intern kommunikasjon

iv. Lobbyvirksomhet:

Dette handler om lovgivere og offentlige tjenestemenn for å fremme eller beseire lovgivning og regulering Good PR-selskaper som spesialiserer seg på krisestyring, opprettholder svært nært knyttet til de kreftene som er. I tilfelle av Microsoft var lobbyvirksomhet avgjørende for å forsinke antitrustprosedyrene

v. Rådgivning:

Rådgivning om ledelse og offentlige stillinger og stillinger og bilde, vår holdning omfatter rådgivning i tilfelle produkt uhell.

Dermed er offentlig relasjon en av de mest effektive salgsfremmende teknikkene og er respektert på grunn av tredjeparts godkjenning og for at den ikke er betalt. Det er en av de mest essensielle aspektene, som fører til en effektiv markedsføring.

Kommunikasjon og PR:

Fordi ulike publikasjoner ikke ser PR som en betalt for kommunikasjon, har den en tendens til å ha større kildetroverdighet enn vanlig betalt for reklame. Det skyldes at opptakene i presse- eller forretningskatalogen, fjernsyns- eller radioprogram mv anses å stamme fra en uavhengig tredjepart i stedet for en kjøpt kommunikasjonskonsulent. PR betales ikke direkte i termen, i motsetning til reklame, selv om markedsføringsfirmaet må betale gebyrer dersom det har et PR-firma eller en lønn dersom de har en intern PR-ekspert.

Det er ofte sagt at merket med god PR er at mottakeren av meldingen ikke skjønner at den har blitt brukt; Det er ment å være usynlig. Hvis det er klart for alle at meldingen er blitt konstruert, mister den mye av ønsket effekt. Kommunikasjon er sentral for PR og dens rolle er å skape et dyadisk forhold eller toveiskommunikasjon, for å bidra til å løse interessekonflikter ved å søke felles grunnlag eller områder av felles interesse.

Hvis vi aksepterer at dette er PR-hovedrollen, må vi også akseptere en ytterligere konklusjon. Det eksisterer, uansett eller eksplisitt, om en organisasjon liker det eller ikke. Bare ved å utføre sin daglige virksomhet, kommuniserer en organisasjon visse meldinger til de som av en eller annen grunn samhandler med selskapet, som da vil danne seg et syn på det og dets forretningsaktiviteter. Behovet for PR er å forvalte oppførselen til organisasjonen og kommunikasjonen som følger av slik adferd for å skape et gunstig bedriftsbilde.

Å oppnå markedsorientering gjennom PR:

I markedsføringslitteratur er det mye om hvordan det er viktig for en organisasjon å bli markedsorientert, kundefokusert og vedta markedsføringskonseptet. For et firma å være virkelig markedsrettet, må alle ansatte som jobber for det, være så. Det er et ord som er tilpasset fra buddhistisk filosofi som sier. For at en skog skal være grønn, må hvert tre være grønt. '

Dette prinsippet gjelder også markedsføringsretningen til firmaet, for det kommer fra hjernen til menneskene som utgjør organisasjonen. Men hvordan oppnår toppledelsen denne holdningsendringen og gir den rette kundefokuserte ånden i organisasjonen sin? Intern PR på egen hånd kan ikke oppnå dette, men det kan sikkert gi et betydelig bidrag.

Bedriftsidentitet:

Ideen om bedriftsidentitet eller personlighet eller bilde er nært knyttet til PR, da aktiviteter må gjennomføres innenfor referansestammen til et spesifikt og avtalt corporate image. Dette bildet eller personligheten må utvikles for å reflektere toppledelsens stil, siden de kontrollerer firmaets planer og forretningsvirksomhet.

En bedrifts personlighet er en fordel hvis den forvaltes riktig og konsekvent, men det kan ikke tas for gitt at alle ledere vil vurdere rollen som bedriftens personlighet når de tar beslutninger. Derfor må PR-ekspert plasseres slik at han eller hun er klar over alle problemstillinger, retningslinjer, holdninger og meninger som finnes i organisasjonen som påvirker hvordan den blir sett av publikum.

Media brukt i PR:

De ulike kommunikative medier som brukes til PR-aktivitet inkluderer:

Jeg. Pressemeldinger:

Dette er uttalelser av nyheter, meninger og bakgrunnsinformasjon om problemer (f.eks. Ny produktlansering) som en organisasjon ønsker å se i nyhetsmediene

ii. Nyhetsbrev og tidsskrifter:

Dette er publikasjoner som produseres på vegne av organisasjoner, som inneholder materiale som er gunstige og / eller komplementære til organisasjonens aktiviteter;

iii. Bedriftsgaver:

Disse elementene, som inkluderer kalendere, dagbøker, pads, etc., kan brukes til å fremme organisasjonens bedriftsidentitet, ved å styrke anerkjennelsen av en logo, organisasjonsnavn eller kampanjeslagord

iv. utstillinger:

Mens noen organisasjoner finner. Det er verdt å opprettholde permanente skjermer som fremmer et positivt bilde av organisasjonen (til og med lading for opptak i noen tilfeller). De aller fleste utstillinger er midlertidige og / eller mobile (f.eks. Støtte lansering av produkter på messen)

v. Video- og audiovisuelle presentasjoner:

Disse brukes spesielt når det gjelder forhandlere, distributører og opinionsformere

vi. Opplæringspublikasjoner:

Informasjon presentert upartisk kan vise seg å være utmerket PR for en organisasjon (f.eks. Skoleundersøkelser av ulike magasiner kan brukes av ledelsesinstitusjoner)

vii. Sponsoravtale:

PR bidrar til å sponsere TV-programmer og arrangementer, med sikte på å generere goodwill ved å støtte en "god sak" (f.eks. Manikchand Film prisutdelinger eller Pepsi cricket cup)

Feil tro på at PR utgjør "fri publisitet" for en organisasjon, kan diskonteres ved å koste noen av mediene, som er oppført ovenfor. Det er ikke lenger nødvendigvis at når en organisasjonsskapet historie opptrer i presse- eller kringkastingsmediene at den vil gjøre det gratis. Noen publikasjoner forventer nå at en organisasjon vil ta reklameplass i retur for å ha en pressemelding.

Trykt kommunikasjon inkluderer bruk av direktemelding som en leveringsmekanisme, som er et fleksibelt og fleksibelt medium og passer for en rekke bruksområder, som inkluderer direkte markedsføring, generell annonsering og PR. Direkte post kan brukes til å sende kopier av pressemeldinger til målrettede publikum og kan brukes til å sirkulere husmagasiner eller nyhetsbrev til ansatte, ansatte, kunder, distributører, agenter og andre interessenter. Dette mediet brukes også til å sende detaljer og invitasjoner til sponsede arrangementer, utstillinger, konferanser, demonstrasjoner, filmvisninger, etc. Invitasjoner er en form for PR, som de hendelsene invitasjonene vedrører.

Litteratur kan fordelaktig distribueres til besøkende, kunder, forhandlere og lokalsamfunn, mens utdelinger og pressesett brukes på konferanser. PR-aktiviteter av denne typen kan inspirere tillit og tillit til et foretak. Trykt litteratur levert i form av direkte post, brukes ofte til å målrette utskrevne meldinger til ønsket målgruppe og kan bestå av brosjyrer, mapper, hefter, bøker og andre medier, inkludert vegger, dagbøker, postkort og bilder. PR-litteratur er ofte pedagogisk, den har en tendens til å være i form av informasjon som forteller en historie, i stedet for å forsøke å overtale eller selge noe.

Pressemeldingen anses ofte som den mest effektive formen for PR innen bransjen. To fremtredende aspekter er timing og distribusjon, velge riktig tidspunkt for å utgjøre nyheter og sørge for at den når det riktige publikum. Pressrelaterte rolle er å oppnå maksimal publisering eller kringkasting av PR-informasjon gjennom aviser, magasiner, radio og fjernsyn, for å oppnå bestemte PR-mål med klart definerte målgrupper. Den vanlige metoden for å oppnå dette er en pressemelding sendt til aktuelle journalister.

Visuell kommunikasjon inkluderer fotografering, som kan ha en påvirkning og appell som ikke er tilgjengelig i trykte medier som blader eller aviser. Når et publikum faktisk ser fotografisk bevis på en hendelse, gir det ytterligere troverdighet til PR-rapporten, da den gir ekstra bevis i mottakerens tanker om at det som er rapportert er ekte. Fotografier blir ofte brukt med en pressemelding, en form for PR som støtter opp og forsterker den andre. TV er et medium med høy visuell innvirkning. Ikke bare kan PR-meldinger forklares muntlig på fjernsynsprogrammer, men produkter kan også vises på programmet. Til tider vises dekning av et firmas deltagelse i en sponset hendelse eller en annen organisert PR-hendelse på tv-programmer.

Økningen i sponsede arrangementer av kommersielle firmaer både i sport og kunst har økt betydelig de siste årene, og det er nå en rutinemessig type programmering når man rapporterer hendelser som cricket match eller kunstutstilling (nylig en Mumbai-basert forretningsmann Guru Sribastav betalte 101 crores for 100 malerier av MF Hossain, pengene vil bli brukt i veldedighet).

Det er en økende etterspørsel etter selskapspersonligheter som vises på fjernsynsprogrammer og også å gi intervjuer på radio, spesielt lokalradio. Det har også vært en betydelig vekst i interesse for alle emner som er involvert i næringsliv, økonomi og ledelse generelt. Dette gir en mulighet for organisasjoner til å kapitalisere på PR mulighetene som tilbys fra dette populære, svært visuelle og stadig mer effektive medium.

Personlige former for kommunikasjon er kanskje den mest effektive og mest overbevisende metoden for å levere en melding. Meldingen forsterkes av styrken og troverdigheten til kommunikasjonens personlighet og omdømme som kan tilpasse både innhold og leveringsstil til reaksjonene til hans eller hennes publikum.

En profesjonell høyttaler kan gjøre mye for å forbedre bildet av et firma, spesielt på pressekonferanser og på fjernsyns- og radioprogrammer. PR-offiserens rolle er ikke i hovedsak å skille seg ut på programmet selv, men å håndtere hendelser slik at en passende representant for firmaet kan kommunisere til rett publikum og levere den riktige meldingen.

Markedsføringsrelasjoner (MPR):

MPR er den nye trenden i PR verden. MPR går utover enkel publisitet og betaler en viktig rolle i følgende oppgaver:

Jeg. Hjelpe med lanseringen av nye produkter

ii. Hjelpe med å reposisjonere et modent produkt

iii. Bygge interesse for en produktkategori

iv. Påvirker bestemte målgrupper

v. Forsvar av produkter som har opplevd PR

vi. Bygg bedriftens image på en måte som gjenspeiler gunstig på sine produkter

MPR kan bidra til følgende mål:

Jeg. Bygg bevissthet

ii. Bygg troverdighet

iii. Stimulere salgsstyrken og forhandlerne

iv. Hold nede salgsfremmende kostnader

De viktigste verktøyene i MPR er:

Jeg. publikasjoner:

Bedrifter er avhengige av publiserte materialer for å nå og påvirke deres målmarkeder. Disse inkluderer årlige rapporter, brosjyrer, artikler, nyhetsbrev, magasiner og audiovisuelle medier

ii. Arrangementer:

Bedrifter kan trekke oppmerksomhet på nye produkter eller andre bedriftsaktiviteter ved å arrangere spesielle arrangementer som nyhetskonferanser, seminarer, utstillinger, konkurranser, jubileer, sponsing i idrett og kulturarrangementer.

iii. Nyheter:

Lag gunstige nye s om selskapet, dets produkter og folk. Nyhetsgenerasjon krever ferdighet i å utvikle et historikkonsept, undersøke det og skrive en pressemelding.

iv. taler:

Taler av styreformann eller administrerende direktør ved selskapets ordinære generalforsamling (AGM) er et av de brukte verktøyene. Det mest fremtredende eksempelet er ITC og HLL.

v. Offentlige tjenester:

Bedrifter kan bygge goodwill ved å bidra med penger og tid til gode årsaker

vi. Årsak relatert markedsføring:

Den adresserer dagens sosiale problemer ved å gi ressurser og midler samtidig som man fokuserer på markedsføringsmålene for selskapet.

vii. Identitetsmedier:

Bedrifter trenger en visuell identitet som publikum straks gjenkjenner. Den visuelle identiteten bæres av firmalogoer, brevpapir, brosjyrer, skilt, forretningsskjemaer, visittkort, bygninger, uniformer og kleskoder.

PR og direkte respons markedsføring kan fungere sammen for å oppnå spesifikke markedsføringsmål, som er:

Jeg. Bygg markedsplassen spenning før medieannonser bryter

ii. Bygg en kjerne forbrukerbase

iii. Bygg et ett-til-ett-forhold med forbrukerne

iv. Slå fornøyde kunder til talsmenn

v. Påvirke den innflytelsesrike

Vurdere resultater:

De 3 mest brukte målene for MPR-effektivitet er:

Jeg. Antall utsettelser fra media:

Publicist forsyner klienten med en utklippsbok som viser alle mediene som brakte nyheter om produktet alongwith en oppsummering uttalelse dette tiltaket er ikke så effektivt som det ikke inneholder noen indikasjon på hvor mange folk faktisk har lest, hørt eller tilbakekalt meldingen og på hvilken måte de har tenkt på det. Den inneholder heller ikke informasjon om nettopp publikum nådd som publikasjoner overlapper leseren. Men publikums mål er rekkevidde og ikke frekvens, og derfor må antall undupliserte eksponeringer måles.

ii. Bevissthet, forståelse eller holdningsendring:

Løste utgivelsen bevissthet eller innvirkning på målgruppen? Man må sjekke om det har vært noen endringsstilling blant publikum eller ikke. Etter at bevisstheten er opprettet, endres holdninger bare når publikum vil kunne forstå pressemeldingen. Hvis alt skjer som forventet, er dette et bedre mål enn den forrige.

iii. Bidrag til salg og fortjeneste:

Endelig forsøker det siste målet om MPR-effektivitet å se direkte bidrag til virksomheten når det gjelder salg og dermed overskudd. Dette er den beste blant de tre, fordi det som er kampanjeprosessen for markedsføring av det endelige målet er kundetilfredshet og dermed langsiktig fortjeneste gjennom salgsstigning. Så dette målet treffer tulens øye for å måle effektiviteten.