Tilnærminger og teknikker brukt til miljøskanning

Tilnærminger og teknikker brukt til miljøskanning!

Det ytre miljø der en organisasjon eksisterer består av en forvirrende rekke faktorer. Disse faktorene er hendelser, trender, problemer og forventninger til ulike interesserte grupper. Hendelser er viktige og spesielle hendelser foregår i ulike miljøsektorer.

Trender er de generelle tendensene eller handlingsplanene langs hvilke hendelser som foregår. Spørsmål er de aktuelle bekymringene som oppstår som svar på hendelser og trender. Forventninger er kravene fra interesserte grupper i lys av deres bekymring for problemer.

Ved å overvåke miljøet gjennom miljøskanning, kan en organisasjon vurdere effekten av de ulike evendrendene, utfordringene og forventningene til strategisk styringsprosess. På samme måte som ethvert organisasjonsvennlig miljø som et komplekst er skanningen helt avgjørende, og strategene må forholde seg forsiktig til prosess miljøskanning.

Innsatsen må være å håndtere det på en slik måte at unødvendig tid og krefter ikke blir brukt, mens viktige fakta ikke blir ignorert. For at dette skal skje, er det viktig å utarbeide en tilnærming eller en kombinasjon av forskjellige tilnærminger, til miljøskanning.

Tilnærminger til miljøskanning:

Ekspertene har foreslått tre tilnærminger, som kan bli vedtatt for å sortere ut informasjon for miljøskanning.

1. Systematisk tilnærming:

Under denne tilnærmingen samles informasjon for miljøskanning systematisk. Informasjon relatert til markeder og kunder, endringer i lovgivning og forskrifter som har direkte innvirkning på organisasjonens aktiviteter, regjeringspolitiske uttalelser knyttet til organisasjonens næringsliv mv. Kan samles kontinuerlig oppdatering, slik informasjon er nødvendig ikke bare for strategisk ledelse, men også for operasjonelle aktiviteter.

2. Ad hoc-tilnærming:

Ved hjelp av denne tilnærmingen kan en organisasjon gjennomføre spesielle undersøkelser og studier for å håndtere bestemte miljøproblemer fra tid til annen. Slike studier kan f.eks. Gjennomføres når organisasjonen skal gjennomføre spesielle prosjekter, vurdere eksisterende strategi eller utarbeide nye strategier. Endringer og uforutsette utviklinger kan undersøkes med hensyn til deres innvirkning på organisasjonen.

3. Behandlet form-tilnærming:

For å vedta denne tilnærmingen bruker organisasjonen informasjon i et behandlet skjema som er tilgjengelig fra forskjellige kilder både innenfor og utenfor organisasjonen. Når en organisasjon bruker informasjon fra offentlige myndigheter eller private institusjoner, bruker den sekundære datakilder og informasjonen er tilgjengelig i behandlet form.

Informasjonskilder:

Et selskap kan få informasjon fra forskjellige kilder, men det bør sikres at informasjonen er korrekt. Den riktige kilden skal tappes for spesifikk informasjon for mer nøyaktighet. Informasjon mottatt av sekundære kilder kan noen ganger også misforstå strategiledere.

Derfor er det viktig at informasjonen skal verifiseres for korrekthet før den behandles og beslutninger tas ut basert på den.

De ulike kildene der informasjon kan samles inn omfatter:

1. Et internt dokument, nemlig filer, poster, ledelsesinformasjonssystem, ansatte, standarder, tegninger, diagrammer etc.

2. Handelskataloger, tidsskrifter, magasiner, aviser, bøker, nyhetsbrev, offentlige publikasjoner, årsrapporter for bedrifter, casestudier etc.

3. Internett, fjernsyn, radio nyheter etc.

4. Eksterne organer som kunder, leverandører, kontrollorganer, markedsføringsformidlere, forhandlere, annonsører, foreninger, fagforeninger, offentlige organer, aksjeeiere, konkurrenter mv.

5. Markedsundersøkelsesrapporter, konsulenter, utdanningsinstitusjoner, testlaboratorier etc.

6. Spionering regnes som en kraftig måte å utvinne informasjon fra andre selskaper.

Det er funnet at kronologisk rekkefølge av informasjon også er ganske viktig for strategiledere. Vanligvis er informasjon mottatt fra myndigheter ganske komplekse, siden behandlingen tar lengre tid. Informasjonen mottatt fra konkurrenter er ganske dyr, men den er vanligvis frisk og er ganske nyttig.

Teknikker brukt til miljøskanning:

Teknikkene som brukes til miljøskanning kan enten være svært systematisk til intuitiv. Valg av teknikk er avhengig av data som kreves, datakilde, informasjonstidspunkt, relevans, kostnader for informasjon, kvantitet, kvalitet og tilgjengelighet av informasjon, etc.

Noen av metodene som brukes mye kan kategoriseres som følger: Scenarioskriving, Simulering, Enkeltvariabel ekstrapolering, Morfologisk analyse, Kryssfaktoranalyse, Feltstyrkeanalyse, Game Theory, etc. Teknikkene er enten statistiske eller matematiske i naturen. Imidlertid er dømmende og institutive teknikker også mye brukt.

Hele prosessen består av følgende trinn:

1. Store hendelser og trender i miljøet blir studert.

2. Et årsak og effekt forhold etablert med hensyn til hendelser og trender for lang og kort sikt. Dette gjøres gjennom hjernestorming i en gruppe.

3. Diagrammer som viser sammenhenger mellom ulike faktorer, er utarbeidet og et forsøk på å kvantifisere resultatene.

4. Studien er gjennomgått av en gruppe eksperter som er bevisst på hvert aspekt og på mulige strategier som kan avgjøres.