Budsjettkontroll og dens kontrollforhold (med beregninger)

Utarbeidelse av budsjettet er det første trinnet i budsjettkontrollsystemet. Implementering av budsjetter er den andre fasen som krever kontinuerlig rapportering av budsjettresultatet med korte intervaller. Utarbeidelse av budsjetter alene vil ikke oppnå mye med mindre det gjøres en sammenligning regelmessig mellom den faktiske ytelsen og budsjetterte ytelsen. Dermed er riktig rapportering et viktig element i budsjettkontrollen.

Daglige / ukentlige / månedlige rapporter, avhengig av arten av operasjoner involvert i resultatene av ulike funksjoner, sendes regelmessig til ledelsen, og oppfølgingstiltak må tas umiddelbart.

I dette henseende vil budsjettrapporter som viser følgende informasjon være nyttige:

(a) Budsjettert aktivitetsnivå og budsjettert kostnad for det samme,

(b) Budsjettert kostnad for faktisk aktivitetsnivå,

(d) Variasjon mellom budsjetterte tall og faktiske tall,

(e) Årsaker til varians.

Betydningen av rapportering ligger i det faktum at det bringer lysene på de områdene som trenger ledelsesoppmerksomhet. Det vil bidra til å ta rettidig tiltak for å ta korrigerende tiltak. Dermed vil rapportering avsløre personer som er ansvarlige for variansen. Det er også mulig at varians kanskje ikke skyldes ansatt, men kan skyldes eksterne faktorer (dvs. lønnsvekst, materialpriser, slakkemarked etc.) som er ukontrollable, og ingen operatør eller leder kan holdes ansvarlig.

Budsjettrapporter til toppledelsen bør forklare forskjellen mellom overskuddet i fortjenesteplanen og det faktiske overskuddet som angir faktorene som er involvert i kvantitative og økonomiske vilkår, viser strømmen av midler og prognoser i denne forbindelse og gi tilbakemelding om oppnåelse av mål og mål for firmaet.

Ulike budsjettrapporter som salgsbudsjettrapport, produksjonsbudsjettrapport, innkjøpsbudsjettrapport, arbeidsbudsjettrapport, utgiftsbudsjettrapport, kontantbudsjettrapport, investeringsbudsjettrapport, forsknings- og utviklingsbudsjettrapport etc., kan være forberedt på å markere aktivitetene i ulike funksjonelle budsjetter.

Kontrollforhold:

Følgende kontrollforhold benyttes av ledelsen å vite om avvikene fra den faktiske ytelsen fra budsjetterte ytelser er gunstige eller ugunstige. Hvis forholdet er 100% eller mer, anses ytelsen som gunstig, og hvis forholdet er mindre enn 100%, betraktes ytelsen som utilfredsstillende.

(i) Kapasitetsforhold = Faktiske timer arbeidet / budsjetterte timer × 100

Dette forholdet angir i hvilken grad budsjetterte arbeidstimer faktisk utnyttes. Hvis forholdet er 85%, utnyttes budsjettet kapasitet opptil 85% og 15% kapasitet forblir uutnyttet.

(ii) Aktivitetsforhold = Standard Timer for Faktisk Produksjon / Budsjetterte Timer x 100

Dette forholdet måler aktivitetsnivået oppnådd i budsjettperioden.

Dette forholdet indikerer om alle budsjetterte arbeidsdager i en budsjettperiode har vært tilgjengelige i praksis. Hvis forholdet er over 100%, har flere dager vært tilgjengelig i praksis og omvendt hvis forholdet er mindre enn 100%.

Illustrasjon 1:

To artikler X og Y er produsert i en avdeling. Deres spesifikasjoner viser at 2 X eller 8 Y kan produseres på en time. Den budsjetterte produksjonen for juni 2011 er 200 X og 400 Y. Den faktiske produksjonen på slutten av måneden var 250 X og 480 Y, og den faktiske tiden brukt på denne produksjonen var 160. Finn ut kapasitet, aktivitet og effektivitetsforhold for juni 2011.

Finn også ut kalenderkvoten dersom de faktiske arbeidsdager i løpet av måneden er 27 tilsvarende 25 dager i budsjettet.