Kommunikasjonsprosess i en bedriftsorganisasjon

Kommunikasjonsprosessen innebærer avsenderen, overføring av en melding gjennom en valgt kanal og mottakeren. Selv om kommunikasjonsprosessen er mer enn summen av disse elementene, kan forstå dem hjelpe til med å forklare hva som skjer når en person prøver å uttrykke en ide til andre.

1. Sender:

Kommunikasjonsprosessen begynner med en avsender, den personen som overfører en melding. Avdelingslederen forklarer nye produktlinjer til salgsstyrken, en dataprogrammerer som forklarer et nytt program til en kollega, regnskapsfører som gir finansiell rapport til sin overordnede, er alle sendere av kommunikasjon.

2. Melding:

En melding er et signal som utløser mottakers respons. Meldinger kan være verbale (skriftlige eller muntlige) eller ikke-verbale (som utseende, kroppsspråk, stillhet, lyder, gjesning, sukk osv.)

3. Koding:

Avsenderen må velge visse ord eller ikke-verbale metoder for å sende en internasjonal melding. Denne aktiviteten kalles koding. Mens du koder for en melding, må du vurdere hvilke innhold som skal inkluderes, hvordan mottakeren skal tolke den og hvordan den kan påvirke ens forhold.

En enkel "takknemlig" melding vil være relativt enkelt. I motsetning til å informere 200 ansatte om en dårlig nyhet om lønnsslipp eller bud på engineering planer om å bygge en Rs. 50 crore industribygning vil kreve mye mer kompliserte, nøye planlagte meldinger.

4. Kanal:

Hvordan vil du sende meldingen din?

Skal det sendes via et elektronisk tekstbehandlingssystem som skal leses på mottakerens skjerm eller gjennom det trykte ordet eller gjennom grafisk symbol på papir eller via lydmediet?

Kort sagt, skal man skrive eller snakke?

Valget av kanal eller medium (skriftlig eller muntlig) påvirkes av sammenhenger mellom avsender og mottaker. Det avhenger også av hvor viktig meldingen blir sendt. Dessuten kan man vurdere faktorer som betydning, antall mottakere, kostnader og mengde informasjon.

Generelt har det blitt observert at hvis meldingen krever et øyeblikkelig svar, kan en muntlig kanal være det bedre valget. Men hvis meldingen inneholder kompliserte detaljer og figurer eller hvis emnet krever innlevering for fremtidig referanse, er det nødvendig med en skriftlig kommunikasjon. Videre, om meldingsmottakeren din er inne eller ute, påvirker ditt valg av mediet.

For intern kommunikasjon kan skriftlige medier være notater, rapporter, bulletiner, stillingsbeskrivelser, plakater, ansattehåndbøker eller til og med elektroniske oppslagstavler. Muntlig kommunikasjon kan være medarbeidere som møter rapporter, ansikt til ansikt diskusjoner, taler, lydbånd, telefonsamtaler, telekonferanser eller til og med videobånd. En annen muntlig kanal, selv om den ikke er planlagt av avsenderen, er "grapevine" hvor nyheter og rykter ofte reiser raskt.

Ekstern skriftlig kommunikasjonsmedia kan være brev, rapporter, forslag, telegrammer, fakser, elektroniske postmeldinger, telex, postkort, kontrakter, annonser, brosjyrer, kataloger, pressemeldinger etc. Du kan kommunisere muntlig ansikt til ansikt, telefonisk eller ved taler i solo eller i panel situasjoner personlig før grupper eller via telekonferanser, videokonferanser eller TV.

5. Mottaker:

En mottaker er enhver person som merker og legger til noen mening i en melding. Under de beste omstendighetene når en melding sin avsatte mottaker uten problemer. I den forvirrende og ufullkomne verden av virksomheten kan det imidlertid oppstå flere problemer. Meldingen kan aldri komme til mottakeren.

Det kan bli sendt, men begravet under et fjell med filer på mottakerens skrivebord. Hvis meldingen er muntlig, kan lytteren glemme det. Enda verre, en melding som er ment for en mottaker, kan bli oppfanget av noen andre, eller din kollega kan ta din vennlige vits på en støtende måte. På samme måte kan sjefs forslag bli tatt for å være en bestilling av deg, for eksempel kan en konkurrent se en kopi av korrespondansen din til en kunde.

6. Dekoding:

Selv om meldingen blir intakt til den tiltenkte mottakeren, er det ingen garanti for at det vil bli forstått som avsenderen hadde til hensikt å være. Mottakeren må fortsatt avkode det ved å legge til ord eller symboler. Det kan bemerkes at dekoding ikke alltid er nøyaktig. Det avhenger av individuelle erfaringer.

Problemet er at vi alle ikke har identiske erfaringer med emnet eller symbolene valgt av avsenderen. Selv i India, varierer holdninger, evner, meninger, kommunikasjonsevner og kulturelle skikker. Og hvis kommunikasjonen er mellom personer i to forskjellige land, sier India og Japan, øker problemene. Det er større muligheter for feilfortolkning; personlige forstyrrelser kan intervenere, da hver mottaker forsøker å oppfatte den tilsiktede betydningen av avsenderens ide i sin egen reseptormekanisme.

7. Tilbakemelding:

Til slutt reagerer eller reagerer mottakeren på kommunikasjonen sendt av avsenderen. Svaret kan være basert på klar tolkning av symbolene som sendes, eller det kan være basert på misforståelse eller feilfortolkning av symbolene som sendes. Uansett hva en mottaker svarer til en avsender, kalles den tilbakemelding. Noen tilbakemeldinger er ikke-verbale smiler, sukk, nikker og så videre.

Noen ganger er det muntlig, som når du reagerer på en kollegas ideer med spørsmål eller kommentarer. Tilbakemelding kan også skrives, som når du svarer på en kollegaens notat. I mange tilfeller kan ingen melding også være en tilbakemelding.

Hvis du ikke svarer på et brev eller for å returnere en telefonsamtale, kan du foreslå hvordan den ikke-kommunikative personen føler om avsenderen. Tilbakemelding er en viktig del av kommunikasjonsprosessen, for i siste instans er suksessen eller fiaskoen i kommunikasjonen bestemt av tilbakemeldingen vi får.