Merknader om kontoret: rolle, betydning og formål

Les denne notatet for å lære mer om Office. Etter å ha lest dette notatet vil du lære om: 1. Kontorets rolle 2. Betydningen av et kontor 3. Formål 4. Betydningen av Office til Business Enterprise.

Kontorets rolle:

Et kontor har tre typer roller å spille:

(a) Det kreves av en organisasjon for å oppfylle sine mål. Her spiller et kontor en underordnet rolle. Det er underordnet organisasjonen fordi organisasjonen setter opp sitt kontor. Denne rollen er nødvendig for å gjøre det rutinemessige arbeidet,

(b) Et kontor spiller også en komplementær rolle. Hvis det ikke er noe kontor, kan en organisasjon ikke fungere. En fabrikk uten kontor kan ikke utføre produksjon. Fabrikken må ha et kontor, for å holde oversikt over råmaterialet, av lønnene til arbeidskraften, av lageret, etc.

(c) Kontorets tredje rolle er kontrollen. For alle typer organisasjoner er det nødvendig med ulike typer kontroll. For eksempel kontroll av økonomi, kontroll av produksjon, etc. Hvis det ikke er kontroll, kan målene for organisasjonen ikke oppnås målrettet og effektivt. Denne rollen er nødvendig for å gjøre det administrative arbeidet. I denne forbindelse blir organisasjonen underlagt kontoret.

Viktigheten av et kontor:

Et kontor spiller ulike typer rolle, det utvikler noen betydning for en organisasjon. Organisasjonen trenger kommunikasjon og kontoret, er sentrum for kommunikasjon. Derfor er kontoret avgjørende for enhver organisasjon.

En organisasjon trenger effektiv styring for sin funksjon og vekst. Ledelse betyr å få ting gjort gjennom og med andre menneskers innsats. Ledelsen krever planlegging og beslutningsprosesser, og beslutningene må utføres. Kontoret er det bestemte stedet hvor slike beslutninger tas. Det er kontoret som leverer nødvendige data og informasjon på grunnlag av hvilke beslutninger som skal tas.

Videre må disse dataene og opplysningene registreres, beslutningene må registreres, de tiltakene som tas, skal også registreres. Rekord er nødvendig for referanse, veiledning og bevis. Kontoret er stedet der registre er forberedt og bevart. Hver handling trenger kontroll ellers er det ingen garanti for at tiltak vil skje i henhold til standarden eller planen.

Kontoret er kontrollsenteret. Ifølge Leffingwell kan et godt organisert kontor gjøre det mulig for ledelsen å planlegge sin drift intelligent, for å sette sin plan i virkeligheten, for å følge deres fremgang for tiden, for å fastslå effektiviteten omgående, å evaluere resultatene uten forsinkelse og å koordinere alle virksomhetens virksomhet " .

Formål med et kontor:

Fra ovenstående bemerkning kan man innse viktigheten av kontoret når det oppfyller følgende formål:

(a) Det er et sted hvor ledelsen kan forberede planene intelligent,

(b) Ledelsen kan gjøre sine planer effektive fra kontoret,

(c) Fra kontorrekordene kan den nåværende utviklingen av plan i aksjon være kjent,

(d) På ulike måter av kontrollteknikker utført på kontoret med tilgjengelige poster, kan planens effektivitet i virkeligheten fastslås,

(e) Resultatene av slike tiltak evalueres umiddelbart på kontoret,

(f) De ulike aktivitetene samordnes fra kontoret.

Faktisk er disse de forskjellige funksjonene som utføres på et kontor. Alle funksjonene er avgjørende for vellykket administrasjon av en organisasjon. Det betyr betydningen av kontoret.

Viktigheten av Office til Bedrift Bedrifter:

En bedrift må organiseres, og så er en bedrift en organisasjon. Som en organisasjon må det ha et kontor hvor ulike funksjoner skal utføres. Som enhver annen organisasjon har kontoret stor betydning for en bedriftsorganisasjon eller bedrift. Viktigheten av kontor til et næringsliv har noen spesiell betydning. Virksomhet betyr risikotaking.

Det er fire typer interessenter eller risikovillere i en bedrift. De er:

(a) Aksjonærene (i tilfelle et aksjeselskap) eller eiere som tar monetær risiko,

(b) Kreditorene som også tar monetær risiko,

(c) De ansatte som har inntjening i virksomheten,

(d) Kundene som bruker penger til å kjøpe produkter eller tjenester av virksomheten, og kan lide hvis produktene eller tjenestene ikke er av den standarden som forventet.

Alle disse typer interessenter må tilfredsstilles, og så vellykket forvaltning av en bedrift er en formidabel oppgave. Ledelsen trenger et godt organisert kontor som opprettholder kontinuerlig kommunikasjon og pålitelige poster.

Bedriftsrekord må være perfekt da det er ulike forpliktelser til regjeringen. Prof. Dicksee har med rette sagt: "Kontoret er til en bedrift, hva hovedkilden er til klokken" . Hvis hovedkilden til en klokke beveger seg, flyttes hovedpinnen etterfulgt av andre. Denne bemerkningen begrunner viktigheten av kontoret fra to sider. Det er et koordineringssenter og det er et kontrollerende senter.

Med tidenes overgang er det en tendens til å øke omfanget av drift og forretningsstørrelse. Det er en tendens til diversifisering. Alt dette fører til mer press på kontorarbeid, både kvantitativt og kvalitativt.

På samme måte, med tidenes tid, legges flere funksjoner til en klokke. Med tiden er også dato og dag angitt med en klokke. Men hovedspringen kontrollerer alt, selv om byrden er økt. Analysen mellom et kontor og hovedkilden til et klokke er derfor veldig passende.

Et kontor er også sammenlignet med hjernen i menneskekroppen. Hjernen er nervesenteret og kontrollsenteret i menneskekroppen. Ideer blomstrer i hjernen, som kommuniseres gjennom nerver og handlinger er forårsaket av å trekke musklene.

Et hjerneinfarkt gjør kroppen lammet, og det kan være dødelig. Nerver koordinerer følelsene av ulike deler av menneskekroppen. Fra en avstand eller fra toppen av kroppen styrer hjernen de fjerneste delene, så vel som de nærmeste. På samme måte, fra et godt organisert kontor, kan de ulike aktivitetene i en organisasjon, nær eller langt, styres og koordineres og kommunikasjon kan opprettholdes.