Fast og fleksibel budsjettering (studienotater)

Fast budsjettering:

Den Chartered Institute of Management Accountants (Storbritannia) definerer et fast budsjett som budsjettet som er utformet for å forbli uendret uavhengig av aktivitetsnivået som faktisk er oppnådd. Det er basert på et enkelt aktivitetsnivå. En fast budsjettresultatrapport sammenligner data fra faktiske operasjoner med det enkelte aktivitetsnivå som er reflektert i budsjettet. Det er basert på forutsetningen om at selskapet vil jobbe på et bestemt spesifisert nivå, og at en uttalt produksjon vil oppnås. Det foreslår at budsjettet ikke justeres når produksjonsnivået endres.

I praksis brukes imidlertid faste budsjettering sjelden. Hovedårsaken er at faktisk produksjon ofte er vesentlig forskjellig fra budsjetterte produksjonen. I et slikt tilfelle kan budsjettet ikke brukes til kostnadskontroll. Resultatrapporten kan være misvisende og vil ikke inneholde svært nyttig informasjon. For eksempel, hvis den faktiske produksjonen er 12.000 enheter i stedet for de budsjetterte 10.000 enhetene, kan de påløpte kostnadene ikke sammenlignes med budsjettet som relaterer seg til ulike nivåer av aktivitet.

Siden, i faste budsjettering, overses enheter, koster det å koste sammenligning uten å vurdere enhetene kan gi misvisende resultater. Resultatrapporten utarbeidet under fast budsjettering viser bare om faktiske kostnader var høyere eller lavere enn budsjetterte kostnader. Det faktum at kostnader og utgifter påvirkes av volumendringer begrenser bruken av det faste budsjettet. Hvis budsjetterte kostnader sammenlignes med de faktiske kostnadene ved årets slutt, vil det være vanskelig å anslå hvor vellykket et bedriftsfirma har vært i å holde utgifter innenfor de tillatte grensene.

Et fast budsjett kan være nyttig når budsjettert produksjon er nær nok til den faktiske produksjonen. Det er også viktig å merke seg at budsjettnivåene skal bestemmes ut fra hva som sannsynligvis vil skje i fremtiden, heller enn på grunnlag av det som har skjedd i fortiden.

Tidligere informasjon er nyttig i fremtidig planlegging. Men budsjettering på grunnlag av en tommelfingerregel som "fjorårets tall og 20%" er ikke gunstig. Den mest hensiktsmessige og logiske tilnærmingen er først å avgjøre hva som må gjøres og deretter bestemme hvordan det skal gjøres. Budsjetteringsprosessen kan da vedtas for å anslå kostnadene for de spesifikke oppgavene som er identifisert.

Fleksibel budsjettering:

Et fleksibelt budsjett er definert i begrepet kostnadsregnskap, utstedt av Chartered Institute of Management Accountants (UK) som "et budsjett som ved å gjenkjenne forskjellen mellom faste, halvfaste og variable kostnader, er utformet for å endres i forhold til aktivitetsnivå oppnådd. "

Et fleksibelt budsjett er et budsjett som er forberedt for en rekkevidde, dvs. for mer enn ett aktivitetsnivå. Det er et sett med alternative budsjetter til ulike forventede aktivitetsnivåer. Det fleksible budsjettet er også kjent av andre navn, for eksempel variabelt budsjett, dynamisk budsjett, glidende budsjett, trinnbudsjett, kostnadsbudsjettbudsjett og kostnadskontrollbudsjett. Det underliggende prinsippet om et fleksibelt budsjett er at hver virksomhet er dynamisk, stadig skiftende og aldri statisk.

Dermed kan det utvikles et fleksibelt budsjett som vil gjelde for et "relevant produksjonsområde", sier 8 000 enheter til 12 000 enheter. Under denne tilnærmingen, hvis den faktiske produksjonen slipper til 9000 enheter fra en projisert 10.000 enheter, har lederen et spesifikt verktøy (dvs. det fleksible budsjettet) som kan brukes til å bestemme budsjettert kostnad ved 9.000 enheter av produksjon. Det fleksible budsjettet gir et pålitelig grunnlag for sammenligning fordi det er automatisk rettet mot endringer i en produksjonsaktivitet.

Et fleksibelt budsjett gir informasjon til ledere for flere produksjonsnivåer dersom faktisk produksjon er forskjellig fra forventet nivå. Resultatrapporter ved utgangen av regnskapsperioden sammenlignes med et budsjett basert på den faktiske produksjonen som er oppnådd i perioden.

Et fleksibelt budsjett har følgende viktige trekk:

1. Den dekker en rekke aktiviteter (utgang).

2. Det er fleksibelt, det vil si lett å endre med variasjon i produksjonsnivå.

3. Det letter ytelsesmåling og evaluering.

Planlegging eller budsjettering for en rekke aktiviteter i stedet for et enkelt aktivitetsnivå er alltid å foretrekke på grunn av usikkerheten knyttet til å forutsi fremtidige hendelser nøyaktig. Fleksibel budsjettering forutsetter at usikkerhet sannsynligvis vil gi svingninger i aktivitetsnivået. Denne budsjetteringen tar sikte på å gi informasjon om effektene av endringer i aktivitetsnivå og hjelper dermed ledere i å ta mer effektive beslutninger.

I fleksibel budsjettering velges det aktivitetsområdet som sannsynligvis vil oppstå. Aktivitetsnivåer, som ikke sannsynlig vil oppstå, er ikke inkludert. Ofte er ett aktivitetsnivå ved hver ekstreme av aktivitetsområdet valgt med en eller flere mellomliggende. Blant ulike aktivitetsnivåer er det mest sannsynlige aktivitetsnivået lagt til grunn for planlegging av virksomheten.

Fleksibiliteten som er involvert i dette budsjettet, er et svært nyttig beslutningsverktøy for ledelsen. Kanskje det viktigste punktet for fleksibel budsjettering er at den gir den mest nøyaktige og pålitelige basen for måling av ytelse og effektivitet av avdelinger og enkeltpersoner som arbeider i organisasjonen.

Trinn i fleksibel budsjettering:

Følgende trinn (stadier) er involvert i å utvikle et fleksibelt budsjett:

1. Bestemme aktivitetsområdet som budsjettet skal utarbeides.

2. Fastsettelse av kostnadsadferdsmønstre (fast, variabel, semi-variabel) for hvert kostnadselement som skal inkluderes i budsjettet.

3. Velge aktivitetsnivåene (generelt i form av produksjon) for å forberede budsjetter på disse nivåene.

4. Forberede budsjettet på hvert aktivitetsnivå valgt ved å knytte aktivitetsnivået med tilsvarende kostnader. De tilsvarende kostnadene som skal knyttes til hvert aktivitetsnivå, bestemmes i forhold til deres oppførsel, det vil si fast, variabel, semi-variabel.

Fordeler med fleksibel budsjettering:

Fleksibel budsjettering er budsjettering som automatisk tilpasses ethvert aktivitetsnivå. Welsch har listet tre spesifikke bruksområder av det fleksible budsjettet.

1. For å legge til rette for utvikling av avdelingsbudsjettene for inkludering i profittplanen.

2. Å gi kostnadsmål for lederne av ansvarssentre i perioden som omfattes av profittplanen.

3. Å gi justerte budsjettmottak for sammenligningsformål (mot faktiske utgifter) i månedlige resultatrapporter.

Generelt har fleksibel budsjettering følgende viktige fordeler:

(1) Nøyaktig budsjettering:

Bruken av fleksible budsjetter kan resultere i utarbeidelse av mer nøyaktige budsjetter. Fleksible budsjetteringsteknikker krever at det tas hensyn til produksjonsfaktoren i budsjettforberedelsen. Siden alle kostnader ikke oppfører seg på samme måte (da noen kostnader stiger raskere enn andre når produksjonen øker), er et budsjett som tar hensyn til volumet (utgangsfaktoren) bundet til å være mer nøyaktig enn en hvor volumet ikke vurderes.

(2) Nøyaktig ytelsesmåling:

Den fleksible budsjettteknikken inkorporerer endringer i aktivitetsnivå og sammenligner faktiske resultater med budsjettet når det gjelder oppnådd produksjon. Dette muliggjør mer meningsfylt sammenligning og evaluering mellom faktiske og budsjetterte data, da sammenlignbare data sammenlignes. Avvikene som følge av sammenligningen er pålitelige og nyttige for styring i kostnadskontroll og beslutningstaking.

(3) Koordinering:

Fleksibel budsjettering resulterer i koordinering mellom alle aktiviteter / avdelinger i en bedrift. Produksjonen er planlagt i forhold til forventet salg; materialer og arbeidskraft er anskaffet for å møte forventede produksjonskrav. Fasiliteter er gitt for å oppnå budsjettmål, og midler stilles til disposisjon for investeringer som er nødvendige for å ha høyere produksjon.

(4) Kontrollverktøy:

Fleksibel budsjettering er et effektivt styringsverktøy for styring. Virksomheten drives mer effektivt, og tapene unngås eller reduseres. Sammenligning mellom budsjetterte kostnader (på faktisk produksjonsnivå) og faktiske kostnader danner grunnlag for å analysere kostnadsavvik og fastsette ansvar for det samme. Faktisk føler ledere seg selv motiverte i å kontrollere kostnadene de er ansvarlige for. Det fleksible budsjettet gir kostnadsmål eller mål basert på planlagt aktivitet eller produksjon før avgjørelsespunktet, dvs. før kostnaden påløper. Dette bidrar til kostnadskontroll gjennom hele organisasjonen.