Kontoroperasjoner: Betydning, betydning og klassifisering

Les denne artikkelen for å lære mer om Office-operasjoner. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av Office Operations 2. Viktigheten av Office Operation 3. Klassifisering av Office Operations.

Betydning av kontoroperasjoner:

En kontorprosedyre består av flere trinn eller handlinger, og det minste trinnet i hele prosedyren kalles en operasjon. 'Drift' har en praktisk følelse. Webster Dictionary gir betydningen av ordet som "å gjøre eller utføre et praktisk arbeid eller noe som involverer praktisk anvendelse av prinsipper eller prosesser".

En kontoroperasjon gjør derfor noe praktisk arbeid som en del av en kontorprosedyre. Kontoroperasjoner er også kjent som kontortjenester.

Viktigheten av Office Operations:

Ingen jobb kan gjøres i sin helhet om gangen. Det er også arbeidsfordeling, og det er derfor ikke nødvendig med en person å gjøre hele jobben enkeltstående. Hver del av en jobb eller hver operasjon kan utføres av en egen person. Derfor bør hva som skal være operasjonene for å fullføre en prosedyre først settes, og deretter vil oppgaveoppgave bli mulig.

Den beste metoden for å utføre en operasjon må være kjent. Man skal lære metoden og deretter prøve operasjonen. Taylor, far til Scientific Management, skrev på jobbstudie. Hver jobb har den beste ytelsesmetoden som må være kjent for en arbeidstaker.

Hans etterfølger, Gilbreth, la til at hver jobb har sine små operative deler kalt "therbligs", og den beste metoden for å utføre hver liten del må være kjent, og deretter vil ytelsen være best. (Faktisk er "therblig" ingenting annet enn å stave Gilbreth på motsatt måte. Dette er bare et fengende navn og ingen ord i sann forstand.) Taylors ide var knyttet til fabrikkjobber, men dette gjelder også for kontoroperasjoner.

Klassifisering av kontoroperasjoner:

Kontoroperasjoner kan klassifiseres på forskjellige måter. Operasjoner kan være for noen sentralisert eller generell tjeneste som, arkivering eller for noen decentralisert eller privat tjeneste som regnskap. Noen operasjoner må gjøres manuelt som å signere en sjekk og for enkelte operasjoner kan maskiner brukes som å skrive ut et brev med kopier.

Mennesker på høyere nivå gjør noen operasjoner som å signere et brev av avtale mens folk på lavere nivå gjør noen operasjoner som (forsendelse av post. Operasjoner kan rutineres som håndtering av e-post. Det er ikke-rutinerte operasjoner, også som å håndtere en regjeringens melding om forsiktighet fond regler.

Ulike typer operasjoner krever forskjellige kvalifikasjoner.

I følge karakter er noen typer operasjoner nevnt nedenfor:

(1) Databehandling:

Det krever en høyt spesialisert ferdighet og langsiktig trening. Det inkluderer kunnskap om å drive en komplisert maskin som en datamaskin, kortstansing etc.

(2) Utforming av brev:

Dette er en jobb med høy klasse. Det er utdannede og erfarne korrespondentskollegier som kan gjøre imponerende og effektiv utarbeidelse av brev. Command on Language (engelsk) er viktig.

(3) Oppbevaring av kontobøker:

Dette krever kunnskap om bokføring som er en ferdighet. Noen faglige kvalifikasjoner knyttet til bokføring er nødvendig.

(4) Håndtering av post:

Denne operasjonen (eller rettere rekke operasjoner) krever ikke noen ferdighet i høy rekkefølge. Dette er mer eller mindre mekanisk og kun basert på praksis.

(5) Håndtering av kontanter:

Dette er en enkel operasjon som ikke krever noen ferdighet i sann forstand. Raskt telling av notater er imidlertid en kunst som har noen teknikk. Det krever et kjølig temperament og troverdighet.