Bare: Betydning og forberedelse

Les denne artikkelen for å lære om Precis. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av Precis 2. Forberedelse av Precis.

Betydningen av Precis:

For administrasjonsformål må ulike typer opplysninger og et stort antall poster behandles om gangen. Mye tid kan bli unødig bortkastet hvis alle skal gå gjennom i detalj. De fremtredende poengene til hvert rekord er nok til å håndtere en sak. Dette gjelder for toppledelsen som må takle et stort utvalg av problemer på kortest mulig tid.

Papirene kommer til at de behandles gjennom ulike avdelinger med notater fra de respektive avdelingshoder for beslutninger. De øverste ledelsen må stole mye på de øverste offiserene, fordi avgjørelsene vil avhenge hovedsakelig av hvordan de øverste offiserene presenterer hvert tilfelle.

Men samtidig som toppledelsen har en kort oppsummering for dem, eller kjennetegnet av alle fakta knyttet til et bestemt problem, blir beslutningsprosessen mer rasjonell og basert på fakta.

Det er liten sjanse for at de blir forspent av notatene utarbeidet av underordnet stab. Derfor er det ønskelig at slike vindkast er tilgjengelige for dem. De øverste ledelsen må kanskje ta en beslutning om et spørsmål som en toppleder har henvist til, men i mellomtiden kan en rekke brev ha blitt utvekslet.

Beslutningstakerne må ha en kort oppsummering av disse brevene før dem. En akkurat er definert som "en kortfattet oppsummering av viktige punkter, uttalelser eller fakta". Det fremgår klart av definisjonen at en précis ikke bare er en oppsummering, men en kortfattet oppsummering, og det består bare av de viktigste punktene.

For administrasjon må nøyaktig forskjellige typer dokumenter eller uttalelser være tilrettelagt for virksomhetskorrespondanse, rapporter, notater, etc. Forretningskorrespondanse betyr kommersielle brev med tilsvarende svar.

Hvert brev, enten en original eller et svar derpå, består av forskjellige saker, inkludert formaliteter, men ut av det bare de viktigste punktene tjener nyttig formål. Svært ofte når et brev er skrevet, blir de viktige punktene fremtredende eller når et brev er lest, understreker de viktige punktene at det skal trekkes oppmerksomhet.

Det er også utarbeidet rapporter som gjør de viktigste punktene fremtredende. Når riktig skrivestruktur følges, blir de viktige punktene automatisk fokusert. Rapporter kan være store og voluminøse, og derfor kan det hende at en oppsummering av det kan være nødvendig for rask referanse.

Memorandum er flertallsmemorandum. Begrepet memorandum betyr "en uformell post eller skriftlig notat på en transaksjon". Offisielle eller formelle bestillinger brukes av de forskjellige avdelinger av et kontor som direktiver til handling. Disse er utstedt i form av brev til utenforstående. Disse er kjent som DO-bokstaver. Men i kontoret er retningslinjer sendt til handling eller forslag eller informasjon som kalles memoranda eller Office Memos.

Et kontantmemo er et memorandum som samtidig beskriver artikkelen som selges, dens verdi og det faktum at betalingen er mottatt. Det er ikke akkurat et kvittering som er et formelt dokument, og bønner navnet eller opplysningene til personen eller parten som betalingen er mottatt fra.

Et kontantnotat er et uformelt dokument og gir ikke navnet på kjøperen av varene. Et kontantnotat gir en kort beskrivelse av artiklene som er solgt, men en regning, hvis forberedt, inneholder mange detaljer om artiklene.

Fremstilling av presis:

Ovennevnte diskusjon er nok til å rettferdiggjøre viktigheten av å skrive på kontoret. Klargjøring av forretningskorrespondanse eller rapporter eller notater er et sekretærarbeid. Sekretæren må forberede seg akkurat for å ta hensyn til toppledelsen. En spesiell type papirmalerier med avgjørelser som holder en stor margin på venstre side for å skrive notater eller viktige punkter, brukes på kontorer.

Det er spesifikke regler for utarbeidelse av en akkurat:

(1) Det er en kortfattet oppsummering av et emne eller en tekst. Generelt ved å kondensere emnet blir det redusert til en tredjedel.

(2) Det må være en overskrift som betegner innholdets formål.

(3) Det er skrevet i fortid og indirekte tale.

(4) Sitater, om noen, i emnet skal aldri vises i en nøyaktig.

(5) Forfatteren skal bruke sitt eget språk.

(6) Ordren av poengene eller faktafølgen i emnet må opprettholdes.

(7) Det skal være kortfattet, men presist.