Prosedyrer for effektiv drift av kjøp avdeling

Prosedyrer for effektiv drift av kjøp avdeling (med prøve)!

(a) Innkjøpsrekvisisjoner eller innrykk for materialer :

Kjøperen påtar seg ikke handling for kjøp av materialer på egen hånd. Ved hjelp av kjøpsrekvisisjonene kommer kjøperen til å kjenne til hvilke typer materialer som trengs i organisasjonen.

En kjøpsrekvisisjon er et skjema som brukes som en formell forespørsel til innkjøpsavdelingen for å kjøpe materialer. Dette skjemaet er utarbeidet av lagerholderen for vanlig lagermateriale og av avdelingshode for spesialmaterialer som ikke er lagret som vanlige varer. Rekvisisjonen er godkjent av en leder, for eksempel anleggets superintendent eller arbeidsdirektør, i tillegg til den som stammer fra rekvisisjonene.

Kjøpsrekvisisjonen er vanligvis utarbeidet i tre eksemplarer. Den opprinnelige kopien sendes til innkjøpsavdelingen, duplikatet holdes av oppbevareren eller avdelingen som påbegynner rekvisisjonen, og trepartsnummeret sendes til autoriserende direktør.

Kjøpsrekvisisjonen som er opprettet av lagerholderen for vanlige materialer, kalles "vanlig" innkjøpsrekvisisjon og kjøpsrekvisisjonen utarbeidet av avdelingshode for spesialmateriale kalles "spesiell" eller "sporadisk" kjøpsrekvisisjon. Regelmessige innkjøpsrekvisisjoner utarbeides når materialene når til bestillingsnivåene, dvs. nivået der bestillingen for påfylling skal plasseres.

Dette er gjort med sikte på å unngå mangel på materialer og gjøre tilgjengelig uavbrutt materialeforsyning til arbeidsplasser eller avdelinger. Prøveformen til en kjøpsrekvisisjon er gitt nedenfor.

Det fremgår av ovenstående eksemplar av innkjøpsrekvisisjonen at den gir tre grunnleggende opplysninger som bistår i kjøpsavdelingenes arbeid.

Disse er:

(a) Hvilken type materiale skal kjøpes? Beskrivelse av artikler og butikker Kodenummer skal oppgis tydelig i kjøpsrekvisisjonen slik at riktig kvalitet på materialene kan kjøpes.

(b) Når skal kjøpes? Materialene skal kjøpes til rett tid, slik at det ikke kan være mangel på materialer eller overdreven investering i aksjer.

(c) Hvor mye skal kjøpes på en bestillingstidspunkt? Hva bør være økonomisk rekkefølge?

(b) Utforsking av forsyningskilder og valg av leverandør:

En kilde for tilførsel av materialer må velges etter mottak av kjøpsrekvisisjonen. Kjøpsavdelingen opprettholder vanligvis for hver gruppe av materialer en liste over leverandørens navn og adresser. Tilbud kan bli invitert fra disse leverandørene ved å utstede anbud til dem. Ved mottak av tilbudene fra leverandørene, bør en komparativ oversikt over ulike notater mottas, og de ønskelige leverandørene skal velges.

Ved valg av leverandør til hvem bestilling skal gis for kjøp av materialer, bør kjøpsavdelingen huske på:

(i) Produksjonskapasitet,

(ii) Leverandørens pålitelighet,

(iii) Leverandørens økonomiske tilstand,

(iv) Ledelsen av Leverandøren,

(v) Prisnotert,

(vi) Kvantitet for hvilken pris notert gjelder,

(vii) Betalingsvilkår,

(viii) Leveringsbetingelser, og

(ix) Spesifikasjoner som produktene er produsert av.

Alle andre faktorer; Å være den samme, bør kjøpsprisen være den laveste prisen der et bestemt materiale skal kjøpes. Dermed skal leverandøren fra hvilken materialet er kjøpt, være pålitelig og i stand til å levere materialer av ensartet kvalitet til rett tid til rimelige priser.

Kjøpsansvarlig bør huske alle kriteriene gitt ovenfor ved valg av leverandør; Men han må ikke bli penny-wise og pound-dumme. Han må ikke være redd for å tilbringe, til tider mer av firmaets penger for å møte nødvendige leveringsplaner, kvalitetsstandarder og betalingsbetingelser.

Innkjøpssjefen vil skaffe den nødvendige informasjonen fra tidsplanen for tilbud, fortellinger, kataloger, kjøpere og andre bøker. Kort sagt, han bør opprettholde alle nødvendige poster med tanke på det viktigste målet for innkjøpsavdelingen, dvs. kjøpe riktig mengde og kvalitet på materialer til den billigste prisen i riktig tid for å bidra til jevn drift av produksjonsfunksjonen.

Eksemplet på en anbudsform som er utstedt til de ulike leverandørene for å invitere Sitater, er som følger:

Det bør foretas periodisk evaluering av leverandører og de som har dårlig ytelse i forhold til kvalitet, leveringstid, salgspolitikk og konkurransedyktige priser, bør fjernes fra leverandørlisten. I fremtiden bør tilbud ikke bli invitert fra slike leverandører før deres resultater er funnet gode.

Materialer kan kjøpes ved åpen anbudsmetode, begrenset anbudsmetode og enkel anbudsmetode. Åpen anbudsmetode hjelper med å invitere tilbud fra mange parter ved å gi reklame i pressen og følges når kjøpet innebærer betydelig mengde og verdi.

Denne metoden vil øke materialbeholdningen fordi annonserte anbud tar lengre tid for oppgjør av anbud og plassering av ordrer. I begrenset tilbudsmetode er tilbud tatt fra et begrenset antall leverandører. I begrensede anbud er leverandører vanligvis kjent med materialene og kan levere realistiske sitater.

Leverandører er utprøvde leverandører i fortiden. Følgelig kan kontinuerlige forsyninger sikres i henhold til siterte vilkår. I et slikt anbudssystem er konkurranseevne også mulig fordi forrige pris kan sammenlignes med notert pris, og dersom anbudsprisen er mer, kan det anropes for å begrense økningen. Denne metoden er mer populær på grunn av fordelene. Enkelt tilbudsmetode brukes til hvor leverandøren er en eneste leverandør.

(c) Innkjøpsordre:

Etter å ha valgt leverandøren utarbeider kjøpsavdelingen en innkjøpsordre for levering av butikker. Bestillingen er skriftlig fullmakt til leverandøren for å levere det aktuelle materialet eller materialet. Det er bevis på kontrakten mellom kjøperen og leverandøren som binder både kjøper og leverandør til vilkårene som ordren er plassert på.

Leverandøren er forpliktet til å levere materialer i henhold til vilkårene i innkjøpsordren og kjøperen er pålagt å godta levering av og betale for materialer som avtalt. Videre er det dokumentet som gir myndighet til mottakende avdeling for å motta materialene som er bestilt for og til regnskapsavdelingen for å godta regningen fra leverandøren for betaling.

Antall kopier av innkjøpsordren som skal utarbeides, varierer fra organisasjon til organisasjon. Tre til fem kopier utarbeides avhengig av størrelsen på organisasjonen.

Hvis fem eksemplarer er utarbeidet, kan den mulige bruken være som følger:

(i) Den originale kopien sendes til leverandøren.

(ii) En kopi sendes til mottaksavdelingen.

(iii) En kopi sendes til personen som startet kjøpsrekvisisjonen.

(iv) En kopi sendes til regnskapsavdelingen.

(v) Den siste kopien beholdes av kjøpsavdelingen for fremtidig referanse.

En eksemplar av kjøpsordren er gitt nedenfor:

Det bør være en regelmessig oppfølging av innkjøpsordre plassert slik at materialet kan bli mottatt i tide. Forespørsler skal gjøres med jevne mellomrom på de avtalte leveringsdatoene. Egnede tiltak kan tas, eller alternative forsyningskilder kan tappes hvis de har problemer med å levere materialene på de lovede leveringsdatoene.

Når leveringsdatoen er utløpt, bør leverandørene bli bedt om å angi datoene de forventer å levere materialene til. Forlengelse i leveranser skal bare gis underlagt straffer i kontraktene. Oppfølging av ordrer sikrer dermed jevnt kjøp av materialer og også garantier mot nedleggelse av fabrikken på grunn av ikke-mottak av materialer.

(d) Mottak og inspeksjonsmaterialer :

I store bekymringer bør en egen mottaks- og inspeksjonsavdeling uavhengig av lagerplassering settes opp for å motta og inspisere materialene. Men i små bekymringer kan arbeidet med å motta varene overlates til lageret.

Funksjonene til kvitterings- og inspeksjonsavdelingen er:

1. Vedlikehold av kjøpsordrefiler.

2. Motta, losse og pakke ut materialet levert av leverandørene under leveransutfordringer. Disse utfordringene er signert av en kontorist i mottaksavdelingen og en kopi av utfordreren returneres tilbake til leverandøren som et bevis på mottak av materialene levert av leverandøren under utfordringen.

3. Kontrollerer mengde og fysisk tilstand av materialene som er mottatt. Dette gjøres ved å sammenligne innkjøpsordre med leveringsutfordring. Eventuelle mangler eller brudd bør fortolkes til leverandøren.

4. Kontrollere kvaliteten på materialene som er mottatt. Ingeniør eller kjemiker kan bli kalt for å kontrollere materialets kvalitet. Han skal sørge for at kvaliteten er i henhold til innkjøpsordren. Etter å ha kontrollert materialkvaliteten, vil avdelingen sende inn en rapport om kvaliteten og hvis noen materialer avvises årsaken til det.

5. Etter at inspeksjonen er fullført, skal varene som mottar kontorist angi detaljer om materiale som er mottatt i butikken eller varer mottatt notat. Fem eksemplarer av notatet skal utarbeides. En kopi vil bli beholdt av mottaksavdelingen og fire eksemplarer sammen med materialene vil bli sendt til lagerbehandleren.

Han vil igjen kontrollere mengden materialer og sammenligne det med mengden som er oppgitt på notatet. Han vil signere alle fire eksemplarene.

En kopi vil bli oppbevart av oppbevareren for sin plate og de andre tre eksemplarer vil bli sendt til følgende avdelinger (en kopi til hver avdeling):

(i) Kjøpsavdelingen,

(ii) Regnskapsavdelingen,

(iii) Avdelingen som startet rekvisisjonen.

Formen for butikker (eller varer) mottatt notat er gitt nedenfor:

Det skal bemerkes at sats- og beløpskolonnene vil bli fylt av kostnadsavdelingen.

Godt mottatt notat er et dokument på grunnlag av hvilke kjøp som er verifisert og betaling er gjort til leverandøren. Det er også nyttig å sende inn krav om korte forsyninger. Den gir en fullstendig oversikt over alle mottatte materialer.

(e) Kontroll og overføring av regninger for betaling :

Når fakturaen er mottatt fra leverandøren, sendes den til butikkregnskapsseksjonen for å sjekke både ektheten og den aritmetiske nøyaktigheten. Mengden som er nevnt i fakturaen, er merket med henvisning til butikk mottatt notat mens prisen i fakturaen er sjekket fra innkjøpsordren. Prisen på materialet må justeres for rabatter, transportkostnader, tollsatser, avgifter, kostnader for containere etc.

Før du kontrollerer den endelige regningen, trenger du følgende punkter:

1. Handelsrabatt, hvis noen, skal trekkes fra kjøpsprisen på materialet.

2. Kvantumrabatt gitt av leverandøren for bulkkjøp skal også trekkes fra materialprisen.

3. Kontantrabatt kreves kun dersom betaling skjer kontant. Noen eksperter foreslo imidlertid at kontantrabatt er et element av ren økonomisk natur, derfor bør den ikke bringes i kostnadsregnskap.

4. Transportkostnader påløpt ved å bringe materialet til organisasjonen er en del av materialkostnaden. Hvis slike utgifter oppfylles av leverandøren på vegne av kjøperen, skal fakturaen av materialet økes med mengden transportkostnader.

5. Eventuelle forsikringsgebyrer betalt av leverandøren skal også legges til prisen på materialet.

6. Omsetningsavgift, forbruksavgift, etc. skal også legges til.

7. Eventuell rente på balansen som skyldes leverandør må legges til.

8. Kostnaden for containere legges til kjøpsprisen på materiale hvis de ikke skal returneres tilbake til leverandøren. Kjøpesummen vil imidlertid ikke inkludere noen kostnader for containere hvis de kan returneres til full verdi. I tilfelle av containere som kan returneres til redusert verdi, blir leien, dvs. forskjellen mellom pris utført av leverandør og returpris, lagt til prisen på materialet.

Etter å ha bekreftet ektheten av regningen, bør den aritmetiske nøyaktigheten også kontrolleres. Butikkregnskapsseksjonen godkjenner, bekrefter og sender fakturaen for betaling, og på denne grunn kan kassøren gjøre betalingen. Betaling skjer i henhold til vilkårene som er avtalt i en bestemt rekkefølge.

Illustrasjon 1:

Når anbud ble invitert til en butikk, ble tilbudene mottatt som under:

Leverandør A:

(a) Vurder Rs 2 hver; (b) Handelsrabatt 10%; (c) Kontantrabatt 5% dersom regninger betales innen to fjorten dager etter kvittering; (d) Transportkostnader Rs 1 per 100 enheter.

Leverandør B:

(a) Vurder R 1, 80 hver (opptil 1000 enheter), Rs 1, 60 hver (for ordrer over 1000 enheter); (b) 6% rente per år vil bli lagt til dersom regninger ikke betales innen to fjorten dager etter mottak av materialene; (c) Transportkostnader Rs 3 per 100 enheter.

Forutsatt at omtrent 5000 enheter kreves hver måned, og at kvalitet og andre leveringsbetingelser er de samme, gi dine kommentarer til hvem innkjøpsordre kan utstedes. Fabrikken betaler 50% av sine totale månedlige regninger hver fjorten dager.

Løsning:

Kjøpsordren skal utstedes til leverandør B på grunn av den laveste materialkostnaden.

Illustrasjon 2:

Etter innbydende anbud mottas to sitater som følger:

(a) Rs. 4, 20 per enhet.

(b) Rs. 4, 00 per enhet pluss Rs. 2.000 faste kostnader som skal legges til, uavhengig av bestilte enheter.

Rådgive med dine argumenter med hvem ordren skal plasseres og hvilken mengde som skal bestilles.

Illustrasjon 3:

En lastebil last av materiale av blandede varer ble kjøpt for Rs. 9000. Disse ble sortert i følgende karakterer hvis markedsrenter er vist mot hver: