Rapporter: Definisjon, Funksjoner og Typer

Les denne artikkelen for å lære om rapporter. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Definisjon av rapporter 2. Betydningen av rapporter 3. Funksjoner 4. Typer.

Definisjon av rapporter:

En rapport kan defineres som en uttalelse eller en konto, enten stor eller liten, på enkelte hendelser, funn, observasjoner eller anbefalinger utarbeidet enten av en person eller av en gruppe. En rapport kan være muntlig eller skriftlig.

Den kan utarbeides av en enkeltperson (som sekretær eller avdelingshode eller etterforsker) eller av en gruppe personer eller en komité eller en underkomité. En rapport kan utarbeides med jevne mellomrom (som årsrapport for en organisasjon eller en månedlig rapport fra en filial til hovedkontoret) eller bare én gang (som en rapport fra en forespørselskomité).

Betydningen av rapporter:

Betydningen av rapporter i organisasjonsliv og for generell administrasjon er veldig stor. Beslutninger tas veldig ofte på mange kontroversielle og problematiske problemer basert på enkelte rapporter. Medlemmer av en organisasjon eller en komité eller en avdeling mv kan kjenne mange relevante og materielle fakta om organisasjonen eller komiteen eller gruppen selv eller fra andre organisasjoner, komiteer eller grupper gjennom rapporter derpå. Generell administrasjon styres veldig mye av ulike typer interne og eksterne rapporter.

Noen ganger må rapporter utarbeides, sendes og sirkuleres lovlig. For eksempel, årsrapporter for et selskap. En rapport har en dokumentasjonsverdi. Det er en kilde til referanse, bevis og historie. Sekretæren til en organisasjon eller en komité eller en underkomité mv har stort ansvar i forbindelse med rapporter fordi han må forberede dem.

Funksjoner i rapporter:

(1) En rapport er basert på fakta og støttes også ofte med noen statistiske data, referanser etc.

(2) En rapport må utarbeides i riktig form og stil. Skjemaet og stilen er avhengig av formålet med rapporten.

(3) En rapport har definitivt en hensikt. En felles hensikt er spredning av informasjon. Andre formål er å samle opp, gi veiledning til handling eller vurdering, bevisbevis, etc.

(4) En rapport er ment for sirkulasjon enten utelukkende til en person eller en gruppe personer, eller medlemmer av en organisasjon eller allmennheten.

(5) En rapport skal tilfredsstille alle egenskapene for effektiviteten.

(6) Rapporter er av ulike typer.

(7) Rapporter er nært beslektet med møter.

(8) Rapportens grunnleggende funksjon er at det er et middel til å kommunisere noen fakta.

(9) En rapport er adressert til en bestemt leser eller leser.

(10) En rapport har alltid et tidsrom.

(11) En rapport kan bare mottas eller vedtas, eller fremsettes (dvs. utsatt for å treffe handlinger), eller henvises tilbake til komiteen for revurdering. Så, en rapport kan behandles annerledes.

Typer rapporter:

Rapporter er av ulike typer. De er klassifisert på grunnlag av ulike prinsipper. Slik klassifisering er også basert på grupper.

De er detaljert nedenfor:

(1) Rutinemessig eller spesiell:

En rutinemessig rapport utarbeides og presenteres som rutinearbeid og med jevne mellomrom. For eksempel årsrapporten til en forening eller et selskap som må utarbeides av sekretæren eller av styret ved utgangen av hvert regnskapsår, og eksemplarer må fordeles mellom medlemmene.

En rutinemessig rapport inneholder noen fakta eller opplysninger, enten i detalj eller i oppsummert form. Det kan også være av kritisk type som inneholder noen kommentar eller mening. Eksempelvis revisors rapport om selskapets endelige regnskap. Instituttlederne eller filialforvalterne må regelmessig sende rutinemessige rapporter til de høyere myndighetene.

En spesialrapport utarbeides og presenteres ikke som rutinemessig. Dette er utarbeidet på grunnlag av en forespørsel eller undersøkelse enten av en enkeltperson eller av en organ eller en komité eller en underkomité eller en kommisjon som er spesielt formet og betrodd plikten.

Sekretæren til en organisasjon, på grunn av sin stilling, blir ofte betrodd plikten til å utarbeide rapporter om enkelte avdelinger eller personer eller hendelser som skal sendes til toppledelsen for å ta beslutninger. Regjeringen oppretter ofte kommisjoner eller provisjoner for å utføre etterforskning på en sak eller person og å sende inn rapport. En spesiell rapport er i mange tilfeller av konfidensiell type og inneholder bortsett fra fakta og informasjon, noen anbefalinger. En teknisk rapport utarbeidet av teknikere på et bestemt problem er en slags spesialrapport.

Hvorvidt rapporten er vanlig eller spesiell, kan det være en diskusjon i enhver generell eller komité eller styremøte, og faktum må nevnes på dagsordenen for møtet.

(2) Generelt eller konfidensielt:

En generell rapport er det som er for distribusjon blant mange, som medlemmene i en organisasjon. Slike rapporter kan skrives ut i stor mengde eller til og med publiseres i aviser for offentlig informasjon. Regjeringen publiserer rapporter fra ulike komiteer eller provisjoner og legger dem til salg for offentligheten.

En konfidensiell rapport er ment for noen overlegne personer eller personer og er ikke for generell informasjon. Noen ganger kan rapporten være så konfidensiell at sekretæren eller andre som forbereder den. Skriver det for hånd eller skriver det ut selv.

(3) Formell eller uformell:

En formell rapport er den som er utarbeidet i henhold til foreskrevet form og på foreskrevet tid og presenteres i henhold til en vanlig prosedyre. For eksempel, årsrapporten til et selskap eller en tilknytning, en rapport fra en filial til hovedkontoret mv.

Noen ganger formelle rapporter er videre klassifisert i to deler:

Lovbestemt og ikke-lovbestemt.

(a) Lovbestemte rapporter er de som må utarbeides av et selskap i henhold til selskapslovens bestemmelser eller av et registrert samfunn registrert i henhold til lov om samfunnsregistrering eller av et kooperativ samfunn som er registrert i henhold til kooperativloven og en kopi av En slik rapport må sendes til den respektive registrator. For eksempel, årsrapporten til et selskap eller et samfunn. Den lovpligtige rapporten som skal utarbeides og innleveres av alle aksjeselskaper, kommer også inn i denne kategorien.

(b) Ikke-lovpligtige rapporter er de som må utarbeides formelt, men det er ingen tvang i henhold til loven å bli sendt til enhver autorisert person. For eksempel, en rapport utarbeidet og forelagt av en komité nedsatt av et selskaps styre for et bestemt formål, f.eks. på utvikling av markedet. Innlevering av rapporten skal være til styret. Formelle, men ikke-lovbestemte rapporter er også utarbeidet og sendt av sekretæren til styret i ulike saker.

Uformelle rapporter er de som ikke må være forberedt eller presentert i henhold til noen foreskrevet form eller prosedyre. En uformell rapport er vanligvis en form for personlig kommunikasjon og kan til og med være i form av et brev. For eksempel må en nyutnevnt medarbeider sende inn en samlingsrapport til sjefen sin.

(4) Verbatim eller Summarized:

Slike klassifisering er generelt relatert til rapporter om møter. Etter at et møte er over, må en rapport om det samme utarbeides og presenteres av sekretæren. En sammenfattende rapport av et møte betyr en rapport som inneholder alle detaljer, ord for ord, hvilke hendelser som har skjedd på møtet, hvilke ord har blitt snakket av de ulike deltakerne og hvilke beslutninger som er tatt.

Med andre ord kan oversikten over fullmøte av et møte bli kalt fullstendig rapport. Slike rapporter er nødvendige for hver forsamling eller parlamentsøkt eller for en sak i en domstol.

En oppsummert rapport betyr en rapport som tar hensyn til hovedpunktene i diskusjonen på et møte og den korte beskrivelsen av hendelser som skjer på et møte. For eksempel, en pressemelding som er utarbeidet etter et møte, enten det er offentlig eller privat, skal sendes til ulike aviser for favør av publisering.

En rapport, enten oversatt eller oppsummert, må imidlertid være basert på fakta fordi leserne av slike rapporter vil avhenge av informasjonen som leveres. En oppsummert rapport må ikke forveksles med møtet.

(5) Privileged or Non-Privileged:

Rapporter kan videre klassifiseres til privilegert eller ikke-privilegert. En privilegert rapport er den som inneholder uttalelser eller bemerkninger gjort av noen mennesker som kan være ærekrenkende for noen andre, men tillates å bli snakket under privilegium i tale.

En rapport om saksbehandling i en rettssak eller i forsamling eller parlamentsøkt mv. Får lov til å bli offentliggjort i aviser eller på annen måte. Men et slikt privilegium er et "kvalifisert" privilegium og vil bli tillatt dersom rapporten er korrekt og ment for allmenn interesse.

Men rapporten som inneholder privilegerte taler på private møter som generalforsamling i et selskap, kan ikke publiseres som en privilegert rapport.

Alle andre typer rapporter er en ikke-privilegert rapport. Rapporter generelt er ikke-privilegerte.

(6) Andre typer:

Rapporter kan videre klassifiseres med eller uten anbefalinger. Vanligvis inneholder rapporter som er utarbeidet for informasjon, ikke en anbefaling, men rapporter utarbeidet av noen forespørselskomité inneholder anbefalinger.

Til slutt kan rapporter klassifiseres enmansrapport eller grupperapport. En rapport kan kun utarbeides av en person som enhver rapport fra en sekretær, eller den kan utarbeides av en gruppe eller en komité.

Selv i tilfelle av en komité, er det sekretær eller samboer til hvert utvalg som utarbeider rapporten på vegne av komiteen og får den bekreftet av andre, med eller uten endringer. En komité kan deles og to rapporter, en av flertallet og den andre av minoriteten, kan sendes separat. Derfor kan rapporter være av flertall og minoritetstyper.