Studie notater om Office: Definisjon, funksjoner og typer

Les denne artikkelen for å lære mer om Office. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Definisjon av et kontor 2. Egenskaper av et kontor 3. Typer.

Definisjon av Office:

Ordet "kontor", i henhold til ordbøkene, har dobbel betydning:

(a) Kontor betyr et innlegg eller en ansvarsposisjon. En person kan ha et overskuddskontor som betyr at han er ansatt på et innlegg som han får noen godtgjørelse på.

(b) Kontor betyr et sted hvor en bestemt type virksomhet utføres eller en tjeneste leveres.

I første omgang har en sekretær et kontor og i den andre forstand trenger en sekretær et sted hvor han kan utføre sine funksjoner. Vi er interessert i kontor i sin andre forstand. Det er ikke tilstrekkelig å definere et kontor som "et sted hvor en bestemt type virksomhet utføres eller en tjeneste leveres".

I virkeligheten betyr kontoret et sted hvor en organisasjons aktiviteter samordnes. Det er et administrasjonssted og et kommunikasjonssenter.

Ifølge Hall, beskriver kontoret et hvilket som helst sted som er satt til side for arbeid av en klanglig natur, uansett navn det kan kalles ". Det er en felles oppfatning at et kontor er et sted hvor kontorarbeid utføres. Enhver form for organisasjon, enten handel eller ikke-handel, trenger kontorarbeid og trenger derfor et kontor.

I England definerer kontoret, butikk- og jernbaneplassloven fra 1963 kontoret som "en bygning eller en del av en bygning som har en eller hovedformål som kontor eller kontorformål". Denyer beskriver kontorformål som "formål med administrasjon, kontorarbeid, håndtering av penger og telefon og telegraf operasjon.

En utvidet definisjon av kontorarbeid er gitt for å dekke bokføring, sortering av papirer, arkivering, typing, duplisering, maskinberegning, tegning og redaksjonell utarbeidelse av saker til publikasjon ". Beskrivelsen er uttømmende og tar i bruk ulike aktiviteter som utføres på et kontor.

Funksjoner av et kontor:

Fra definisjonen forstås det at:

(a) Kontoret er et sted,

(b) Ulike aktiviteter utføres der og

(c) Aktiviteten er av to typer, administrative og administrative.

Det er åpenbart at det skal være noen som vil gjøre aktivitetene og sekretæren er sjef for dem.

Et kontor er beskrevet som en organisasjon, og det har alle egenskapene til en organisasjon. Kontoret kan være for en handel eller en ikke-handel bekymring. Det kan være av stor eller liten størrelse.

Typer av et kontor:

De vanlige funksjonene til alle typer kontor er:

(1) Sted:

Et kontor må ha en bestemt og egnet beliggenhet. Det er ulike faktorer som må vurderes før plasseringen av kontoret er valgt.

(2) plass eller overnatting:

Et kontor trenger litt plass eller overnatting som skal brukes til å utføre aktivitetene. Overnatting har nær tilknytning til lay-out.

(3) Lay-out:

Det betyr en planlegging for optimal utnyttelse av plass slik at arbeidsflyten kan opprettholdes og det er maksimal utgang av arbeidet.

(4) Arbeidsforhold:

Arbeidsforholdene må være egnet for effektivt arbeid. Arbeidsforhold betyr riktig belysning, ventilasjon, sanitæranlegg, etc.

(5) Utstyr:

Ulike typer utstyr er nødvendige for kontorarbeid. De inkluderer møbler, maskiner, apparater, papirvarer, etc. Ulike typer utstyr er nødvendige for ulike typer arbeid.

(6) Metoder:

Hver type aktivitet har sin egen prosedyre eller riktig metode for å gjøre. Strømmen av arbeidet vil bli hemmet hvis den riktige metoden ikke følges. Dette er mer sant når regnskap gjøres eller en maskin blir brukt, etc.

(7) Personale:

Et kontor må ha velvalgt, effektivt og utdannet personell eller personale som skal gjøre aktivitetene. Et kontor med alle sine gode funksjoner vil være ineffektivt hvis det er behov for riktig personell, både dyktig og ufaglært.

(8) Avdeling:

Det finnes ulike typer aktiviteter som skal gjøres på et kontor. Alle aktivitetene kan ikke gjøres av de samme personene. Aktivitetene må grupperes i avdelinger funksjonelt. Antall avdelinger avhenger av størrelsen og arten av arbeidet på kontoret.

(9) Organisasjon:

Et kontor i seg selv må organiseres med riktig personell som har formelle forhold mellom dem og med en kompetent veileder eller leder. Kontor- og kontorarbeid må studeres fra alle de forskjellige aspektene som nevnt ovenfor. Mye avhenger av sekretæren til organisasjonen som er hovedkontorets leder.