Topp 4 typer rapporter utarbeidet for ledelse (med diagram)

Følgende punkter fremhever de fire øverste typene rapporter utarbeidet for ledelse, dvs. (1) Klassifisering av grunnlag for objekt og formål (2) Klassifisering av grunnlag for naturen (3) Klassifisering av grunnlaget for perioden (4) Klassifisering av Rapporter om funksjonsgrunnlaget.

Rapporter for styringstype # 1. Klassifisering på grunnlag av objekt og formål:

(a) Eksterne rapporter:

Rapportene utarbeidet for eksterne brukere eller for personer utenfor virksomheten er kjent som eksterne rapporter. Eksterne brukere kan inkludere aksjonærer, investorer, kreditorer, leverandører og bankfolk. Selv om selskapet kanskje ikke er ansvarlig for utenforstående, men det er fortsatt noen rapporter som er ment for utenforstående.

Selskapet publiserer resultatregnskap og balanse ved utgangen av hvert regnskapsår, og disse erklæringene arkiveres med justitssekretær for selskaper og børser. Endelige regnskapsopplysninger forventes å være i samsvar med visse grunnleggende detaljer i India Companies Act 1956, har gjort det obligatorisk å oppgi noen minimumsinformasjon i sluttregnskapet. Følgende er en forekomst av balanse og resultatregnskap presentert for eksterne brukere gjennom årsrapport fra MRO-TEK LIMITED 2007-2008.

(b) Interne rapporter:

Interne rapporter refererer til de rapportene som er ment for ulike ledelsesnivåer. Interne rapporter er ikke offentlige dokumenter, og de forventes ikke å overholde noen standarder. Disse rapportene er utarbeidet ved å ta hensyn til behovene til avhending for å skanne dem.

Disse rapportene kan være ment for toppnivå, mellomnivå og lavere nivå. Rapporten ment for ulike ledelsesnivåer kan betraktes som interne rapporter. Hyppigheten av disse rapportene varierer i henhold til formålet de tjener.

Noen av de interne rapportene som brukes ofte er! Periodens rapport om resultatregnskap og finansiell stilling, kontantstrømoppstilling, endringer i arbeidskapital, rapportering om produksjonspris, produksjonsutvikling og kapasitetsutnyttelse. Omsetningsrapporter, materialutnyttelsesrapporter, periodiske rapporter om salg, kredittinnsamlingsperioder og salgs- og distribusjonsutgifter, rapporter om lagerposisjon etc.

For eksempel følger rapporten om produksjonstrender:

Rapporter for styringstype # 2. Klassifisering på grunnlag av naturen:

Ifølge naturen kan rapporter kategoriseres i tre kategorier:

(a) Bedriftsrapporter:

Disse rapportene er utarbeidet for bekymringen som helhet. Disse rapportene fungerer som en kanal for kommunikasjon med utenforstående. Bedriftsrapporter kan omfatte alle virksomheter i virksomheten eller kan være relatert til ulike aktiviteter. Bedriftsrapporter kan inkludere balanse, resultatregnskap, inntektsskatt, ansettelsesrapport, styrets rapport.

Disse rapportene inneholder standardisert informasjon og er gunstig for utenforstående. Fortolkningen av regnskapet kan også utføres fra disse rapportene. Rapportene er viktige fra økonomisk analyse synspunkt. For eksempel følgende er lederens rapport presentert av ShashiRuia Formann for Essar Steel Ltd. reprodusert for informasjon:

Formannens erklæring:

Kjære Aksjonær,

Det er nå godt akseptert av økonomiske pundits og studier gjennomført over hele verden som India og Kina vil dominere verdensøkonomien i det 21. århundre. India er i dag den fjerde største økonomien når det gjelder kjøpekraftsparitet og forventes å overta Japan og bli tredje største økonomiske makt etter USA og Kina, før slutten av tiåret. Som India forbereder seg på å bli en økonomisk supermakt, må den ytterligere øke tempoet i reform og labilisering ved å muliggjøre utvikling av infrastruktur i verdensklasse, konkurransedyktig produksjon i skala og teknologi og bærekraftig utvikling.

BNP-vekst på over 6, 5% betydelige investeringer i infrastruktur, god landbruksproduksjon og en spurt etter forbrukernes etterspørsel i alle sektorer for industrien. Hvis vi er i stand til å oppnå en BNP-vekst på 8% årlig, vil India bli det raskest voksende frie markedsdemokratiet i verden.

Stål ryggraden i Industri:

Stålindustrien er avgjørende for en lands økonomiske konkurranseevne og sikkerhet. Stål er integrert i bygging av broer, jernbaner, boliger, biler, apparater og mye mer. Dagens stål er radikalt annerledes enn det som var tilgjengelig for ti år siden. De er lettere, høyere i styrke og mer allsidig.

Næringen har gjennomgått en stor forandring de siste årene med selskaper som investerer i ny prosess- og produktteknologi, kapasitetsforbedringer og kundeserviceinitiativer. Indiske stålfirmaer er i forkant av teknologien og bruker betydelige mengder på forskning og utvikling.

Næringen og spesielt din bedrift er i stand til å konkurrere internasjonalt på teknologi, kvalitet og pris og har vist at India i morgen tilhører indiske gründere og indiske forbrukere. Regjeringen trenger å oppmuntre og støtte industrien med en mer realistisk jernmalmspolitikk som skaper jevn spilleregler.

Essar Steel - et begivenhetsrikt år:

Essar Steels utmerkede resultater viser selskapets suksess i å strukturelt forbedre driftsresultatet som resultat av strategiske tiltak og rettidig gjennomføring av prosjekter. Vi har sett noen tegn på overforsyning i internasjonale markeder, men vi ser ikke dette som et langsiktig problem. Din bedrift er også mye bedre forberedt på å styre syklisk i markeder på grunn av sin geografiske dekning og produktportefølje.

Essar Steel er nå en fullt integrert produsent med end-to-end kontroll over alle operasjoner knyttet til stålproduksjon. Oppkjøpet av Hy-Grade Pellets Ltd. og Steel Corporation of Gujarat Ltd. gjør firmaet til en helt integrert stålprodusent. Selskapet har tatt en rekke initiativer i sine produksjonsanlegg for å oppfylle sitt oppdrag om å være en av de mest kostnadseffektive produsenter av stål globalt.

Fra Bailadilla - hvor jernmalmforbedringsanlegget ligger, nær jernmine - til sluttstadiet hvor sluttproduktene sendes til innenlandske og internasjonale destinasjoner, har firmaet sørget for at alle produksjonsfaser er sømløst integrert. Dette vil gjøre det mulig for oss å tilby produkter av høy kvalitet, tilpassede produkter til bruk i et bredt spekter av næringer som bil- og bilkomponenter, hvitevarer, byggevarer og forbruksvarer.

Vi fokuserer på verdiskaping på alle produksjonsstadier og styrer også vår innsats for høyinntektsgenererende markeder. Vi gjør dette ved målrettet markedsføring i spesialiserte kundesegmenter og teknisk og ettermarkedsstøtte. Vi forventer at disse verdiskapende produktene vil bidra med over 35% av selskapets inntekter i det kommende året.

Ser fremover:

For tiden produserer vi en kapasitet på 3 millioner tonn, og vi har planlagt å øke dette til 4, 6 millioner tonn i juni 2006, noe som gjør oss til den største produsenten av flat stål i den private sektoren i India. Dette vil innebære en inkrementell investering av Rs 2000 crore, som ligger mye under bransjens gjennomsnitt og vil redusere våre produksjonspriser betraktelig. Vi planlegger også å øke pelletskapasiteten på Visakhapatnam fra 4 til 8 millioner tonn i dette regnskapsåret.

Oppkjøpene, kapasitetsutvidelser, teknologioppgradering og andre produktivitetsforbedrende tiltak vil gi bedriften et betydelig konkurransefortrinn i innenlandske og internasjonale markeder. Vårt fokus på å opprettholde kostnadsledelse gjennom integrerte produksjonsprosesser, forskning og ny innovasjon og høy produktivitet, vil sikre sikring mot syklisk.

Administrere Financial Turnaround:

Din bedrift har vært i stand til å bygge en plattform for konsolidering og opprettholde foryngelsen av ytelsen. I oktober 2002, på tidspunktet for kunngjøringen av CDR-pakken, hadde selskapet en langsiktig gjeld på? 5371 crore, som har blitt redusert til Rs 4262 crore per 31. mars 2005, en reduksjon på over Rs 1100 crore. Den betydelige økonomiske gjennomgangen av selskapet i så kort tid er faktisk bemerkelsesverdig. Med alle andre parametere av finansiell ytelse som viser betydelig forbedring, er selskapet i en mye sterkere posisjon for å planlegge for mer aggressiv vekst.

Vår drivkraft:

Essar Steel er i dag et betydelig punkt i sin historie. Fortiden har gitt oss læring er at vi har brukt til å bygge en plattform for sikkerhet fra fremtiden. Jeg må erkjenne den enorme innsatsene som er satt av ansatte på alle nivåer, som må beundret opp for utfordringene som forandrer seg uunngåelig. Organisasjoner må kontinuerlig forandre for å overleve og trives. Essar-familien har vist evnen og motstanden til å håndtere denne endringen. Vi ser fremtiden med tillit som oppstår ut fra våre handlinger og prestasjonene til vårt folk, når vi forbereder oss på å møte den "Modige Nye Verden".

Jeg benytter også denne muligheten til å takke våre kunder, leverandører, forretningsforbindelser og bankfolk som har hjulpet oss med å komme så langt og ser frem til deres fortsatte støtte i vår reise til globalisering.

Takk skal du ha.

ShashiRuia Formann

(b) Kontrollrapporter:

Kontrollrapporter omhandler to aspekter. Et aspekt relaterer seg til den personlige ytelsen, og det andre aspektet omhandler den økonomiske ytelsen. Den første typen rapporter er utarbeidet og rapportert for å bedømme ytelsen til ledere og leder av ulike ansvarssentre med hvilken ytelse bør ha vært under de rådende omstendighetene.

Årsakene til avvik i ytelse er også identifisert. Den andre typen rapporter viser hvor godt ansvarssenteret har gått som en økonomisk aktivitet. Slike analyser gjøres periodisk. Denne typen analyse krever bruk av full kostnadsregnskap snarere enn ansvarskonto.

Kontrollrapporter bør vurdere følgende:

(i) Kontrollrapporter bør være relatert til personlig ansvar.

(ii) De bør sammenligne den faktiske ytelsen med standardene.

(iii) De bør markere viktig informasjon.

(iv) Disse rapportene skal sendes i god tid for å muliggjøre korrigerende tiltak.

(v) Om mulig kan ulike regnskapsforhold som kapasitet, effektivitet, aktivitet og kalenderforhold beregnes.

(c) Undersøkelse av rapporter:

Disse rapportene er knyttet til kontrollrapporter. I tilfelle et alvorlig problem oppstår, blir årsakene til denne situasjonen studert og analysert. Etterforskningsrapporter er basert på utfall av spesielle løsningsstudier. Disse rapportene er intermitterende og utarbeides bare når en situasjon oppstår. De er forberedt i henhold til naturen av enhver situasjon. De er nyttige for ledelsen i å analysere årsakene til et problem.

Eksempel på undersøkelsesrapport:

Følgende informasjon er tilgjengelig fra månedlig kostnadsrapport av M / s Hard Engineering Co.:

Rapporter for styringstype # 3. Klassifisering på basis av perioden:

Etter perioden kan repots klassifiseres som under:

(a) Rutinemessige rapporter:

Disse rapportene er utarbeidet om daglig drift av bekymringen. De sendes periodisk til ulike ledelsesnivåer. Disse personene kan variere i henhold til arten av informasjon om detaljer som skal rapporteres så langt som tidspunktet gjelder, de kan sendes daglig, ukentlig, månedlig eller kvartalsvis.

Rutinemessige rapporter kan forholde seg til salgsinformasjon, produksjonsfigurer, kapitalutgifter, kjøp av råvarer, markedstrender etc. Det er en tendens til å ignorere rutinemessige rapporter av alle mottakere på grunn av deres rutinemessige karakter. Viktig informasjon i rapporten skal være opplyst eller presentert på en annen måte eller kan skrives i en annen blekk.

Eksempel på to rutinemessige rapporter er:

1. Produksjonserklæring

2. Utgiftsoversikt

(b) Spesielle rapporter:

Ledelsen kan konfrontere noen vanskeligheter, og rutinemessig rapport kan ikke gi tilstrekkelig informasjon for å takle slike situasjoner. Under slike omstendigheter kreves det spesielle rapporter. Spesielle rapporter kreves kun for spesielle formål.

Disse rapportene er utarbeidet etter behovssituasjonen. Tilgjengelig regnskapsinformasjon kan ikke være tilstrekkelig, slik at dataene må samles inn spesielt. Det kan være behov for å sette ekstra medarbeidere til å samle disse rapportene. Det kan også innebære koordinering av ulike avdelinger og ulike ledelsesnivåer. Ifølge J. Batty33 skal spesielle rapporter deles inn i seksjoner som dekker følgende hovedformål: 1. Årsak til rapporten 2. Undersøkelse gjort 3. Finne en konklusjon og anbefalinger.

Spesielle rapporter kan behandle følgende emner:

(i) Informasjon om markedsanalyse og distribusjonsmetoder for konkurrenter.

(ii) Teknologiske endringer i industrien.

(iii) Problemer med kjøp av materialer.

(iv) Rapporter om endring i produksjonsmetoder og deres implikasjoner.

(v) fagforeningsforhold.

(vi) Rapport av sekretær om selskapssaker.

(vii) Politisk utvikling i inn-og utland har innvirkning på virksomheten.

(ix) Rapporter effekt av tomgangskapasitet på produksjonskostnad.

(x) Lag eller kjøp avgjørelser.

(xi) Rapporter mest passende metode for å skaffe midler.

(xii) Virkningen av arbeidstvister på produksjon og produksjonskostnader.

(xiii) Rapport om generell økonomisk prognose.

(xiv) Forundersøkelse for et prosjekt.

(xv) Rapport om effekt av endring i regjeringens politikk.

Rapporter for styringstype nr. 4. Klassifisering av rapporter på funnegrunnlaget:

Ifølge funksjonen kan rapportene deles inn i to kategorier:

(a) Operasjonsrapporter

(b) Finansielle rapporter

(a) Operasjonsrapporter:

Disse rapportene gir informasjon om operasjonene i virksomheten.

Operasjonsrapporter kan bestå av følgende:

(i) Kontrollrapporter:

Disse rapportene brukes til styringskontroll. De er ment å oppdage avvik fra budsjettert ytelse uten tap av tid, slik at korrigerende tiltak kan tas. Kontrollrapporter brukes også til å vurdere ytelsen til enkeltpersoner.

(ii) Informasjonsrapporter:

Disse rapportene er forberedt på å gi nyttig informasjon som vil muliggjøre planlegging og policyformasjon for fremtiden. Informasjonsrapporter kan ta form av trendrapporter og analyserapporter. Trendrapporter gir informasjon i komparativ form over en tidsperiode. Grafisk presentasjon kan brukes effektivt i trendrapporter. I motsetning til trendrapporter gir analytiske rapporter informasjon på en klassifisert måte om sammensetning av visse resultater slik at man kan identifisere spesifikke faktorer i totalverdien.

(b) Finansielle rapporter:

Disse rapportene gir informasjon om bekymringens økonomiske stilling på bestemte datoer eller bevegelse av finanser i en bestemt periode. Balansen gir informasjon om en bekymring på en bestemt dato. På den annen side gir Cash Flow Statement data om kontantbevegelse i en bestemt periode. Disse rapportene kan enten være statiske eller dynamiske. Balanse og andre datterrapporter er eksempler på statiske rapporter; Kontantstrøm, Fondstrømopplysninger og andre rapporter som viser finansiell stilling i forhold til budsjetterte er eksempler på dynamiske rapporter.