4 Hovedtyper av filer opprettholdt i et kontor

Denne artikkelen kaster lys over de fire hovedtyper av filer vedlikeholdt på et kontor. De er: 1. Enkel fil 2. Flat fil 3. Toveis-fil 4. Lever arch-fil.

Fil vedlikeholdt i en Office Type # 1. Enkel fil:

Den inneholder bare et tykt deksel med to hull som er satt inn som vist på figuren. Den har bare en side av dekselet, og ikke to som i tilfelle av flatfil.

Alle bokstavene er stanset og med hjelp av en tag, arkivert i filen. Merkene er satt inn i brevet som må arkiveres, deretter settes inn i hullet som vist på figuren og er laced eller bundet.

Dette arkiveringssystemet er utbredt i kommuneforeningens lokaler, hvor filene må behandles bare av den personen som er ansvarlig for å se på filens forhold. Imidlertid er denne innleveringsmetoden utelatt, utdatert og ikke i dag i dag.

Fil vedlikeholdt i en Office Type # 2. Flat File:

Et diagram på en flat fil er vist på figuren.

I dette diagrammet av flatfil er det to deksler merket A og B som vist i diagrammet. Dekselene er tykke og harde deksler. I mellom de to dekslene, og for å være presis, på høyre sidedeksel, merket B, har vi et klipsystem.

Stålet eller aluminiumstrimmelen, som vist på figuren, har to hull og to festemidler. Det er to bevegelige klipper som vist på figuren som har et system for å løpe over aluminiumstrimmelen. For å åpne fikseringsenhetene, flyttes klippet opp, slik at stanset papir kan settes inn i festene. Når de stansede papirene er satt inn i filene, kan klippene nedkjøres slik at papirene er løst og arkivert på riktig måte.

Alt papiret som skal fylles er fast i høyre side av filen, som betegnes av B i figuren.

Fil vedlikeholdt i en Office Type # 3. Toveis fil:

Denne typen arkiveringssystem er utbredt i regjeringskontorene - både sentral- og statsregeringene, offentlige foretak og autonome organer. Et diagram viser alt om filen.

Her, som i forrige diagram, har filen to ansikter A og B som vist på figuren.

Den har tilsvarende to sett med hull som er vist på figuren. (B) og (A) har den, som tydelig fremgår av figuren. Både ansiktene på filen (A) og (B) er tykke, harde og her, i begge ansikter, arkiveres papiret.

Innkommende papirer eller brev må arkiveres i ansiktet B og nummereres riktig. Det som skal gjøres er arkivert på siden A.

Bokstavene utarbeidet etter at nothingene er over, eller på grunnlag av å merke seg gjort; Brevet som må gå som et svar, kunne arkiveres som et bevis på side B. En kopi av brevet skal imidlertid arkiveres i den respektive flatfilen.

Denne typen filer er nødvendig når en detaljert notering kreves før du svarer på et brev.

Fil opprettholdt i en Office Type # 4. Hendel Arch File:

Dette er vist i figuren.

Denne filen har ansikter A, B og C som vist i diagrammet, derfor er det en tredimensjonal fil. Ansikter A og B er selvforklarende. Dette er harde, tykkere og tunge filer, som i utgangspunktet brukes til å arkivere bilagene, balansen, prøvebalansen etc. av kontoseksjonen på kontoret. Større kopier av uttalelser etc., som ikke kan arkiveres og lagres riktig i en flatfil, lagres i denne filen.

Hvis man ser på figuren på riktig måte, vil man finne en aluminiumstrimmel som går over buen, som er en V-formet gjenstand festet i filen til ansikt C. Et håndtak som vist i figuren er reist opp, og aluminiumet stripen kjøres over buen for å åpne filen. Når dokumentet er arkivert, blir håndtaket trykket ned, aluminiumstrimmelen presset ned og buene er justert for å dokumentere dokumentet riktig.

Disse er de fire brevpapirformene av filprevalent, hovedsakelig i de indiske kontorer. Datamaskinen har tatt et fremre sete i de fleste multinasjonale og blåbrikkeselskapene.