5 Store hindringer for kommunikasjon (med sine tiltak)

Denne artikkelen kaster lys over hindringene for kommunikasjon med tiltak for å overvinne det.

Kommunikasjonsbarriere # 1. Organisatoriske barrierer:

Noen av de organisatoriske barrierer for kommunikasjon er:

(i) Langvarig skalar kjede:

Når skalar kjeden, som er den grunnleggende ruten for å reise for all formell kommunikasjon, er for lang. kommunikasjon blir utilsiktet forsinket.

(ii) For et bredt spekter av ledelse:

Hvor, i en organisasjon, ledelsens ledelse er for bredt; Overordnet kan ikke kommunisere effektivt, med et uheldig antall underordnede. (R) Ledelsens omfang må reduseres til det beste nivået av toppledelsen; i lys av kravene til kommunikasjon mellom overordnet og hans underordnede.

(iii) Enveis kommunikasjonssystem:

Når, i en organisasjon, kommunikasjonssystemet bare er et enveis spor, dvs. bare fra toppledelsen til nedover på lavere nivåer; klager utvikler seg fra underordnede på grunn av manglende tilbakemelding til kommunikasjon.

(R) Design og vedlikeholde et toveis kommunikasjonsnettverk; for å tillate oppadgående kommunikasjon, dvs. fra lavere nivåer av ledelse til øvre nivåer, for å få nødvendig tilbakemelding til nedadgående kommunikasjon og planlegge egnet reaksjon på slik tilbakemelding.

(iv) Irrelevant og Utenfor Kontekstkommunikasjon:

Situasjonen som regner med irrelevant og utenom kontekstkommunikasjon, oppstår vanligvis; når organisasjonsmål ikke er klart definert og organisasjonspolitikk er ufullkommen.

(R) Målet til organisasjonen må være riktig og klart definert; muligens i numeriske termer. Videre må organisasjonspolitikk perfeksjoneres av bekymret høyere myndighet; For ikke å la underordnede utøve unødvendig skjønn, samtidig som de implementerer disse retningslinjene.

(v) Mangel på tilstrekkelig kommunikasjonsutstyr:

Noen ganger er det i mange organisasjoner ikke mulig å få tilstrekkelige kommunikasjonsfasiliteter som telefon, intercom, peons, messengers, Photostat eller typefasiliteter. Som et resultat oppstår kommunikasjonsforsinkelser eller flaskehalser som svekker seg med en fri strøm av kommunikasjon.

(R) Ledelsen må sørge for at nødvendige fasiliteter for kommunikasjon er gitt til trengende personell i organisasjonen; hvem trenger slike anlegg av og til.

Kommunikasjonsbarriere # 2. Språklige barrierer:

Noen språklige (dvs. relatert til kommunikasjonsspråk) hindringer for kommunikasjon, er som følger:

(i) dårlig eller hardt språk:

Når kommunikasjonen enten muntlig eller skriftlig er uttrykt i et dårlig eller hardt språk Mottakers følelser er følelsesmessig berørt og motstand (eller reaksjon) til slik kommunikasjon er invitert fra hans side.

(R) Avsenderen må bruke høflig og verdig språk; slik at du ikke berører mottakerens følelser.

(ii) Vagtspråk:

Når språk som brukes til å utarbeide en kommunikasjon, er vakt (dvs. det samme ordet betyr forskjellig for forskjellige personer); kommunikasjonen gir seg til mangfoldige tolkninger; skaper forvirring i mottakerens sinn om den virkelige meningen som foreslås å bli formidlet av avsenderen.

(R) Meldingene skal utarbeides gjennom nøye utvalg av ord. Bedre ville det være å klargjøre betydningen av ord som kan bli en forvirringskilde for mottakerne.

(iii) Teknisk språk:

Noen ganger kan avsenderen av kommunikasjon bruke teknisk språk, for eksempel produksjon, engineering eller økonomistyring mv .; mens han utarbeider sitt communiqué for å skape problem t for den vanlige mottakeren å komme til meningen med et slikt communiqué. I slike tilfeller er formålet med kommunikasjon frustrert.

(R) Bruk av teknisk språk må unngås, så langt som mulig. Men hvor bruk av teknisk språk er uunngåelig; De tekniske begrepene må forklares eller oversettes til lekmannens språk. '

Kommunikasjonsbarriere # 3. Barrierer på del av sender av kommunikasjon:

Noen av hindringene for kommunikasjon, som oppstår av kommunikasjons avsenderen, er som følger:

(i) Uplanlagt kommunikasjon:

Noen ganger bryr den overordnede, dvs. avsenderen av kommunikasjon, seg ikke til å planlegge for kommunikasjon enten på grunn av dovenskap eller på grunn av arbeidstrykk; og gjør eller utsteder en kommunikasjon til underordnede, på en grov og uformell måte.

Som et resultat får de underordnete mottakerne bare en halvhjertet og hotchpotch-ide om hva den overordnede virkelig har til hensikt å formidle til dem; hvilken situasjon fører til mange organisatoriske og operasjonelle problemer.

(R) Avsenderen må gjøre seg klar til å kommunisere; og gjør det til et poeng å planlegge kommunikasjon, før du legger den inn i et overføringsforløp til mottakerne.

(ii) dårlig uttrykte meldinger:

Noen ganger er overordnet, selv ved å gjøre seg klar til å kommunisere, ikke i stand til å skape en effektiv kommunikasjon på grunn av en eller flere av følgende lacunae - noe som kalles "dårlig uttrykte meldinger":

1. Dårlig organisering av ideer

2. Manglende samordning

3. Mangelfullt ordforråd

4. Gjentagelse

5. Ulempe setninger

6. Careless utelatelser etc.

(R) Avsenderen må ta vare på de ovennevnte aspektene mens du skriver ut meldinger; spesielt, ser etter koordinering av ideer - ved hjelp av tilstrekkelig ordforråd og unngår bruk av vanskelige setninger. Kort sagt, avsenderen må være en dyktig på utarbeidelse.

I tilfelle ellers må han søke tjenester og konsultere eksperter, uten å nøle med å skrive ut. Under alle omstendigheter må den utkastte meldingen se ut som et integrert og kompakt kommunikasjonsstykke.

(iii) Uklart antagelser eller for mange antagelser:

Denne barrieren har mye å gjøre med avsenderens sinnstilstand; mens du kommuniserer. Noen ganger er det uklare forutsetninger i meldingen som skaper forvirring for mottakerne, eller det er for mange forutsetninger antatt av avsenderen, som puslespill mottakerne.

(R) Overordnede må klargjøre antagelser ved å sette inn fotnoter til kommunikasjonen, forklare eller klargjøre forutsetninger. Videre må for mange forutsetninger unngås; og bare relevante forutsetninger må gjøres, som senere må avklares.

(iv) Egoistisk kommunikasjon:

Noen overordnede gjør egoistisk kommunikasjon til underordnede; bare for å tilfredsstille deres falske ego og imponere underordnede med deres makt, status og autoritet ved å gjøre det. Slike kommunikasjoner spilder bare tiden til både avsenderen og mottakerne; og gir ingen meningsfylt bidrag til organisatoriske mål.

(R) Overordnede må avstå fra å gjøre egoistisk kommunikasjon; med tanke på det gamle ordtaket at stolthet har et fall. De må betrakte sitt eget ego som bare underordnet organisasjonen og dens grunnleggende mål.

(v) Frykt for utfordring til myndighet:

Noen overordnede kan være motvillige (eller hesitant) for å gjøre selv viktig kommunikasjon til underordnede; frykter at tilbakemelding eller reaksjon på kommunikasjonen deres kan utfordre sin autoritet. Under slike psykologiske situasjoner, foretrekker de bedre å unngå å gjøre noen kommunikasjon, uansett. Dette inviterer igjen organisatoriske problemer.

(R) Overordnede må være modige nok til å tolerere kritikk av deres kommunikasjon, fra underordnede. De må gradvis skaffe seg selvtillit og bedre kommunikasjon i fremtiden.

Kommunikasjonsbarriere # 4. Barrierer på del av mottaker av kommunikasjon:

Noen av hindringene for kommunikasjon, som oppstår fra mottakerens side, er som følger:

(i) Ingen oppmerksomhet:

Så mange mottakere av kommunikasjon betaler ingen oppmerksomhet til det; enten på grunn av spenning skapt av personlige og familiemessige problemer, eller på grunn av å bli overbelastet med andre nødproblemer. I slike situasjoner er selve hensikten med avsenderen, i å lage en kommunikasjon, frustrert.

(R) Kommunikasjon må gjøres kort, enkel og attraktiv; for å få mottakernes umiddelbare oppmerksomhet. Videre må mottakerne vurdere det sin ærlige moralske plikt til å ta hensyn til kommunikasjon, i interesse for organisasjonen som deres motivasjon er en forutsetning for.

(ii) For tidlig evaluering:

Mange mottakere, spesielt underordnede, går inn for en for moden evaluering av kommunikasjonen; selv før kommunikasjonen er fullt kommunisert til dem. I slike tilfeller utvikler misforståelser og klager mellom avsender og mottakere av kommunikasjon.

(R) Mottakerne må gjøre det et poeng å ikke gå inn for en tidlig evaluering av kommunikasjon. De må vente på avsenderen for å fullføre kommunikasjonen. Dette krever bare tålmodighet hos mottakerne.

Kommunikasjonsbarriere # 5. Diverse barrierer:

Noen forskjellige hindringer for kommunikasjon er som følger:

(i) Mekaniske barrierer:

I noen tilfeller kan mekaniske apparater som brukes i kommunikasjonsprosessen, lider av mekaniske feil som fører til for eksempel forvrengning av meldinger på grunn av tekniske feil i telefonlinjene eller plutselig frakobling av telefonlinjeleverandekommunikasjon ufullstendig etc. som skaper alvorlige kommunikasjonsproblemer. I noen andre tilfeller kan ikke peoner, budbringere, etc. som brukes til å formidle meldinger, formidle nøyaktig kommunikasjon, som avsiktet av avsenderen.

(R) For mekaniske enheter som brukes i kommunikasjonsprosessen, må ledelsen ta vare på vedlikehold og reparasjoner. I alle fall må mekaniske enheter, som telefonsystem etc., holdes oppdatert.

Imidlertid kan det i noen tilfeller ikke være noen løsning på mekaniske feil - på grunn av faktorer som er utenfor kontrollen av ledelsen; I hvilke tilfeller må alternative medier eller kommunikasjonsmetoder brukes av avsenderen.

Hvor meldinger etc. foreslås å bli formidlet av peoner, budbringere etc., må det legges vekt på å sende skriftlige meldinger gjennom dem. Ved oral overføring må faglærte eller trente peoner etc. benyttes for formidling av meldinger.

(ii) Tap av overføring og dårlig oppbevaring:

Det er vanligvis et tap av innholdet i meldingen; når det er i løpet av overføring via ulike koblinger i skalarkjeden, spesielt når kommunikasjonen er gjort muntlig. Også det er knyttet til det et fenomen av dårlig oppbevaring av meldinger av mottakere, som et spørsmål om dårlig memoriseringskraft, med de fleste individer.

(R) Betydningen av avsenderen må være på å lage skriftlig kommunikasjon, gjentatt ganske ofte; å overvinne disse barrierer.