Fordeler og bruken av Human Resource Information System (HRIS)

Fordeler og bruksområder for Human Resource Information System (HRIS)!

Fordeler:

En godt utviklet HRIS tilbyr følgende fordeler:

1. Reduksjon i kostnadene for lagrede data i menneskelige ressurser.

2. Høyere hastighet på gjenfinning og behandling av data.

3. Reduksjon i dobbeltarbeid som fører til reduksjon i kostnadene.

4. Tilgjengelighet av nøyaktige og rettidige data om menneskelige ressurser.

5. Bedre analyse som fører til mer effektiv beslutningstaking.

6. Mer meningsfylt karriereplanlegging og rådgivning på alle nivåer.

7. Bedre rapportkvalitet.

8. Bedre evne til å reagere på miljøendringer.

9. Mer gjennomsiktighet i systemet.

Alastair 'Evans har listet opp følgende mulige fordeler som kan utledes av HRIS:

Kostnadseffektivitet:

1. Datastyring av personopplysninger gir mulighet til å bli vurdert når personellfunksjoner står overfor motstridende press for å gi mer informasjon, samtidig som de reduseres på administrative overheadkostnader. Da kostnadene ved datautstyr faller i forhold til kostnadene ved å ansette kontorist, blir vedtaket av datasystemer stadig mer kostnadseffektivt.

2. En reduksjon på en tredjedel i tide for å behandle nye ansatte.

3. Besparelser på mellom 55 og 90 prosent av tiden som er tatt for å gi rutinemessig informasjon ved hjelp av manuelle metoder.

4. Klare besparelser på over 600 timer per år for å gi data til patrulje, over 800 timer pr år ved utarbeidelse av ukentlige rapporter og nesten 500 timer per år ved utarbeidelse av månedlige, kvartalsvise og årsrapporter.

5. Forbedret nøyaktighet av data som oppdateres med jevne mellomrom, for eksempel lønn, personopplysninger etc.

Bruk av HRIS:

Hovedformålet med å opprettholde HRIS-systemet er å samle, klassifisere, behandle, registrere og formidle informasjonen som kreves for effektiv og effektiv styring av menneskelige ressurser i organisasjonen.

De ulike bruken av HRIS i en organisasjon kan listes som følger:

Personaleadministrasjon:

Den omfatter personlig informasjon til en ansatt. Disse kan omfatte navn, adresse, fødselsdato, sivilstand og datoen for å bli med i organisasjonen. Den inneholder også navn og adresse til neste familie av arbeidstakeren. Disse opplysningene beskriver ansatt.

Lønnsadministrasjon:

En av HRIS-funksjonene er å gi en rapport som inneholder informasjon som dagens lønn, fordeler, siste lønnsøkning og foreslått økning i fremtiden.

Forlatelse / fraværsøkning:

HRIS brukes også til å kontrollere permisjon / fravær av ansatte. Dette gjøres ved å opprettholde en permisjon for hver ansatt. Hver ansatt kan utstedes et identitetskort som skriver hvert arbeidstakerens tokenummer kodet på den. Ansattes innreise og utreise fra organisasjonen skal registreres på identitetskortet. Dette reduserer sjansene for feilbehandling eller tilsyn med beregning av lønn for hver ansatt.

Ferdighets inventar:

Registrering av ansattes ferdigheter og overvåking av ferdighetsdatabase er enda en ny bruk av HRIS. En slik ferdighetsrekord hjelper til med å identifisere ansatte med den nødvendige ferdigheten for bestemte stillinger eller jobber i en organisasjon.

Medisinsk historie:

HRIS brukes også til å opprettholde arbeidsmiljødata som kreves for industriell sikkerhet, ulykkesovervåking og så videre.

Prestasjonsvurdering:

For å danne en omfattende oversikt over en ansatt, opprettholder HRIS ytelsesvurderingsdata som forfallsdato for vurderingen, potensialet for forfremmelse, resultatene av hvert resultatkriterium og likt. Tekstinformasjonen kan kombineres med de faktuelle dataene fra HRIS, og kombinasjonen av informasjon kan brukes til å gi opplæring og påvirke arbeidstakermobilitet i form av overføring og markedsføring.

Mannskapsplanlegging:

HRIS brukes også til arbeidskraftplanlegging. Det holder informasjon om organisatoriske krav når det gjelder stillinger. HRIS knytter ansatte til de nødvendige stillingene i organisasjonen. Det brukes også til å identifisere ledige stillinger og etablere ansatte derpå. HRIS kan også bidra til å identifisere en logisk progresjonsbane og trinnene som skal tas for arbeidstakers fremgang / fremskritt.

Rekruttering:

Rekruttering danner den viktigste funksjonen til HRM. HRIS hjelper i rekrutteringsprosessen på en stor måte ved å registrere detaljer om aktiviteter som er involvert i ansettelsesrekruttering. Disse kan inkludere kostnader og metode for rekruttering og tid tatt for å fylle stillingene nivåvis, for eksempel.

Karriere planlegging:

Ved å gi nødvendig informasjon, som for eksempel ansatte har blitt øremerket for hvilke stillinger, tilrettelegger HRIS stillingsfremmende arbeidstakere. HRIS hjelper med andre ord i planlegging for suksess.

Kollektive forhandlinger:

HRIS via en dataterminal kan gi oppdatert relevant og nødvendig informasjon, fakta og figurer og kan dermed lette kollektive forhandlinger. Det kan han p kollektive forhandlinger som "hva om analyse" heller som følelser og fiktjoner. På samme måte kan HRIS også bidra til å opprettholde bedre menneskelige relasjoner i organisasjonen.

Nå kan de forskjellige bruksområdene eller applikasjonene til HRIS ligge sammen som følger: