Forskjeller mellom en funksjonelt strukturert organisasjon og en prosessfokusert organisasjon

Forskjeller mellom en funksjonelt strukturert organisasjon og en prosessfokusert organisasjon!

I en funksjonelt strukturert organisasjon grupperes aktivitetene sammen og forvaltes som separate enheter. Maskiner, utstyr og menneskelige ressurser som brukes til å utføre lignende aktiviteter, grupperes sammen, og en leder er ansvarlig for disse aktivitetene.

Image Courtesy: scid-jsc.com/no/images/stories/introduction/cocautochuc/sodotochuc-moi.png

For eksempel, i et produksjonsfirma, er ulike funksjonelle aktiviteter som markedsføring, innkjøp, lagring, økonomi, planlegging, produksjon, kvalitetskontroll, vedlikehold, personell etc. gruppert under separate avdelinger som hver enkelt leder ledes. I en funksjonelt strukturert organisasjon er styringsgrenser klart fastsatt, og det er ingen overlappende funksjon mellom to avdelinger.

En prosessfokusert organisasjon eller en prosjektorganisasjon grupperer alle funksjoner som forskning og utvikling, produksjon, markedsføring, økonomi etc. under hvert prosjekt ledet av en prosjektleder som i sin tur rapporterer til prosjektleder som er på toppledelsesnivå. Det er andre funksjonelle styremedlemmer som direktør-markedsføring, direktør-produksjon, direktør FoU, direktørfinansiering mv. På toppledelsesnivå sammen med direktørprosjektene. Alle disse styremedlemmer rapporterer til presidenten eller administrerende direktøren eller organisasjonsformannen.

Prosessfokuserte organisasjoner avviker fra tradisjonell vertikal funksjonell struktur ved at de bruker tverrfunksjonelle lag (midlertidig eller permanent), oppgavestyrker eller prosjektgrupper. Tverrfunksjonelle lag består av ansatte fra ulike funksjonelle avdelinger som er ansvarlige for å møte som et lag og løse felles problemer. Teammedlemmer rapporterer til deres funksjonelle avdelinger, men rapporterer også til gruppeleder for det tverrfunksjonelle teamet de tilhører.

En arbeidsgruppe er et midlertidig team eller et utvalg utformet for å løse et bestemt kortsiktig problem som involverer flere avdelinger. Et prosjektgruppe er en gruppe med deltagere fra flere avdelinger som møtes regelmessig for å løse løpende problemer av felles interesse eller å jobbe med et bestemt prosjekt (en kompleks oppgave) tildelt dem. Prosjektgruppen ledes av en prosjektleder som er ansvarlig for å koordinere aktiviteten til flere avdelinger for gjennomføring av et bestemt prosjekt.

Siden Business Process Reengineering-tilnærming innebærer en fullstendig omtanke og transformasjon av viktige forretningsprosesser, er det behov for sterk horisontal koordinering og større fleksibilitet når det gjelder å reagere på endringer i miljøet. Fordi arbeid er organisert rundt prosess snarere enn funksjon, innebærer reengineering ofte et skifte til en horisontal struktur basert på lag.

Organisering rundt viktige forretningsprosesser kan også føre til omforming av informasjonssystemer for å kutte over avdelingslinjer. Dette vil gjøre det mulig for ledere å dele informasjon i hele organisasjonen for å gjøre sine selskaper mer konkurransedyktige og mer lydhør overfor kundene.

Det økende skiftet mot mer horisontale kontra vertikale strukturer reflekterer utviklingen mot større medarbeiderutvikling, bred informasjonsdeling og desentralisert beslutningstaking. Slike organisasjoner blir referert til som læringsorganisasjoner. I slike organisasjoner er alle involvert i å identifisere og løse problemer, slik at organisasjonen kontinuerlig kan eksperimentere, endre og forbedre. Læringsorganisasjonene er preget av horisontalbasert struktur, åpen informasjon, desentralisert beslutningstaking, bemyndigede medarbeidere og en sterk tilpasningskultur.