Utarbeidelse av meldinger, sirkulærer, protokoller og oppløsninger
Les denne artikkelen for å lære om utarbeidelse av meldinger, rundskrivelser og oppløsninger.
Legge merke til:
De som har rett til å delta i et møte, må informeres om tidspunkt, sted, dato og virksomhet i møtet i god tid.
Kommunikasjonen som informerer de personer som har rett til å delta på møtet om tid, sted, dato og virksomhet av møtet kalles "varsel".
For å gjøre møtet gyldig, må varselet betjenes av den rette personen med rette midler til alle personer som har rett til å delta i møtet. Vanligvis blir varselet utarbeidet og utstedt av sekretæren under instruksjon fra selskapets direktør. En melding, for å være gyldig, må signeres av den rette myndighet.
Møtets krav kan klassifiseres i følgende klasser:
1. Innkallingen må angi nøyaktig dato, tidspunkt og sted for møtet.
2. Innkallingen skal angi arten av virksomheten som skal gjennomføres på møtet. En komplett agenda legges til varselet.
3. Innkallingen skal sendes til alle medlemmer som har rett til å delta i møtet.
4. Innkallingen må være klar og ubetinget.
5. Riktig varsel må gis i samsvar med organisasjonens regler.
Innkalling til selskapets første styremøte med en fullstendig dagsorden.
Indian National Publishing Company
1 College Street, Calcutta 13
Datert 1. juli 1999.
Legge merke til:
Dette er å informere om at det første møtet i styret i selskapet vil bli avholdt på sitt hovedkontor på 1 College Street, Calcutta 13, tirsdag 22. juli 1999 klokka 3:00
Din tilstedeværelse er oppfordret.
D. Roy
Regissør
Dagsorden:
1. Valg av formann.
2. Vedtak av vedtekter, vedtekter og innkjøpsbevis for selskapet.
3. Utnevnelse av selskapets første styremedlemmer.
4. Utnevnelse av styrets leder.
5. Valg av administrerende direktør.
6. Valg av sekretær med tilbakevirkende effekt.
7. Utnevnelse av selskapets banker og revisorer.
8. Fastsetting av datoen for neste styremøte.
9. Enhver annen virksomhet.
Innkalling til en ordinær generalforsamling i Chinsurah Cooperative Credit Society
Chinsurah Cooperative Credit Society Ltd.
Regd. Kontor: 6 Netaji Subhas Road
PO Chinsurah, Dist. Hooghly, 712103
Legge merke til
1. juli 1992
Det gis herved at tiende generalforsamling i Samfunnet skal avholdes 20. juli 1992 kl. 15.00 på sekretærens hovedkontor på 6 Netaji Subhas Rd, Chinsurah, for å gjennomføre følgende virksomhet.
SN Sen
Sekretær
Dagsorden:
1. For å bekrefte saksbehandlingen på det siste møtet.
2. For å vurdere vedtakelsen av sekretærens rapport.
3. For å vurdere vedtaket av de reviderte regnskapene for året som ble avsluttet 31. mars 1992.
4. Å vurdere spørsmålet om å erklære utbytte.
5. Å velge styremedlemmene.
6. Å vedta budsjettet for 1992-93.
7. Å fikse samfunnets låneeffekt.
8. Å vurdere annen virksomhet med tillatelse fra stolen.
Innkalling til styrets møte annet enn det første
Roychowdhury Chemicals Ltd.
Regd. Kontor, 10 Netaji Subhas Road
Calcutta 700 001
2. februar 1995
Til
M ..
Regissør
Adresse………………
Kjære herre,
Det 11. møte i styret i Roychowdhury Chemicals Ltd. vil bli avholdt på selskapets registrerte kontor på 10 Netaji Subhas Rd. Calcutta 700001, mandag 25. februar 1995 kl. 15.00
Din tilstedeværelse er oppfordret.
Din kjære
Tapan Roychowdhury
Sekretær
Dagsorden:
1. Bekreftelse av protokollen fra det tiende styremøtet.
2. Godkjennelse av overføring av aksjer.
3. Produksjon av regnskap og fortløpende utbytte.
4. Betraktning av å åpne en ny gren på Bhubaneswar. -
5. Fastsetting av datoen for neste styremøte.
6. Enhver annen virksomhet med tillatelse fra stolen.
Innkalling til lovfestet møte i et offentlig selskap
Raj og Raj Co Ltd
Regd. Kontor, 2 Netaji Subhas Road
Calcutta 700 001
1. februar 1998
Legge merke til
I henhold til selskapslovens § 165, 1965, er det herved gitt beskjed om at selskapets selskapsmøte skal holdes på selskapets registrerte kontor mandag 1. mars 1998 kl. 15.00
En kopi av den lovbestemte rapporten er vedlagt her.
På styrets vegne
B. Das
Sekretær
Dagsorden:
1. Behandling og vedtakelse av lovfestet rapport.
2. Inspeksjon av listen over medlemmer.
3. Diskusjon om alle forhold knyttet til dannelsen av selskapet.
Merk:
Et medlem som har rett til å delta og stemme har rett til å utnevne en fullmektig til å delta og stemme i tilfelle av avstemning bare i stedet for seg selv og fullmakten må være medlem av selskapet.
En fullmaktsskjema er vedlagt her.
Sirkulær:
Hvordan en rundskriv skal utarbeides :
Sirkulære bokstaver brukes til å formidle samme melding til et stort antall kunder og leverandører. Hvis de er skrevet i en attraktiv stil og på en interessant måte, vil det være effektivt for forretningskommunikasjon.
Når en forretningsmann ønsker å gi publisitet til en sak eller en kampanje, går de til sirkulære bokstaver. Gjennom slike brev får leserne fakta og figurer om firmaet. Sirkulære bokstaver tar sikte på å skape interesse for innholdet og dermed vinne lesernes selvtillit.
Sirkulære bokstaver brukes normalt ved åpning av en ny filial, bytte av lokaler, innføring av en ny artikkel, reduksjon av salg, opptak, pensjon og død av en partner og endring i selskapets grunnlov.
Mens du utarbeider en sirkel, må følgende punkter holdes i bakhodet:
1. Sirkelbrevet må utarbeides grundig.
2. De må være informative.
3. De må ikke være tvetydige.
4. Sirkulærene må være høflige i tone og behagelig i form.
5. Mens du utarbeider et sirkulært brev, bør du tenke på formålet med det samme.
6. Sirkelbrevet må være konsistent.
formål:
Sirkulære brev utstedes for mange formål.
Vanligvis gir et sirkulært brev følgende typer informasjon:
1. Etablering eller overføring av virksomhet.
2. Åpning av en ny avdeling.
3. Bytte av lokaler.
4. Ta over en bedrift eller lukke en bedrift.
5. Oppløsning eller sammenslåing av virksomheten.
6. Utnevnelse, utslipp eller pensjonering av en viktig medarbeider.
7. Opptak eller død av en partner.
8. Utstedelse av bonusaksjer.
9. Tilbud av riktige aksjer til aksjonærer.
Utkast til en sirkulær informere kunden om et stort oppklaringssalg av lager før ankomsten av Puja-festivalen.
The City General Stores
1. september 1998
Kjære Sirs,
På kvelden til Puja-festivalen har prisene på mange artikler en tendens til å gå opp, men ikke i butikken vår. Vi har planlagt en grand clearance salg av våre aksjer før ankomst av festivalen-akkurat den tiden du ønsker å kjøpe billig.
Priser merket D
O Med 50% eller mer for nesten alle varer.
W
N
Skynd deg! Tilbudet er åpent til 20. september.
Du får Rs. 200 verdt varer eller enda mer for bare hundre!
Vi ønsker deg velkommen i morgen og hver dag til 12. september mellom kl. 08.00 og 08.00 uten middagsavslutning av tellere slik at du kan velge hvilken som helst tid som er praktisk for deg.
Din kjære
N. Mazumder
Regissør
Utkast til et rundskrivbrev til kunder og forhandlere som annonserer åpningen av en ny filial
Bata Shoe Company
23 Chowringhee Road
Calcutta 700 019
Sirkulær nr. N / B / 6. mars 15 1998
Kjære Sirs
Vi har gleden av å kunngjøre åpningen av vår nye gren på 10, Zonal Central, Durgapur, Vest-Bengal, for å takle den økende etterspørselen etter våre produkter i dette området. Mr. SM Bhattacharya er utnevnt til Branch Manager. Den nye grenen starter fra 20. mars 1998.
Med samarbeid og patronage har vi vært i stand til å levere forskjellige typer sko for å imøtekomme ulike typer kunder de siste 60 årene.
Vi håper du vil utvide din prototype til vår nye avdeling, og vi forsikrer deg alltid om vår beste oppmerksomhet til enhver tid.
Din kjære
SN Basak
Salgssjef
Utkast til et rundskrivbrev til kunder og forhandlere som annonserer om et nytt utstillingslokale
Khadi Gramoudyog Ltd.
37 Chittaranjan Avenue
Calcutta 700 020
2. januar 1998
Kjære Sirs
Vi har gleden av å kunngjøre åpningen av et nytt utstillingslokale for våre produkter på 57 College Street, Calcutta 700013, for å møte den økende etterspørselen fra våre sentrale Calcutta-kunder. Utstillingslokalet vil bli innviet 1. februar 1998.
Nettstedet for det nye showroomet på College Street er utmerket, da det er veldig praktisk for kundene som bor i College Street-området og Nord-Calcutta.
Mr. SM Bose, som var assisterende salgssjef i vårt hovedutstillingsrom, er utnevnt til leder av vårt nye utstillingslokale ved College Street-avdelingen.
Vi håper du vil forlate samme patronage til vårt nye showroom som du utvidet til våre hovedbutikker.
Din kjære
SC Patel
Regissør
Utkast til en sirkulær kunngjøringsprisøkning for produkter
Eastern Trading Corporation
30 Netaji Subhas Road
Calcutta 700001
Sirkulær nr. R / P / 98 15. mai 1998
Kjære kunder,
Vi beklager å informere om at på grunn av høye råvarekostnader og økt lønnsstruktur, er vi tvunget til å øke prisen på vår produkt-elektriske pumpe med 10% fra 1. juni 1998. Diskonteringsrenten til våre kunder vil, men forbli det samme.
Ulempen forårsaket av deg er angret. Vi håper å nyte samme patronasje fra deg som før.
Din kjære
SM Tandon
Salgssjef
Utkast til en sirkulær annonsering av Sole-Selling Agent
Empire Chemical Co.
20 Old China Bazar Street
Calcutta 700001
Sirkulær nr. A / 7/98 juli20, 1998
Re: Utnevnelse av Sole-Selling Agent
Kjære Sirs,
Vi har gleden av å kunngjøre at Messers SB Enterprises of 10 Palm Avenue, Calcutta 700019 har blitt utnevnt til våre Sole-Selling Agents for salg av våre produkter i Bihar, Orissa og Vest-Bengal. Kunder vil klare sin beholdning til vår katalogpris med vanlig pris. Kunder blir bedt om å behandle sine bestillinger gjennom SB Enterprises.
Din kjære
SN Singh
Salgssjef
Empire Chemical Co.
Utarbeidelse av rapporter:
En rapport er en organisert setning av fakta om et bestemt emne utarbeidet av forfatteren etter riktig etterforskning og forespørsel, med eller uten anbefalinger. En rapport kan skrives av en person eller en komité eller et undersøkelsesråd.
Typer rapporter:
Rapporter kan være av to typer: Vanlig og Spesiell.
Vanlige rapporter:
Ordinære rapporter gjøres og presenteres med fastsatte intervaller i den vanlige rutinen. Generelt inneholder de ikke bare faktaopplysninger uten noen mening eller anbefaling, og søker bare å formidle noe informasjon om en sak, for eksempel, beretning til generalforsamlingen. Fakta er oppgitt vanligvis kronologisk eller faglig.
En spesiell rapport:
En spesialrapport utarbeides av den enkelte eller av en komité og presenteres for overlegne organer som krever det. Den inneholder anbefalinger fra forfattere eller forfattere støttet av fakta om hvilke anbefalinger som er basert.
Rapporter kan også være formelle og uformelle. En formell rapport utføres i henhold til kravene fra et kontor eller selskap. Det følger vanligvis en foreskrevet form og etablert prosedyre.
En uformell rapport, derimot, er en som ikke følger noen foreskrevet form eller prosedyre. Det er vanligvis skrevet i form av et personlig brev, uten noen formell prosedyre involvert i den.
Formelle rapporter om et selskap er av to typer-lovpligtige rapporter og ikke-lovbestemte rapporter.
Lovbestemte rapporter er de rapportene som må utarbeides og innleveres i henhold til en lovgivningsprosedyre. Lovpligtige rapporter inkluderer styrets beretning til generalforsamlingen, årlig avkastning, revisjonsberetning, rapporter fra sekretæren etc.
Ikke-lovbestemte rapporter er de rapporter som ikke er påkrevd i henhold til lovbestemmelser, men er forberedt på å hjelpe direktørene til å komme til rette beslutninger for effektiv drift av virksomheten. Disse rapportene er utarbeidet av sekretæren eller av styremedlemmene selv til å sende til aksjonærer, arbeidsgivere eller komiteer.
For andre organisasjoner enn selskaper kan det være ulike typer rapporter, for eksempel rapporter fra sekretærer av ulike organisasjoner, avismeldinger om daglige hendelser, rapporter fra stående utvalg i ulike foreninger etc.
Privilege Rapporter:
Rapporter av møter kan noen ganger inneholde uttalelser som kan betraktes som ærekrenkende av noen. På samme måte som taler som er levert av enkeltpersoner, har enkelte rapporter blitt gitt "privilegium" ved loven, dvs. hevder å være immune fra ansvaret mot sverd eller forfølgelse.
Rapporter av saker i en domstol, Rapporter om rettsforhandlinger i parlamentet, Avisrapport fra offentlige møter har "kvalifisert privilegium", det vil si at de er privilegerte dersom rapportene er rettferdige og nøyaktige.
Utarbeidelse av rapporter:
Som allerede nevnt, er rapporten en organisert faktaerklæring som fører til en konklusjon med eller uten anbefalinger fra forfatteren. Hovedformålet med en rapport er å hjelpe mottakeren til å kjenne fakta knyttet til et emne og komme til noen avgjørelser. Rapporten må være klar, konsis og faktisk og må utarbeides i en anerkjent form.
Det er imidlertid vanskelig å angi et presist sett med regler som alle rapporter må samsvare med. Ved lovbestemte rapporter er formen foreskrevet ved lov. I andre tilfeller vil arten, lengden og utformingen av rapporten variere i henhold til arten av etterspørselen.
Hver rapport skal utarbeides på en slik måte at leseren lett kan forstå poengene. Hoveddelene av en rapport er overskriften eller tittelen, datoen, adressen, kroppen, hilsen, komplementær nærhet og signatur. Rapportens kropp skal deles inn i avsnitt, som hver omhandler et bestemt emne. Rapporten er vanligvis skrevet i personlig form og i første person.
Følgende skjema og arrangement opprettholdes i hver rapport:
1. Overskriften eller tittelen:
Hver rapport skal inneholde overskriften eller tittelen. Det er skrevet på tittelsiden eller forsiden.
2. Adresse:
Navnet på personen eller overlegne organ til hvem rapporten skal sendes inn.
3. Innhold:
Det er en liste over kapitler som finnes i en rapport. Tittelen til hvert emne er gitt. Det kan også inneholde en liste over vedlegg.
4. Rapportens hovedgruppe:
Det er hoveddelen av rapporten.
Rapporten skal deles inn i følgende deler:
1. Introduksjon:
Det består av referanseplanen og studiet. Her analyserer forfatteren problemet han står overfor i lys av referanseplanen.
2. Funn:
I denne delen presenterer forfatteren fakta og data samlet av ham og legger til sine kommentarer eller meninger.
3. Konklusjon og anbefaling:
I denne avsluttende delen av rapporten kommer forfatteren til bestemte konklusjoner på grunnlag av data og fakta. Han presenterer da noen konkrete forslag av seg selv. Når rapporten er utarbeidet av en komité for presentasjon til en generell instans for vedtak, bør det legges til anbefalinger i form av "forslag" eller "resolusjoner".
4. Referanse og bibliografi:
En rapport skal inneholde en liste over referanser og bibliografi like etter indeksen, slik at leseren kan forstå kildene til informasjon.
5. Indeks:
Hvis rapporten er lang, legges en indeks av innholdet i rapportene etter bibliografien.
6. Sammendrag:
Når rapporten er veldig lang, er en oppsummering av funnene og anbefalingene i rapporten vedlagt.
7. Signatur:
Hver rapport må være datert og signert av personen eller komiteen som sender den. Hvis rapporten er enstemmig, vil underskrift av formannen gjøre. Hvis rapporten ikke er enstemmig, må en separat minoritetsrapport med avviksangivelsene fremlegges med flertallsrapporten.
Retningslinjer for rapportskriving :
Ingen harde og raske regler kan legges ned for rapportskriving. Ethvert språk og stil kan bli vedtatt skriftlige rapporter så lenge de tjener hovedformålet som rapporten blir skrevet til.
Men noen generelle prinsipper kan legges ned som vil hjelpe rapportskribenten:
1. Språket skal være enkelt og klart. Korte og enkle setninger skal brukes så langt som mulig.
2. Negative uttalelser bør unngås så langt som mulig.
3. Rapporten skal være bedre skrevet i fortellingsformen.
4. Dataene som brukes til støtte for konklusjonen må være nøyaktige og pålitelige.
5. Ingen slik teknisk term bør brukes som ikke forstås av de personer for hvem rapporten er skrevet.
6. Rapporten skal være så kort som mulig. Gjentakelse bør unngås.
Utarbeide en rapport for innlevering til styret i et selskap om ønsket eller annet om standardisering av kontormøbler, skjemaer og papirvarer.
Gladstone Engineering Industries Ltd.
Sekretærdepartementet
30 Sarat Bose Road
Calcutta 700 026
2. oktober 1996
Til
The Chariman
Styret
Gladstone Engineering Industries Ltd.
Calcutta 700026
Herr
Som ønsket av deg, gjorde jeg en undersøkelse av fordelene vi kan få fra standardiseringen av kontormøbler, skjemaer og brevpapir på vårt kontor. Jeg har besøkt en rekke moderne kontorer i byen der slik standardisering praktiseres og noterte flere fordeler som jeg drar oppmerksomheten til:
1. Standardisering av kontormøbler vil i stor grad spare plass. Erstatning kan gjøres enkelt og raskt. Kostnaden for slike møbler er ikke høy.
2. Standardisering av skjemaer er viktig fordi det hjelper medarbeiderne til å gjøre arbeidet raskt. De vil være vant til å jobbe i en bestemt standardform.
3. Standardisering av brevpapir øker også effektiviteten til ansatte. En kontorist som er vant til en bestemt type beregningsmaskin kan gi bedre service på mindre tid hvis han alltid får samme type maskin.
I lys av de ovennevnte fakta foreslår jeg at det er i vår egen interesse at vi introduserer standardisering av kontormøbler, skjemaer og brevpapir så snart som mulig.
Jeg søker godkjennelse av styret så fort som mulig.
Din kjære
AK Ghosh
Sekretær
Utkast til en rapport for innsending til styret om den siste utviklingen i salg og det umiddelbare behovet for en reklamekampanje.
Til
Styret
Bharat Chemicals Ltd
Calcutta 700001
1. september 1997
Kjære Sirs
Som ønsket av deg, har jeg gjennomført en grundig undersøkelse av årsakene til den siste nedgangen i salget og ønsker å sende inn rapporten som under. En sammenligning av salget av de to kvartaler i fjor med de tilsvarende i inneværende år viser at salget har gått ned med 20 pc
Dette er spesielt nedslående siden den pågående perioden har blitt bedre kvaliteten på våre produkter.
Min undersøkelse har identifisert årsaker til en slik situasjon. Den viktigste årsaken er den økende konkurransen i markedet fra flere konkurrerende selskaper. Dette har hovedsakelig hatt en nedgang i salget.
Selv om våre produkter har en godwill i markedet og kvaliteten på våre produkter har blitt bedre, finner forhandlerne det vanskelig å presse salget av våre produkter på grunn av de billigere merkene som tilbys av konkurrentene.
Videre har noen av de konkurrerende selskapene forsøkt å popularisere sine produkter og øke salget ved å tilby attraktive gaver til kjøpere. Den kombinerte effekten av disse trekkene har ført til nedgang i salget.
Det er på tide at vi vedtar en hensiktsmessig strategi for å møte utfordringene fra våre rivaler. Jeg anbefaler på det sterkeste at en godt planlagt reklamekampanje blir vedtatt umiddelbart for å markere overlegenheten til våre produkter.
Selv om kostnaden for en slik reklamekampanje kan være høy, er jeg sikker på at resultatene vil mer enn rettferdiggjøre hensiktsmessigheten til slike utgifter.
Din kjære
SN Chatterjee
Sekretær
Utkast til en rapport for innsending til styret i et selskap for årsaken til bratt fall i produksjonen av selskapet og foreslå korrigerende tiltak.
Deepak Engineering Co. Ltd.
1 Council House Street
Calcutta 700001
10. juli 1998
Til
Formannen
Styret
Deepak Engineering Co. Ltd.
1 Council House Street
Calcutta 700001
Respektert sir,
Etter din instruksjon har jeg gjennomført en grundig undersøkelse av årsakene til den bratte nedgangen i produksjonen av selskapet og jeg ber om å rapportere som følger:
I løpet av min henvendelse fant jeg den bemerkelsesverdige uregelmessigheten med hensyn til arbeidernes tilstedeværelse. Senere oppmøte har nesten blitt en vane med de fleste arbeidstakere. Slike uregelmessigheter ved oppmøtet skyldes hovedsakelig at produksjonslederens slakkhet ikke tok alvorlige skritt for å håndheve regler for tilstedeværelse. Resultatet har vært en generell forringelse av effektivitetsstandarder og fall i produksjonen.
Jeg foreslår at det bør være et tidskontor der alle arbeidstakere, før de blir med på sitt plikter, bør slå sitt attendance-kort som viser ankomsttidspunktet. Produksjonsleder bør holde øye med ankomsten av arbeidstakere, og ingen forsinkelse bør gå inn på fabrikken.
Når det gjelder effektiviteten av produksjonsavdelingen, har jeg funnet ut at det mangler samordning mellom produksjonsavdelingen, kjøpsavdelingen og butikkdepartementet. Resultatet var at de nødvendige råmaterialene ikke ble funnet i tid, og dermed har produksjonen det. Riktig koordinering mellom disse avdelingene bør etableres slik at produksjonen kanskje ikke lider av mangel på råvarer.
Et annet viktig faktum for produksjonsfallet er at de fleste av de representanter som er utnevnt de siste fire årene ikke har tilstrekkelig erfaring som de kan lede arbeiderne til. Jeg foreslår at de skal erstattes av erfarent personell, og eksisterende representanter bør gis mindre viktige oppgaver.
Jeg håper at min forespørsel og foreslåtte rettsmidler vil hjelpe styret til å ta en riktig beslutning i denne saken.
Utkast til en rapport til direktøren om agitasjon av ansatte for forbedring av dearnessgodtgjørelse, for tilførsel av tiffin til subsidiert pris og for hvilehus på en bakke stasjon.
Bengal Motors Co. Ltd.
4 Chowringhee Road
Calcutta 700 020
8. november 1992
Til
Formannen
Bengal Motors Co. Ltd.
Calcutta
Etter dine instruksjoner hadde jeg en diskusjon med fagforeningsledere at prisnivået i de siste to årene har økt med 50 stk, men vår DA har forblitt det samme. Jeg har samlet statistikk fra lignende selskaper i nabolandene og funnet at vår DA er 30 prosent mindre enn andre lignende selskaper. Så etterspørselen av ansatte for 30 stk økning i frekvensen av DA kan vurderes.
Ansatte er agitating for tiffin til subsidierte rate. Med tanke på arbeidernes helse er det ønskelig at de skal ta tilstrekkelig tid i løpet av tiffin timer. Den lille støtten til Re. 1 per arbeidstaker per dag kan derfor ytes som velferdsutgift.
Etterspørselen etter hvilehus på en bakke stasjon er ikke en stor, så det kan bli tatt opp etter fire måneder hvis de igjen oppstår.
Jeg vil be deg om å gi meg beskjed om styrets beslutning tidlig, slik at jeg kan begynne å forhandle med fagforeningen.
Din kjære
SN Mullick
Sekretær
Protokoller og oppløsninger:
Protokoll er de offisielle opplysningene i møtet. Protokoller som er godkjent og signert, behandles som et bevis i retten. For aksjeselskaper er det obligatorisk å opprettholde saksbehandlingen på enhver generalforsamling, styremøte og komiteer. Hovedmålet med å skrive minutter er å registrere hva som ble formelt løst eller avgjort.
Oppsigelsen av protokollen er sekretærens ansvar. Under møtet bør han ta korte notater fra saken. Hvert viktig punkt bør nøye noteres. Etter møtet bør protokollene skrives opp i minuttboken fra notatene. Alle sider i minuttboken skal nummereres etter hvert, og etter bekreftelse skal hver side signeres av formannen.
Det bør holdes oppmerksom på at protokollen ikke er fullstendig rapportering av saken. Ved utarbeidelse av protokoller er det ikke nødvendig å registrere diskusjonene som fører til en oppløsning. Protokollen skal være kort, faktisk og nøyaktig. Så langt som mulig bør de nøyaktige ordlydene til resolusjonene registreres.
Protokollen bør registrere virksomheten i følgende rekkefølge:
1. Naturen til hvert møte bør nevnes.
2. Dato, tidspunkt og sted hvor møtet holdes skal nevnes.
3. Navnene på forsamlingen, medlemmene og sekretæren skal nevnes.
4. Protokollen fra det siste møtet skal leses, bekreftes og undertegnes av formannen.
5. Hvert element i minuttene er nummerert med en kort overskrift.
6. Protokollen bør være upersonlig. Rapportert tale og passiv stemme brukes i skrivende minutter.
7. Navn på fravær og unnskyldninger for fravær mottatt.
8. Beslutninger vedtatt med navne på movers og seconders, måte å stemme på og resultater.
9. Vanligvis vises det grove utkastet til protokollen til formannen, og med sin godkjenning er det endelige utkastet utarbeidet.
Prøve minutter:
Minutter av All Bengal College Teachers 'Association
Den 10. årlige generalforsamlingen i All Bengal College Teachers 'Association ble avholdt i Universitetsinstituttets Hall 2. mai 1988 klokken 2
Stol:
Stolen ble tatt av Dr. SK Roy.
Minutter:
Protokollen fra foregående generalforsamling den 4. april 1987 ble lest, godkjent og signert.
Årlig rapport:
Sekretæren leser ut sin rapport og gir en kort oversikt over årets arbeid. Vedtakelsen av rapporten ble flyttet av Dr. S. Ghosh, utsendt av M. Banerjee og gjennomført enstemmig.
Årsregnskap og regnskapsberetning:
Kassøren sendte inn sin rapport sammen med inntekts- og utgiftserklæringen for året. Rapporten ble lest ut av kasserer, flyttet av sekretæren og utstått av Dr. SN Sen og gjennomført enstemmig.
Valg av kontorbærere for 1988-89:
Følgende var behørig foreslått, utsendt og valgt som kontorbærere for året 1988-89:
President-Dr. PK Roy
Foreslått av prof. SN Bose og utstationeres av BK Kundu. Sekretær-Dr. SN Bhowmick
Foreslått av Dr. RK Sen og utsatt av prof. P. Sengupta. Asst. Sekretær-Dr. RK Mitra,
Foreslått av Dr. UK Mullick og utstøtt av prof. J. Sarkhel.
Kasserer-Dr. SN Basak
Foreslått av Dr. SK Dhar og utstøtt av Dr. SN Ghatak.
Valg av styret for 1988-89:
Følgende var behørig foreslått, utnevnt og valgt som medlemmer av styret for 1988-89: 1. Dr. SN Basak, 2. Dr. PK Bose., 3. Dr. SN Nandi, 4. Prof. SK Chakrabarty, 5. Prof. DK Roy, 6. Dr. RK Ghoshal, 7. Dr. BC Goswami.
Utnevnelse av revisor:
Utnevnelsen av Sri Kamal Ghosh, CA, som revisor for 1988-89 ble flyttet av Dr. SK Biswas, utsendt av Dr. TK Bose og gjennomført enstemmig.
Regler for lærernes LTC-fordeler - Utnevnelse av underkomité:
At en underkommitté med tre medlemmer og med sekretæren som samtaler utnevnes for å utarbeide LTC Benefit Scheme for å bli sendt til Govt. av W. Bengal.
Oppløsningen ble støttet av Dr. SP Das, Dr. TK Ghosh og Dr. SP Chakraborty og gjennomført enstemmig.
Følgende ble utnevnt underkomiteen og ble ledet til å sende utkastet til ordningen innen 30. juni.
Dr. BK Basu, Dr. TK Sen, Prof. D. Sinha Sekretær (samordner).
Stem på takk:
En takknemlighet til formannen ble foreslått av prof. SP Ganguly, utsendt av dr. SK Nandi og gjennomført enstemmig. SN Maitra (leder)
Protokoll fra det første styrelsesmøtet i et offentlig selskap
Calcutta Silke Manufacturing Co.Ltd.
Regd.Office 2 Rabindra Sarani
Calcutta 700 0009
Protokoll fra selskapets første styremøte som ble avholdt på kontoret, 2 Rabindra Sarani, Calcutta 700001, 3. januar kl. 15.00
President: BK Sethi i formann
Herr SN Dalmia, direktør
Mr. BK Grewal, direktør
Mr. DS Kotari, direktør
Mr. SK Ghosh, direktør
Protokoll og oppløsning :
1. Møteleder:
BK Sethi ble valgt til stolen.
2. Memorandum, vedtekter og opptaksbevis:
Vedtekter, vedtekter og Innkjøpsbevis nr. Datert 10.11.97 ble produsert og vedtatt.
3. Første styremedlemmer :
Det ble registrert at Mr. BK Sethi, Mr. SN Dalmia, Mr. BK Grewal, Mr. DS Kothari og Mr. SK
Ghosh hadde blitt oppnevnt i selskapets vedtekter og utnevnt til selskapets første styremedlemmer og lovbestemte opplysninger fra styremedlemmene ble plassert og lest ut.
4. Styreleder:
Løst at Mr. BK Sethi er og blir herved utnevnt til styrets leder.
5. Valg av administrerende direktør:
Løst at Mr. SK Ghosh blir utnevnt til konsernsjef, og den nødvendige godkjenningen er hentet fra sentralstyret.
6. Utnevnelse av sekretær:
Mr. S. Ganguly ble utnevnt til sekretær for selskapet med tilbakevirkende effekt.
7. Utnevnelse av bankfolk:
Løst at staten Bank of India, Rabindra Sarani Branch, utnevnes Bankers av selskapet og styremedlemmer var autorisert til å drive bankregnskapet i fellesskap av to av dem.
8. Godkjennelse av utkast til prospekt:
Advokatene plasserte forslaget om prospekt som ble godkjent.
9. Felles forsegling:
Den felles forsegling av selskapet ble vedtatt.
10. Kvorum:
Løst at styrets møtelses quorum er tre.
11. Neste styremøte:
Neste styremøte ble fastsatt 4. mars 1998 kl. 15.00
12. Stem på takk:
Møtet avsluttet med takk til stolen.
Calcutta 3. januar 1998 BK Sethi (styreformann)
Protokoll fra generalforsamlingens generalforsamling
Bloomfield Tea Co Ltd
Protokoll fra møtet på selskapets generalforsamling, som ble sittende på sitt kontor i 4 BBD Bag, Calcutta 700001 tirsdag den 24. mars 19.99 kl.
Til stede: Mr. S. Agarwalla, Chariman
BK Sethi (styreformann)
Mr. BK Somani, direktør
Mr. TK Ghosh, direktør
Mr. DK Bhowmick, direktør
og 100 andre medlemmer hvis navn vises på attendentregisteret.
Protokoller og oppløsninger:
1. Styreformann :
S. Agarwalla, styreleder, tok stolen.
2. Lovpligtig rapport:
Lovbestemt rapport datert 20.2.99, kopier av hvilke ble sirkulert til medlemmene, ble tatt som lest. Formannen behandlet spørsmålene som ble reist av medlemmene. På styrets vegne og utnevnt av TK Ghosh ble det vedtatt at lovbestemt rapport godkjennes herved.
3. Stem på takk:
Formannen takket medlemmene og erklærte møtet stengt.
Datert 24. mars 1999 S. Agarwalla (Styreleder)
Protokoll fra generalforsamlingen i en klubb
Calcutta Club
Regd. Kontor: 1 Chowringhee Road
Calcutta 700 020
[Registrert i henhold til lov om samfunnsregistrering, 1961,
Registreringsnummer….]
Protokoll av saksbehandling på den sjette årlige generalforsamlingen i klubben holdt på klubbens registrerte kontor på 1 Chowringhee Rd. Calcutta 700020 lørdag 1. mars 1998 kl. 17.00
Til stede: Mr. SK Biswas, president
KK Sengupta, medlem, lederkomité
Mr. BK Chakraborty, medlem, lederkomité
Mr. SM Khaitan, Medlem, Administrerende Komité
Mr. DK Dutta, sjefs generalsekretær
og 50 andre medlemmer hvis navn vises i vedlagt ark.
Protokoller og oppløsninger :
1. Styreformann:
Hr. SK Biswas, klubbens president, tok stolen.
2. Bekreftelse av protokollen:
Protokollen til den femte generalforsamlingen i klubben holdt 1. mars 1997 og generalforsamling holdt 20. mai 1997 ble bekreftet.
3. Sekretærens rapport:
Sekretæren plasserte årsrapporten som ble diskutert og vedtatt med enstemmighet.
4. Revidert konto:
Det ble vedtatt at revisjonsregnskapet, balansen og revisjonsberetningen for året endte 31.12.1997 er og blir vedtatt.
5. Budsjett:
Årsbudsjettet for året som ble avsluttet 31. desember 1997 ble plassert av sekretæren og vedtatt.
6. Valg av styremedlemmer:
Det ble vedtatt at SK Biswas ble valgt som president, NN Sanyal, visepresident, DK Dutta, æres generalsekretær, S. Mahanta, kasserer og Mr. DK Kundu, R. Goswami og D. Das velges medlemmer av lederkomiteen enstemmig for året.
7. Utnevnelse av underkomiteen:
På bevegelsen av Mr. SN Mitra, den samme varen som var utstilt av Mr. UK Mullik, ble det besluttet at presidenten var bemyndiget til å utnevne kulturelle underkomiteer.
8. Valg av revisorer:
Det ble vedtatt Mr. Kamal Ghosh, CA, bli og herved utnevnt til revisor for klubben på godtgjørelse til Rs. 800 per år.
9. Stemme takk:
Møtet avsluttet med takk til stolen.
DK Dutta SK Biswas
Sjefssekretærsformann
1.3.1998 1.3.1998
Protokoll fra et kommunemøte
Hooghly-Chinsurah kommune
Pipulpati, Hooghly, Vest-Bengal
Protokoll fra det ordinære møtet i kommisjonærene i Hooghly-Chinsurah kommune holdt i kommunalhuset mandag 2. mars 1998 klokka 16.00
Til stede: Sri Samir Sen, styreformann
Sri Tarun Ghosh, kommissær
Srimati Chandana Bose, kommissær
Sri RK Rakshit, kommissær
Sri GC Mullik, sekretær
og 25 andre kommisjonærer hvis navn vises i attendance-registret.
Protokoller og oppløsninger:
1. Protokoll fra siste møte:
Protokollen fra det siste ordinære møtet i
Kommunen holdt den 2.2.1998 ble bekreftet.
2. Månedlige avdelingsrapporter:
Månedlige rapporter fra kommunens ulike avdelinger ble godkjent.
3. Anbefalinger fra Stående Finansutvalg:
Møtet diskuterte stående finanskomiteens anbefalinger og vedtok enstemmig at anbefalingen ble vedtatt.
4. Veiarbeid:
Det ble vedtatt at forslaget om pucca road Connection i området Rabindra Nagar Colony umiddelbart skal gjennomføres.
5. Stem på takk:
Møtet avsluttet med en varm stemme takk til stolen.
Den 5. mars 1998 Samir Sen
Formann
Minutter av Gram Panchayat-møtet
Polba Gram Panchayat
Polba, Hooghly, Vest-Bengal Panchayat
Protokoll fra det ordinære møtet i medlemmene av Polba Gram Panchayat holdt mandag 10. mai
Gram april 1998 16:00 på Gram Panchayat-kontoret.
Til stede: Sri Ramprakas Bera, Pradhan
Sri Manindra Nath, medlem
Smt Bina Ghosh, medlem
Sri Krishna Saha, sekretær
Protokoller og oppløsninger
1. Protokoll fra siste møte:
Protokollen fra det siste ordinære møtet den 5.3.98 ble bekreftet.
2. Grant-in-aids regninger:
Grant-in-aids regninger ble godkjent for innsending.
3. Bygging av pucca-vei i Sukanta Sarak:
Medlemmene diskuterte nødvendigheten av bygging av en pucca-vei i Sukanta Sarak og betraktet etterspørselen fra folket. Det ble løst at nødvendige skritt skal tas i betraktning før de kommende Pujas.
4. Etablering av grunnskole på Netaji Colony:
Det ble besluttet at en grunnskole skulle opprettes for utdanning av lokale barn, og sekretæren ble bedt om å ta nødvendige skritt for å sette opp en skole umiddelbart.
5. Stemme takk:
Møtet avsluttet med takk til stolen.
Den 12. april 1998 Ramprakash Bera
Pradhan
Protokoll fra generalforsamlingen i et andelsselskap
Protokoll fra den tiende ordinære generalforsamlingen i Hoogly Cooperative Society holdt på sitt kontor i Chak Bazar Road, Hooghly tirsdag 4. mars 1998 kl. 15.00
Til stede: Sri DK Sanyal
Sri RK Sen
Dr. SN Basack
Sri AK Ghosh
Sri AB Mullick
Sri PN Sil
Sri DK Sur
Srimati Puspa Dhar
Sri GK Mahato
Sri DK Modak
Protokoller og oppløsninger:
1. Styreformann:
Sri DK Sanyal, leder av lederkomiteen, tok stolen.
2. Bekreftelse av protokollen:
Protokollen fra den niende generalforsamlingen den 1. mars 1997 ble lest og bekreftet.
3. Årsrapporter og regnskap :
Det ble løst "Inntekts- og utgiftsregnskapet for året som ble sluttført 31. desember 1997, balansen som på den dato, er revisjonsberetningen og blir vedtatt. Oppløsningen er som foreslått av Dr. SN Basack og utstøttes av Sri PN Sil og ble vedtatt enstemmig.
4. Utbytte:
Det ble vedtatt at utbytte @ 12% på aksjene i samfunnet som anbefalt av styrelederen ble erklært.
5. Valg av medlemmer:
På bevegelsen av Sri AK Ghosh og utstilt av Sri DK Sur, ble det løst Sri DK Modak, være og herved valgt som medlem av lederkomiteen enstemmig.
6. Budsjett:
Budsjettet for året som ble sluttført 31.12.97 ble plassert før møtet og vedtatt med enstemmighet.
7. Stemme takk:
Møtet avsluttet med takk til stolen.
PN Sil
7.3.1998
DK Sanyal
Formann
6. mars 1998
