Måling av kontorarbeid: betydning og prosess

Les denne artikkelen for å lære mer om viktigheten og prosessen med måling av kontorarbeid.

Viktigheten av måling av kontorarbeid:

I enkle ord 'å måle betyr er å bestemme kvaliteten. Måling av arbeidet gjelder således seg selv med kvaliteten ".

Arbeidsmåling kan beskrives som programmet for å måle volumet av arbeid som er gjennomført og hvor lang tid det tar å fullføre dette arbeidet.

Det er to grunnleggende som gjør det mulig for de fastsatte standarder å være nyttige under følgende forhold:

1. Bestemmelse av behovet for arbeidskraft:

Arbeidskraftkrav for hver funksjon i kontoret bestemmes ved hjelp av tidsstandard. For eksempel, hvis på et kontor antall regninger skrevet på en dag er hundre og en typist involvert i kontortyper 50 regninger, så vil det være to typister som kreves for det samme.

2. Planlegging og distribusjon av arbeidsbelastning:

Denne standarden bidrar til å distribuere arbeid over arbeidere og jobbe jevnt. Dermed hjelper arbeidsmåling i å unngå i likeverd.

3. Sammenligning av ytelsen:

Standarden bidrar til å sammenligne ytelsen. Dette gjøres ved hjelp av bruksindeksen, som beregnes ved å dividere antall standardtimer produsert i et arbeidssted etter antall faktiske arbeidstimer.

Bestemmelser av kostnaden:

Tidsstandard gir grunnlaget for fastsettelsen av kostnadene for ulike arbeidsenheter. Dette er mulig fordi tidsstandard for hver funksjon eller del av funksjonen kan konverteres til kostnadsstandarder. Dette er spesielt nyttig i en organisasjon der en funksjon består av mange deler.

Å gi grunnleggende incitamentsavl:

Siden tidsstandard bidrar til å måle effektiviteten, kan hver arbeidstaker eller en gruppe arbeidstakere belønnes for effektivitet på grunnlag av ytelse og forbedret moral. Dermed er arbeidernes moral bedre siden de vet hva som kreves av dem når det gjelder kvalitet og kvantitet av produksjon. En bedre arbeidstaker er således anerkjent.

Hjelper med å installere Office System og prosedyrer:

Siden Office Manager vet volumet av produksjonen og prisen, kan han redusere kostnadene for kontorsystemet. Hvis noen metode, design eller teknikken skal endres eller en større mekanisering skal gjennomføres, vil kostnadene som påløper for tiden og bli pådratt i fremtid på grunn av endringer, bli sammenlignet. Enhver endring vil bare bli tillatt hvis kostnadsreduksjon er mulig.

Hjelper i Office Audit:

Arbeidsmåling bidrar til å angi standard for ytelse. Disse standardene bidrar til kontorrevisjon, siden de bidrar til å evaluere ytelsen til den ansatte og arbeidsgruppen.

Prosess for måling av kontorarbeid:

Prosessen med arbeidsmåling kan illustreres med et enkelt diagram:

A. Standardisering:

1. Forbedre og standardiseringsmetoder for arbeid:

Tidsstandard bør bare innstilles etter at arbeidsformen er forbedret og standardisert. Denne handlingen sikrer at oppgavene som skal måles, utføres på den mest effektive måten. Dessuten sikrer det seg at alle ansatte utfører arbeidet på samme måte.

2. Bestemme oppgavene som mål:

Oppgavene som måles, bestemmes og klassifiseres. Før måleprosessen er startet, er alle elementer eller deler også klassifisert. Det er for veiledere å godkjenne oppgavebeskrivelsene og deres klassifiseringer.

3. Definere måleenheter:

Enheten i forhold til hvilken et arbeid skal måles må defineres tilstrekkelig. Arbeidsenheten vil være forskjellig for ulike typer arbeid. Det ville imidlertid være viktig å ha en enhet som er lett å identifisere, telle og forstå.

4. Etablering av prosedyrer for rapportering:

Det er nødvendig å etablere prosedyren for rapportering hvorved nødvendige produksjonstelling i tider av enhet, arbeidstid og andre datoer samles inn og rapporteres periodisk. Generelt er dette ansvaret overlatt til arbeidsplassens veileder.

B. Etter tidligere poster og ytelse:

Når det gjelder måling av kontorarbeid, er det nå tatt hensyn til fortidens ytelse av kontoransatte og deres ytelse. Etter hvert som mer og mer mekanisering har funnet sted i vårt land, vil standard bli mer nødvendig.

Endring av uregelmessige estimerings- eller gjetningsmetoder, arbeid kan måles og standard kan settes ved hjelp av følgende metoder:

1. Fremgangsmåte for tidligere ytelse:

Under denne metoden analyseres rekorder for å legge ned standarden. Standard sett på grunnlag av tidligere ytelse kan være basert på beste ytelse, eller den verste ytelsen er tatt i betraktning. Det er en enkel metode som i stor grad kan installeres uten kostnad.

2. Tidsanalysemetode:

Den er også kjent som tidsloggmetoden. Følgende trinn er involvert i denne metoden:

(a) Hver aktivitet som utføres i løpet av dagen, identifiseres.

(b) Hver identifisert aktivitet er gitt en enkel kode.

(c) En spesiell tidsanalyseseddel utarbeides hver uke av hver arbeidstaker hvor han registrerer sin opptreden i en periode på en uke eller en måned.

(d) Dataene av ytelsen som er registrert, analyseres, redigeres og vurderes, og et tidsanalyseblad utarbeides for hver avdeling, hvor hver aktivitet er oppsummert av et kodenummer. Rapporten som er så forberedt, gir den totale tiden brukt på hver aktivitet i en bestemt avdeling.

(e) Nå produseres totalt produsert mengde av antall timer som gir grunnlaget for tidsstandardene, og sammenligning kan gjøres mellom ulike avdelinger på grunnlag av disse tidsstandardene.

Denne metoden er enkel og kan installeres uten mye ekstra kostnad. Den største ulempen ved metoden er at de innsamlede dataene er subjektive og slike data er upålitelige, fordi de personlige tidsgodtgjørelsene ikke registreres av de enkelte ansatte.

3. Arbeidsprøvemetode:

Under denne metoden bryter en trent analytiker først og fremst alle faktorene som er involvert i studien. Tilfeldige observasjoner registreres av arbeidet utført av de ulike individene. Hvordan de bruker tid og hva de produserer er registrert.

Deretter utarbeides en rapport for arbeidet til hele avdelingen, og det blir observert tid for hver jobb. Arbeidsmønster er vitenskapelig og dataene som er oppnådd under denne metoden er mye mer pålitelige enn i tidsanalysemetoden.

Denne metoden har to viktige ulemper:

Trente analytikere trengs, og Metoden kan være uøkonomisk dersom prøvestørrelsen som trengs for å produsere riktige resultater, er for stor.