Behov for kontormaskiner og faktorer som bestemmer det

Les denne artikkelen for å lære om behovet for kontormaskiner og faktorer som bestemmer det.

Behov for maskiner i moderne kontor:

Nå-dagers vedlikehold og drift av et kontor har blitt en kostbar affære. Hvert kontor ønsker å redusere overkapital og administrasjonskostnader for å svulme sin fortjenestemargin.

Nødvendigheten til å spare og produktiviteten for å bedre å holde tritt med tid etc. har blitt en viktig funksjon i enhver kontorvirksomhet.

Derfor er det nødvendig å oppdatere arbeidet på kontoret ved å jobbe med visse maskiner.

Følgende punkter krever behovet for kontormaskiner:

1. Skala av produksjon og produksjon:

Storskala produksjon presenterer problemet med opptak på forskjellige nivåer. For eksempel skal registre over arbeid, lønn, lager av råmateriale, lager av ferdig produkt opprettholdes ordentlig.

2. Lover:

Nå-dagene styres forretningsloven av regjeringen og disse fortsetter å forandres. Det er observert fra 1996 til 1999, det var 3 statsministre, tre ulike lag av minister i India. Disse reglene og forskriftene og lovendringene kan ikke huskes levende av noen. Derfor er det nødvendig å lagre dem i maskinen. Dermed kommer datamaskiner til nytte for disse problemene. Så reiser behovet for kontormaskiner.

3. Størrelse på markedet:

Mer produksjon trenger mer innsats for å selge produktet i markedet. Mer salg er også ansvarlig for utvidelse av markedet. Disse innebærer et flerårig problem med å holde oversikt over bevegelsen av varerinngang og -utstrømning, kontanter, opprettholde poster fra selgere, opprettholde en rekord over ytelsen til produksjonsavdelingen og resultatene til selgere etc. Disse må opprettholdes systematisk i en måte at oppdraget med ledelse av kontoret blir enkelt. Et system av mekanisering kommer til nytte for et slikt kontor.

4. Konkurranse:

Konkurranse er et viktig element i moderne næringsliv. Dette betyr at alle deler av organisasjonen aksepterer utfordringene i konkurransen og endringene som oppstår. Maskiner vedlikeholdt på kontoret bidrar til å møte utfordringene i konkurransen effektivt.

Faktorer som bestemmer behovet for kontormaskiner:

Hvorvidt et kontor vil trenge en kontormaskin eller et kontor, er et spørsmål som man bør spørre før man virkelig legger inn en ordre for kjøp av en kontormaskin. Beslutningen om å kjøpe en kontormaskin vil bli tatt av toppledelsen på det besluttende nivået i organisasjonen.

Men hvis kontoret krever en maskin for å forbedre produktiviteten, blir det generelt bestemt av det personell som jobber på kontoret, og som føler at det er nødvendig for å fremskynde sin jobb. Det er mange typer kontormaskiner som selges i markedet, men hver maskin trenger kanskje ikke på kontoret.

Behov for en bestemt maskin eller utstyr kan bestemmes med henvisning til følgende faktorer:

1. Tilgjengelig alternativ:

Kan et arbeid utføres med en hvilken som helst alternativ metode ved hjelp av en enkel mekanisk prosedyre, og kan den gjøres effektivt? Dette aspektet av planleggingsanalyse har betydning før du bestemmer deg for å skille ut pengene til å kjøpe en maskin.

2. Forenkling av arbeidet og dets prosedyre:

Det kan være visse jobber som er kompliserte, ikke kompakte og en lang kjedelig prosess kan være involvert i å fullføre kontoroppgaven. Å se på det kan man føle viktigheten og nødvendigheten av at en maskin skal installeres på kontoret. Hvis en prosedyre kan utvikles for å eliminere disse farene, og hvis en forenklingsprosess er oppnådd, kan behovet for en bestemt maskin forsvinne.

3. Peak Load:

Hvis en maskin kun må kjøpes for å sortere ut arbeidsbelastningen i sin høyeste driftstid, er det ikke tilrådelig å kjøpe en slik maskin i det hele tatt.