Kontoradministrasjon: Planlegging, Ledelsens rolle og HR HR-oppgaver

Kontorplanlegging:

Hvert nivå av kontorist har ganske forskjellige typer ansvar. Den grunnleggende forskjellen ligger i hvilken grad mekaniske rutiner spiller en rolle i arbeidstakerens arbeid; forutsigbare oppgaver utgjør en stor del av en kontorists dag, men en mye mindre del i livet til en divisjonsdirektør.

Visualisere et "integrert kontor" kan føre til misforståelsen om at de samme elektroniske verktøyene gir svaret på behovet for bedre produktivitet på begge nivåer. De kan ikke, mer enn en maskinskriver kan bytte til tekstbehandling ved å bruke samme mikrocomputer som har forvandlet arbeidet til kollegaen i kontoer.

For lederen er effektiviteten problemet; For kontorist, sekretærer og støttepersonell er det effektivitet. Ledere, stort sett, er betalt for å gjøre lønnsomme beslutninger og for å sikre at disse gjennomføres ordentlig av sine underordnede, hva innebærer denne prosessen? Først innsamling av informasjon.

Verbal kontakt er favorittmetoden i dagens forretningsverden, og det er liten tvil om at samtalen vil forbli det mest passende medium for å skaffe og overføre fakta. Dokumenter underbygger denne prosessen, og i lys av den begrensede kapasiteten og ubegrenset fallbarheten til det menneskelige minnet, er det ikke overraskende at ledere forplikter seg til noe form for midlertidig eller permanent lagring, vanligvis papir.

Den andre delen av lederens funksjon består av analyse, fantasi og formodning; bruker informasjonen han har kjøpt for å avgjøre en beslutning. Dette medfører mindre datautveksling med andre mennesker, men lederens effektivitet henger på hans evne til å få tilgang til informasjonen raskt nok til å holde tritt med hans tankeprosess. Kvaliteten på analysen vil bli svekket av dårlig organisert eller sakte lagrings- og gjenfinningssystemer, og hans arbeid vil bli vanskeligere hvis han må stole på rå, uønskede data; å jobbe fort han trenger indekserte sammendrag av fremtredende fakta, og han må legge hendene på dem uten forsinkelse.

Når en beslutning er nådd, må andre vite om det. Lederen bruker kommunikasjonssystemer til å informere både overordnede og underordnede resultater av hans overveielser, og også å holde en permanent kontroll på nøyaktigheten som hans instruksjoner blir utført. Hans effektivitet er igjen avhengig av hastigheten og påliteligheten til kommunikasjonsmediet hans; med en ideell 100 prosent kommunikasjonstjeneste, ville den eneste grensen for hans ledelsesmessige effektivitet være hans personlige evne.

Det er merkelig nok at de fleste europeiske organisasjoner er villige til å investere i kontorautomatiseringshjelpemidler til støttepersonell der en økning i produktiviteten genererer en relativt lav per kapital økonomisk gevinst enn ved å levere elektroniske verktøy for ledelse, der det kan forventes en forbedring i produktiviteten å gjøre eller lagre en betydelig sum for organisasjonen.

Dette kan skyldes vanskeligheten med å måle lederutgang, eller det kan skyldes at elektroniske styringshjelpemidler opererer i en større, dyrere sammenheng enn en kontorsterminal eller ordbehandlingssystem. Uansett grunnen er tegnene at denne preferansen er i ferd med å endres dramatisk.

Adventen av ledende arbeidsstasjoner, bygging av en internasjonal kommunikasjonsinfrastruktur og suksessen til de internasjonale standardiseringsorganisasjonene for å oppfordre produsentene til å vedta felles designspesifikasjoner, gir alle en ny mulighet for muligheter for bedrifter som seriøst planlegger elektroniske støtteverktøy for mellom- og øvre ledende ansatte.

Kostnaden for ledende arbeidsstasjoner, takket være den utbredte aksepteringen av de administrative systemer som var deres forløperne, er nå innenfor forsvarlige grenser. Nå som produsenter kan tenke seg et marked av noe størrelse for disse produktene, kan de i sin tur rettferdiggjøre maskinvare- og programvareinvesteringene som er nødvendige for å skreddersy stasjonære systemer til de spesielle behovene til ledelseslaget.

Kanskje viktigst er ledelsesarbeid nå anerkjent som en svært kostbar ressurs, og incitamentet er blant arbeidsgiverne å ta noen skritt som gir et rimelig løfte om å gjøre det mulig for ledere å utføre mer eller bedre arbeid. Eksempelet på effektivitetsgevinster på kontornivå, selv om ikke virkelig sammenlignbare, har oppfordret planleggere til å bruke samme forventning om forbedret produktivitet til lederfunksjoner.

Planleggere utvikler nye metoder for å vurdere kvalitative fremskritt i ledelsesproduktivitet, men uunngåelig er det ikke noe enkelt svar i et miljø der rutiner er spesielt fraværende. Den virkelige fienden for integrasjon på kontor eller avdelingsnivå forblir inkompatibilitet av utstyr.

Så langt har få produsenter enten vært villige eller i stand til å sikre at deres systemer kan kommunisere lett med andre systemer som sannsynligvis vil bli funnet i samme brukerorganisasjon: uvillig fordi konseptet til en bruker helt dedikert til en enkelt produsents produkter har virket også forlokkende; og i stand til, for til for tiden var de nødvendige standardspesifikasjonene for foreløpige for å rettferdiggjøre adopsjon.

Viktige skritt er imidlertid tatt, og det er uvanlig i dag for en stor produsent å introdusere et nytt produkt som ikke overholder de lovlige eller de facto standardene som aksepteres. Selv om vi fortsatt er en betydelig avstand fra målet om ekte kompatibilitet på alle nivåer, trenger brukeren ikke lenger å bekymre seg for at en større leverandørs produkter vil bli ugyldiggjort av utstyr som lanseres det følgende år. produsentene har anerkjent at det er eget ansvar å sikre kompatibilitet og migrasjonsbaner. Innføringen av "åpen arkitektur" lokalt område og bredt gir bevis for denne intensjonen.

Det er nyttig å huske på faktorene som virker for å bremse vår fremgang mot kontorautomatisering. Noen av disse er teknologiske, andre sosiologiske. Planleggere kan finne sine programmer utilsiktet sabotert av sistnevnte, mens de ledende eller kontorlige brukere av elektroniske systemer kan forventes å vise liten sympati for de tidligere. Enhver form for atferdsendring er begrenset i fart ved naturlig menneskelig motstand. Folk er innate konservative, og enten motstå eller motstå å være forpliktet til å endre komfortable og velkjente mønstre for atferd. Observasjonene indikerer to faktorer.

Den første essensielle faktoren, som gjelder både ledelsesmessige og kontoransatte, har å gjøre med kritisk masse. Motstand mot innføring av elektroniske systemer virker plutselig og mirakuløst faller bort når et visst nivå av metning er nådd.

For det andre vil både ledere og kontoristene for sitt eget system når de ser at besittelse gir en kollega en slags fordel. For eksempel vil en merkevarebehandler ikke kunne tolerere en situasjon der en av hans kolleger kan få øyeblikkelige markedsdata fra skrivebordet, selv om han alltid har svoret at han aldri ville tillate seg å bli tvunget til å bruke et tastatur; så snart det er leilighet som besittelse av en VDU eller arbeidsstasjon gir, makt, motstand smelter. På samme måte er den beste metoden for å overvinne antipati til tekstbehandlere å gi dem til utvalgte få typister til å begynne med; veldig snart vil resten bli myteri, med mindre de også er utstyrt med tilsvarende.

Psykologisk ploys til side, det anbefales sterkt at stor omsorg og innsats er viet til å forberede personalet til advent av elektroniske kontorsystemer. Siden dette er sannsynligvis den mest dramatiske enkeltendringen som noen gang vil skje i sitt kontorliv, er det motsetningsdyktig i det ytterste for å la dem takle det alene, men selskapene fremdeles innfører mikrosystemer, nye telefonsystemer og ord -prosesseringsinstallasjoner uten å til og med kunngjøre fakta på forhånd.

Resultatet er tydelig. Flere opplyste organisasjoner vinder utbytte ved å sette opp forklarende og treningsøkter på alle nivåer; Selv som en gest, er denne graden av bekymring verdsatt og gjengjeld, mens en grunnleggende forklaring på årsakene til at automatisering skal innføres har vist seg å gå langt mot motstand mot motstand.

Det kan være aktuelt å notere på dette tidspunkt de overraskende resultatene av en undersøkelse utført av Philips Business Systems i midten av 1983. To hundre styremedlemmer og ledere i Storbritannias største 1000 selskaper ble stilt spørsmål om deres syn på kontorautomatisering.

Analytikerne var forbauset over å finne ut at 49 prosent av de øverste ledere som intervjuet allerede bruker en slags datasentral kontorsystem selv. Halvparten av resten var ser frem til installasjonen av et personlig beslutningstjenestesystem i sine egne kontorer. På dette nivået i det minste virker det som nesten hverken kulturelle motstandskontorautomatiseringssystemer som en gang møttes.

Bortsett fra subjektive menneskelige faktorer, spiller tekniske overveier en betydelig rolle i å forvirre og forsinke ankomst av "det fullt automatiserte kontormiljøet. Teknologien tar æren for kvantesprangene i kostnadsreduksjon som er ansvarlig for å åpne markedet så raskt, men teknologien går så bredt på fronten at et usikkerhetsfelt går inn i de fleste planleggernes projeksjoner når messingpakker av systemalternativer vurderes .

For eksempel kan ingen elektronisk utskrifts-, meldings- og arkiveringssystem noen gang virkelig utfordre papirbaserte metoder uten å ta hensyn til det faktum at det alltid vil være tilstrømning av papirdokumenter til en organisasjon fra korrespondenter som er for små eller for tradisjonelt opptatt av å vedta en elektronisk alternativ.

Så systemet må være utstyrt for å håndtere dokumentinngang, samt digital inngang direkte fra WP, teletekst eller datamaskinutgang. Digital optisk opptak, ved bruk av høyoppløselige skjermer, representerer langt den mest effektive metoden for å gi denne muligheten; ennå fordi teknologien er relativt ny, og tilbyr en løsning som er sett på som avansert fordi den er så omfattende, er DOR-kostnadene for tiden høye. Dette er et klassisk eksempel på en teknologi som ikke vil bli universelt tilgjengelig før den har vært banebrytende av verdens største organisasjoner.

Like forvirrende for planleggeren er spørsmålet om overføringsmedia; han står for tiden med en rekke forskjellige alternativer når det han tydeligvis ønsker, er å standardisere seg innenfor sitt firma på et medium som vil bli vedtatt av PTT og deres kunder over hele verden.

En rekke store kommunikasjonsstyringssystemer er nylig innført med det formål å løse dette problemet, men planleggeren har en lovlig klage mot telemyndighetene hvis ikke-samarbeid setter ham til en slik kostnad. Selv når internasjonalt kompatible tjenester blir annonsert, er upålitigheten til deres foreslåtte innvielsesdatoer nå beryktet.

Kanskje det mest nyttige rådet vi kan tilby kontorautomatiseringsplanleggeren, er at han eller hun bør oppfordre personalet til å samle opp erfaring som starter så snart som mulig. Alle problemene vi har diskutert blir forverret dersom introduksjonen til virkeligheten av kontorelektronikk er igjen for å vente til sortie magisk øyeblikk i fremtiden, når hele saken klargjør seg selv. Det vil ikke de plagsomme valgene som står overfor i dag, vil bli erstattet av andre i morgen; I mellomtiden vil de eventyrlystne selskapene som er forberedt på å overvinne både forutsigbare og uventede effekter av forandring, høste fordelene av deres besluttsomhet.

På kontorlig nivå er det ingen tvil om at lokal databehandling, med eller uten ekstern databasetilgang, multipliserer ansattes produktivitet med en betydelig faktor. Ordbehandling gjør det mulig for sekretær- og skrivepersonell å forbedre både deres volum av produksjon og kvaliteten på deres arbeid. På ledelsesnivå er et sofistikert stemmekommunikasjonssystem uten tvil det eneste kraftigste bidragsyter til økt effektivitet, mens personlig tilgang til sentral- eller avdelingsstatistikk via en stasjonær displayenhet gjør det mulig for lederen å opprettholde dagens kontakt med fakta om hans ansvarsområde .

Håndteringen av innkommende og utgående korrespondanse er en kontorfunksjon som i sin tradisjonelle skjema undertrykker både klientell effektivitet og ledelsesmessig effektivitet; installasjonen av et elektronisk informasjons-lagrings- og gjenfinningssystem for å overta filingsfunksjonene, filvedlikehold og filforespørsel gir mulighet for et kvantespring fremover på begge nivåene samtidig.

Valget av system for hver av de tre kontornivåinstallasjonene styres av en rekke faktorer, hvorav personlig preferanse er på ingen måte minst viktig, selv om det endelige målet med fullstendig systemintegrasjon fortsatt er litt fjern, kan banen bli uendelig jevnet ved å velge utstyret i dag som overholder de publiserte og de facto internasjonale standarder, og ved å begrense leverandørforhold til de produsentene som er forpliktet til prinsippet om åpen systemarkitektur.

Kontorlederens rolle:

Betydningen av kontorleder kan oppsummeres i ett ord: effektivitet. En kontorleder frigjør deg fra et stort spekter av tidkrevende ansvar, slik at du og alle andre i din bedrift kan konsentrere deg om grunnleggende for å drive virksomheten eller bare få jobbene dine ferdig.

Arbeidsoppgavene til en kontorleder varierer fra kontor til kontor. Ha kontorsjefen din i stand til å håndtere hva det er som må gjøres for å holde bedriften i gang. I enkelte firmaer kan kontorsjefen være sekretær eller resepsjonist. I andre kan kontorsjefen ta på seg mer ansvar - opptrer som en bokholder eller teknologisk problemskytter.

Nedenfor er noen av oppgavene som ofte faller til en kontorleder:

(i) Telefoner:

Du kan gjøre det til kontorsjefens jobb å svare på alle telefonsamtaler og la dem gjennom til de aktuelle utvidelsene. Kontorleder kan også være ansvarlig for at telefonsystemet fungerer greit og tilfredsstiller dine behov.

(ii) Mottak:

Kontorforvaltere kan sitte ved et skrivebord rett innenfor inngangsdøren til kontoret og hilse på alle besøkende når de kommer inn. Tilleggsoppgaver kan inkludere signering for leveranser, mottak og distribusjon av post, og holde resepsjonsområdet ryddig (sørg for at blader er nåværende, vanningsanlegg, etc.).

(iii) Kontorrekvisita:

Kontorforvaltere kan bestille alle forsyninger som trengs for å drive et effektivt og profesjonelt kontor, holde oversikt over når forsyninger går lavt, og sørge for at varer bestilles før de går tom.

(iv) Kontormøbler:

Kontorledere kan velge og kjøpe skrivebord, stoler, arkivskap og lignende.

(v) Kontorutstyr:

Kontorledere kan vedlikeholde utstyr som kopimaskiner, faksmaskiner og telefonsystemer. De kan være i stand til å fikse mekaniske problemer, eller i det minste overvåke reparasjonen av en profesjonell. Tilleggsoppgaver kan omfatte programmering av ofte brukte numre til faksmaskiner og telefonsentraler.

(vi) Datamaskiner:

Legg kontoransvarlig ansvarlig for å overvåke kontormaskiner og feilsøking når det er nødvendig. For eksempel bør kontorleder være kjent med grunnleggende dataproblemer, og kunne hjelpe ansatte når datamaskinen eller skriveren fryser. Denne plikten er spesielt viktig hvis bedriften din er for liten til å ha en heltids teknisk supportpersonell.

(vii) Arkivering:

En sentral oppgave for kontorlederne er å organisere høyene av papirarbeid. Lederen skal utvikle et omfattende og lett-å-følge arkiveringssystem for fakturaer, kvitteringer, klientinformasjon og andre viktige dokumenter.

(viii) Bokføring:

Normalt ansetter voksende selskaper en regnskapsfører for å håndtere budsjett på høyt nivå og stole på kontorsjefen for bokføring. Plikter kan omfatte å holde oversikt over kundefakturering, sammensette arbeidstimer, opptre som en kontakt mellom selskapets regnskapsfører, eller utføre lønnservice og utdele lønnskontroller.

(ix) Møteplanlegging:

Kontorleder kan påta seg planlegging av møterrangeringer på stedet og utenfor stedet.

(x) HR-ledelse:

På mange voksende firmaer er kontorsjefen den de facto menneskelige ressursavdelingen som håndterer saker som nyansatt papirarbeid og ansattes filer. Vær forberedt på å betale gode penger til en toppflytende kontorsjef. Alternativet er å gjøre alle disse oppgavene selv.

Bli effektiv Office Manager:

Selvforbedring kan være kostbar og tidkrevende. Som kontorleder blir det imidlertid mer effektivt å gjøre jobben enklere og mer verdifull i ledelsens øyne. Kontorforvaltere er ekspert multitasks. Hvis du gjør mer enn fire ting samtidig, er det nok ikke nok nok.

Din kunnskap om kontoret er uforlignelig - du vet nøyaktig hvem du skal ringe og når. I tillegg har du en sjette følelse av kontorskriser. Med andre ord er du praktisk talt uunnværlig. Hva er hemmeligheten din? Du er organisert; forståelse (til et punkt), en god kommunikator, og kan alltid se det store bildet. Likevel, som enhver nøkkelansatt, jobber kontoransvarlig ofte etter måter å bli mer effektive.

Her er noen viktige tips:

1. Ta dine muntlige kommunikasjonsferdigheter til rette:

Å vite hvordan du snakker med folk er viktig for kontoransvarlige. I mange tilfeller er du go-to personen, så din evne til å lytte godt er kritisk. Du er også den som er ansvarlig for at det blir gjort ting. Å vite hvordan du stiller spørsmål og får avklaring, vil også hjelpe deg med å bli mer effektiv.

For eksempel, hvis du ikke forstår hvordan et oppdrag skal fullføres, søk avklaring. Du trenger ikke nødvendigvis å innrømme at du ikke forstår noe; bare be om avklaring. På samme måte, hvis du oppdager at folk ikke forstår instruksjonene dine, spør deg selv om du trenger å være tydeligere i kommunikasjonen din.

2. Ikke forsøm dine skriveferdigheter:

Bare fordi e-post generelt lider av dårlig grammatikk og tegnsetting betyr ikke at din skriftlige kommunikasjon skal være noe mindre enn profesjonell. Men å vite hva du skal skrive og hvordan du gjør det er bare en del av ditt oppdrag; du trenger også å vite om leseren din.

Har folk en tendens til å lese hele e-posten din eller vil de slutte å lese etter de to første linjene? For sistnevnte vil du innlemme den viktigste informasjonen foran. Husk alltid at når du legger noe skriftlig, er det der for verden å se. Vær spesielt sensitiv i dine e-post og notater når du informerer personalet om nytt utstyr, en endring av politikk eller en rapport. Du vil aldri patronisere eller fornærme noen.

Og undervurder aldri evnen til feilfortolkning. Tenk på forvirringen - og dårlige følelser - det kan oppstå hvis du skulle skrive "Jeg forstyrrer det", noe som betyr at du sendte en rapport igjen i motsetning til at du ble fornærmet av noe som kanskje hadde blitt sagt tidligere. Klart vil du vite hvor du skal sette inn bindestreker (sendes tilbake), og når du bare skal hente telefonen eller stoppe av en persons skrivebord for en ansikt til ansikt samtale.

Rådfør deg med dine interne kunder. Husk alltid at din primære rolle er å sikre effektiv drift av kontoret. Å engasjere seg i jevnlig kommunikasjon med dine medarbeidere kan hjelpe deg med å unngå vanskelige problemer og angripe de som oppstår mer kreativt.

3. Behandle dine leverandører som beste venner:

Som leverandør av kontorrekvisita er det i din beste interesse å dyrke og opprettholde solide, gjensidig fordelaktige forhold med leverandørene dine. Det gir god mening å bygge en hyggelig rapport med de selskapene som hjelper

4. Hold organisasjonen din jevnlig:

Akkurat som du forventer lojalitet fra dem, må du også vise en forpliktelse til forholdet. På den annen side er det også viktig å opprettholde høye (men rettferdige) forventninger. Prøv å gjøre begge deler, og du vil sannsynligvis oppleve over gjennomsnittet til utmerket service. Men ikke glem å sammenligne leverandørlandskapet. Som person som overvåker kostnader, er det ditt ansvar å spørre leverandører hva de kan gjøre for deg og din organisasjon. Deres jobb er å holde deg en lykkelig kunde.

5. Opprettholde en positiv holdning:

Denne er ganske åpenbar. Likevel glemmer vi noen ganger hvordan et smil eller en smart kommentar kan diffundere en foruroligende situasjon. Ved å bruke humor på arbeidsplassen, smiler og utsetter en positiv holdning når det er mulig, er alle gode strategier for å overvinne en rekke kontorsituasjoner. Som kontorleder har du en enorm mulighet til å sette tonen, og hvis folk kan stole på profesjonaliteten din, vil de være mindre bekymret og mer forpliktet til å bidra til et positivt arbeidsmiljø.

Håndtering av HR-oppgaver:

En kontorleder som håndterer HR vil bli ansett som multitalent. Men betyr det nødvendigvis at det er den beste måten å bruke den personens tid på? Du kan også åpne deg selv opp til problemer også hvis personen ikke er riktig opplært. Her er noen kriterier som vil hjelpe deg med å bestemme.

I en liten bedrift må en kontorleder kanskje påta seg rollen som human resources manager. Men før det skjer, sørg for at denne personen er riktig utdannet og har de riktige verktøyene for å utføre sine plikter produktivt og innenfor rammen av juridiske regler og forpliktelser. Tusen ting kan gå galt hvis denne personen ikke er klar over de potensielle forpliktelsene som er forbundet med HR-ledelsen.

Her er noen retningslinjer som hjelper deg med å jobbe effektivt gjennom denne situasjonen:

(i) Forstå rollen som generalisten:

En generalist kan styre ulike oppgaver og må derfor ha omfattende kunnskap om menneskelige ressurser. I en liten bedrift vil ansvaret variere avhengig av selskapets behov. Men en generalist må også kjenne sine begrensninger og vite når han skal konsultere en spesialist. En person kan ikke gjøre alt.

(ii) Bestem hvilke arbeidsoppgaver som kan legges ut:

Noen ansvar kan være bedre igjen til en ekstern konsulent. En kontorleder som rekrutterer nye ansatte, for eksempel, har kanskje ikke tid til å gjennomføre et treningsprogram. Outsourcing treningsfunksjonen kan spare bedriften din tid og penger, men først må du bestemme nøyaktig hvilken type trening som er nødvendig. På den annen side kan kontorsjefen være perfekt i stand til å overvåke ansettelse og veiledning av ulike arbeidstakere. Husk å sjekke ut.

(iii) Tren trener:

Å vite hva du ikke vet er en kritisk del av alles jobb, spesielt for en kontorsjef som helt eller delvis håndterer HR-oppgaver. Derfor må en kontorleder være kjent med alle leddene i HR-ledelsen. Et innledende kurs i HR-ledelse kan være ønskelig.

Et slikt program vil tilby informasjon som dekker rekruttering og utvelgelse; ansettelseslov; kompensasjon grunnleggende; fordeler; orientering og opplæring av ansatte; og ytelsesstyring. Inntil en kontorleder blir kjent med disse områdene, kan han eller hun ikke forventes å vite når man skal ringe inn en spesialist.

(iv) Prioritere:

I en perfekt verden kan kontorsjefen håndtere alt og holde selskapet i gang uten problemer. Likevel er rollen som kontorleder spiller, avhengig av arbeidsmiljøets kompleksitet, hvilke typer produkter og tjenester som tilbys, og selskapets kundebase.

Prioritering vil hjelpe kontorlederen å unngå å forsømme kritiske plikter og ansvar. Hvis bemanning opp er en prioritet, kan det være hvor kontorleder må fokusere sin tid. På den annen side, hvis du fokuserer på å implementere ny teknologi, så er det her denne personen må tilbringe sin tid. Det tar planlegging, så det er viktig å først kartlegge hvordan disse oppgavene skal fullføres.

(v) Vær både konsekvent og fleksibel:

Bare fordi en person er multitalented og kan jonglere hundre (eller flere) plikter på en gang, betyr ikke at han eller hun alltid kan utføre mirakler. Det kan virke slik. Tross alt er det derfor mange vellykkede kontorforvaltere praktisk talt uunnværlige. Men de er også menneskelige. Å endre jobbfunksjonene fra en dag til den neste er forvirrende og uansvarlig.

Videre kan det undergrave selskapets produktivitet. Det er best å implementere en policy som gjør det mulig for kontorsjefen å utføre HR-oppgaver regelmessig, men samtidig opprettholde fleksibiliteten som er nødvendig for å imøtekomme endrede forretningsforhold. Med andre ord, gi kontoransvarlig de verktøyene han eller hun trenger for å få jobben, men gi leeway som trengs for å bringe eksperter inn når det er nødvendig.

(vi) Kompensere tilsvarende:

Hvis kontorleder skal påta seg HR-plikter, er det pålagt deg å kompensere på riktig måte. Hvis kontoransvarlig opprinnelig ble ansatt til ett formål og da har flere HR-oppgaver lagt til senere, skal han eller hun bli belønnet. Å legge på ett ansvar etter hverandre, spesielt hvis man ikke er opplært til å håndtere disse oppgaver, kan være katastrofalt for et lite selskap.

Behov for kontorutstyr:

Når du bare er ute etter å åpne din egen virksomhet, vil det være mange viktige beslutninger å gjøre. Hvor finner du virksomheten? Hva slags finansiering er tilgjengelig? Hvordan kan du få en konkurransefortrinn i din bransje? Å få riktig kontormøbler kan ikke gjøre eller ødelegge virksomheten din, men det er fortsatt viktig for din komfort og produktivitet.

De fleste bedrifter trenger følgende kontorutstyr i deres daglige drift:

(i) Skrivebord og stoler:

Igjen, du trenger ikke å handle for de dyreste produktene, men vær oppmerksom på hvor komfortable de stolene vil være på ansatte som kanskje sitter mesteparten av dagen.

(ii) Tabeller og bokhyller:

I gamle dager har bord og bokhyller veiet tonn, men du kan nå finne lette gjenstander, noe som gjør at de beveger dem rundt kontoret en bris.

(iii) telefonsystem:

Vurder nøye dine spesifikke behov før du kjøper et telefonsystem. Hvis du er forvirret av de mange systemene som er tilgjengelige, spør andre forretningsforbindelser hva de bruker, og hvis de er fornøyd med sine kjøp.

(iv) Datautstyr:

PCer, skrivere, skannere og skjermer er alle viktige deler av virksomheten din. Forskning hva som er tilgjengelig, og handle klokt.

kopimaskiner:

Før du bruker penger på en kopimaskin, kan du se om du kan komme unna med en multifunksjonsskriver eller MFP. Disse maskinene kan skrive ut, fakse og kopiere, alt for omtrent samme pris som en billig kopimaskin. Men hvis du vil lage tusenvis av kopier per måned, vil du sannsynligvis måtte leie eller kjøpe en god kopimaskin av god kvalitet.

(v) Faksmaskiner:

Fordi så mange PCer har faksfunksjoner i disse dager, gjør mange bedrifter unna med faksmaskiner. Men det gjør aldri vondt for å ha en liten, grunnleggende modell for hånden, bare hvis datafaxen ikke tilfredsstiller alle dine behov. De fleste oppstartere (og mange etablerte bedrifter) er hele tiden på utkikk etter måter å spare penger på.

Så før du går ut og tilbringer topp dollar og helt nytt, designer kontorutstyr, sjekk ut dine brukte kontorutstyrsalternativer. Ikke glem å sjekke klassifisert annonser av din lokale avis; noen ganger vil du finne noen gode gode kjøp. Se også på auksjonshus; mange ganger vil de ha et helt kontor å selge.

Noen av fordelene ved innkjøp av brukt kontorutstyr inkluderer:

(i) Spare penger:

Denne er åpenbar. Kjøpe brukt sparer mye penger i forhold til kostnaden ved å kjøpe alt helt nytt.

(ii) Lagringstid:

Hvis du noen gang har bestilt nytt kontorutstyr tidligere, vet du at det kan ta uker - eller til og med måneder - å fylle ut bestillingen din. Odds er at du kan finne et brukt kontormøbler eller utstyrsuttak i byen din, og har alt du trenger om noen dager eller mindre.

(iii) Lagre miljøet:

Ved å lagre et brukt trebord fra overskriften til deponi, bidrar du til å beskytte miljøet.