Organisasjon og metoder (O & M): Betydning og aksept

Les denne artikkelen for å lære om betydningen, aksept, nødvendighet, mål, prinsipper og trinn i Organisasjon og Metoder (O & M).

Betydning av organisasjon og metode (O & M):

O & M har lenge vært anerkjent som en viktig del av kontorstyring i mange land, inkludert India.

Begrepet "O & M" kan beskrives som aktiviteter for gruppen mennesker i regjeringen eller andre offentlige organer eller i privat firma, som blir bedt om å gi råd til ledere eller ledere på spørsmål om organisering og metode for å øke effektiviteten av arbeideren, av det arbeidet som lederen er ansvarlig for, enten ved å tilby en bedre tjeneste, eller en billigere, eller begge deler.

Godkjennelse av O & M:

O & Ms arbeid er råd. Derfor vil suksessen til O & M avhenge av i hvilken grad eller som et råd er akseptert av kontorlederne.

Godkjennelsen av råd er avhengig av tre faktorer:

1. Det grunnleggende arbeidet med rådene.

2. Kompetansen til O & M-staben i å formulere råd og få det akseptert.

3. Verdien som ledelsen legger til i arbeidet til O & M.

Nødvendighet for O & M:

Et spørsmål vil oppstå om hvorfor O & M i det hele tatt bør antas på kontoret.

Etter å ha forstått hva O & M er, forklares årsakene til hvorfor det skal vedtas:

1. O & M-kontorarbeiderne gir en friskhet og uavhengighet, som sammen med kunnskapen til administratoren kan kaste et nytt lys på problemer.

2. Han har blitt trent i spesialiserte undersøkelsesteknikker.

3. Han har større mulighet til å teste ideer mot opplevelsen av lignende arbeid som er gjort andre steder.

4. Han konsentrerer seg vanligvis på en jobb og tar nok tid til henvendelse og tanker, mens administratoren må DIVERT sin oppmerksomhet mellom mange fag, hvorav de fleste synes å være mer presserende enn problemet med organisering eller metode.

5. Å være uavhengig i handling er han i stand til å forfølge en fruktbar undersøkelsesrute, og som en del av organisasjonen trenger han ikke å ha noen fordommer til fordel for den etablerte praksis eller påvirkes av personellforholdet.

6. Han er ikke begrenset i en seksjon eller divisjon, men han dekker hele organisasjonen som helhet.

Målet med O & M:

Målene eller målene for O & M er:

1. Å skape bevissthet i de ansatte.

2. Eliminering av avfall i alle aktiviteter er hovedmål for O & M.

3. Forbedring av tjenesten utført av kontorarbeidet.

4. Kodifisering av arbeidsprosedyren.

5. Forbedring i nøyaktighet.

6. Forbedring i arbeidsflyten.

7. Forbedring av eksisterende arbeidsproduksjon.

Prinsipper for O & M:

Følgende er de ledende prinsippene til O & M:

1. Flowarbeidets prinsipp:

Det er nødvendig at arbeidet må regelmessig strømme til arbeidstakerne. Ujevn arbeidsflyt er noen ganger svært tung og andre ganger ubetydelig, og har en tendens til å gi følelse av dejection til de ansatte. Han får aldri en følelse av å "komme på toppen av verden". En jevn flyt av arbeid er således ønskelig.

2. Prinsipper for "Fremme" for deltagelse av hver ansatt:

Dette er grunnlaget for suksessen til enhver aktivitet i enhver organisasjon, mer i tilfelle O & M, som innebærer endringer, innovasjoner, forbedringer som kan presenteres av mange ansatte. Det er nødvendig å fremme en følelse av deltakelse av alle ansatte.

3. Prinsipp for reduksjon av avstand :

Papirene og folket på kontoret må følge den korteste ruten. Langt og svingete ruter er sløsing med hensyn til innsats, penger og effektivitet. O & M-offiser må studere ruter tatt av menn og papirer og omorganisere dem på en måte som de reiser over korteste avstand.

4. Prinsippet om dominans av arbeidets arbeid:

Om mulig bør re-kopiering unngås, og arbeidets aktiviteter må kombineres. I enkelte typer arbeid vil re-kopiering finne sted, men hvert system og arbeidstype skal studeres av O & M-offiser og kombinasjonen av arbeidet må gjøres.

5. Viktighetsprinsipp:

Hver aktivitet må være berettiget for dens essensielle og de unødvendige må elimineres. Prinsippet om essensielle mål er å minimere de ikke-produktive elementene som bør reduseres til et absolutt minimum, og de såkalte produktive elementene i en prosedyre skal maksimeres.

Fremgangsmåte involvert i O & M arbeid:

O & M-arbeidet har kommet for å bety en viktig aktivitet i en organisasjon, og mange bøker er skrevet om emnet.

Vi skal stille oss selv til grunnleggende trinn:

1. Valg av arbeid eller oppdrag:

Det kan være mange områder som kan passe for O og M. Men alt arbeidet kan ikke gjøres samtidig, kun en begrenset kan bli utsatt for O- og M-undersøkelsen. Det ville være riktig å konsultere kontoransvarlig eller avdeling eller avdelingshode før oppdraget vurderes videre.

2. Forespørselsform :

Følgende faktorer er tatt i betraktning med henvisning til henvendelsen:

(a) Verifisering av hensikten

b) Spesifikasjon av ansvar og plikter

(d) Systemet og metoden som brukes

(e) Måling av arbeid

(f) Kostnad for arbeid

(g) Sysselsetting av kontormaskiner og utstyr

(h) Bevegelse og fysisk innsats

(i) Arbeidsforhold

(j) Formutforming.

Vi skal diskutere hvert punkt kort:

(a) Verifisering av formål:

Forespørselsformen kan kun avgjøres med en hensikt. OCM-offiseren må få fra de berørte en redegjørelse for formålet med hver separat del av aktiviteten eller prosedyren som blir gjennomgått.

(b) Spesifikasjon av plikter og ansvar:

Det er nødvendig å utarbeide en korrekt spesifikasjon av plikter og ansvar for folket. Dette er selvfølgelig en svært vanskelig oppgave, da det ikke alltid er lett å gi et klart bilde og en definisjon av plikter og ansvar for mennesker.

(c) Behov for brukeren eller kunden:

Kontorprosedyrer og handlinger må studeres ikke bare ut fra synspunktet for de som er engasjert på dem, men også fra kundens synspunkt - om et medlem av allmennheten, en bestemt del av folket eller av en gruppe av en bedriftsorganisasjon.

(d) System og metode brukt:

Kontorsystemer og metodene som brukes må studeres i sammenheng med objektet som de er blitt vedtatt for. Det bør gjøres en innsats for å finne ut den enkleste måten å gjøre et arbeid på.

(e) måling av arbeid:

Ved å måle arbeidet, dvs. ved å måle mengden arbeid som utføres i en valgt tidsperiode, kan man få presis informasjon om volum, forekomst, frekvens og arbeid og hastigheten der den utføres.

(f) Kostnad for arbeidet:

Kostnaden for arbeidet er en svært nyttig indikasjon på effektivitet. O- og M-studien må benytte seg av dette konseptet for å lette sammenligningen.

(g) Sysselsetting av kontormaskiner og utstyr er:

En forespørsel bør gjøres på kontormaskiner og utstyr som brukes til å undersøke de involverte prosedyrene.

(h) Bevegelse og fysisk innsats:

Selv om de fleste av de ansatte som jobber på et kontor, bruker hjernen i stedet for brawn, er det også involvert en viss minimal fysisk innsats, for eksempel for håndtering av papirer, bevegelser av filer, bruk av maskiner, sporadiske bevegelser av møbler mv.

Forskningsformen innebærer reduksjon av tretthet, på grunn av fysisk innsats, jevn flyt av arbeidet, utforming av kortest mulige ruter for flyt av papirer og bevegelse av mennesker etc.

(i) Arbeidsbetingelser:

Det er velkjent at egnede arbeidsforhold bidrar til arbeid. O- og M-kontoret bør finne ut av situasjoner og jobber der høyere arbeidsstandard enn de som normalt legges ned for arbeid, bør observeres for å fremme effektiviteten. Det er nødvendig å legge større vekt på maskinene for å minimere effekten på arbeidstakere som er involvert i dem og de som jobber i de nærliggende enhetene.

(j) Formutforming:

Skjemaer er svært viktig del av kontorarbeidet. O- og M-offiseren må studere prosedyrene for hvilke skjemaene er utformet slik at egnede forslag kan gjøres.

3. Undersøkelse av hvordan arbeidet er organisert:

I denne metoden spiller følgende faktorer en viktig rolle:

(a) Organisasjonens struktur.

(b) Planlegging og kontroll av organisasjonen.

(d) Gradering av de ansatte - dvs. kampanjer, overføringer etc.

(e) Personaleforvaltning.

Store studier skal gjøres av O og M offiser på punktene som er foreslått ovenfor.

4. Innsamling av fakta og tall:

Dette arbeidet må gjøres økonomisk og selektivt. Det er ubrukelig å gå inn for blind feilsøking som resulterer i innsamling av data som ikke kan brukes riktig. Bare disse fakta bør samles som er relevante for formålet. O og M-offiseren må bruke sine vurderinger og erfaringer for å avgjøre fakta som skal samles inn. For å få fakta er det ikke nok å notere hva som har skjedd.

Følgende faktorer er involvert i prosessen:

(a) Metode for å få informasjonen

(b) Opptak av informasjon

(d) Naturen, mengden, hensikten og menneskene som gjør arbeidet.

5. Studien av data og utgjør konklusjonen:

Det neste trinnet i O og M er relatert til studiet av data og dannelsen av konklusjonen. Tenk og begrunnelse bør ikke begrenses til et bestemt oppdragsfelt.

Følgende trinn er involvert for å studere dataene:

(a) studere dataene

(b) Tegn på erfaring og kunnskap

Statistiske verktøy som regresjonsanalyse, ko-relasjonsanalyse, faktoranalyse etc. benyttes også til å tegne tolkene etc., og å komme til en konklusjon.

6. Formulering av forslag og søknadsordninger:

Et forslag, for å være akseptabelt, må ha følgende egenskaper:

(a) Det bør være praktisk.

(b) Forslaget må være godt testet. Hvis det ikke er slik, må avdelingen som skal implementere forslaget gjøre det fritt og uten problemer.

7. Skrive O og M Rapport:

Skriving av O- og M-rapporten er kulminasjonen av O- og M-forespørselen.

Mens du skriver O- og M-rapporten, vil det være nyttig å huske på følgende punkter:

(a) Diskusjoner

(b) Mottakere

(d) Bestemme arten og formen på rapporten

(e) Rapportens struktur.

8. Innleveringer av en formell rapport:

Når en rapport er fullført riktig og formelt, må det sendes uten forsinkelse fordi fakta går ut av dato. Mens du sender inn rapporten, vil det være viktig å finne ut hvor mange kopier som må utarbeides for formålet. Rapporten skal sendes til de ledere som har bestilt det.

9. Gjennomføringer:

O- og M-offiserens oppgave slutter ikke nødvendigvis med rapporten.

Han må knytte seg til implementeringen av rapporten, og det kan være behov for ytterligere tiltak på følgende måte:

(a) Enkelte endringer av prosedyren er gitt i rapporten, men hvor ytterligere informasjon er nødvendig, skal O og M-offiseren komme til hjelp av den berørte personen.

(b) Når det skjer betydelige endringer i prosedyrene, bør anbefalingene formuleres i detaljer. O- og M-offiseren skal gjøre all mulig hjelp i gjennomføringen av store endringer i prosedyrer vedrørende maskiner og utstyr, skjemaer og skrivesaker, oppsett, opplæring og informasjon, samt programmer og tidtabeller.

c) Når det gjelder spesialiserte prosedyrer, vil det være klokt for ledelsen å knytte O og M-ansatte til gjennomføringen.

(d) For å fjerne misforståelser om de andre anbefalingene kan det være ønskelig for O og M-ansatte å klargjøre anbefalingspunktene.

10. Gjennomgang:

O- og M-arbeid krever en konstant gjennomgang og oppfølging av utfallet av oppgaver som vil hjelpe alle berørte til å danne en bred vurdering av feilen eller suksessen til O- og M-arbeidet. Ved dommen skal kontofaktorene tas i betraktning, og O og M-revisjonsledelsen og personalet skal se nærmere og objektivt på sitt arbeid.

Det kan forhindre og redusere krav til ekstra ansatte, maskiner og noen anbefalinger, men ikke umiddelbart godkjent, kan senere sees å ha hatt en verdifull innflytelse på organisasjonen av arbeidet.