Organisasjonsstruktur: rolle, trinn for utforming og dens funksjoner

Organisasjon Struktur: rolle, trinn for design og dens funksjoner!

Organisasjonsstrukturens rolle:

En organisasjonsstruktur tjener ulike funksjoner i virksomheten. Den er designet for å betjene bestemte motiver. Det bør også være anstrengelser for å matche organisasjonsstrukturen med endrede behov. En god struktur letter ikke bare kommunikasjon, men gir også effektivitet i ulike segmenter.

Strukturen gir følgende roller:

1. Oppmuntre Effektivitet:

Hovedformålet med en organisasjonsstruktur er å infisere effektiviteten i ulike funksjoner. En systematisk struktur vil ikke etterlate noe til sjanse, og hver aktivitet samordnes for å utføre sitt maksimum. Organisasjonsmedlemmene prøver å maksimere produksjonen av varer og tjenester fra de oppgitte inngangene. Det er et forsøk på å ha systematisk, rasjonell og samordnet innsats for å kontrollere ulike avfall og tap. Ulike organisasjonsmodeller er utviklet for å gi effektivitet i drift.

2. Kommunikasjon:

Kommunikasjon er nummer én problem i enhver organisasjon. En god struktur gir riktig kommunikasjonskanal blant personer som arbeider i organisasjonen. Et rapporteringsforhold etableres og et hierarki av hvem rapporter til hvem er også spesifisert i en god struktur. Det er behov for horisontal, vertikal og lateral kommunikasjonsprosess, og det gjøres ved en godt planlagt struktur.

3. Optimal bruk av ressurser:

Den riktige allokering av ressurser bidrar også til optimal utnyttelse. Organisasjonsstrukturen gir høyere plass til aktiviteter som er viktigere for å oppnå organisasjonsmål. Aktiviteten er plassert i henhold til deres betydning i strukturen, og riktige retningslinjer er gitt for ressursallokering. Den optimale ressursfordelingen er viktig for veksten i en bedrift.

4. Jobbtilfredshet:

En god organisasjonsstruktur gir en klar oppgave av oppgaver og ansvar til ulike personer som jobber i virksomheten. Arbeidene er tildelt etter deres kunnskap, kompetanse og spesialisering. Folk får en mulighet til å forklare jobbene sine. Det vil være jobbtilfredshet når personer er fritt til å operere innenfor foreskrevne grenser.

5. Kreativ tenkning:

I en god organisasjonsstruktur er det frihet til å planlegge og gjennomføre sitt eget arbeid. Det tillater en person å tenke og utvikle nye og bedre måter å gjøre arbeid på. Organisasjonsstruktur forsøker å sette folk på steder der de er mest egnede. Mange har bidratt til utvikling av ledertanking på grunn av deres kreativitet i en bestemt organisasjonsstruktur.

6. Facilitates Management:

Det er en rekke personer som jobber i en bedrift. Deres arbeid må spesifiseres og plikter vil bli tildelt etter behovene i organisasjonen. En god struktur vil bidra til å etablere forhold mellom personer som jobber på ulike stillinger. En organisasjonsstruktur er en mekanisme hvor ledelsen styrer, koordinerer og styrer ulike persons aktiviteter.

En godt utformet struktur vil hjelpe både ledelse og drift av en bedrift. Det sikres at ingen aktivitet forblir uovervåket og arbeid er tildelt i henhold til kapasiteten til personene som driver det. En godt gjennomtenkt organisasjonsstruktur er en god hjelp for god administrasjon.

Utforming av organisasjonsstruktur:

En organisasjonsstruktur skal tilfredsstille kravene til virksomheten. Det skal sikre optimal utnyttelse av arbeidskraft og ulike funksjoner skal utføres på riktig måte. Det er behov for harmonisk forhold mellom personer på forskjellige stillinger. Utforming av en struktur er en viktig oppgave, og den bør gjennomføres nøye.

Følgende trinn er avgjørende for å designe en organisasjonsstruktur:

1. Identifisere aktiviteter:

Aktiviteten som må utføres for å oppnå organisasjonsmål bør identifiseres. Funksjonene som skal utføres for å oppnå forskjellige mål, bør fastslås og aktiviteter knyttet til disse funksjonene skal identifiseres. De viktigste aktivitetene er klassifisert i en rekke delaktiviteter. Mens du identifiserer aktiviteter, bør du huske at ingen aktivitet har rømt, det er ingen duplisering i aktiviteter og ulike aktiviteter utføres på en koordinert måte.

2. Gruppering av aktiviteter:

De nært beslektede og lignende aktivitetene grupperes sammen for avdelinger, divisjoner eller seksjoner. Koordinasjonen mellom aktiviteter kan bare oppnås gjennom riktig gruppering. De grupperte aktivitetene kan tilordnes forskjellige stillinger. Oppgaven av aktiviteter til enkeltpersoner skaper myndighet og ansvar. Myndigheten er delegert til de lavere nivåene i ulike avdelinger og ansvaret er fastsatt.

3. Delegering av autoritet:

Delegering er en administrativ prosess for å få ting gjort av andre ved å gi dem ansvar. Når ulike stillinger er opprettet i organisasjonen, blir arbeidet tildelt disse personene. For å få jobben gjort er det et behov for autoritet. Myndigheten er delegert til ulike personer i samsvar med ansvarsoppdraget. Gjennom delegasjonsprosessen blir myndighet opprettet i organisasjonen som definerer hvem som formelt vil samhandle med hvem.

Funksjoner av en god organisasjonsstruktur:

En god organisasjonsstruktur bør oppfylle ulike behov og krav til bedriften.

Følgende er funksjonene i en god organisasjonsstruktur:

1. Clear Authority Authority:

Det bør være en klar autoritetslinje fra topp til bunn. Delegasjonen av autoritet bør være trinnvis og i henhold til arten av det tildelte arbeidet. Alle i organisasjonen bør være tydelige om sitt arbeid og myndigheten som er delegert til ham. I fravær av denne klarheten vil det være forvirring, friksjon og konflikt.

2. Tilstrekkelig delegering av autoritet:

Myndighetsdelegering må stå i forhold til det tildelte ansvaret. Hvis autoriteten ikke er tilstrekkelig til å få den tildelte oppgaven, vil arbeidet ikke bli fullført. Noen ganger tilordner ledere arbeid til underordnede uten å gi dem riktig myndighet, det viser mangel på beslutningsprosesser fra deres side. En utilstrekkelig autoritet vil skape problemer for underordnede, fordi de kanskje ikke kan utføre oppgaven.

3. Mindre ledelsesnivåer:

Så langt som mulig kan minimumsnivåer for ledelsen opprettes. Mer tallet på disse nivåene, flere forsinkelser i kommunikasjon. Det vil ta mer tid å formidle beslutningene fra topp til bunn. Tilsvarende vil informasjon fra lavere nivåer ta mye tid på å nå toppen. Antall ledelsesnivåer avhenger av operasjonens art og omfang. Ingen spesifikt antall nivåer kan spesifiseres for hver eneste bekymring, men det bør gjøres en innsats for å holde dem på et minimum.

4. Kontrollpanel:

Kontrollpanel refererer til antall personer en leder kan overvåke direkte. En person bør føre tilsyn med kun det antall underordnede som han direkte kan holde kontakten med. Antallet personer som skal overvåkes kan ikke være universelt fast fordi det vil bli påvirket av arbeidets art. Det bør arbeides for å holde en vellykket gruppe under en veileder ellers vil det være ineffektivitet og lav ytelse.

5. Enkelt og fleksibelt:

Organisasjonsstruktur bør være veldig enkel. Det bør ikke være unødvendig styringsnivå. En god struktur bør unngå tvetydighet og forvirring. Systemet bør også være fleksibelt for å tilpasse seg de endrede behovene. Det kan være en utvidelse eller diversifisering som krever omklassifisering av plikter og ansvar. Organisasjonsstrukturen skal kunne innlemme nye endringer uten å endre de grunnleggende elementene.