Planlegging: Viktighet, elementer og prinsipper

Les denne artikkelen for å lære om Planlegging i en organisasjon. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: - 1. Definisjon og betydning for planlegging 2. Planleggingens natur og karakteristikk 3. Viktighet 4. Element 5. Steg 6. Prinsipper.

Definisjon og betydning for planlegging:

Planlegging er en viktig og primær funksjon av ledelsen. Ingen organisasjon kan fungere ordentlig uten planlegging.

Planlegging er et forberedende skritt for handling. Det betyr systematisk pre-thinking for å bestemme et tiltak for å oppnå noe ønsket resultat.

Planlegging er egentlig en prosess med å bestemme på forhånd hva som skal gjøres, når og hvor det skal gjøres, og hvordan det skal gjøres, og av hvem. Å planlegge er å se fremover og kritisere fremtiden for virksomheten i et foretak.

Gjennom planlegging løser lederen målene for organisasjonen som helhet og i lys av dette målene for de ulike avdelingene. Deretter fortsetter han å forberede en slags "blueprint" som kartlegger måtene å nå disse målene.

Derfor kan planleggingen defineres som følger:

Planlegging er prosessen hvor lederne av en organisasjon fastsetter mål, foretar en samlet vurdering av fremtiden, og kartlegger handlingsplanene med sikte på å oppnå de organisatoriske målene.

Fra denne definisjonen følger det at planleggingsprosessen innebærer:

(i) Fastsettelse av hensiktsmessige mål og mål,

(ii) Spesifikasjonen av de tiltakene som trengs for å nå de etablerte målene; og

(iii) Den optimale tidsperioden for å oppnå dem.

Siden planlegging er opptatt av identifisering av alternativer og valg av det gunstigste alternativet, kan det med rette beskrives som "det mest grunnleggende verktøyet for ledelsesfunksjoner." Dermed er planlegging en prosess for å bestemme forretningsmålene og kartlegge en rasjonell sti av oppnå disse målene.

Noen viktige definisjoner av planlegging, gitt av de fremtredende forfatterne, er angitt nedenfor:

Ifølge Koontz og O'Donnell er planlegging "en intellektuell prosess, den bevisste beslutningen om handlingsplaner, grunnlaget for beslutninger om formål, fakta og vurderte estimater."

George Terry skriver:

"Ved hjelp av planleggingsledelsen prøver medlemmene å se fremover, forutse tilfeldigheter, forberede seg på uforutsetninger, kartlegge aktiviteter og gi en ordnet sekvens for å nå målet."

Henry Fayol visninger:

Handlingsplanen er på en og samme tid det planlagte resultatet, handlingslinjen som skal følges, stadiene å gå gjennom og metoder for bruk. "

Planlegging og beslutningsprosesser:

Planlegging bestemmer det fremtidige handlingsprogrammet og involverer å velge det fra alternativer. Fra dette synspunktet beveger beslutningsprosesser og planlegging seg sammen og en avhenger av den andre. Sannelig, planlegging som helhet med sine komponenter er resultatet av beslutningsprosessen.

Så beslutningstaking har en gjennomgripende innflytelse på planlegging og det er en del av planleggingsprosessen. Dermed har beslutningstaking og planlegging intimt forhold til hverandre. Men beslutningstaking har en bredere konnotasjon enn planlegging. Med dette mener vi å si at anvendelsen av beslutningsprosesser er utvidet utover planleggingshorisonten, og i enhver bedrift er nesten alle posisjoner et avgjørende senter. Beslutningstaking er nødvendig ikke bare i planlegging, men det er også nødvendig i andre områder av ledelsesfunksjoner som organisering, retning, koordinering og kontroll.

Nevn kan gjøres her av varierte driftsordrer og instruksjoner som er utenfor planlegging, men er underlagt beslutningsprosesser. Igjen er det mange ledelsesfunksjoner som motiverer de ansatte, misliker sitt arbeid eller utleder dem, og danner tjeneste som krever beslutningstaking, men disse funksjonene kan ikke inkluderes i planlegging ut fra analytisk undersøkelse av ulike ledelsesprosesser.

Natur og egenskaper ved planlegging:

Planlegging er opptatt av å etablere mål for et foretak og finne veien for realisering av disse målene. Men uten å sette målene er det ingenting å organisere, direkte eller kontrollere. Derfor må alle organisasjoner angi hva de ønsker å oppnå. Planlegging er i utgangspunktet knyttet til dette aspektet.

Planleggingens karakter og karakteristika kan angis som følger:

1. Intellektuell prosess:

Planlegging er en intellektuell og rasjonell prosess. Planlegging er en mental øvelse som involverer fantasi, fremsyn og god vurdering. Det krever en mental disposisjon av å tenke før 'å handle i lys av fakta i stedet for å gjette. Kvaliteten på planleggingen avhenger av ledernes evne til å samle alle relevante fakta, analysere og tolke dem på en riktig måte.

Hvor langt inn i fremtiden kan en leder se, og med hvor mye klarhet han vil stole på sin intellektuelle kaliber, blir han slått ut gjennom planleggingsprosessen. Ved å tenke på mål, alternative handlingsplaner og fremfor alt ved å bestemme seg for å velge visse alternativer, går planleggeren gjennom en intellektuell prosess.

2. Målretning:

All planlegging er knyttet til bestemte mål og mål. Det følger derfor at enhver plan må bidra på en viss positiv måte til gjennomføring av gruppemål. Planlegging har ingen mening uten å være relatert til mål og mål. Det må bygge bro over gapet mellom hvor vi er og hvor vi vil gå til minimumsprisen.

3. Primærfunksjon:

Planlegging sies å være ledelsens mest grunnleggende og primære funksjon. Den okkuperer første plass og går foran alle andre ledelsesfunksjoner som er utformet for å oppnå målene som er satt under planlegging. Dette er slik fordi lederen bestemmer seg for retningslinjer, prosedyrer, programmer, prosjekter, etc. før du fortsetter arbeidet. De øvrige funksjonene i ledelse - organisering, retning, koordinering og kontroll - kan utføres først etter at lederen har formulert den nødvendige planleggingen.

4. Pervasiveness:

Planlegging gjennomsyrer alle ledelsesmessige aktiviteter. Det er jobben til alle ledere i alle typer organisasjoner. Det gjennomføres på alle segmenter og nivåer av organisasjonen - fra daglig leder til foreman. Uansett hva slags aktivitet er, begynner ledelsen med planlegging. Karakteren og bredden av planleggingen vil selvsagt variere fra jobb til annen, avhengig av ledelsens nivå.

5. Ensartethet:

Det kan være separate planer utarbeidet på ulike nivåer i organisasjonen, men alle delplaner må være forenet med den generelle planen for å utarbeide en omfattende plan for drift om gangen. Så må enhetlighet være der på alle plannivåer for å matche den generelle planen.

6. Kontinuitet:

For å holde bedriften som en næringsvirksomhet uten pause, er det viktig at planleggingen må være en kontinuerlig prosess. Så den første planen må følge den andre planen og den andre planen den tredje og så videre i uendelig serie i rask rekkefølge.

7. Fleksibilitet:

Planer bør ikke gjøres stive. Det bør være så fleksibelt som mulig for å imøtekomme alle mulige endringer i bedriften med sikte på å takle endringsforholdene i markedet. Faktisk er planlegging en dynamisk aktivitet.

8. Enkelhet:

Språket i arbeidsplanen eller programmet i planleggingen bør være enkelt slik at hver og en del av det lett kan forstås av ansatte på forskjellige nivåer, spesielt på lavere nivå.

9. presisjon:

Presisjon er sjelen til planlegging. Dette gir planleggingen nøyaktig, bestemt og nøyaktig mening i omfang og innhold. Enhver feil eller feil i planleggingen er sikker på å ødelegge andre funksjoner i ledelsen, og dermed er presisjon av største betydning i enhver form for planlegging.

10. Mulighet:

Planlegging er verken poesi eller filosofi. Den er basert på fakta og erfaring, og dermed realistisk i naturen. Det representerer et program som er mulig å utføre med mer eller mindre eksisterende ressurser.

11. Valg blant alternative kurs:

Planlegging innebærer valg av egnet tiltak fra flere alternativer. Hvis det bare er en måte å gjøre noe på, er det ikke behov for planlegging. Planleggingen må finne ut flere alternativer, estimere muligheten og lønnsomheten til de ulike alternativene, og velge den beste ut av dem.

12. Effektivitet:

Planlegging er rettet mot effektivitet. En plan er et handlingsforløp som viser løfte om optimalisering av avkastningen på minimumsinntekter av innganger. I planleggingen vurderer lederen alternativene på grunnlag av effektivitet. En god plan bør ikke bare oppnå optimal forhold mellom utgang og inngang, men bør også gi størst tilfredshet til de som er ansvarlige for implementeringen.

13. Interavhengighet:

De ulike avdelingene kan formulere forskjellige planer og programmer for deres integrasjon i den overordnede planleggingen. Men seksjonsplaner kan ikke bare være avhengige. For eksempel avhenger produksjonsplanleggingen av salgsplanlegging og omvendt.

Igjen kan planlegging for innkjøp av råvarer, ansettelse av arbeidskraft, etc. ikke være en isolert handling bortsett fra salgsplanlegging og produksjonsplanlegging. Planlegging er en strukturert prosess og ulike planer utgjør et hierarki. Ulike planer er avhengige og interrelaterte. Hver plan på lavere nivå tjener som et middel mot slutten av høyere planer.

14. Forecasting:

Fremfor alt kan ingen planlegging fortsette uten prognoser, noe som betyr å vurdere fremtiden og sørge for det. Planlegging er syntese av ulike prognoser - kortsiktig eller langsiktig, spesiell eller på annen måte. De smelter sammen i et enkelt program og fungerer som en veiledning for hele bekymringen.

Viktigheten av planlegging:

Planlegging er nøkkelen til suksess for en organisasjon. Faktisk kan de fleste bedriftens resultater skyldes forsiktig planlegging. Planlegging er en funksjon av hver leder på alle nivåer i et foretak. Hver leder er pålagt å planlegge først for systematisk og ordnet utførelse av sine tildelte oppgaver.

Det er innenfor planleggingsfunksjonen at målene bestemmes, beslutningstaking finner sted, prognoser utføres og strategier påbegynnes. Dermed har planlegging hatt stor betydning i alle typer organisasjonsvirksomhet eller næringsliv, privat eller offentlig sektor, liten eller stor.

Som ledelsesfunksjon er planlegging viktig av følgende årsaker:

1. Å gi grunnlag for beslutning:

Den første og viktigste grunnen til planlegging ligger i det faktum at det danner grunnlag for hvilke beslutninger som fattes. Det er et enormt behov for ledere av et foretak å rette opp sine tanker om hva de vil oppnå, og deretter planlegge bruken av tid, ressurser og innsats for å nå sine mål.

2. Fokusert oppmerksomhet på mål:

Planlegging fokuserer oppmerksomhet på målene for et foretak. Den første funksjonen med planlegging er å stave ut sine mål. Målene er definert på mer konkrete, presise og meningsfulle vilkår. Som et resultat av slik oppmerksomhet blir det mulig for planleggerne å bestemme retningslinjer, prosedyrer, programmer og regler for et ordentlig fremskritt mot de endelige målene som ønskes oppnådd.

3. Minimere Usikkerhet og Risiko:

Fremtiden er usikkert. Planlegging hjelper ledere til å ta vare på fremtidige usikkerheter og dermed minimere forretningsrisiko. Det forutsetter fremtidige hendelser og setter handlingsplanen for å kontrollere disse hendelsene til en fordel. Ved hjelp av planlegging kan et foretak forutsi fremtidige hendelser og sørge for at de er foreskrevet. Dette fjerner uten tvil eller reduserer muligheten eller hopper inn i usikkerhet.

4. Tilpasning med endringer:

Forretningsplanlegging har blitt avgjørende på grunn av det faktum at et foretak opererer i et skiftende og dynamisk miljø. Aspektene i dette skiftende miljøet omfatter endringer i teknologi, regjeringens politikk, konkurransens art, sosiale normer og holdninger mv. Når planleggingen går trinnvis, forutsetter det at endringene sannsynligvis kommer, og dermed forbereder sitt program ved nødvendige tilpasninger og tilpasning .

5. Sikring av økonomi:

Planlegging fokuserer på effektivitet og økonomi i drift. En plan er en handlingsplan som kan ta organisasjonen til målene sine mot minimumsprisen. Planlegging forhindrer spild av ressurser ved å velge det beste handlingsmåten fra mange alternativer. Det tar sikte på en jevn arbeidsflyt. Alle disse trinnene i planlegging fører automatisk til økonomi.

6. Hjelpe i koordinering:

Planlegging fører til en samordnet operasjonsstruktur. Det gir et samlende rammeverk. Lydplanlegging interrelaterer alle aktiviteter og ressurser i en organisasjon. Godt vurderte overordnede planer harmoniserer interdepartementelle aktiviteter. Dermed arbeider ulike avdelinger i samsvar med den overordnede planen, og koordinering oppnås.

7. Gjør kontrollen effektiv:

Den ledelsesmessige funksjonen til kontroll er opptatt av en sammenligning mellom den planlagte ytelsen og den faktiske ytelsen til underordnede og avdelinger i organisasjonen. Dermed utøves kontroll i sammenheng med planleggingsaksjonen, da standardene mot hvilke de faktiske resultatene skal sammenlignes settes opp gjennom planlegging. Så planlegging gir grunnlag for kontroll. Dermed er planlegging og kontroll uadskillelig.

8. Økende organisasjonseffektivitet:

Planlegging sikrer organisatorisk effektivitet på flere måter. Det angir målene for organisasjonen i sammenheng med gitt ressurser; sørger for riktig utnyttelse av ressursene til den beste fordelen, gir nødvendig konkurransekraft for kontinuerlig vekst og jevn fremgang ved å forutse hva konkurrentene sannsynligvis vil gjøre og utvikle strategier tilsvarende.

Prosessprosessen genererer den målrettede og ordnede opprettelsen av aktiviteter som skal videreføres. Det definerer grensene som virksomheten skal operere i. Dette gjør det mulig for forretningsmannen å konsentrere seg om de saker som faktisk er relevante og viktige for suksess.

Elementer med planlegging:

Planlegging som en ledelsesprosess består av følgende elementer eller komponenter:

1. Mål:

Den viktige oppgaven med å planlegge er å fastslå bedriftens mål. Mål er målene som alle ledelsesaktiviteter er rettet mot. Alt planleggingsarbeid må klart formulere målene som skal realiseres fra de foreslåtte forretningsaktivitetene. Når planleggingen er iverksatt, blir disse målene mer konkrete og meningsfylte. For eksempel, hvis det organisatoriske målet er fortjeneste, vil planleggingsaktiviteten spesifisere hvor mye fortjeneste som skal opptjent, se på alle tilretteleggende og begrensende faktorer.

2. Forecasting:

Det er analysen og tolkningen av fremtiden i forhold til virksomhetens virksomhet og arbeid. Bedriftsprognoser refererer til analyse av statistiske data og annen økonomisk, politisk og markedsinformasjon med det formål å redusere risikoen ved å gjøre forretningsbeslutninger og langdistanseplaner. Forecasting gir et logisk grunnlag for å forutse formen for fremtidige forretningstransaksjoner og deres krav til menneske og materiale.

3. Politikk:

Planlegging krever også fastsetting av retningslinjer for enkel å realisere forretningsmessige formål. Politikk er uttalelser eller prinsipper som veileder og leder forskjellige ledere på ulike nivåer i å ta beslutninger. Retningslinjer gir det nødvendige grunnlaget for den operative driften. De angir overordnede grenser innenfor hvilke beslutningstakere forventes å operere mens de tar beslutninger. Retningslinjer fungerer som retningslinjer for å treffe administrative beslutninger.

I en stor bedrift er ulike retningslinjer utformet for å veilede og lede underordnede i ulike ledelsesområder. De kan være produksjonspolitikk, salgspolitikk, finanspolicy, personalpolitikk etc. Men disse ulike retningslinjene er koordinert og integrert på en slik måte at de sikrer enkel realisering av de endelige målene for virksomheten. Politikkene bør være konsistente og må ikke endres ofte.

4. Prosedyrer:

Måten som hvert arbeid skal utføres på, er angitt av prosedyrene fastsatt. Prosedyrer skissere en rekke oppgaver for et spesifisert handlingsforløp. Det kan være noen forvirring mellom retningslinjer og prosedyrer. Politikk gir retningslinjer for tenkning og handling, men prosedyrer er konkrete og konkrete tiltak for å tenke og handle. For eksempel kan politikken være rekruttering av personell fra alle deler av landet; men prosedyrer kan være å annonsere og invitere søknader, ta intervjuer og tilby avtale til utvalgt personell.

Dermed betyr prosedyrer bestemte trinn i en kronologisk rekkefølge innenfor området som er utklart av retningslinjene. Med andre ord, prosedyrer er metodene ved hjelp av hvilke retningslinjer håndheves. Ulike prosedyrer vedtas på ulike områder av forretningsaktiviteter. Det kan være produksjonsprosedyre, salgsprosedyre, kjøpsprosedyre, personaleprosedyre etc.

Produksjonsprosedyren omfatter produksjon og montering av deler; salgsprosedyren gjelder reklame, tilbyr tilbud, sikring og gjennomføring av ordrer; kjøpsprosedyre indikerer innbydende anbud, valg av sitater, bestilling, lagring av varene i nedslag og levering av dem mot rekvisisjon til ulike avdelinger og personellprosedyre er rekruttering, utvelgelse og plassering av arbeidstakere til forskjellige jobber.

5. Regler:

En regel angir nødvendig handlingsplan i en bestemt situasjon. Det fungerer som en veiledning og er i hovedsak i form av en beslutning truffet av forvaltningsmyndigheten. Denne beslutningen betyr at det må tas en konkret handling i forhold til en bestemt situasjon. Reglene foreskriver en bestemt og stiv handlingsplan som skal følges i ulike forretningsaktiviteter uten noen mulighet for avvik eller skjønn.

Enhver avvik av regel innebærer straff. Regel er relatert til deler av en prosedyre. Således kan en regel inkorporeres i forbindelse med innkjøpsprosedyren at alle kjøp må gjøres etter innbydende anbud. På samme måte, med hensyn til salgsprosedyren, kan regelen bli håndhevet for at alle bestillinger skal bekreftes neste dag.

6. Programmer:

Programmer er presise handlingsplaner fulgt i riktig rekkefølge i samsvar med målene, retningslinjene og prosedyrene. Programmer fører således til et konkret kurs av sammenhengende tiltak for å oppnå et formål. Således kan et selskap ha et program for etablering av skoler, høgskoler og sykehus i nærheten av sine lokaler sammen med sin ekspanderende forretningsvirksomhet.

Programmene må være tett integrert med målene. Programmering innebærer å dele trinnene med aktivitetene som er nødvendige for å oppnå målene, bestemme sekvensen mellom ulike trinn, fastsette ytelsesansvar for hvert trinn, bestemme kravene til ressurser, tid, økonomi etc. og tilordne bestemte plikter til hver del.

7. Budsjetter:

Budsjett betyr et estimat av menn, penger, materialer og utstyr i numeriske termer som kreves for gjennomføring av planer og programmer. Dermed er planlegging og budsjettering sammenkoblet. Budsjett indikerer størrelsen på programmet og involverer inntekt og utgang, inngang og utgang. Det fungerer også som en svært viktig kontrollenhet ved å måle ytelsen i forhold til de fastsatte målene. Det kan være flere avdelingsbudsjett som igjen er integrert i hovedbudsjettet.

8. Prosjekter:

Et prosjekt er en engangsplan som er en del av et generelt program. Det er en del av jobben som må gjøres i forbindelse med det generelle programmet. Så et enkelt trinn i et program er satt opp som et prosjekt. Generelt planlegges det også en spesiell arbeidsstyrke i planleggingen av et prosjekt.

Det er en ordning for å investere ressurser som kan analyseres og vurderes rimelig og uavhengig. Et prosjekt innebærer i utgangspunktet investering av midler, fordelene som kan tilflytes i fremtiden. Eksempler på slike investeringer kan være utlegg på land, bygg, maskiner, forskning og utvikling, etc. avhengig av situasjonen.

9. Strategier:

Strategier er enhetene formulert og vedtatt fra konkurransedyktig synspunkt, samt fra ansatte, kunder, leverandører og myndigheters synspunkt. Strategier kan således være interne og eksterne. Enten intern eller ekstern krever planenes suksess at den skal være strategisk orientert.

Den beste strategien for planlegging fra konkurransedyktig synspunkt er å bli fullt informert om planleggingen "hemmeligheter" til konkurrentene og å utarbeide sin egen plan i samsvar med dette. Strategier fungerer som reservestyrker for å overvinne motstander og reaksjoner i henhold til omstendigheter. De blir brukt som og når det er nødvendig.

Trinn i planlegging:

En plan er i hovedsak dagens design for morgendagens handling og en oversikt over trinnene som skal tas i fremtiden. En god plan må være enkel, balansert og fleksibel, og utnytte de eksisterende ressursene i størst mulig grad. Det må være basert på klart definerte mål.

For å utarbeide en slik plan, må en bestemt prosess som involverer de følgende trinnene følges:

1. Oppfattelse av mulighetene:

Lederen må først identifisere muligheten som krever planlegging og handling. Dette er svært viktig for planleggingsprosessen fordi det fører til formulering av planer ved å gi ledetråd om muligheter for å ta opp bestemte planer.

Oppsummering av muligheter inkluderer en foreløpig titt på mulige muligheter og evnen til å se dem klart og helt, en forståelse av hvorfor organisasjonen ønsker å løse usikkerheten og en visjon hva den forventer å få. Dette gir en mulighet til å sette målene i reell forstand.

2. Etablering av målene:

Det neste trinnet i planleggingsprosessen ligger i å sette opp mål som skal oppnås av bedriften på de mest mulig mulige vilkår, med tanke på styrken og begrensningen. Mål angir resultatene som forventes i målbare termer og angir sluttpunktene for hva som skal gjøres; hvor hovedvekten skal plasseres, og hva som skal oppnås ved ulike typer planer. Bedrifter starter med et generelt mål.

Herfra utvikles underordnede mål som bidrar til å nå det generelle målet. Disse støttes i sin tur av de spesifikke målene for avdelingene. I denne prosessen opprettes et hierarki med mål. Planene på hvert nivå av organisasjonen er laget for å oppnå de riktige målene i hierarkiet. Dette hierarkiet kan bygges opp ved å koordinere planene for ulike avdelinger.

3. Bygge planleggingslokaler:

Etter fastsetting av organisasjonsmålene er det nødvendig å etablere planlegge lokaler, det vil si betingelsene for planleggingsaktiviteter. Dette innebærer innsamling av fakta og tall som er nødvendige for å planlegge fremtiden for virksomheten. "Planleggingslokaler" planlegger forutsetninger knyttet til forventede miljømessige og interne forhold.

Så planlegging av lokaler er av to typer - ekstern og intern. Eksterne lokaler inkluderer totale faktorer i miljøet som sosiale, politiske, teknologiske, konkurrenters planer og handlinger, regjeringens politikk, etc. Interne faktorer inkluderer organisasjonens retningslinjer, ressurser av ulike typer og organisasjonens evne til å motstå miljøet press. Planene er formulert i lys av både eksterne og interne faktorer.

4. Identifisere alternativene:

Det neste trinnet i planleggingsprosessen er å søke etter ulike alternative handlingsplaner basert på organisatoriske mål og planlegging av lokaler. Et bestemt mål kan oppnås gjennom ulike tiltak. Hvis en organisasjon for eksempel har satt sitt mål om å vokse ytterligere, kan det oppnås på flere måter som å utvide virksomhetsområdet eller produktlinjen, bli med andre organisasjoner eller overta en annen organisasjon og så videre. Innenfor hver kategori kan det være flere alternativer.

Ettersom alle alternativene ikke kan vurderes for videre analyse, er det nødvendig for planleggeren å redusere i forundersøkelsen antall alternativer som ikke oppfyller de minimale foreløpige kriterier. Foreløpige kriterier kan defineres på flere måter. Minimum investering er nødvendig, som samsvarer med organisasjonens nåværende virksomhet, kontroll av regjeringen etc.

5. Evaluering av alternativene:

Ulike alternative kurs som anses å være mulige når det gjelder foreløpige kriterier, må tas for nærmere vurdering. Alternative handlingsmåter kan vurderes mot kriteriene for kostnad, risiko, fordel og organisasjonsfasiliteter. De sterke og svake punktene til hvert alternativ bør analyseres nøye.

Siden det er så mange komplekse variabler knyttet til hvert mål og hver mulig plan, er prosessen med komparativ evaluering ekstremt vanskelig. For eksempel kan ett alternativ være den mest lønnsomme, men krever tung investering; En annen kan være mindre lønnsom, men innebærer også mindre risiko.

Videre er det ingen sikkerhet om utfallet av et alternativt kurs fordi det er knyttet til fremtiden, noe som ikke er sikkert. Til slutt vil valget avhenge av det som er bestemt som den mest kritiske faktor ut fra målene til bedriften.

6. Valg av handlingsplan:

Etter evalueringen av ulike alternativer velges det mest hensiktsmessige som planen. Noen ganger viser evaluering at mer enn ett alternativ er like bra. I så fall kan lederen velge mer enn ett alternativ samtidig. Det er en annen grunn til å velge mer enn ett alternativ. Det kan være nødvendig med et alternativt handlingsforløp i fremtiden i endrede situasjoner. Så må planleggeren også være klar med alternativ - vanligvis kjent som beredskapsplan - som kan bidra til å takle den forandrede situasjonen.

7. Formulering av støttende eller avledede planer:

Etter det beste alternativet er avgjort, er neste skritt å utlede ulike planer for ulike avdelinger eller deler av organisasjonen for å støtte hovedplanen. I en organisasjon kan det være ulike avledede planer som å planlegge for å kjøpe råvarer og utstyr, utvikle nytt produkt, rekruttere og trene personellet, etc.

Disse derivatplanene er formulert ut av hovedplanen, og de støtter det. Nedbrytingen av hovedplanen i avdelings- og delplaner gir et realistisk bilde av de tiltakene som skal tas i fremtiden.

8. Etablering av aktivitetssekvensen:

Etter å ha formulert grunnleggende og derivatplaner, er aktivitetssekvensen bestemt slik at planene blir satt i gang. Basert på planene på ulike nivåer, kan det avgjøres hvem som skal gjøre hva og på hvilket tidspunkt. Budsjetter for ulike perioder kan være forberedt på å gjøre planene mer konkrete for implementering.

9. Sikring av deltakelse:

Planer må kommuniseres i større detaljer til underordnede for å øke forståelsen av den foreslåtte handlingen og for å skaffe seg samarbeid i utførelsen av planer. Det vil dermed legge til kvaliteten på planleggingen gjennom kunnskap om flere fakta, nye visjoner og avslørende situasjoner.

10. Levering til fremtidig evaluering:

For å sikre at de valgte planene går videre med de rette linjene, er det av avgjørende betydning å utarbeide et system for kontinuerlig evaluering og vurdering av planen. Det vil hjelpe til med å oppdage manglene og fallgruvene i planene og ta beredskapsaksjoner godt i tide. Alle trinnene i planleggingsprosessen må knyttes sammen og koordinert med hverandre. For vellykket implementering av en plan, må den kommuniseres til alle nivåer i organisasjonen.

Grunnleggende prinsipper for planlegging:

Planlegging krever vitenskapelig tenkning, og det bør klart formulere definisjonen av hensikten, analysere problemet og gjøre et forsiktig og flittig søk etter alle fakta som bærer på det. Oppgaven med planlegging vil bli vellykket hvis noen grunnleggende prinsipper følges i prosessen.

De viktige prinsippene kan angis som følger:

1. Forpliktelse:

Dette betyr at visse ressurser må være forpliktet eller lovet for planlegging. Planlegging er ikke en enkel oppgave. Så, nødvendig hjelp er å bli tatt fra eksperter. Virksomheten må være klar til å utnytte de tilgjengelige ressursene for å oppnå en plan.

2. Begrensningsfaktorens prinsipp:

En plan innebærer varierte faktorer av annen betydning. Dette prinsippet innebærer at det må legges vekt på den faktoren som er knapp eller begrenset i forsyning eller ekstremt kostbar. Dette vil hjelpe til med å velge det mest gunstige alternativet.

3. Prinsipp for reflekterende tenkning:

Planlegging, å være en intellektuell aktivitet, er basert på rasjonelle hensyn. Disse innebærer reflekterende tenkning som betyr problemløsende tankeprosess - en prosess hvor tidligere erfaringer legges over på fakta i den nåværende situasjonen og mulige fremtidige trender. Ingen kan være en planlegger hvis sinn ikke er aktivt, som ikke har noen bevisst makt og hvis dømmekraft ikke er sterk.

4. Fleksibilitetsprinsipp:

Selv om en plan er utarbeidet etter reflekterende tenkning, betyr dette ikke at ingen avgang kan gjøres i løpet av operasjonen. Planen bør være så forberedt at det er tilstrekkelig mulighet for å endre det fra tid til annen. Endringer må nødvendigvis skje i planen for å ta hensyn til nye utviklinger som kan skje i løpet av planens drift.

5. Prinsipp for bidrag til bedriftsmål:

En stor plan er utarbeidet, og den støttes av mange avledede planer. Men alle planer må bidra positivt til å nå bedriftens mål.

6. Effektivitetsprinsipp:

En plan bør gjøres effektiv for å oppnå bedriftens mål til minimumskostnad og minst mulig innsats. Det må også oppnå bedre resultater med minst uventede hendelser. Derfor er det å se at det som forventes, er sannsynlig å bli oppnådd.

7. Prinsipp for valg av alternativer:

Planlegging er i utgangspunktet et problem med å velge. Essensen av planlegging er valget mellom alternative handlingsplaner. Det er ikke behov for planlegging hvis det bare er én måte å gjøre noe på. Ved valg av alternativer vil det beste alternativet være det som bidrar mest effektivt og effektivt til å oppnå et ønsket mål.

8. Prinsipp for planlegging av lokaler:

En plan er utarbeidet mot noen grunnlag eller bakgrunner kjent som "Planleggingslokaler". Det må være fullstendig enighet mellom ledere med hensyn til planlegging av lokaler som planens struktur skal ramme inn.

9. Prinsipp for Timing og Sekvens av Operasjoner:

Timing og driftssekvens bestemmer start- og sluttidspunktet for hvert arbeidsstykke i henhold til en bestemt plan og gir praktisk og konkret form og form til arbeidsytelse.

10. Prinsipp for å sikre deltakelse:

For å sikre medarbeiderne deltakelse med helhjertet samarbeid i gjennomføring av planen, er det nødvendig at planen må kommuniseres og forklares for dem for full forståelse. Denne forståelsen gir grunnlag for ytterligere kunnskap om nye fakta og saker til de ansatte. Dette er nødvendig for å forbedre kvaliteten på planleggingen. Det sikrer også en forpliktelse til bedriftens personell til å gjennomføre planen ved individuell og felles deltakelse.

11. Prinsippet om gjennomtrengelighet:

Selv om hovedplanleggingsfunksjonen er overlatt til toppledelsen, er den ikke bare begrenset til toppnivå. Det er en funksjon av hver leder på alle nivåer i organisasjonen.

12. Strategisk planlegging:

Strategisk planlegging er viktig når det er konkurranse. Den er utarbeidet i lys av hva konkurrentene har til hensikt å gjøre. Planleggere må ta hensyn til strategiene til de rivaliserende organisasjonene, ellers kan planleggingsprosjektet lande dem i vanskeligheter.

13. Innovasjonsprinsipp:

Et godt planleggingssystem bør være lydhør overfor mulighetene for innovasjon. Innovasjon består i å skape noe nytt for å øke tilfredsheten til forbrukerne. Dette kan også angis som en viktig forretningsstrategi. Innovasjon er en nødvendighet for å opprettholde veksten i denne dynamiske verden. Innovation is achieved through research and development and planning is required to provide such scope.

14. Principle of Follow-up:

In the course of execution of a plan, certain obstacles may crop up in midway and planning may require revision, alteration or correction. This is why there must be a follow-up system in the planning process itself. This allows timely changes in the planning and makes it more effective.

However, to plan any kind of work, the following facts demand utmost attention:

(i) The nature, quality and quantity of work to be done, the best way of doing it, the time available for its accomplishment, how to do it, when it is to be done and who are to do it.

(ii) Adequate knowledge about the capacity of the force available through observations and experiments and from established standards.

(iii) The priority to be given in succession for the accomplishment of different tasks through careful analysis.