Topp 6 Forutsetninger for et godt kontorsystem

Denne artikkelen kaster lys på de seks viktigste forutsetningene for et godt kontorsystem. De er: 1. Godtagbarhet 2. Enkelhet 3. Ansvarlighet 4. Effektivitet 5. Fleksibilitet 6. Effektivitet.

Godt Office System Forutsetning # 1. Godtagbarhet:

Selv det beste av systemet eller prosedyrene formulert vil mislykkes hvis det ikke er akseptabelt for de som er ansvarlige for å bruke det.

Hvis et system ikke er akseptabelt, ville det være en sabotasje, eller det ville mislykkes på grunn av misbruk.

Godt Office System Forutsetning # 2. Enkelhet:

Et system som er utformet for bruk på kontoret, bør ikke få en til å føle at det er tungvint, beskattende og for vanskelig å akseptere. Den skal utformes på en slik måte at alle skal kunne forstå det, og alle skal kunne implementere det raskt.

God Office System Forutsetning # 3. Ansvarlighet:

Det er tydelig og veldig klart at et godt system gir et meget godt resultat. Utgangen vil også være standardisert og opp til merket. Det fører derfor til et begrep eller konsept om pålitelighet blant de ansatte.

God Office System Forutsetning # 4. Effektivitet:

Effektiviteten til et system er relatert til dets prestasjon. Hvis et system fortsetter å virke, produserer resultater, så tolkes det at det er effektivt i den utstrekning som produserer resultater. Men her må det settes eller legges merke til at målene er oppnådd innen den riktige tidsperioden som er slått eller nevnt. Først da er effektiviteten resultatrettet.

God Office System Forutsetning # 5. Fleksibilitet:

Fleksibilitet i et system refererer til at alle som aksepterer systemet, faller under rammen for å produsere resultater, og det skal kunne absorbere den hyppige forandringen av "organisasjonsmiljøet". Dette, om ikke fleksibelt, kan arbeidet bli forstyrret og systemet kan mislykkes ulykkelig.

God Office System Forutsetning # 6. Effektivitet:

Det vedtatte systemet bør være slik at det skal oppnå sitt mål innenfor kostnadene som er beregnet for gjennomføringen. Hvis implementert, og ikke funnet passer inn i systemet, bør de negative konsekvensene være lite eller mindre eller bare minimum, slik at organisasjonen ikke lider på denne kontoen.