Databehandlingsmaskiner i kontoret: Betydning og Typer

Bruk av moderne kontormaskiner - databehandling og innspillingsmaskiner:

Databehandling:

Betydning:

Ulike data samles inn på kontoret fra eksterne og interne kilder som må behandles for analyse og beslutningstaking. Det er ikke mulig for hukommelsescellen til menneskehjernen å lagre dem. Psykiske beregninger er uvanlig tunge og anstrengende å tolke dataene og å finne ut av sammenhenger mellom dataene.

Matematiske formler tar mye tid for mental applikasjon og fysisk trening. Det er sjansene for feil. For å overvinne disse vanskelighetene og begrensningene har mekanisk databehandling blitt utarbeidet.

Opprinnelsen til databehandling sporer tilbake til følgende funn: Pascals kalkulator (1642), Babbages deferentialanalysator (1820) og Holleriths stansekortutstyr (1889). Hele prosessen er kjent som EDP eller Electronic Data Processing. Hele ordningen har møtt revolusjonerende endringer med innføring av transistorer eller elektronikk. Det er to forskjellige aspekter ved databehandling - uten og med bruk av en datamaskin.

Type:

(A) Punched-kort Databehandlingsmaskin:

Ulike typer kontorarbeid og regnskapsarbeid kan gjøres av en slik maskin. For eksempel fakturering, kjøp og salg regnskap, kostnadsregnskap, lønn ruller, butikker og lagerregnskap, statistisk tabulering og analyse, budsjettkontroll etc.

Systemet:

Denne maskinen har fire aspekter av drift, og hele utstyret består av nødvendig mekanisme med tilleggsutstyr.

Aspektene er:

(a) Punching:

Det første trinnet er stansing av kort enten ved håndoperasjon eller automatisk nøkkelstans. Betydningen av stansing gjør noen hull på kortene i henhold til enkelte faste stillinger. Disse hullene har spesiell betydning og kan tolkes meningsfylt. Dette er bare symbolske opplysninger om informasjon.

(b) Verifisere:

Det andre trinnet re-punching, fortrinnsvis av en annen operatør, for å verifisere om den opprinnelige stansingen var riktig utført eller ikke. Hvis det var feil stansing tidligere, vil den andre stansingen ikke finne sted da maskinen automatisk stopper. Deretter vil det bli sett om den første eller andre stansingen er feil. Det er forskjellige metoder for re-punching for verifisering.

(c) Sortering:

Ved stansing registreres ulike typer informasjon symbolisk. Kortene må nå grupperes i forskjellige "felt" med informasjon og følgelig skilt. Denne skillingen gjøres mekanisk ved å plassere de stansede kortene i en sortering. For eksempel kan kort for forskjellige kunder grupperes områdevis.

(d) Tabulering:

Det siste trinnet er å mate tabulatoren med kortene. Maskinen registrerer kunstig de ulike perforeringene eller hullene på kortene og leverer følgelig informasjon til maskinens tilleggs- og utskriftsdel.

Maskinen inneholder noen hjelpemekanismer for beregning av gjengestans (dvs. stansing av en serie kort identisk og samtidig), tolking og interpelletering eller samling (dvs. å gjøre kodene forståelige og finne ut av forhold mellom dem), etc.

Fordeler:

(1) Hele prosessen med å punche, verifisere, sortere, tabulere, tolke og sortere gjøres med en enorm hastighet, og det er derfor stor tidsprosess i databehandlingen.

(2) Hele prosessen er enkel og trening for drift kan gis til personalet på kort tid.

(3) Da det er verifiserende trinn, finnes det ingen unøyaktighet i informasjonssystemet.

(4) Det er tilpassbart til ulike typer kontorjobber.

(5) Det gir administrasjonen med informasjonssorter som er oppdaterte og kan brukes som kontrollverktøy.

(6) Økonomier oppnås ved reduksjon av manuell arbeidskraft, tidsbesparelse, unngåelse av spild gjennom feil etc.

(7) Stansede kortene kan brukes til videre behandling av en datamaskin.

ulemper:

(1) Den opprinnelige kostnaden ved å installere maskinen er høy. Driftsomkostninger og vedlikeholdskostnader er også høye. Mer kostbare skrivesaker må brukes.

(2) Hoved- og tilhørende maskiner forårsaker støy.

(3) Det oppstår problemer som skyldes brudd, utskifting av deler etc.

(4) Det er en kostnad for opplæring av operatører, og lønnsskalaene for slike dyktige personer er høye.

(5) Revisorene kan finne vanskeligheter, da all detaljert informasjon, som de ønsker, kanskje ikke er tilgjengelig fra de kodede og symboliserte kortene.

(B) Elektroniske datamaskiner :

Det siste tillegget i listen over kontormaskiner er en elektronisk datamaskin. Det er en maskin heller et system eller en enhet som består av flere mekanismer for automatisk og svært rask databehandling. Det er et verktøy i administrasjonens hender for mer nøyaktig, rasjonell og rask beslutningsprosess.

En elektronisk datamaskin beskrives ofte som en kunstig hjerne, selv om det som en hjerne ikke egentlig tenker. Det hjelper mannen å tenke rasjonelt og raskt. Den moderne tidsalderen er beskrevet som en elektronisk alder, og elektroniske enheter har enorm potensial.

Datamaskiner er virkelig produktene fra andre verdenskrig da verktøyene til datastyring ble følt for splittet andre krigsveldsbeslutninger, spesielt ment for luftvåpen. Den første databehandlingsmaskinen ble oppdaget i 1944 av prof. Aiken fra Harvard University (USA) med den økonomiske assistansen fra IBM (International Business Machine). Den første elektroniske datamaskinen ble utviklet i Pennsylvania University (USA).

Datamaskiner har allerede gått gjennom fire stadier av utvikling eller "fire generasjoner". Den første generasjons datamaskiner ble drevet av radioventiler. I andre generasjon ble radioventiler erstattet av transistorer. Datamaskinene i den tredje generasjonen bruker mikro-kretssystemet. I fjerde generasjon "storskala integrering" (LSI) teknologien brukes av hvilke massive mengder elektronikk kan plasseres på små "chips".

Datamaskiner brukes til alle formål som finnes i en databehandlingsmaskin, men datamaskiner kan håndtere større varianter av informasjon på grunn av deres større kapasitet. En datamaskin kan velge ut, si flere tusen applikasjoner, hvilke er fra egnede kandidater.

Datamaskiner er av to typer:

(1) Analog type:

En slik datamaskin gjør likninger, løser interrelasjonsproblemer med en rekke variabler, forbereder poster og skriver ut dem.

(2) Digital Type:

En slik datamaskin er bare en gigantisk beregningsmaskin som gjør databehandling med en fantastisk hastighet. Det gjør aritmetiske beregninger, men at aritmetikken er binær aritmetisk og ikke vanlig aritmetisk. (Under binært system 1 er 1, 2 er 10, 3 er 11, 4 er 100, 5 er 101, 6 er 110, 7 er 111, 8 er 1000, 9 er 1001 og 10 er 1010). Den digitale typen datamaskiner brukes mest.

Systemet:

En serie operasjoner i en datamaskin er beskrevet som et program. Den består av innganger og utganger. "Visse typer informasjon blir satt inn eller matet i maskinen, og etter automatisk bearbeiding i enorm hastighet gir maskinen noen resultater. Dette er også beskrevet som GIGO-metode eller søppel inn og søppel ut. Informasjon og resultater er på kodespråk. For eksempel, COBOL (Common Business Oriented Language) eller FORTRAN (Formula Translating-språk for vitenskapelige beregninger).

Komponentene til en datamaskin er:

(1) Inngangsenhet:

Gjennom denne delen mates ulike former for informasjon i form av stansede kort, perforert papirbånd og magnetbånd. Dataene konverteres til språket til datamaskinen - de elektroniske impulser.

(2) Lagringsenhet:

Dette er minnesenheten til datamaskinen eller kvikksølvkolonnen hvor all mottatt informasjon er lagret for videre bruk.

(3) Kontroll- eller koordineringsenhet:

Dette består av en lang rekke ventildrevne porte som åpnes for å la informasjonen gå ut til beregningsdelen for å utføre de programmerte instruksjonene.

(4) Aritmetisk eller Funksjonsenhet:

Denne enheten gjør de aritmetiske beregningene under det binære systemet, med en fantastisk hastighet og til og med millioner av sekundet.

(5) Utgangsenhet:

Denne enheten gir ut resultatene først i datamaskinens språk og deretter i formelt språk i trykt form. Den viktigste delen av å bruke en datamaskin er "programmering". Det betyr at hele inngangen må gjøres med en bestemt hensikt og modus for drift kalt programmet.

Programmering er kostbar og tidligere var modellen av datamaskiner slik at forbrukerne må gjøre det. Slike datamaskiner kalles maskinvare-datamaskiner. I moderne tid aksepterer produsentene ansvaret for å levere programmene. Slike moderne datamaskiner kalles "programvare" datamaskiner.

Operasjonen av en datamaskin kan være på IDP eller Integrated Data Processing basis. Det betyr at flere analytiske funksjoner på en sak kan gjøres samtidig. For eksempel, under behandling av salgstallene, kan interpolering av kostnadsberegning samtidig gjøres.

Vanligvis brukes en datamaskin til å kontrollere forretningsaktiviteter som simulerer, dvs. å finne ut alternativer i beslutningsprosesser og design (f.eks. På tekstiler). Det må bemerkes at datalderen er i en utviklingsprosess. Nye og mer brukbare typer datamaskiner blir oppdaget, og derfor er diskusjonen ovenfor ikke uttømmende.

Fordeler:

(1) Kompliserte beregninger kan gjøres nøyaktig med uvanlig hastighet.

(2) Mange av de kjedelige kontorene kan utføres tilfredsstillende.

(3) Analysesorter kan utføres av samme maskin.

(4) Flere varianter av informasjon kan håndteres av gangen enn hva en vanlig databehandlingsmaskin kan gjøre.

(5) Sentralisert kontroll kan oppnås da alle data om alle aktiviteter i en bekymring kan behandles samtidig.

(6) Det er økonomi i kontorarbeid, forutsatt at kontoret har råd til å kjøpe en datamaskin eller få tjenester av en datamaskin på utleiebasis.

(7) Resultatene kan lagres som poster.

ulemper:

(1) Det er en svært kostbar affære, og bare få gigantiske organisasjoner har råd til å installere og bruke en slik maskin. Selv store organisasjoner foretrekker å ta tjenester av en datamaskin på leiebasis. Leieprisene er også svært høye.

(2) Det trenger spesialutdannede operatører som må betales vederlag til høye priser.

(3) I motsetning til andre maskiner er det ikke lett å få en datamaskin.

(4) Det har alle ulemper med en maskin som oppstår som følge av nedbrudd, vedlikeholdskostnader, etc., samt vanskeligheter med å få reservedeler og ekspertservice.

Med tidenes datamaskiner av meget praktisk størrelse og til lave kostnader blir det produsert.

(C) Tidsopptaksmaskin :

Tidsregistreringsmaskiner holdes ved portene til kontorer (og fabrikker) for automatisk registrering av nøyaktige ankomst- og avgangstider for de ansatte. Disse postene er svært nyttige når det gjelder å utarbeide lønnsregninger. Slike maskiner kan være mekanisk eller elektrisk betjent.

Systemet:

Maskinen består av en klokke og en stansemekanisme som er synkronisert. En ansatt når han går inn eller forlater stedet, legger inn sitt attendanse kort inne i maskinen og tiden skrives ut på den.

(D) Mikrofilming:

Records, i stedet for å bevare i formene av papirer i filer, er bevart i form av filmruller. Foto er tatt av en serie dokumenter i en filmrulle. Når som helst kan filmen projiseres og skrives ut for informasjon og bruk. Noen ganger er det tatt bilder av dokumenter før de blir renset eller ødelagt.

Igjen kan filmruller bevares som sekundær kildekilde. Mikrofilming er også nødvendig for å bevare konfidensielle dokumenter i hemmelighet. Dokumenter som må returneres etter inspeksjon av dem, kan være hensiktsmessig mikrofilmert. I store biblioteker blir mikrofilming av sjeldne bøker ofte gjort.

Systemet:

Et komplett mikrofilmutstyr består av følgende deler:

(1) Filmeringsenhet:

Den består av et kamera og filmer. Generelt brukes 16 mm filmer med det formål å ha lengde på 50, 100 eller 200 fot (15, 30 eller 60 meter). Noen tusen dokumenter av standardstørrelse kan filmes på en 100 fotspole.

(2) Lesere:

Den består av en seer og en skjerm. Generelt, når det er nødvendig, vises dokumentet gjennom seeren som projiserer filmen på skjermen.

(3) Prosessor:

Dette er et sett med filmutviklingsenhet. Dette kan brukes i dagslys. Behandlingen kan også gjøres av eksterne fotografer. Et kontor kan ha eget arrangement for reproduksjon eller utskrift av filmene sammen med behandlingsarrangementet, eller det kan avhenge av utenforfotografer.

Fordeler:

(1) Meget liten plass er nødvendig for å bevare gamle plater siden en film på 100 fot kan inneholde negativer av tusenvis av dokumenter.

(2) Postene opprettholdes i toto, og reproduksjoner med nøyaktighet kan gjøres når som helst.

(3) Slike poster er lett bærbare og kan fjernes raskt.

(4) Systemet krever ikke tungt arkiveringsutstyr med stor vekt og masse.

(5) Rekordene er feilfrie, men feil er vanlige når kopiering for poster er gjort ved å skrive.

(6) Mikrofilmer er slitesterke og forverres ikke eller utvides eller ødelegges av insekter som vi finner i tilfelle av filer.

(7) Det er fri for risikoen da mikrofilmer ikke er brennbare.

(8) Når filmene er utarbeidet, kan ikke postene endres eller manipuleres som er mulig for arkiv på papir.

(9) Mikrofilmene kan oppbevares separat som en ekstra kilde til opptak, og de har derfor beskyttelse til poster.

ulemper:

(1) Det har store innledende utgifter for å kjøpe utstyret. Men faktisk er kostnaden til slutt mindre enn for arkiveringsutstyret.

(2) Det er vanskelig å foreta riktig klassifisering av poster, og det er derfor farlig å finne ut hvor et bestemt dokument er plassert ut av en rekke filmruller.

(3) Filmene kan ikke produsere lesbare og klare bilder gjennom betrakteren, særlig fordi det er mye reduksjon av størrelsen på et dokument på filmen. Det anbefales at originalene av viktige dokumenter også beholdes.

Administrasjon, administrasjon og kontor:

En total systemadministrasjon kan enkelt defineres som "å få ting gjort gjennom og med andre menneskers innsats." Ledelsens grunnleggende funksjoner er planlegging, organisering, styring (og motivasjon) og styring. Organiseringsfunksjonen består også av bemanning og koordinering. Det er forskjellige synspunkter med hensyn til begrepet administrasjon. En av de aksepterte utsikten over moderne forfattere i ledelsen utfører de høyt programmerte beslutninger tatt av toppnivå ledende folk.

Den administrative delen av ledelsen utføres fra kontoret, som i stor grad kan deles inn i to deler:

(a) Ta beslutninger fra de drevne ledende personene som er innkvartert i sine respektive kamre på kontoret.

(b) Utføre beslutninger i form av rutinearbeid ved hjelp av ulike avdelinger.