Utvikling av et passende MIS for en bedriftsorganisasjon (7 trinn)

Følgende trinn er involvert i utviklingen av en passende MIS for en bedriftsorganisasjon:

1. Definere og analysere ulike typer beslutninger i organisasjonen:

MIS-designerne bør grundig analysere organisasjonens eksisterende beslutningsprosessystem. Dette krever en studie av ulike nivåer av beslutningstakere og prioriteringene til disse beslutningstakere. Formålet med denne studien er å sikre innsamling, analyse og formidling av riktig informasjon for ulike beslutningstakere i organisasjonen.

2. Sammenligning av kostnader og fordeler av systemet:

MIS av organisasjonene bør utformes på en slik måte at fordelene utvurderer kostnadene ved å samle, analysere og presentere informasjon. Avhengig av organisasjonens størrelse bør alternative midler til å gi informasjon om ledelsesmessig beslutningstaking bli studert og evaluert med hensyn til deres kostnader og fordeler.

En effektiv MIS evaluerer ikke bare informasjon for presentasjon, men eliminerer også unødvendige data. MIS skal oppsummere og kondensere informasjon slik at den lett kan absorberes og brukes til beslutningstaking.

3. Forprøving av systemene og opplæring av operatører:

MIS bør bli pretested før den blir brukt. Hvis systemet ikke er pretested, vil det trolig oppstå problemer, og endringer i systemet på det tidspunktet kan vise seg å være svært dyre. Også riktig opplæring bør overlates til ledere til å forstå systemet slik at de kan gjøre riktig bruk av systemet.

4. Riktig planlegging for lagring av informasjon:

Riktig ordning bør gjøres for lagring av informasjon. All informasjon skal lagres i disaggregerte filer. Nye data skal legges til eksisterende data i en gitt kategori som den er mottatt.

Ulike beslutningstakere med lignende informasjonsbehov bør identifiseres slik at de kan grupperes sammen for å formidle informasjon. Dette ville unngå duplisering og avfall.

5. Mekanisme for innsamling og behandling av data :

Riktig metoder for informasjonsbehandling må velges. Dette krever bestemmelse av trinn for å samle, lagre, sortere, evaluere, overføre og hente informasjon. Et system med kontroller bør også utvikles for å identifisere og rette eventuelle mangler som kan oppstå i systemet.

6. Riktig ordning for formidling av informasjon:

Riktig ordning bør skje for formidling av informasjon til rett tid til ulike beslutningstakere. Informasjon forsinket er informasjon nektet. Riktig formatering bør utformes for formidling av informasjon til ulike beslutningstakere med tanke på deres informasjonsbehov.

7. Gjennomgang av MIS med periodiske intervaller:

Funksjonene til MIS bør vurderes med periodiske intervaller. Denne anmeldelsen hjelper til med å identifisere mangler i eksisterende MIS og foreta hensiktsmessige endringer for å overvinne slike mangler.