Oppgaver fra en bedriftssekretær: Faktorer og klassifisering

Les denne artikkelen for å lære om en bedriftssekretærs oppgaver. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Faktorer Bestemme omfanget av oppgaver 2. Klassifisering av oppgaver.

Faktorer som bestemmer omfanget av plikter:

Tjenestene eller funksjonene til en bedriftssekretær er mangfoldige eller mange og varierte. Pliktene oppstår uten rettigheter. Dette gjelder for en bedriftssekretær. Hans plikter bestemmes delvis av hans stilling som angitt i selskapsloven i definisjonen og i ulike seksjoner. Loven beskriver imidlertid ikke systematisk oppgaver fra en bedriftssekretær.

Som en bedriftssekretær utnevnes av en kontrakt, er den brede oversikten over hans plikter også angitt i vilkårene i kontrakten. Vanligvis blir et stort antall plikter delegert til ham sammen med myndighet og ansvar i ansettelsesstyrets styre. Det er åpenbart at pliktene til sekretæren til et stort selskap er større og mer komplisert enn det som er av et lite selskap.

På den annen side, i et stort selskap kan mange andre offiserer utnevnes for å bistå sekretæren. Kort sagt, hans plikter er betinget av størrelsen på selskapet.

Selv plikter kan variere fra bedrift til selskap med stor størrelse, med tanke på:

(a) Hvorvidt selskapet holdes nære eller i stor henseende og

(b) Hvorvidt aksjene i selskapet er notert på en anerkjent børs eller ikke.

Uansett hva som skal være omfanget av plikten, skal det bemerkes at pliktene til en bedriftssekretær har to forskjellige aspekter:

(a) Plikter som sekretær og

(b) Plikter kvalifisert av bestemmelsene i selskapets og allierte lover.

Følgelig oppsummeres de ulike typer arbeidsoppgaver for en bedriftssekretær på en klassifisert måte:

Klassifisering av oppgaver:

Tjenestene til en bedriftssekretær er klassifisert som ikke-lovbestemte og lovbestemte.

(A) Ikke-lovbestemt:

Som sekretær har en bedriftssekretær alle de plikter som en sekretær bør ha. Slike plikter er ikke-lovbestemte og beskrives ofte som rutinemessig og lederoppgave av en bedriftssekretær.

De er av tre typer:

(1) Tjenestene som Office Executive:

En bedriftssekretær er generelt konsernsjef på kontoret som har generelt tilsyn og kontroll over funksjonene til alle avdelinger på firmaets kontor-korrespondanse, kontoer, registre, PR, etc.

Han er ansvarlig for å opprettholde standarden på ytelsen til kontorspersonalet samt kontordisiplin. Han må koordinere funksjonene til ulike avdelinger. I noen selskaper er sekretæren også betrodd kjøp og personellstyring. Han er beskrevet som hovedansvarlig for selskapet.

(2) Plikter som kontaktperson:

En bedriftssekretær har å opprettholde forbindelsen mellom selskapet i en hånd og selskapets medlemmer, menneskene som er tilknyttet selskapet (som kunder, skyldnere, kreditorer etc.) og offentligheten på den annen side.

Når noen, enten kjent eller ukjent for selskapet, ønsker å kommunisere med selskapet, adresserer han enten gjennom korrespondanse eller direkte møter sekretæren. Praktisk sett fungerer sekretæren som en representant for selskapets styremedlemmer som er agenter eller selve selskapet. Styret gir særlig myndighet til sekretæren for formålet.

(3) Plikter som rådgiver:

En bedriftssekretær skal gi råd til styret i ulike saker knyttet til administrasjon av selskapet og spesielt for de juridiske formaliteter som er ønsket for administrasjon. Tjenestene til en bedriftssekretær som rådgiver har spesiell betydning, da de hovedsakelig er opptatt av juridiske formaliteter.

(B) Lovbestemt:

Et selskap er en "corporate", en opprettelse av lov. Selskapsloven gir utarbeidet formaliteter for dannelsen, fortsettelsen og likvidasjonen. Selskapssekretæren skal bistå et selskap i alle ledd på grunn av sin spesialiserte kunnskap, kvalifikasjoner og erfaring. Slike plikter for en bedriftssekretær kalles lovbestemte oppgaver.

Disse kan også kalles rutinemessige plikter fordi et selskap utnevner en sekretær hovedsakelig for dette formålet. Andre vedtekter, bortsett fra selskapsloven, som stempelloven, registreringsloven, inntektsskatteloven mv. Kommer også inn på bildet. Men disse vedtektene er også påkrevd for andre typer organisasjoner og ikke nødvendigvis for et selskap.

Lovbestemte oppgaver fra en bedriftssekretær kan deles opp på følgende måte:

(A) Før innlemmelse:

Før innlemmelse må en gruppe personer, de første medlemmene eller arrangørene av et foreslått selskap, gjennomgå noen varierte og kompliserte formaliteter. Til dette formål kan de enten ta hjelp av en advokat eller de utnevne en sekretær med nødvendige kvalifikasjoner med den hensikt at den samme personen formelt skal utnevnes som sekretær for selskapet etter innlemmelsen.

Før innlemmelse eller snarere for inkorporering, må en bedriftssekretær bistå arrangørene på følgende måte:

(a) For å opprettholde kontakten med selskapets registrator i denne staten, særlig for å fastslå først om det foreslåtte navnet på selskapet er tilgjengelig.

(b) Å utarbeide nødvendige dokumenter i henhold til selskapslovens krav. Slike dokumenter er: vedtekter, vedtekter og prospekt. Det tredje dokumentet kreves kun for et allment holdt offentlig selskap og faktisk etter innlemmelse.

Selskapsloven gir modeller for utarbeidelse av dokumentene:

(i) Tabell A-A-modell for vedtektene til et aksjeselskap,

(ii) Tabell B-A-modell for vedtektersammenslutningen av aksjeselskap,

(iii) Tabell C-A-modell for vedtekter og vedtekter for et selskap begrenset av garanti,

(iv) Tabell D-A-modell for vedtekter og vedtekter for et selskap begrenset av garanti med aksjekapital,

(v) Tabell E-A-modell for vedtekter og vedtekter for et selskap med ubegrenset ansvar. (Tabell A til E tilhører lovens Schedule I),

(vi) Plan II-A modell av prospekt.

Alle disse dokumentene må skrives ut og avsnittes med hvert avsnitt serielt nummerert. Vedtekter og vedtekter skal undertegnes av arrangørene og av et vitne. Prospektet skal undertegnes av styremedlemmer og av en "ekspert" (enhver pålitelig person).

(c) For å arkivere, med nødvendig registreringsavgift for registrering av selskapet og arkiveringsgebyr for dokumentene, med Registrar of Companies, en kopi av vedtekter og en kopi av vedtektene, med nødvendige frimerker festet.

(d) Å registrere med Registrar of Companies andre erklæringer som er nødvendige på tidspunktet for innlemmelse av et offentlig selskap, som:

(i) En liste over selskapets første styremedlemmer;

(ii) En samtykkebrev fra hver direktør for å fungere som direktør;

(iii) En kopi av ansettelsesvilkårene til administrerende direktør, hvis noen;

(iv) Et brev av avtale, fra hver direktør for å ta kvalifiseringsaksjer, om noen.

(e) Å registrere med Registrar den faktiske adressen til firmaets registrerte kontor. (Dette kan gjøres innen 30 dager fra registreringsdatoen.)

(f) Å delta på alle møtene til arrangørene og å hjelpe dem med å arrangere og gjennomføre møtene.

(g) Å bistå arrangørene med å inngå foreløpige kontrakter på vegne av selskapet, men ikke å bli innlemmet.

(B) Etter inkorporering:

Etter innlemmelse av et selskap har sekretæren en rekke plikter å utføre. Slike plikter kan studeres på en videre klassifisert måte.

(1) Umiddelbart etter innlemmelse:

Umiddelbart etter at Innkjøpsbeviset er mottatt fra Registrar of Companies, har selskapssekretæren følgende handlinger å gjøre:

(a) Å sørge for det første møtet i selskapets styre for ulike foreløpige formaliteter, inkludert hans formelle avtale med tilbakevirkende virkning (dvs. siden tidspunktet for hans oppnevning av arrangørene), sluttføring av formen for Aksjesertifikat, godkjenning av prospekt (i tilfelle av et stort offentlig selskap), utnevnelse av bankfolk, første revisor mv.

(b) For å registrere med Registrar of Companies, i tilfelle et nært holdbart offentlig selskap, en erklæring i stedet for prospekt som viser tildeling av aksjer, minst 3 dager før tildeling.

(c) Å registrere med Registrar of Companies, i tilfelle et allmennaksjeselskap, en kopi av prospektet og å arrangere utstedelse av prospektet til offentligheten.

(d) For å motta tillatelse fra kontrolløren av kapitalproblemer, en offiser under staten, dersom det totale utstedelsen av aksjer eller obligasjoner overstiger Rs. 50 lakhs.

(e) Foreta avtaler med aksjeforhandlere, garantibeviser, finansinstitusjoner etc., hvis noen, for markedsføring av aksjer og å søke søknad til en anerkjent børs for inntjening av aksjer dersom det er bestemt av selskapet.

(f) For å motta fra tilstedeværende aksjonærer, del søknader med søknadspenger, med eller uten premie, og for å gjøre en detaljert og kronologisk oversikt over slike kvitteringer.

(g) For å informere Registrar of Companies, for å motta sertifikatet for oppstart av virksomheten (nødvendig for et offentlig selskap), er fakta om at (i) minimumsabonnementet er oppdratt og (ii) styremedlemmene har betalt for deres aksjer.

(h) Å arrangere for tildeling av aksjer og utstedelse av aksjesertifikater og å utarbeide Medlemsliste med opplysninger om medlemmene og deres aksjebeholdninger.

(i) For å arrangere etter en måned og ikke senere enn seks måneder fra datoen for oppstart av virksomheten, fastsetter Statutory Meeting i tilfelle et offentlig selskap.

(2) Regelmessig funksjon av et selskap:

Når alle de foreløpige funksjonene er over, må et selskap utføre sine faste funksjoner som en drift.

Selskapssekretæren har følgende plikter i denne forbindelse:

(a) For å opprettholde medlemsregisteret å foreta alle nødvendige endringer fra tid til annen som skyldes overføring, overføring, fortabelse, overgivelse eller nyemisjon av aksjer.

(b) Å bistå styret med hensyn til overføring av fortrinn eller overgivelse av aksjer samt ved å ringe aksjer, utstede rettighetsandeler eller bonusaksjer og utstedte aksjesertifikater og dele tegningsretter, hvis noen.

(c) Å arrangere møter i styret, medlemmer, komiteer eller underkomiteer oppnevnt av selskapet og det på fastsatte tidspunkter og med jevne mellomrom som fastsatt i selskapsloven.

(d) Å utarbeide og utstede meldinger til møter, ramme innstillinger, ta notater om diskusjoner og saksbehandlinger, skrive minutter og få dem bekreftet og sirkulert, for å hjelpe formannene til hvert møte i telling av stemmer og å erklære resultater derpå, å registrere attendance på møtene, å håndtere proxy og å gjøre alle slike andre handlinger relatert til møter av alle typer.

(e) Å registrere med Registrar of Companies med foreskrevne arkiveringsgebyrer og innen foreskrevet tid,

(i) Kopi av reviderte sluttkontoer og årlig avkastning etter slutten av hvert regnskapsår,

(ii) Eksempler på enkelte konkrete oppløsninger,

(iii) Avkastning ved tildeling av aksjer,

(iv) Ulike uttalelser mv.

(f) Å forberede og bevare alle lovbestemte bøker, som medlemsliste, minuttbøker, etc.

(g) For å bevare og feste på alle relevante dokumenter den felles forsegling av selskapet. Dette er en svært viktig funksjon fordi et selskap må ha en felles forsegling som bærer sitt navn som må brukes svært nøye på juridiske dokumenter.

Hvis et selskap driver virksomhet utenfor India, kan det, hvis det er godkjent av artiklene, ha en offisiell tetning som skal brukes utenfor India, og denne tetningen må være en ekte kopi av den eksisterende fellesforseglingen.

(h) Å oppsøke og minne regissørene sine juridiske forpliktelser og å bistå dem med å utføre slike forpliktelser.

(i) Å tillate medlemmene i selskapet å inspisere de lovbestemte bøkene og ta kopi av dem og gjøre all nødvendig kommunikasjon til medlemmene.

(j) For å utføre ordre og instrukser fra sentralregeringen, bedriftsregisteret, selskapsretten, domstolen mv, når og når det er nødvendig.

(k) For å se at selskapets regnskap er utarbeidet og vedlikeholdt og revidert som ønsket av loven.

(l) For å se at utbytte er betalt (ved utsendelse av utbyttebonus), overføres til aksjonærene innen 42 dager fra datoen for deklarasjon og utbetalt utbytte, etter tre år, til den generelle inntektsregnskapet til staten.

(3) På tidspunktet for et arrangement (under kompromiss, sammensmeltning eller gjenoppbygging eller overtakelsestilbud fra ett selskap til et annet) i selskapet som det søktes av selskapet selv eller medlemmer eller kreditorer, har sekretæren utarbeidet plikter for å utarbeide plater og uttalelser, arrangere møter som rettet av Retten, lage rundskrivelser etc.

(4) på ​​tidspunktet for oppløfting:

Et selskap kan bli løst frivillig av medlemmene eller under lovlig tvang når et selskap ikke er i stand til å betale sine kreditorer eller når et selskap bryter med lovbestemmelser eller under slike andre forhold som fastsatt i selskapsloven.

Loven bestemmer også at sekretæren, som en offiser i selskapet, har rettslige forpliktelser for å bistå den offisielle likvidatoren og å utføre Rettens ordre, hvis noen, i ferd med å avvikle.

Han må også bistå styret i henhold til omstendighetene og opprettholde kontakten med medlemmene, kreditorer, bidragsberettigede, selskapsregistrator og andre involverte. Han må sende nødvendige avkastninger og uttalelser til relevante myndigheter.