Utstyr for håndtering av Office Mails: Behov og Typer

Les denne artikkelen for å lære om utstyret som er nødvendig for håndtering av Office Mail. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Behov for utstyr for håndtering av post 2. Typer utstyr for håndtering av post.

Behov for utstyr til håndtering Mail:

Håndtering av Mail er en arbeidskrevende jobb. Det er så mange operasjoner å gjøre. Hver dag må et stort antall postartikler, både innkommende og utgående, håndteres. Tallet er veldig stort for en stor bekymring. Tallet øker ettersom bekymringen vokser i størrelse; og aktiviteter blir multiplisert.

Brev eller meldinger eller sirkulærer må sendes ofte til de samme personene, og deretter må de samme adressene skrives eller skrives flere ganger.

Mange sider eller kabinetter må samles sammen. Alle disse er kjedelige jobber, men må utføres nøyaktig. For å overvinne monotoni, for å sikre hastighet og nøyaktighet og for å unngå tyveri, er det innført forskjellige maskiner som kan brukes, forutsatt at arbeidsmengden er ganske stor, for å gjøre systemet økonomisk.

Typer utstyr for håndtering av post:

De forskjellige typene maskiner som brukes til håndtering av post er beskrevet nedenfor:

(1) Letter-Opening Machine:

Denne maskinen brukes til å åpne konvolutter. Bokstaver åpnes vanligvis for hånd, men litt uforsiktig kan skade innholdet. Ved denne maskinen kan en konvolutt åpnes ved å kutte veldig fin en smal stripe fra en kant av en konvolutt.

Maskinen er utstyrt med selvslipende og roterende kutter eller kniver. Maskinen kan betjenes manuelt eller elektrisk betjenes. En elektrisk betjent maskin kan åpne opptil 500 konvolutter av alle størrelser innen et minutt.

(2) Konvolutt-tetningsmaskin:

Tetning av konvolutter er en kjedelig og skitten jobb. Skittent fordi gummi eller lim brukes. En konvoluttetningsmaskin, hvis den er håndbetjent, kan forsegle ca. 150 konvolutter om et minutt, og hvis den er elektrisk betjent, kan nummeret nå 25.000 i timen.

Vann må tilføres kontinuerlig. Konvolutter av en hvilken som helst rimelig bredde, lengde og tykkelse kan forsegles av en standard maskin. En elektrisk drevet maskin har en ekstra fordel at vannet blir varmt og varmt vann gir hurtig virkning på tannkjøttet.

(3) Sorteringsmaskin:

Et antall innkapslinger eller papirark må kanskje monteres sammen før de sendes ut. Dette er en arbeidskrevende og risikabel jobb. Risikobevis fordi noen papir kan bli savnet, eller det kan være søppelfull duplisering av samme side. Det er også tidkrevende. En collating machine løser alle problemene.

En slik maskin er av mange typer og størrelser. En stor maskin samler ikke bare, men binder også papirene. En enkel sorteringsmaskin kan brukes av en maskinskriver som holder det nødvendige antall papirark, som er innflettet med karbonpapir, klar på bordet, slik at tiden ikke blir kastet for å gjøre papirene klare når et antall kopier skal skrives på en tid.

(4) Papirfalsemaskin:

Folding av papirer før du setter dem inn i konvolutter, er ikke så enkel jobb som det ser ut til å være. Folding må gjøres på en stilig og elegant måte. Det skal ikke være unødvendige folder som forårsaker spild av tid. Folding blir vanskelig når en haug med papir må foldes sammen.

Folding må være i henhold til konvoluttens størrelse. I tilfelle "vinduet konvolutter" brukes, må folding gjøres på en slik måte at den indre adressen som er skrevet på brevet blir synlig. Alle disse problemene kan løses dersom en papirfoldemaskin brukes.

En komposittmaskin er tilgjengelig som vil samle, brette og sette inn papirene i en konvolutt og til slutt forsegle den. Alle disse kan gjøres med en hastighet for å lage 2500 konvolutter klar innen en time. Mye avhenger imidlertid av antall papirer som skal samles.

(5) Adressemaskin eller adressograf:

Hjelpen til en slik maskin blir tatt når ofte brev eller sirkulære eller merknader må sendes til de samme adressatene. For eksempel, kommunikasjon til medlemmer av en tilknytning eller firma, elektriske eller telefonregninger til abonnenter, premiummeldinger til forsikringshavere etc.

For denne maskinen må en hovedkopi for hvert navn og adresse utarbeides. Dette kan gjøres ved å prege på metallplater eller stencilsnitt på tykke papir eller plastplater, etc. Disse platene eller kortene mates inn i maskinen. Ved å trykke på en spak, blir en plate eller et kort ført til utskriftsposisjon.

Konvolutten eller kortet er plassert på plattformen, og den preget platen eller kortet er trykket på den og det kommer tørt blekk inn i mellom. Et avtrykk er laget. Ved å legge til noen vedlegg kan nummerering også gjøres samtidig, eller en del av den totale beskrivelsen kan skrives ut (si bare navnet), etc.

Alle navnene kan ikke bli ønsket om gangen. Ved enkelte automatiske enheter kan maskinen foreta valget. Adresser kan skrives ut fra 800 til 1000 per time med en hånddrevet maskin og opptil 7.000 per time med elektrisk betjent.

En slik maskin benyttes til og med for lønns- eller lønnslister, til fakturering, til annen formfylling. Det har store fordeler:

(a) Den har enorm fart,

(b) Det er ingen feil å skrive ut navn og adresse,

(d) Den kan brukes til en rekke formål og på flere måter,

e) det fører til økonomi

Det har også ulemper:

(a) Metallplaten er kostbare men holdbare,

(b) Det er vanskelig å gjøre endringer.

(6) Franking Machine:

Dette er en maskin som brukes til utskrift på konvolutter, kort, etc. Design av frimerker fra forskjellige kirkesamfunn, som viser datoen, beløpet, stemplingsstedet og det registrerte nummeret til brukeren. I tillegg kan et reklameslogo også skrives ut.

Kommersielle hus, utdanningsinstitusjoner, regjeringskontorer og ulike andre organisasjoner bruker vanligvis en slik maskin i stedet for å bruke vanlige klistremerker. Denne maskinen er innført etter den internasjonale postkonvensjonen fra 1922. En slik maskin kan b; kjøpt eller hentet, men må tas til et postkontor for registrering og en lisens.

Et nummer er tildelt av postkontoret til brukeren. Det er en meter festet til maskinen som viser hvor mye penger som forbrukes ved porto. Et beløp basert på det sannsynlige forbruket må estimeres og betales på forhånd til postkontoret.

Postkontoret justerer derfor måleren opp til den grensen, låser den og tetter den. Brukeren kan bruke maskinen til den grenseverdien er oppnådd, og etter at maskinen slutter å fungere. Igjen må maskinen tas til postkontoret for ny justering av meter ved betaling av penger på forhånd.

For å gjøre frankeringen må følgende skritt tas:

(1) Bokstavene må sorteres etter mengden porto som kreves for dem.

(2) Maskinen er justert med en pålydende av gangen. For eksempel 25 paise, 35 paise, og så videre. Bokstaver som krever 25 paise-frimerker skal frankeres om gangen. Deretter bokstaver som krever 35 paise stempel og så videre.

(3) For konvolutter eller gjenstander med stor tykkelse som ikke kan legges inn i maskinen, blir de separate arkene frankert og limt på artiklene.

(4) Hvis det er feil, blir en slik konvolutt bevart og kan deponeres hos postkontoret for refusjon.

(5) Daglig utskrift av mekanismen må justeres.

(6) Maskinen må holdes under ansvar av en ansvarlig person slik at det ikke er misbruk.

Fordeler:

(a) Operasjonen sparer tid. Omtrent 2000 bokstaver kan frankeres om en time med en hånddrevet og 15 000 av en elektrisk drevet maskin.

(b) Et lager av frimerke må ikke opprettholdes.

(d) Postboken behøver ikke opprettholdes.

(e) Posten er klar for levering raskt.

(f) Utskrift av reklameslogoer er en billig metode for annonsering.

ulemper:

(a) Det kan være spild ved frankering av feilmengder.