Viktige skritt for å designe en egnet organisasjonsstruktur

Følgende trinn kan være til stor hjelp ved utformingen av en egnet organisasjonsstruktur: 1. Klart definerte mål, 2. Bestemme aktiviteter, 3. Tilordne oppgaver, 4. Delegerende myndighet, 5. Koordinere aktiviteter, 6. Tilrettelegging av fysiske anlegg og rettigheter miljø, 7. Etablering av strukturelle forhold for total kontroll!

1. Klart definerte mål:

Det første trinnet i å utvikle en organisasjonsstruktur er å legge ned sine mål i meget klare termer. Dette vil bidra til å bestemme type og grunnleggende egenskaper for organisasjonen, Infact, organisasjonsaktiviteter er detaljert når det gjelder mål som skal oppnås.

2. Bestemme aktiviteter:

For å nå bedriftens mål er det nødvendig med visse aktiviteter. Aktiviteten vil avhenge av bedriftens natur og størrelse. For eksempel vil en produksjonsproblemer ha produksjon, markedsføring og andre aktiviteter. Det er ingen produksjonsaktivitet i detaljhandel.

Hver hovedaktivitet er delt inn i mindre deler. For eksempel kan produksjonsaktiviteten videre deles inn i innkjøp av materialer, anleggsoppsett, kvalitetskontroll, reparasjoner og vedlikehold, produksjonsforskning mv.

3. Tilordne oppgaver:

De individuelle gruppene av aktiviteter blir så tildelt til forskjellige personer i henhold til deres evne og evne. Ansvaret for hver enkelt person bør defineres tydelig for å unngå duplisering og overlapping av innsats. Hver person får en bestemt jobb som passer til ham, og han er ansvarlig for gjennomføringen. Høyre mann er satt på riktig jobb.

4. Delegerende myndighet:

Hvert individ blir gitt myndighet som er nødvendig for å utføre den tildelte aktiviteten effektivt. Ved autoritet mener vi makt til å ta avgjørelser, utstede instruksjoner, veilede underordnede, overvåke og kontrollere dem.

Myndighet delegert til en person bør stå i samsvar med hans ansvar. En person kan ikke utføre sin jobb uten nødvendig myndighet eller makt. Myndighet flyter fra topp til bunn og ansvar fra bunn til topp.

5. Samordningsaktiviteter:

Aktiviteten og innsatsen til ulike personer blir deretter synkronisert. Slik koordinering er nødvendig for å sikre effektiv ytelse av spesialiserte funksjoner. Forholdet mellom ulike jobber og enkeltpersoner er klart definert slik at alle vet fra hvem han må ta ordre og til hvem han er ansvarlig.

6. Gir fysiske fasiliteter og riktig miljø:

Suksessen til en organisasjon er avhengig av tilstrekkelig fysisk utstyr og riktig miljø. Mens det er viktig å ha rett personer på rette arbeidsplasser, er det like viktig å ha riktig arbeidsmiljø. Dette er nødvendig for jevn løping og velstanden til bedriften.

7. Etablering av strukturelle forhold for total kontroll.

Det er svært viktig å etablere veldefinerte, klare strukturelle relasjoner mellom enkeltpersoner og grupper. Dette vil sikre total kontroll over arbeidet med alle avdelinger og deres samordnede retning mot oppnåelse av forutbestemte mål for virksomheten.

Det fremgår således av den foregående analysen at organisasjonen gir et strukturelt rammeverk for oppgaver og ansvar. Det etablerer ikke bare myndighetsrelasjoner, men gir også et kommunikasjonssystem.