Håndtering av innkommende eller innkommende e-post i et kontor

Denne artikkelen kaster lys over de øverste sju trinnene som er nødvendige for håndtering av innkommende eller innkommende e-post i et kontor. Trinnene er: 1. Mottak og åpning av posten 2. Gransking av innholdet 3. Dato-stempling 4. Innspilling 5. Sortering 6. Distribuering 7. Holde sporet.

Trinn # 1. Motta og åpne posten:

I et lite kontor mottas og åpnes posten av sekretæren eller kontorsjefen direkte.

Mail kan mottas på en av følgende måter:

(a) Post levert av postmannen direkte fra postkontoret med jevne mellomrom;

(b) Mail hentes direkte fra kontoret fra postkontoret en eller to ganger om dagen i en postbag eller løs når en postboks opprettholdes i postkontoret;

(d) E-post mottatt gjennom "bud" -system.

E-posten blir vanligvis åpnet for hånd, men en brevåpningsmaskin kan brukes når antall mottatte brev er svært store. Maskinen kutter hver konvolutt veldig fint ved kanten uten å skade noe vedlagt materiale. En maskin kan åpne noen få hundre bokstaver om et minutt hvis den er elektrisk betjent. Bokstavene merket "konfidensielt" eller "personlig" åpnes ikke og sendes direkte til de respektive adressatene.

Eventuelt mottatt telegram skal sendes umiddelbart til avdelingen eller personen. Etter at du har åpnet en konvolutt, må du se at alt innholdet er tatt ut. Noen ganger blir konvolutten bevart og festet opp med innholdet som et bevis på dato og sted for innlegg som angitt av postforseglingen.

Trinn # 2. Gransking av innholdet:

Innholdet i konvoluttene må undersøkes eller verifiseres for følgende formål:

(a) For å finne ut hvilken avdeling brevet skal sendes

(b) For å verifisere om vedleggene som nevnt i et brev egentlig eksisterer eller samsvarer med beskrivelsen. Vedleggene kan inkludere sjekker, utkast, osv. Kontoristen skal ved bekreftelse legge merke til kvittering på brevet og umiddelbart sende kontrollene eller utkastene til kontanteravdelingen for nødvendige tiltak.

Noen ganger mottas et stort antall sjekker, utkast og postordre i posten. I så fall er det foretrukket at poståpningsansvarlig forbereder en liste over alle slike kvitteringer, utgjør en total og sender deretter listen etter at du har logget på den til kassereren. Dette er gjort som beskyttelse mot tyveri og for sikkerheten til kassereren. Denne listen kan også verifiseres med bankinnbetalingssedler.

Trinn # 3. Dato-stempling:

På hver mottatt epost mottas et gummistempel som inneholder følgende:

(a) Et serienummer for mottatt element,

(b) Dato for mottak,

(d) Starten til poståpneren.

Stampingen kan gjøres ved å bruke 'Dating', 'Numbering' og 'Time-Recording' maskiner. Slike maskiner har enheter for automatisk endring av figurer med hvert slag. Noen kontorer gjør datostemplet mer forseggjort med bestemmelser for ytterligere oppføringer som datoen for sendingbekreftelse eller svar, datoen for innlevering, etc.

Eller et eget gummistempel kan brukes til dette formålet, som skal brukes av den aktuelle avdeling.

En separat behandling er nødvendig for 'sammensatte bokstaver':

Et sammensatt brev er det som påvirker mer enn en avdeling eller individ og må sirkuleres til hver av avdelingen eller personen. En annen type gummistempel vil bli brukt med rom for å navngi avdelinger eller enkeltpersoner gjennom hvilke brevet skal passere suksessivt, og det må initialiseres av den respektive personen.

Endelig sendes brevet til arkivering. Eller kopier er utarbeidet (helst Xerox-kopier) og distribuert til allierte avdelinger.

I enkelte kontorer sendes hver innvendig post en gang til sekretæren for inspeksjon og initialisering.

Trinn # 4. Innspilling:

I enkelte kontorer opprettholdes et register som heter Inwards Mail Register eller Letters Received Book der opplysninger om alle artiklene mottatt via e-post er registrert. Dette har stor verdi som beviskilde når det oppstår tvil eller tvist med hensyn til noen innkommende artikkel.

Det er en tidkrevende og kostbar affære, og noen kontorer tar ikke av seg dette. Alternativt kan et Mail Room List-system følges. En liste er utarbeidet for alle bokstaver og andre artikler sendt til en bestemt avdeling på en dag, og listen er signert av den aktuelle avdelingen. Slike lister utarbeides etter sortering av posten.

Trinn # 5. Sortering:

Etter datastämping og opptak må posten sorteres ut for å sende dem til respektive avdelinger eller enkeltpersoner. For å sortere skuffer eller kurver som er ment for forskjellige avdelinger, legges de på bordet. I tilfelle antall avdelinger er store, brukes en dukkehull (en boks med partisjonerte leiligheter som et pigeonhull).

Dette er nyttig når et stort antall individuelle sortering skal gjøres. Sortering må gjøres svært nøye, slik at det ikke er feil plassering og kapslingene ikke gått glipp av. Noen ganger er det vanskelig å fastslå hvilken avdeling et brev skal gå. Veilederen av seksjonen vil ta avgjørelsen eller det kan sendes til sekretæren eller kontorlederen.

Trinn # 6. Distribuere:

Det neste trinnet eller operasjonen distribuerer posten til respektive avdelinger eller enkeltpersoner. Kontoret peons eller bærere vil gjøre denne jobben. Posten vil bli overlevert mot oppstart av mottakeren eller kontorist på registeret. En Mail Room List kan utarbeides på dette stadiet. Meldinger mottatt over Telefon må distribueres, som kanskje ikke krever sortering.

Trinn # 7. Holde sporet:

Faktisk vil prosedyren for håndtering av innkommende mail være fullført når nødvendig handling på mottatt mottatt post er tatt. Et brev må besvares eller anerkjennes. En ordre må bekreftes og utføres eller nektes.

Hvis saken ikke har betydning, er artikkelen direkte arkivert eller til og med satt inn i papirkurven eller ødelagt. Etter at tiltak er tatt, må hver innvendig skriftlig melding sendes til arkivering.

Et kontor må ha en bestemt rutine for håndtering av innkommende mail og veilederen til mottaksdelen skal være ansvarlig for å utføre rutinen. Hvis noen innvendig post forblir uovervåket eller går tapt eller blir misledt, må det tas en alvorlig handling mot den som har misligholdt.