Slik organiserer du kontoret ditt: Topp 12 trinn

Denne artikkelen kaster lys over de tolv trinnene som kreves for å organisere et kontor. Fremgangsmåten er: 1. Planlegging 2. Utvalg av område 3. Rom eller overnatting 4. Opplegg 5. Arbeidsforhold 6. Utstyr 7. Rekruttering av staber 8. Avdeling 9. Oppdrag av jobber 10. Delegering av autoritet 11. Opprettelse av forhold 12. Forberedelse av en kontorhåndbok.

Organisere et kontor Trinn # 1. Planlegging:

Alle typer arbeid trenger planlegging. Tilfeldig arbeid fører til spild av tid, penger og energi. Planleggingen av et kontor er i stor grad avhengig av mangfold og aktivitet. Det er igjen bestemt av naturen og den organisasjonen som kontoret er opprettet for. Bortsett fra fysisk planlegging skal et budsjett også utarbeides, både for kapital- og inntektsutgifter, med sikte på de tilgjengelige midlene.

Organisere et kontor Trinn # 2. Valg av nettsted:

Dette er en problematisk oppgave. Det må tas hensyn til ulike faktorer - kommersielt, økonomisk og omstendigheter.

Organisere et kontor Trinn # 3. Rom eller overnatting:

Innkvarteringen må være nok til avdelingenes aktiviteter. Omfanget skal være der for fremtidig utvidelse, men rentefaktoren kan ikke ignoreres.

Organisere et kontor Step # 4. Lay-Out:

Overnatting og lay-out er nært beslektet. Det finnes ulike typer lay-out som avhenger av kontorsystemet og antall avdelinger. Prinsippet om optimal utnyttelse av plass må tas i betraktning.

Organisere et kontor Trinn # 5. Arbeidsbetingelser:

Kontoret må være utstyrt med riktig belysning, ventilasjon, sanitæranlegg, etc. som effektiviteten av arbeidet i stor grad avhenger av.

Organisere et kontor Trinn # 6. Utstyr:

Ulike typer utstyr som består av møbler, maskiner, apparater, papirvarer, etc. er nødvendige for daglig drift av et kontor. Innkjøp må gjøres med stor omhu. Fortsatt forsyning, riktig vedlikehold og tidvis reparasjon og fornyelse er nødvendig for dem.

En egen kjøpsavdeling kan settes opp for formålet. Sekretæren kan bli betrodd jobben. Med andre ord, alle de materielle elementene må anskaffes og deres faste forsyning er sikret.

Organisere et kontor Trinn # 7. Rekruttering av staben:

Dette handler om menneskelige elementer i en kontororganisasjon og er den vanskeligste oppgaven.

Rekruttering av ansatte er en prosess som består av følgende trinn og aspekter:

(a) Spesifikasjon og karakterisering:

Ved første jobbspesifikasjon må gjøres. Det betyr at en liste må være forberedt på hvilke typer spesifikke jobber som kreves for virksomheten. Tilsvarende må en liste over bestemte typer menn som kreves for å utføre jobbene, også utarbeides.

Jobbspesifikasjon og manspesifikasjon er samtidige handlinger. Jobb må også graderes. Ifølge American Management Association er det seks typer karakterer, fra A til F. Høyere karakter, mer tenker funksjon enn å fungere. La ned karakteren, mer fungerer enn å tenke funksjon.

Følgende faktorer må tas i betraktning ved å bestemme karakteren:

(i) Utdanning, både generell og teknisk,

(ii) Ferdighet som kreves for å gjøre en jobb.

(iii) Erfaring, hvis noen.

(iv) Mengde tilsyn og retning nødvendig. Avlønningsnivåene vil avhenge av karakteren av jobben.

(b) Rekrutteringspolitikk:

Det må være en konkret rekrutteringspolitikk. Rekruttering kan gjøres gjennom reklame i aviser eller gjennom varsel til arbeidsutveksling. Andre rekrutteringskilder er: fra familiemedlemmene til eksisterende ansatte, fagforeningen, eks-service menn (spesielt for sikkerhetspersonalet), profesjonelle institutter, kontorapparater som leverer bekymringer, jobbsøkere, etc.

(c) Rekruttering Prosedyre:

Prosedyren består av å holde ulike tester, skriftlig og muntlig, ta intervju, gjennomgå medisinsk test, etc. Det er en prosess for eliminering og til slutt blir noen valgt.

(d) Opplæring:

I mange bekymringer må de utvalgte mennene gå gjennom induksjonstrening. Noen ganger, før man blir ansatt, må man tjene en lærlingstid. Eller etter at du har fått ansettelsen, må en prøvetid dekkes av arbeideren før tjenesten blir permanent. Opplæring er også gitt for kampanjer eller mellomavdelinger.

Organisere et kontor Trinn # 8. Avdeling:

Avdeling er en spesialisert jobb. Det betyr gruppering av arbeidsplasser. En gruppe allierte jobber kalles funksjonelt en avdeling.

Regnskapsavdelingen består for eksempel av alle relaterte stillinger knyttet til oppbevaring av bøker, utarbeidelse av regnskap og regnskap, beregning av produksjonskostnad og salgspris, overføring av betalingsordrer, opprettholdelse av relasjoner med banker, kreditorer, skyldnere etc. gjør slike andre allierte funksjoner.

Ulike faktorer må vurderes før de deler en organisasjons totale funksjoner i avdelinger. Før avdeling, kan divisionalisering være nødvendig. Spørsmålet om sentralisering og desentralisering av kontorfunksjoner oppstår også. Kontorsystemet må bestemmes.

Organisere et kontor Trinn # 9. Tildeling av jobber:

Hvert medlem av personalet skal tildeles spesifikke plikter. Jobb som skal tilordnes dem. Hver skal vite hvem som er hans overordnede, fra hvem han må ta imot ordre og til hvem han skal være ansvarlig. Tildeling av jobb etterfølges av forberedelse av rutine for å utarbeide jobben i henhold til velbestemt prosedyre eller metode som er vedtatt.

Organisere et kontor Trinn # 10. Delegering av autoritet:

Delegering av autoritet er livskraften til en organisasjon. Hver overordnet skal delegere eller gi en del av sin autoritet til sin underordnede. På grunn av denne myndigheten skal underordnet ha fullmakt til å utføre sin jobb og kan gjøre ordre til hans underordnede. Likt ansvar er opprettet med myndighetsdelegasjonen. Jo høyere myndighet større er ansvaret.

Myndighet beveger seg nedover fra overordnet til underordnet, ansvar er opprettet og ansvarlighet beveger seg opp fra underordnet overordnet. Ansvarligheten innebærer å ta rapport fra underordnede av overordnet for å fastslå hvor langt de har utført sine oppgaver. Gjennom ansvarlighet har de overordnede øvelsene kontroll over sine underordnede.

Organisere et kontor Trinn # 11. Opprettelse av relasjoner:

Dette er den avgjørende oppgaven med å organisere. Inne i organisasjonen er et stort antall personer samlet. De må gjøre sine respektive jobber, men det må være perfekt koordinering i deres funksjon for å oppnå de felles målene for organisasjonen.

Forholdet mellom medarbeiderne i en organisasjon er basert på myndighet. Begrepet autoritet betyr kraften til å ta beslutninger og gjøre ordre til andre for å få de avgjørelsene som er utført. I en organisasjon er det en kjede av overordnet underordnet forhold blant medarbeiderne.

Hvert individ er overlegen til sin neste person, men underordnet sin tidligere person. Og autoritet beveger seg nedover og ansvarlighet beveger seg oppover mellom en overordnet og hans underordnede. En overlegen kan ha en rekke underordnede under ham. Dette er "span of control". Men hver underordnet må bare ha en overlegen over ham. Dette kalles prinsippet om kommandoenhet.

Innenfor et kontor hvis vi ser på regnskapsavdelingen vil oppfatningen være tydelig. Autorisasjon til å gjøre regnskapsarbeid flyttes fra sekretæren, som er sjefen, til sjefregnskapsføreren eller finansansvarlig (uansett kan navnet være posten). Regnskapsfører selv gjør ikke alt regnskapsarbeidet selv.

Han delegerer en del av sin autoritet til sine assistenter og assisterende delegerer deler av deres autoritet til de behandlende klerkene. Ansvarligheten beveger seg opp fra handlerne til assistentene, fra assistentene til rektor og fra regnskapsfører til sekretæren. Sekretæren, som fikk myndigheten fra toppledelsen, er ansvarlig overfor dem.

Ulike aspekter av en organisasjon:

Myndighetsforhold i en organisasjon er delt inn i to deler:

(a) Linje:

De som er engasjert i å gjøre hoved- eller hovedfunksjoner i en organisasjon, som produksjon, markedsføring, kjøp, etc., kalles "line" -folk. Deres autoritet kalles linjemyndighet. Delegering av autoritet foregår hovedsakelig gjennom linjens folk,

(b) Personale:

De som er engasjert i å utføre service eller rådgivende funksjoner, som økonomi, personaleledelse, etc., kalles "ansatte". Disse menneskene er spesialister og rådgiver linjen folk av deres spesialiserte tjenester, slik at de store eller grunnleggende funksjonene kan utføres effektivt.

Et kontor er et sete for begge typer personell og ansatte. Når avdelingen er gjort, må denne gruppering av funksjoner holdes i tankene. Dette er svært viktig fordi det ofte oppstår konflikt mellom linjen og personalet.

Dette handler om formell organisering av et kontor som er opprettet av toppledelsen, basert på autoritetsforhold. Foruten denne formelle organisasjonen er det vekst av uformell organisasjon i et kontor.

Personer som arbeider på et kontor som tilhører ulike avdelinger og ulike myndighetsnivåer, kan danne seg uformelle grupper på grunn av følgende faktorer:

(a) snakker samme språk

(b) å ha hjemmet i samme stat eller distrikt;

(d) tilhører samme religiøse samfunn; etc.

Informell organisasjon er ofte funnet å være sterkere enn formell organisasjon. Det som ikke kan oppnås gjennom offisielle eller formelle bestillinger, kan oppnås gjennom uformelle forespørsler.

Organisasjonskart og håndbok:

Det er ønskelig at det oppstilles et diagram som viser de formelle stillingene og formelle forhold. Ved å se på diagrammet kan man forstå sin posisjon i forhold til overordnede og underordnede. Et organisasjonsskjema kan være vertikalt eller horisontalt eller sirkulært. Men organisasjonskartet er ikke nok. Det beskriver ikke funksjonene til personene som holder de forskjellige innleggene.

En organisasjonshåndbok er utarbeidet som er som en dagbok som beskriver de spesifikke funksjonene for de forskjellige innleggene. En kopi av slik håndbok er gitt til hvert medarbeider for bedre forståelse av organisasjonen og dens folk. Man kan kjenne sine plikter og grensene for hans autoritet. Sekretæren har en stor plikt til å utarbeide organisasjonskartet og organisasjonshåndboken.

Organisere et kontor Trinn # 12. Forberedelse av en kontorhåndbok:

I et godt kontor er det utarbeidet en håndbok for kontorprosedyre, og en kopi distribueres til hvert medlem av personalet for veiledning. Regjeringen publiserer kontorhåndbok for avdelingsprosedyren og formaliteter, og den tilbys for salg til publikum til en nominell pris.

En godt utformet håndbok for kontorprosedyre tjener følgende formål:

(a) Det er en stående plan for arbeid,

(b) Det regnes som et middel til intern, kommunikasjon,

En kontorhåndbok består av flytdiagrammer.

Fordelene ved kontorhåndboken er:

(a) Det hjelper koordinering av ulike aktiviteter,

(b) Det gjør beslutningsprosessen raskere og basert på ensartet formål,

(d) Det registrerer leksjonene fra organisasjonens tidligere erfaring, og ut av det utføres den mest praktiske prosedyren.

(e) Det er et meget effektivt verktøy for kontroll og arbeidsmåling,

(f) Det danner grunnlag for O & M studie.