Hvordan organisere et privat møte?

Denne artikkelen kaster lys over de ti hovedtrinnene som skal følges for å organisere et privat møte.

1. Dato, tidspunkt og sted for møtet må fastsettes av ham i samråd med formann og andre ledende medlemmer av organisasjonen. Generelt er møtet arrangert på kontoret dersom antall forventede deltakere er små eller det kan hende at en offentlig sal måtte ansettes. Med mindre boligen er avsluttet, kan det ikke utstedes varsel.

2. Sekretæren skal utgjøre varsel med tanke på tidsperioden før innkallingen skal utstedes. Meldingen må være i orden og inneholder alle elementene som skal inkluderes. Varsler skal sendes sammen med eventuelle vedlegg til alle medlemmene individuelt.

Meldinger kan også bli publisert i aviser. Alle regler med hensyn til utstedelse av varsel, enten av selve organisasjonen eller ved lov, må overholdes. Dette er en av de viktige trinnene i forberedelsene til å holde et møte.

3. Sekretæren må utarbeide alle dokumentene som skal distribueres blant medlemmene. For eksempel forbereder han utkastet til rapporter som skal forelegges av styret eller styret, etter hvert som det foreligger. Han vil se at de endelige regnskapene allerede er utarbeidet og revidert.

Rapporter og kontoer må skrives ut eller dupliseres for distribusjon. Det er sekretærens plikter å se at utskrift eller duplisering av dokumentene gjøres i tide, slik at de er klare til distribusjon sammen med varselet.

4. Noen ganger, før utstedelse av varsel, må sekretæren undersøke listen over medlemmer. Et defaulter-medlem kan ikke ha rett til å delta i generalforsamlingen og å stemme. I tilfelle av et selskap opprettholdes medlemsregisteret for en periode hvor ingen overføring av aksjer vil bli anerkjent slik at en endelig liste over medlemmer er klar for utbetaling av utbytte.

5. Videre må sekretæren holde Polling List klar i tilfelle avstemning skal finne sted ved avstemning.

6. I tilfelle av et komitémøte (som et styremøte), må sekretæren holde alle filene og papirene klare som kommer til referanse på møtet. Flagg eller andre indikatorer er festet med relevante papirer inne i filene for deres klare plassering.

7. Sekretæren skal gjøre arrangement for setene til deltakerne. I tilfelle av en komité eller et styremøte når medlemmene sitter rundt et bord, skal man skrive på skrivebrikker, detaljerte notater, blyanter osv. På bordet.

8. Sekretæren må se at Attendance Book eller Register er klar, som vil bli signert av medlemmene før de kommer inn på møteplassen. Deltakelse er svært viktig for styremøter, da honorarene til styremedlemmer må beregnes på det.

9. Det er praksis for store selskaper å offentliggjøre formannens tale på generalforsamlingen i aviser. Sekretæren organiserer utgivelsen av formannens tale i aviser (selv om kostnaden ikke kan debiteres på selskapets konto).

10. I mellomtiden må sekretæren ha utarbeidet protokollen fra det forrige møtet som vil komme opp for bekreftelse på dagens møte.