Hvordan organisere en offentlig møte? (11 hovedtrinn)

Denne artikkelen kaster lys over de elleve trinnene som skal følges for å organisere et offentlig møte. Trinnene er: 1. et sted må velges 2. formann og høyttalere må ligge fast 3. publisitet 4. frivillige 5. plasseringsarrangementer 6. trykk 7. rundskriv 8. lunsj arrangement 9. en agenda 10. sesjoner 11. Finansiell innkvartering

Trinn # 1. Et sted må velges:

Det kan være en offentlig hall eller åpen plass som en park eller gateovergang. Hallenes kapasitet er svært viktig. Det er å foretrekke at en liten hall er full til en stor hall gjenstår delvis tom. Spørsmålet om leie er imidlertid også viktig.

Trinn # 2. Formannen og høyttalerne må ligge Fast:

Formann eller president for organisasjonen kan lede møtet, men noen ganger for prestisje og glamour blir noen viktige personligheter invitert til å holde stolen. Høyttalerne må kanskje velges fra de forskjellige delene av landet i tilfelle en konferanse eller konvensjon. I så fall må deres innkvartering og mat ordnes. Det samme må gjøres for delegatene som kommer fra forskjellige steder.

Trinn # 3. Publisitet:

Offentliggjøring er påkrevd, og for det må avtalene gjøres. Publikum er ikke interessert i møter, og interessene må derfor vekes opp i dem. Utskrift av plakater og fiksering av dem, distribusjon av håndboller, festing av bannere og innsetting i aviser er noen av de vanlige publiseringsmetodene. Et budsjett er nødvendig for formålet.

Trinn # 4. Frivillige:

Frivillige (eller forvaltere) må jobbe for å gjøre forskjellige arbeidsplasser og særlig på møtet for å veilede gjestene og deltakerne, for å opprettholde lov og orden og å bistå arrangørene. En mottakskomité er oppnevnt til å overvåke mottaket og også til å samle inn midler fra delegater og sympatisører.

Trinn # 5. Sitteplasser Arrangementer:

Alle arrangementer for deltakerne i hallen eller på bakken og for høyttalerne og gjestene på plattformen eller daisen må gjøres. Fargerike dekorasjoner er ofte laget for å definere møtets karakter og for å vinne popularitet.

Trinn # 6. Trykk:

Spesiell forsiktighet bør tas for å imøtekomme pressen, avisrapporterne vil være gunstige eller ugunstige, avhenger mye av behandlingen utmattet til journalister.

Trinn # 7. Rundskriv:

Alle papirene skal være klare til sirkulasjon blant deltakerne. De må nå folket på riktig tidspunkt. Noen ganger blir suvenirer publisert i anledning av konferanser som har historisk verdi. Suvenirer er inntektskilder gjennom annonser. Vanligvis utnevnes en souvenirkomité for å produsere suveniren.

Trinn # 8. Lunsj Arrangement:

Arrangement av lunsj eller te for delegater og gjester, som er svært vanlig ved en konferanse eller konvensjon, er en annen vanskelig og kanskje en takkløs jobb knyttet til et offentlig møte.

Trinn # 9. En agenda:

Programmet må sluttlegges med en agenda, en liste over høyttalere, navn på formannene for ulike økter, om noen etc. Materiell som skal inkluderes i dagsordenen må kanskje inviteres tidligere fra delegatene. Programmet må skrives ut for distribusjon.

Trinn # 10. Sessjoner:

Det er to spesielle økter for en konferanse-Inaugural. dvs. åpning og Valedictory, dvs. lukking. Spesielle arrangementer er laget for dem.

Trinn # 11. Finansiell innkvartering:

Å gjøre økonomisk innkvartering er en annen viktig oppgave. Noen ganger blir kostnaden for møtet svært høy. Kildene til finansiering er: Fondet i organisasjonen selv, gebyrer fra delegatene, reklame-souvenir, medlemskap i mottakskomité mv.